DRF Luftrettung senkt Verwaltungsaufwand mit neuem ERP-System

Jahr für Jahr verunglücken mehrere Hunderttausend Menschen auf deutschen Straßen. Lebensgefahr droht auch bei Herzinfarkt oder Schlaganfall. Hinzu kommen Hunderte Patienten, die auf schnellstem Weg aus dem Ausland in eine deutsche Klinik gebracht werden müssen. Diesen Menschen rasch und effektiv zu helfen ist die Aufgabe der DRF Luftrettung. Ihr Anspruch ist es, die bestmögliche Versorgung von Notfall- und Intensivpatienten zu gewährleisten.
Dabei arbeitet die DRF Luftrettung mit hohen Qualitätsstandards – sowohl in der Medizin als auch in den Bereichen Flugbetrieb und Technik. Die Zahl der Einsätze unterstreicht, welche Bedeutung die Luftrettung heute hat: Während 1975 die DRF Luftrettung rund 1000 Einsätze flog, waren es 2008 mehr als 40 000, Tendenz steigend. In Deutschland hat jeder Anspruch auf den Einsatz eines Rettungshubschraubers, sofern dies medizinisch erforderlich ist. „Die Kosten der Luftrettung werden im bundesweiten Durchschnitt allerdings nicht vollständig von den gesetzlichen Krankenkassen getragen. Daher sind wir auf unsere Förderer und auf Spenden angewiesen“, unterstreicht Harald Brendel, IT-Manager bei der DRF Luftrettung. Zur Finanzierung der oft lebensrettenden Arbeit tragen rund 500 000 Förderer des DRF e. V. entscheidend bei. Die DRF Luftrettung besteht aus einem gemeinnützigen Förderverein, einer Stiftung bürgerlichen Rechts, einer gemeinnützigen AG sowie deren Tochterunternehmen. Die Stiftung, die der Aufsicht des Regierungspräsidiums Stuttgart unterliegt, überwacht die operative Arbeit der gemeinnützigen AG.


Anforderungen

Die Besonderheiten der Luftrettung und die steuerrechtlichen Aspekte der Gemeinnützigkeit führen zu außergewöhnlichen Anforderungen an die Buchhaltung. Bislang haben die Berechnungen einen hohen Aufwand verursacht. „Um die Unternehmensteile voneinander zu unterscheiden, arbeiten wir mit mehreren Mandanten“, erklärt Brendel. Während der DRF e. V. Daten seiner Fördermitglieder seit 2006 mit einer Branchenlösung für Vereine und Verbände auf Grundlage der Unternehmenssoftware Microsoft Dynamics NAV verwaltet, hielt man wegen der komplizierten Regelungen in der Finanzbuchhaltung lange Zeit einer AS/400-Anwendung die Treue.

Doch im Laufe der Zeit haben sich die Rahmenbedingungen für die DRF Luftrettung verändert. Die Anforderungen an die Organisation steigen stetig. „Sowohl in- als auch extern wächst der Informationsbedarf. Das setzt permanente strukturelle Anpassungen voraus, die mit dem vorhandenen System schwer umzusetzen waren“, erinnert sich ITManager Brendel.

*
*Das Reporting mit Dynamics NAV ist sehr detailliert.
Jetzt können wir unsere Berichte selbst anpassen,
um spezielle Auswertungen zu generieren. Dadurch
gewinnen wir zusätzlich Transparenz.
*
Harald Brendel
IT-Manager bei der DRF Luftrettung
*
Im Herbst 2007 entschied sich die DRF Luftrettung für einen Systemwechsel. Ziel war es, nicht nur die technische Infrastruktur zu modernisieren, sondern auch die Prozesse der Abrechnung und Buchhaltung zu optimieren. Die DRF Luftrettung suchte deshalb nach einem Softwarepartner mit Erfahrung im gemeinnützigen Bereich.

Mit Blick auf die Software standen Flexibilität und Investitionssicherheit ganz oben auf der Wunschliste. „Eine Finanzbuchhaltung mit Flugabrechnung – so etwas ist natürlich nicht als Standardsoftware zu bekommen. Dass Anpassungen unvermeidlich sind, war uns klar“, sagt Brendel. „Wegen des damit verbundenen Aufwands haben wir großen Wert gelegt auf langfristige Entwicklungsgarantien und auf eine gewisse Unabhängigkeit vom Partner.“

Lösung

Im März 2008 entschied sich die DRF Luftrettung für Microsoft Dynamics NAV. Der Zuschlag für die Implementierung ging an den Microsoft-Partner Raber+Märcker GmbH. Im Frühsommer 2008 begann der Aufbau eines Systems, das Flugabrechnung und Buchhaltung verknüpft. Voreingestellte Parameter sollten für ein hohes Automatisierungs- und Sicherheitsniveau sorgen.

Weil der Teufel oft im Detail steckt, erarbeitete man im Rahmen eines dreiwöchigen Workshops ein Feinkonzept. „Wir haben es nicht nur mit unterschiedlichen Fluggeräten und Verrechnungssätzen zu tun, auch die Abrechnungsmethoden differieren je nach Adressat“, erklärt IT-Manager Brendel. „Hinzu kommen Sonderregelungen wie etwa bei Nachtflügen.“ Um am Ende sicher und vertragsgemäß abrechnen zu können, waren jede Menge Vertragsdetails einzupflegen. „Die Abrechnung sollte am Ende so einfach sein, dass Rechnungen effizient und korrekt erstellt werden können“, ergänzt er.

Weitere Anpassungen betrafen den Ausbau der Kostenrechnung: Die Kostenstellenstruktur wurde vereinfacht, und mit dem Wechsel auf Microsoft Dynamics NAV führte die DRF Luftrettung zusätzlich eine Kostenträgerrechnung ein. Im Reporting kam die Schnittstelle zur ergänzenden Business-Intelligence-Software hinzu.

Nutzen

Seit Anfang 2009 sind 25 Arbeitsplätze bei der DRF Luftrettung mit Microsoft Dynamics NAV ausgestattet. Bereits nach kurzer Einarbeitung waren die Vorteile des neuen ERP-Systems zu spüren: Die Mitarbeiter der DRF Luftrettung können nun schneller auf veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen oder neue Kundenwünsche reagieren. „Früher war jede Änderung mit einem hohen Aufwand verbunden“, blickt Brendel zurück. Jetzt, wo seine Mitarbeiter Microsoft Dynamics NAV beherrschen, denkt er an die Weiterentwicklung des Systems. Dabei wird die DRF Luftrettung wieder auf die Kompetenz von Raber+Märcker zurückgreifen.


This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.
Customer Size: Medium Organization
Industry: Health; Health Provider; Public Health & Social Services
Country or Region: Germany
Solutions:
  • Microsoft Dynamics NAV 2009
  • Microsoft Dynamics NAV
Organization Profile: Die DRF Luftrettung gehört zu den drei größten Betreibern der Luftrettung. An 30 Stationen in Deutschland und Österreich werden mehr als 50 Hubschrauber für Notfalleinsätze und den Transport von Intensivpatienten eingesetzt – an acht Standorten sogar rund um die Uhr. Zusätzlich stehen drei eigene Ambulanzflugzeuge zur Verfügung, die Patienten aus aller Welt nach Deutschland zurückholen.