De Ganck dope son efficacité de 50 en centralisant sa comptabilité et sa gestion de stock

Synopsis
Pays: Belgique
Secteur: construction

Défi
De Ganck utilisait un logiciel de gestion de stocks et de comptabilité vieilli, qui n’était pas intégré. Le travail était encore largement manuel et la gestion des stocks peu optimisée, ce qui pénalisait le service à la clientèle.

Solution
SDE a fait migrer De Ganck vers Microsoft Dynamics NAV et BuildMaster, son module dédié aux magasins de matériaux de construction et de bricolage. Aujourd’hui, 19 commerciaux et responsables administratifs disposent des informations actualisées de la base de données centrale. Elle pilote l’ensemble de la gestion de l’entreprise, y compris la gestion des stocks, des ventes et la facturation.

Avantages
  • Efficacité renforcée
  • Image de professionalisme
  • Service clientèle amélioré
  • Travail mieux structuré
  • Plate-forme évolutive
  • Informations actualisées et disponibles à partir d’un point central
De Ganck dope son efficacité de 50% en centralisant sa comptabilité et sa gestion de stock
Spécialiste du carrelage, De Ganck utilise Microsoft Dynamics NAV pour la gestion de ses stocks, le suivi de ses ventes et sa facturation. « Notre efficacité s’en est trouvée améliorée de 50% et nous pouvons mieux desservir nos clients », déclare Gert Van Renterghem, administrateur chez De Ganck.

« La concurrence est rude dans notre secteur et les marges sont sous pression », souligne Gert Van Renterghem. « Il est donc essentiel pour nous de travailler de manière précise, rapide et efficiente et de gérer efficacement nos stocks. En optimisant leur gestion, nous pouvons plus aisément introduire de nouveaux articles dans notre catalogue tout en maîtrisant autant que possible les investissements. »

Wendy Naesens
Wendy Naesens
Limiter les stocks autant que possible

Le meilleur suivi des stocks permet désormais à De Ganck d’identifier avec plus de précision les produits les plus vendus. « De cette façon, nous savons quels carrelages nous devons toujours avoir en stock, quels sont ceux qui doivent pouvoir être livrés rapidement et ceux que nous pouvons nous contenter de commander. »

Auparavant, De Ganck utilisait un logiciel qui n’offrait guère de fonctionnalités en termes de gestion de stocks et de facturation. Ses diverses fonctions péchaient en outre par un manque d’intégration. La société devait encore effectuer de nombreuses tâches de manière manuelle, ce qui augmentait les risques d’erreurs. « Nous n’avions qu’une vision limitée, voire inexistante, de nos stocks, ce qui posait des problèmes à notre service clientèle », déclare Gert Van Renterghem. « Chaque client - qu’il s’agisse d’un particulier ou d’une entreprise - veut être sûr que son carrelage sera disponible le moment voulu. Chose que nous ne pouvions pas toujours lui garantir. Nous conservions des stocks importants parce que nous n’étions pas en mesure de les gérer avec suffisamment de souplesse. Mais cette méthode est très onéreuse et on court toujours le risque de se retrouver avec des produits dépassés dont personne ne veut. »

Aucun développement sur mesure
Désireuse de renforcer son efficience, De Ganck s’est alors mise en quête d’une solution logicielle adéquate. Tr!s rapidement, Dynamics NAV apparut comme étant le meilleur choix possible. « Notre choix de partenaire s’est porté sur SDE qui, dans le monde Microsoft, a une image de fiabilité dans notre région », souligne Gert Van Renterghem. « SDE nous a séduit en proposant BuildMaster, un module logiciel vertical destiné aux fournisseurs du secteur de la construction qu’ils ont développé en s’appuyant sur Dynamics NAV. BuildMaster inclut de très nombreuses fonctions prêtes à l’emploi, ce qui nous a évité du développement sur mesure. Seuls quelques paramétrages, correpondant à nos modes de fonctionnement, ont été nécessaires. »

« Les marchands de matériaux de construction et de carrelage proposent de très nombreux articles », souligne Wendy Naesens, chargé de clientèle chez SDE. « Nous avons donc conçu une solution de gestion d’articles très élaborée, destinée à NAV. Elle facilite grandement l’intégration de nouveaux articles, la modification des prix, le lancement de promotions et la gestion de lots et variantes d’articles. Nous avons également conçu un flux interne reprenant l’ensemble des étapes administratives, depuis le premier contact avec un prospect et la formulation d’une offre jusqu’à la vente et la facturation. Les offres sont injectées dans NAV et converties en ordre dès que le client passe commande. Les informations d’état de stocks sont immédiatement adaptées de telle sorte à toujours être à jour. Lorsqu’une facture reste trop longtemps en souffrance, la comptabilité en est automatiquement avertie afin de pouvoir intervenir rapidement. »

SDE a migré, sans le moindre problème, les coordonnées des clients et des fournisseurs vers le nouveau système. SDE a en outre formé 19 utilisateurs - aussi bien les commerciaux itinérants ou opérant dans les salles d’exposition que les collaborateurs des services comptable et administratifs. Tous utilisent aujourd’hui Dynamics NAV au quotidien. Le logiciel est géré sur le serveur de la société, hébergé en dehors de ses murs.

Gert Van Renterghem, administrateur chez De Ganck
Gert Van Renterghem, administrateur chez De Ganck
Des informations produits et stocks accessibles à tous

« Tout le monde peut désormais consulter directement les informations concernant les stocks et les prix », explique Gert Van Renterghem. « Auparavant, les utilisateurs devaient solliciter des collègues travaillant dans l’entrepôt et qui, souvent, devaient aller contrôler sur place quels carrelages étaient de stock. Aujourd’hui, un site peut assurer le suivi d’une offre qui a été formulée sur un autre site. Nous ne devons donc plus encoder plusieurs fois la même information. »

« Le fait de pouvoir disposer également de données comptables est une aide précieuse pour l’équipe commerciale », commente Wendy Naesens. « Elle peut ainsi cibler davantage ses actions commerciales et en diminuer les risques. Elle peut consacrer plus d’attention aux gros clients et faire preuve de plus de prudence vis-à-vis des mauvais payeurs. Les commerciaux bénéficient en outre d’un traitement plus précis de leurs commissions de vente qui sont désormais enregistrées, elles aussi, dans NAV. La direction a dès lors une vue plus précise des performances de ventes. »

Livraisons et facturation multi-chantiers
Les clients de De Ganck sont souvent des entrepreneurs qui travaillent simultanément sur plusieurs chantiers pour différents clients. Les commandes de ces derniers doivent donc être acheminées sur plusieurs chantiers et être facturées séparément. De Ganck est désormais en mesure de leur fournir ce service, sans le moindre problème. Dynamics NAV et BuildMaster supportent également les ventes comptoir. Les clients professionnels se présentent en outre souvent dans les salles d’exposition afin de demander conseil, de passer des commandes supplémentaires ou d’acheter du petit matériel. Le système de caisse intégré leur permet désormais de régler des factures à la caisse, factures qui seront automatiquement traitées par la solution comptable. Chaque client commande son carrelage au métre carré. Le système calcule automatiquement la surface, le nombre de dalles et de boîtes nécessaires.

Le calcul du prix de revient des produits a également gagné en précision. De quoi améliorer les marges. Le système tient désormais compte des frais de livraison ou d’autres frais administratifs qui viennent s’ajouter au prix du produit et qui sont intégrés au prix de revient.

Bien d’autres potentiels
De Ganck utilise le nouveau logiciel depuis déjà quelque temps et envisage, avec l’aide de SDE, d’autres fonctionnalités supplémentaires qui lui seraient utiles. SDE développe par exemple un module Projet destiné à NAV qui permettra à De Ganck d’assurer un suivi administratif complet de ses propres carreleurs, par exemple pour le calcul des heures prestées. De Ganck envisage aussi la possibilité d’utiliser Dynamics NAV sur smartphones et tablettes via l’appli mobileNAV. Il s’agirait là d’une solution particulièrement intéressante pour les commerciaux. Un autre projet porte sur la conception d’une boutique en-ligne à l’aide de Dynamics NAV.

« Maintenant que nous avons rationalisé nos processus internes, il nous est plus facile de faire croître notre organisation. Nous pourrions par exemple ouvrir de nouvelles salles d’exposition via des franchisés qui pourraient utiliser sans problème le même système », conclut Gert Van Renterghem.
Customer Size: Small Organization
Industry: Consumer Goods
Country or Region: Belgium
Solutions:
  • Microsoft Dynamics NAV 2013
Organization Profile: Import-Tegelbedrijf De Ganck est une société spécialisée dans les carrelages et les pierres naturelles. Elle opère à la fois comme grossiste pour les professionnels et comme vendeur aux particuliers via son propre réseau de points de vente. Ses salles d’exposition accueillent à la fois des professionnels de la construction et de la rénovation, des entrepreneurs, carreleurs, architectes et des promoteurs.
Business Situation: The software that De Ganck was using for its stock management and bookkeeping was outdated and not integrated. This meant there was still too much manual work and stock wasn’t being managed optimally, threatening customer service levels.
Benefits:
  • Greater efficiency
  • Professional image
  • Better customer service
  • More structured way of working
  • Futureproof platform
  • Access to up-to-date information managed centrally
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