Fundraising für die gute Sache mit RelaFund

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*Der stiftungsweite Einsatz von RelaFund im Fundraising ermöglicht uns eine signifikant verbesserte Qualifizierung der persönlichen Kontakte.*

Hanka Nagel
Abteilungsleiterin Fundraising der Evangelischen Stiftung Alsterdorf

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Eine Millon Bauherren: Mit diesem ambitionierten Ziel will die Evangelische Stiftung Alsterdorf die Vision der ersten umfassend behindertengerechten Sporthalle in Hamburg für die Bugenhagen-Schule in Alsterdorf verwirklichen. 250 der rund 900 Schüler haben eine Behinderung. Leider bietet die alte Sporthalle weder genügend Platz noch wird sie den Bedürfnissen aller Kinder gerecht. An den Nachmittagen und Wochenenden soll die Halle dem öffentlichen Sport zugänglich gemacht werden. So sollen dem Behinderten- und Inklusionsport mietfreie Hallenzeiten zur Verfügung gestellt werden. Mit Hilfe einer Baustein-Kampagne soll die Realisierung des Projekts gelingen.

Schüler, Eltern und Lehrer der Schule gehen auf verschiedenen Veranstaltungen auf die Menschen in Hamburg zu. Mit einer Spende in beliebiger Höhe kann das Projekt unterstützt werden. Jeder Spender erwirbt einen symbolischen Baustein, der in einem Modell im Maßstab 1:20 in der Aula der Schule verbaut wird. So wird für alle sichtbar, wie die Sporthalle durch das Engagement der vielen Bauherren Schritt für Schritt wächst.

Fundraising für eine Vielzahl an Projekten

Die Baustein-Aktion ist ein typisches Beispiel für die Vielseitigkeit der täglichen Stiftungsarbeit und die Vielzahl an Kontakten im Rahmen eines Projekts. Fundraising und der aktive Kontakt zu Spendern, Kunden und Geschäftspartnern stellen daher bei der Realisierung der Projekte eine entscheidende Herausforderung dar.

„Für eine weitere Qualifizierung der persönlichen Kontakte war der Einsatz einer stiftungsweiten Lösung eine zentrale Anforderung“,erklärt Hanka Nagel, Abteilungsleiterin Fundraising der Evangelischen Stiftung Alsterdorf (ESA). Um die Pflege der Kontaktdaten im Fundraising effizienter zu gestalten und Spender, Partner und Kunden flexibler und besser zu betreuen, entschied die Stiftung, die Fundraising-Prozesse in einer stiftungsweit einsetzbaren Lösung abzubilden. Zudem sollte das Vorgängersystem, eine auf SAP basierende Software, durch eine moderne und zukunftssichere Lösung ersetzt werden.

Erhöhte Qualität dank Microsoft Dynamics CRM

Nach Evaluierung diverser Lösungen entschloss sich die Stiftung für die CRM-Lösung RelaFund – Acando CRM. Die Hamburger Management- und IT-Beratung konnte mit ihrer maßgeschneiderten Branchenlösung auf Basis von Microsoft Dynamics CRM den gewünschten Funktionsumfang am besten abdecken. „RelaFund kombiniert die Vorzüge einer leistugsstarken Standardsoftware mit branchenspezifischen Funktionen und verbessert die Arbeitsabläufe bei der Spendenakquise“,so Matthias Hönig, technischer Projektleiter bei Acando. Als Basis wurde Microsoft Dynamics CRM gewählt, weil es ohne großen technischen Aufwand zu betreiben ist. Neben den Integrationsmöglichkeiten ist laut Hönig vor allem die Anwenderfreundlichkeit ein wesentlicher Vorteil der Lösung.

Individueller auf Spender zugehen

„RelaFund ermöglicht eine bessere Zielgruppen-Clusterung und dank umfangreicher Auswertungstools eine verbesserte Analyse und Optimierung von Fundraising-Maßnahmen“,so Nagel. Übersichtliche Dashboards mit aussagekräftigen Grafiken und Listen liefern rasch Informationen über den Datenbestand. Die Kontakthistorie gibt nicht nur Auskunft über Spenden in der Vergangenheit, sondern auch über Interessen und Präferenzen des Spenders. Die eigenständigen Förderkreise der Stiftung können abgebildet werden. Ebenso kann der Spendenstand für einzelne Projekte einfach ermittelt werden.

„Die komplexe Lösung bringt beim Ersteinsatz zwar einen gewissen Schulungsbedarf mit sich“,erläutert Nagel. „Sind die Mitarbeiter aber einmal mit der Software vertraut, bieten zahlreiche Funktionen besondere Unterstützung in der täglichen Arbeit.“Die Integration in Outlook ist ein gutes Beispiel dafür. E-Mails können direkt aus dem CRM-System geschrieben, versendet und abgelegt werden. Auch Seriendruck ist per Knopfdruck möglich.

Organisationsweiter Zugriff auf zentrale Daten

Im Fundraising ist es nun einfacher, Spender gezielt gemäß ihren Interessen zu informieren. Ein ausgefeiltes Berechtigungssystem bestimmt verschiedene Rollen, so dass nur bestimmte Personen die für sie freigegebenen Daten einsehen oder bearbeiten können. Vom Erstkontakt über Spendenbuchhaltung, Dankbrief und Quittung bis zum Reporting deckt RelaFund alle Fundraising-Prozesse ab. Die Lösung bietet eine Schnittstelle zu SAP ERP, in dem die Finanzbuchhaltung der Stiftung liegt. Das neue System ist offen für künftige Erweiterungen und Prozessoptimierungen. So konnten z.B. die Lastschrifteinzüge bereits mühelos auf das SEPA-Verfahren umgestellt werden.

 
Diese Fallstudie dient ausschließlich Informationszwecken. MICROSOFT GIBT IN DIESER ZUSAMMENFASSUNG KEINE AUSDRÜCKLICHEN ODER STILLSCHWEIGENDEN GARANTIEN AB.

Customer Size: Small Organization
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Organization Profile: Die Evangelische Stiftung Alsterdorf ist ein diakonisches Dienstleistungsunternehmen mit einem vielseitigen Angebot an Beratung und Diagnostik, Wohnen und Assistenz, Bildung und Arbeit sowie Medizin, Pflege und Therapie für Menschen mit und ohne Behinderung.
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