Reibungsloser internationaler Roll-out

Die steigende Lebenserwartung gehört eindeutig zu den angenehmen Seiten des 21. Jahrhunderts. Den vielleicht größten Anteil daran hat der rasante Fortschritt in der Medizintechnologie. Mit ihrer Hilfe diagnostizieren Ärzte lebensbedrohende Krankheiten früher und vor allem sicherer als noch vor wenigen Jahren. Eines der weltweit führenden Unternehmen ist die PENTAX Medical-Gruppe. PENTAX Medical ist auf die Entwicklung von Video- und Fiberendoskopen für Diagnosen spezialisiert. Das Unternehmen versorgt seine Kunden mit einem kompletten Programm neuartiger Produkte und Dienstleistungen. „Neben technischen Innovationen setzen wir verstärkt auf den Service. Wir bilden beispielsweise Ärzte und Medizintechniker aus oder stellen bei Reparaturen und Wartungsterminen Leihgeräte bereit“, unterstreicht Dietmar Stammer, IT-Manager bei der PENTAX Europe GmbH. Die Hamburger Niederlassung ist als Europazentrale für die EMEA Region für das Geschäft in Europa, Afrika und den Mittleren Osten verantwortlich. PENTAX Medical beschäftigt in Europa mehr als 400 Mitarbeiter, über 200 davon allein in Deutschland. Seit 2007 gehört PENTAX Medical zur HOYA Corporation.

Mit dem Wechsel auf eine aktuellere
Programmversion von Microsoft
Dynamics NAV kann die PENTAX Europe GmbH
die Vision von europaweit einheitlichen IT-
Strukturen realisieren.
Lückenlose, integrierte Geschäftsprozesse
entlasten die Mitarbeiter und erweitern
die Datenbasis für Geschäftsentscheidungen.
Dank der modernen IT-Infrastruktur kann
das Unternehmen schneller auf neue
Marktanforderungen und veränderte
Rahmenbedingungen reagieren.
Ergebnis/
Nutzen
• Europaweit transparente
Datenbestände
• Harmonisierte, integrierte
Geschäftsprozesse
• Effizientes Arbeiten durch
weitreichende Automatisierung
• Mehr Informationen für
Managemententscheidungen
BrancheGroßhandel & Vertrieb
LandDeutschland
Anzahl
Mitarbeiter
450
Anzahl
User
450
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Kontakt auf mit
PENTAX Europe GmbH
www.pentax.de/de/lifecare
Heterogene Systemlandschaft
Bei PENTAX war die Vergangenheit durch eine heterogene ERP-Landschaft gekennzeichnet. Es gab zwar bereits Gesellschaften in Europa, die Microsoft Dynamics NAV beziehungsweise Vorgängerprodukte einsetzten, jedoch in völlig unterschiedlichen Versionen und Anpassungsgraden. Parallel hierzu waren weitere ERP-Systeme anderer Hersteller im Einsatz. Zum damaligen Zeitpunkt lag die Entscheidung und Verantwortung für den Einsatz von ERP-Lösungen bei den jeweiligen Landesgesellschaften.

Die Pentax Europe-IT hatte sich bereits Mitte der 90er-Jahre für die Vorgängerversion von Dynamics NAV entschieden, sie an die Unternehmensbedürfnisse angepasst und Anfang 1997 erfolgreich eingeführt. In den Folgejahren unterstützte die PENTAX Europe-IT zahlreiche europäische Schwestergesellschaften bei ihren Implementierungsprojekten. So wurden Module in Hamburg entwickelt und in den jeweiligen lokalen Applikationen integriert. Im Laufe der Zeit stießen die einzelnen Lösungen jedoch technisch und funktional an ihre Grenzen. Es wurde immer aufwendiger, weitere Anforderungen abzubilden und neue Technologien zu integrieren. „Es lag auf der Hand, eine einheitliche zentrale Lösung für die Unternehmensgruppe zu entwickeln. Auch wenn es länderspezifische Anforderungen und Besonderheiten gibt, sind sich die Geschäftsmodelle in Europa sehr ähnlich“, erklärt IT-Manager Stammer.

Von einheitlichen Strukturen profitieren
2005 entwickelte sein Team ein erstes IT-Konzept, auf dessen Basis sich Daten und Prozesse europaweit vereinheitlichen lassen. Davon waren allerdings noch die Hamburger Zentrale und die einzelnen Landesgesellschaften zu überzeugen. Die Tatsache, dass handfeste betriebswirtschaftliche Argumente für das Projekt sprachen, kam der IT dabei entgegen. „Einheitliche Strukturen vereinfachen die Konsolidierung und erhöhen die Reporting-Qualität. Mit transparenten Daten können wir auf die Bestände aller europäischen Gesellschaften zugreifen und unsere Lieferbereitschaft erhöhen – ohne dabei zusätzliches Kapital zu binden“, nennt Dietmar Stammer zwei Beispiele. Zudem ließe sich eine harmonisierte Infrastruktur sehr viel effizienter pflegen. Neue Technologien und Funktionen würden dann zeitnah allen Gesellschaften zur Verfügung stehen. Ein Wechsel der Unternehmenssoftware stand dabei nicht zur Debatte. „Unsere Erfahrungen mit Dynamics NAV waren durchweg positiv. Zudem haben wir im Laufe der Jahre eigenes Know-how und eigene Kapazitäten aufgebaut – von denen wollen wir auch in Zukunft profitieren“, ergänzt IT-Manager Stammer.

*
*Der Roll-out von Dynamics NAV läuft völlig reibungslos. Wir haben unsere Ziele erreicht und konnten sogar zusätzliche positive Effekte erzielen.*

Dietmar Stammer
IT-Manager
PENTAX Europe GmbH

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Lösung
Nach der Genehmigung durch das PENTAX-Management startete das Projekt 2005 unter dem Namen „Project ONE (OneNAV inEurope)“. Wegen der engen logistischen Verzahnung der Gesellschaften in Deutschland und Belgien wurden beide im Herbst 2006 zuerst auf die neue Lösung migriert. Trotz eigener Kompetenzen wollte man dabei nicht ganz auf die Erfahrung externer Berater verzichten. Deshalb sicherte sich PENTAX die Unterstützung des Microsoft-Partners TECTURA AG, mit dem PENTAX seit Jahren eng zusammenarbeitet. „Auf diese Weise konnten wir den zusätzlichen Ressourcenbedarf, den ein solches Projekt erfordert, besser abfedern. Zudem ist TECTURA weltweit vertreten, was die Lokalisierung im Rahmen des internationalen Rollouts unterstützte“, betont Dietmar Stammer.

Individuelle Anpassungen erforderlich
Seit PENTAX mit Dynamics NAV arbeitet, hat sich der Umfang der Businesslogik mehr als verdoppelt. Die Erweiterungen ziehen sich wie ein roter Faden durch sämtliche Programmbereiche und Prozesse. Für Dietmar Stammer war daher von Anfang an klar, dass sich das ERP-System dem Unternehmen anpasst und nicht umgekehrt: „Wenn wir mit dem Projekt erfolgreich sein wollten, mussten wir unseren Mitarbeitern von Anfang an mindestens den gewohnten Standard der Vergangenheit bieten, um dann im zweiten Schritt weitere Benefits zu generieren.“ Zwar sah man sich im Vorfeld auch einige Branchenlösungen an, doch speziell die komplexen Anforderungen im Service waren nirgendwo hinreichend genau abgebildet. Das Projektteam entschied daher, fehlende Funktionen und betriebsspezifische Prozesse in Eigenregie zu gestalten.

Prozessintegration vollendet
Um die unterschiedlichen länderspezifischen Anforderungen zu berücksichtigen, führte das Projektteam an allen europäischen Standorten Workshops durch. „Damit gelang es uns, die Key-User ins Boot zu holen. Ein entscheidender Schritt, um die Akzeptanz des Systems zu gewährleisten“, betont Dietmar Stammer. Ein weiterer wichtiger Punkt war die Verankerung der Unternehmenssoftware als zentrale Informationsplattform. Schnittstellen zu Microsoft Exchange Server, Microsoft SharePoint Server, Workflow- und Dokumentenmanagementsystemen entlasten die Mitarbeiter von manuellen Tätigkeiten und sorgen für eine breitere Informationsbasis. Die Rolle der Datendrehscheibe übernimmt die Integrationsplattform Microsoft BizTalk Server.

Das Projekt im Überblick
SchwerpunktEuropaweite
Prozessharmo-
nisierung und
Datenintegra-
tion
BesonderheitenIntegration
angrenzender
Subsysteme
CRM-SystemMicrosoft
Dynamics CRM
ErgebnisseEuropaweit
einheitliche,
effiziente
Geschäftspro-
zesse und Da-
tenhaltung
Nutzen
Der weitere internationale Rollout startete 2007. Mittlerweile arbeiten elf Gesellschaften aus dem Einzugsgebiet von PENTAX Europe mit Dynamics NAV. Die Geschäftsprozesse sind dabei europaweit einheitlich gestaltet. Lediglich in der Finanzbuchhaltung gibt es aufgrund legaler Anforderungen lokale Unterschiede. Für Dietmar Stammer liegt der größte Erfolg von Project ONE in der gewonnenen Prozessharmonisierung und -effizienz: „Es ist uns gelungen, die programminternen Abläufe weitgehend zu automatisieren. Heute verfügen wir über die technischen Mittel, Subsysteme flexibel anzubinden.“ Mit Blick auf die zunehmende Prozessintegration mit Geschäftspartnern sei dies ein Stück Zukunftssicherheit.

Mehr Durchblick im Geschäft
Mindestens ebenso wichtig ist die gewonnene Datentransparenz: Wird heute ein Ersatzteil benötigt, können die PENTAX-Mitarbeiter mit wenigen Klicks aktuelle Lagerbestände in ganz Europa einsehen oder den Bestellstatus bei der japanischen Konzernmutter prüfen. Auch die komplexen Vorgänge des Intercompany-Geschäfts sind heute einfacher nachzuvollziehen. Das PENTAX-Management nutzt den gewonnenen Spielraum: So werden zum Beispiel mandantenübergreifende Auswertungen als Cubes mit dem Zusatzmodul „Business Analytics“ generiert, die dann über Business Intelligence-Frontends abgerufen werden.

Kontinuierlicher Systemausbau geplant
Im Herbst 2011 wurde PENTAX Medical Shanghai, als erste außereuropäische Gesellschaft auf dem zentralen System in Hamburg abgebildet, was das internationale Renommee von Project ONE unterstreicht. Weitere Standorte in Italien und Singapur befinden sich derzeit in der Evaluierung. Dementsprechend zufrieden ist IT-Manager Stammer mit dem Projektverlauf: „Der Rollout von Dynamics NAV läuft völlig reibungslos. Wir haben unsere Ziele erreicht und konnten sogar zusätzliche positive Effekte erzielen.“ Noch während der Implementierung eröffneten sich dem Projektteam neue Optimierungspotenziale: Nach vollständiger Realisierung wird Project ONE deshalb in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess überführt.

Microsoft-Partner
TECTURA ist ein weltweit aktiver Business Consulting-Dienstleister,
der Unternehmen mit Beratung, Software und Service bei IT-
Implementierungen unterstützt. Hier-für bringt das Softwarehaus
spezielles Branchen-Know-how, eine klare Projektmethodik und
fundiertes Microsoft-Wissen mit. Der Microsoft Gold Certified
Partner sorgt auf diese Weise für mehr Effizienz, kürzere
Projektlaufzeiten und messbare Wettbewerbsvorteile. TECTURA ist
weltweit in mehr als 20 Ländern und allein in Deutschland an sieben
Standorten präsent.
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www.de.tectura.com
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Diese Fallstudie dient ausschließlich Informationszwecken. MICROSOFT GIBT IN DIESER ZUSAMMENFASSUNG KEINE AUSDRÜCKLICHEN ODER STILLSCHWEIGENDEN GARANTIEN AB.

Customer Size: Medium Organization
Industry: High Tech & Electronics
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  • Microsoft Dynamics NAV
  • Microsoft Dynamics ERP
  • Microsoft Dynamics NAV 2009
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