Fondazione Sacro Cuore e Microsoft Dynamics NAV: un ERP al servizio della scuola

Le esigenze

Come qualsiasi azienda di servizi, una scuola privata ha ricavi e costi, quindi ha clienti e fornitori, e anche se calati in un contesto del tutto particolare, gli eventi contabili e finanziari vanno gestiti efficientemente e controllati in modo puntuale.

*
*Una scuola non è da meno di un'azienda, abbiamo cercato di pensare in grande per garantire la cura del piccolo. L'ERP NAV consente all'amministrazione della scuola di essere per la didattica un supporto solido, puntuale e pronto.*
Matteo Vettore
Direttore Generale Fondazione Sacro Cuore
*
Il centro dei flussi sono l’alunno e i suoi tutori, i quali devono essere messi in relazione tra loro e attorno ai quali va gestito il concetto di retta, specifico della realtà scolastica. Quindi la gestione delle relazioni e delle rette sono le prime esigenze manifestate. La gestione strutturata del ciclo passivo e dei fornitori è un altro aspetto richiesto, così come il magazzino. La mensa fruisce di fatto di un magazzino in cui far entrare e da cui far uscire merce. Un'attenta gestione operativa del magazzino nasce dall'esigenza di individuare le migliori azioni per ridurre sprechi, aumentare gli indici di rotazione a tutto vantaggio della qualità del vitto. Anche gli aspetti più finanziari e fiscali contengono particolarità, come ad esempio il trattamento dell'IVA, oppure la gestione dei “Terzi percipienti”. Da qui l’esigenza di trattare queste particolarità nell’ambito dei flussi gestionali, automatizzandoli il più possibile.

La centralità dell’alunno, prima accennata, va rappresentata come dimensione principale di analisi e messa in relazione ad altre in modo strutturato. Analisi degli eventi per cliente, classe e scuola devono essere disponibili.

Tutti gli aspetti presentati, integrati con funzioni di archiviazione e spedizione dei documenti elettronici (altro aspetto critico in una scuola), sono normalmente gestiti manualmente, con strumenti diversi e spesso non relazionati tra loro. L’esigenza ultima è che invece la gestione di questi avvenga grazie a un unico strumento informatico, integrato e standard, sebbene personalizzato ad-hoc. Questo strumento dovrà anche consentire alla scuola di gestire e controllare altri aspetti, tipici di qualsiasi azienda, come i cespiti, scadenziari, documenti contabili, etc. Inoltre si richiede che lo stesso sia integrato con altri, presenti o in via di sviluppo, che si occupano di gestire gli ambiti più prettamente accademici e di relazione con l’esterno.

La soluzione

La volontà da parte della Fondazione di individuare poche soluzioni integrate e potenti, ha portato i suoi referenti a verificare la fattibilità di adottare strumenti software evoluti come l'ERP. Tra questi hanno individuato in Microsoft Dynamics NAV 2009 il prodotto che meglio avrebbe potuto fare al caso loro.

Adottare un ERP per una scuola, sebbene grande e importante come la Fondazione Sacro Cuore, sarebbe stato un fatto singolare, e le perplessità riguardo alle complessità del sistema portavano a ritenere che un progetto ERP sarebbe stato difficile da sostenere, a causa degli impegni sia di risorse sia finanziari che normalmente un progetto di questo tipo comporta.

La Direzione, che ha importanti background di management e tecnologici, ha voluto credere all’iniziativa e le prime analisi di fattibilità hanno dato esiti positivi. La Fondazione ha così sostenuto, con il Partner Microsoft, un progetto importante, riuscendo a rispettare i tempi previsti.

Rispetto ad altri progetti di pari entità, i costi sono stati contenuti: questo grazie al forte commitment degli attori e all’ERP di Microsoft che, seppur vasto, è risultato essere di facile apprendimento.

Microsoft Dynamics NAV 2009 contiene molte funzionalità importanti di cui il Cliente intendeva dotarsi, essendo provvisto di sezionali finanziarie e commerciali complete, ma è la grande capacità del sistema di fornire strumenti di controllo di gestione multidimensionale a offrire maggior valore aggiunto.

Info Studi ha quindi realizzato la soluzione “Scuola” basata su Microsoft Dynamics NAV e integrato la propria soluzione “DDS – Digital Document Storage”, grazie alle quali si è fatto fronte alle esigenze specifiche del Cliente.

La soluzione “Scuola” è dotata del concetto di Retta, consente di collegare i “Clienti” tra loro in modo che l’alunno sia messo in relazione ai tutori consentendo così una gestione apposita del ciclo attivo e nello specifico, dei pagamenti.

La Fondazione offre ai propri alunni e ai loro genitori numerosi servizi e, grazie a Microsoft Dynamisc NAV 2009 e alla Soluzione “Scuola”, è in grado di ottenere, in tempo reale, in modo semplice e puntuale, la storia “amministrativa” di ogni alunno (iscrizione, mensa, gite, variazioni, etc.).

Il Controllo di Gestione fruisce di analisi per dimensioni relazionate all’alunno. I costi e i ricavi sono così rappresentabili per “Cliente”, Aula, Scuola, etc. Grazie alla soluzione verticale “scuola” è possibile far fronte alle specificità della gestione dell'IVA, e la soluzione DDS consente alla scuola di archiviare automaticamente gli allegati ai documenti e di spedirli via mail, consentendo elevati risparmi.
L'ERP della Fondazione è stato inoltre collegato ad altri servizi informatici di cui la scuola è dotata, il cui scopo è la gestione della componente accademica e la relazione con il pubblico. Tali strumenti sono in via di ridisegno e saranno integrati nella soluzione Microsoft Dynamics CRM in fase di preparazione.

L’obiettivo finale sarà quindi quello di garantire alla Scuola ogni servizio tecnologico “core” con l’adozione di due sole soluzioni basate su architetture consolidate, diffuse e internazionali, evitando l’introduzione della moltiplicità di strumenti normalmente necessari. Ciò produrrà importanti vantaggi in termini di valore aggiunto e di alleggerimento del TCO a medio termine.

I benefici

L'obiettivo di ogni scuola è la didattica, quest'ultima è come una locomotiva per un treno, alla quale devono seguire vagoni che non possono essere lenti o pesanti. Non c’è eccellenza educativa se non c’è eccellenza di gestione.

Questo è il primo beneficio “strategico” che l’amministrazione della Fondazione Sacro Cuore ottiene attraverso un progetto di riorganizzazione, di integrazione informativa e tecnologica: aiutare a raggiungere i massimi livelli del servizio didattico anche attraverso strumenti gestionali in grado di supportare le decisioni in termini di investimenti rispondendo velocemente se non in anticipo alle istanze presentate da insegnanti, alunni e genitori, e di porsi nell’ambito scolastico come un esempio positivo che possa fare scuola nella scuola.

L’adozione di Microsoft Dynamics NAV rende perseguibile questo primo obiettivo di medio e lungo termine. Inoltre Microsoft Dynamics NAV collega i diversi servizi amministrativi e semplifica l'integrazione di altri sistemi più votati alla relazione con il pubblico e all'organizzazione didattica, fornendo ai gestori una finestra unica e ampia sui fatti gestionali. Tale prospettiva unita agli strumenti tecnologici di navigazione razionale e profonda delle informazioni e di integrazione con Office, è elemento di maggior qualifica professionale per il personale amministrativo e di segreteria della scuola. Microsoft Dynamics NAV riduce i tempi di approntamento dei piani finanziari, dei bilanci e delle analisi garantendo quindi più tempo alla valutazione delle azioni da intraprendere a tutto vantaggio della buona gestione.

La disponibilità di strumenti di budget e di analisi degli scostamenti consente di attivare investimenti sempre più ambiziosi, e il controllo integrato e incrociato dei costi ottimizza i consumi favorendo rapporti più vantaggiosi con i fornitori. Un esempio è l’aver potuto ridurre il costo del pasto.

La Fondazione Sacro Cuore gestisce problematiche importanti, talora più complesse di altre aziende. Conta 150 dipendenti e gestisce infrastrutture importanti senza potersi garantire margini di manovra di cui un'azienda classica può beneficiare. L'incidenza dei costi fissi è mediamente più alta e i margini di manovra sono più stretti. Paradossalmente una scuola, che può essere paragonata a un'azienda ospedaliera, ha maggiore necessità di controllo rispetto a un'azienda classica.

Proprio come un ospedale, la scuola ha il dovere di ispirare fiducia, in ogni suo comparto. Con NAV le informazioni sono gestite con maggior affidabilità e ciò si trasferisce come sensazione di maggior cura e sicurezza ai genitori, che possono fruire di servizi informativi, anche on-line, certi e chiari. Il percepito di chiarezza e serietà consolida il già buon riscontro sulla qualità didattica, che altrimenti ne sarebbe minata (es. calcolo delle rette puntualmente correlato ai servizi realmente fruiti e privo di oscillazioni).

Gli errori si ripercuotono sugli alunni, siano essi errori didattici, siano essi errori di gestione. Compierne meno da parte di tutti è un dovere a cui una scuola non può sottrarsi. Microsoft Dynamics NAV sta supportando la Fondazione Sacro Cuore nel portare miglioramenti sensibili e non solo di carattere operativo.

This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.
Customer Size: Medium Organization
Industry: Education; Primary & Secondary Edu/ K-12
Country or Region: Italy
Solutions:
  • Microsoft Dynamics NAV 2009
  • Microsoft SQL Server 2008