Syd Energi vil give Sønderjylland fiber med nyt projekt- og økonomistyringssystem

Syd Energi (SE) har et mål om at dække hele Sønderjylland med fiber inden 2016 og tilbyde fiber til alle husholdninger i regionen. Tidligere benyttede energiselskabet papirbaserede processer til projektstyring og håndtering af underleverandører, hvilket resulterede i stor administrationsbyrde, lange processer og unødvendige fejl.

Visionen om fiber til alle husstande i Sønderjylland er ambitiøs, og derfor har SE i samarbejde med kommunikations- og teknologiselskabet Itera udviklet et system til at optimere arbejdsprocesser og projektstyring af entreprenører og underleverandører. Løsningen betyder, at medarbejdere, ledelse og leverandører kan sige farvel til manuelle processer og i stedet opleve en hverdag, hvor workflow er digitaliseret og administration nem.

Digitalisering af SEs arbejdsprocesser giver stor forretningsværdi i form af kontrol over graveprojekter, bedre projekt- og økonomistyring og produktivitetsforbedringer blandt medarbejdere. Dertil kommer forbedret kundeservice, da SEs sælgere og kundeservice hurtigere kan reagere på kundernes ønsker og holde kunderne opdateret på graveprojekterne. RoI på løsningen forventes tilbagebetalt inden for halvandet år.

*
*”Gennem en klar vision, forretningsforståelse og indsigt i værdien af de rette teknologiske værktøjer, kan SE nu optimere forretningen i forhold til deres mål. Udover de store gevinster inden for projekt- og økonomistyring, giver Entreprenørnettet en enorm stor RoI, hvor dele af systemet allerede er indtjent på en måned.”*

Henrik Sølver
Director Sales- & Business Development
Itera

*
Fiber til alle i Sønderjylland kræver god projektstyring

SE mål er at dække hele Sønderjylland med fiber inden 2016 og tilbyde fiber til alle husholdninger i regionen. Opgaven er todelt. For det første skal der udrulles fiber på veje og fortove i regionen, så hele Sønderjylland forbindes. Til den opgave bruger man entreprenører, som udfører graveprojekter, der kommer i udbud. Det kræver styring og kontrol af arbejdsprocesser, da mange graveprojekter med forskellige underleverandører er i gang sideløbende.

Anden del af opgaven består i at grave ind til husholdningerne fra vejene. Til det formål oprettes ligeledes graveprojekter, som underleverandører byder på og udfører. SE har en ambition om, at hvis en kunde bor på en vej, hvor der allerede er lagt fiber, må det maksimalt tage 30 dage, før der er fiber i huset. Den målsætning kræver overblik og projektstyring, da projektet skal igennem udbud, godkendes hos kommunen, udføres og indrapporteres, inden 30 dage.

Tidligere håndterede man projektstyring og administration af graveprojekterne via e-mail og håndskrevne noter på gravestedet, der blev sendt til en sekretær og viderebehandlet manuelt. Det var enormt tidskrævende på grund af lange godkendelsestider, og det resulterede desværre også i en høj fejlrate i økonomien, hvor bl.a. dobbeltfakturering var en udfordring. Desuden var det svært at afslutte projekter i tide, da man ikke havde overblik over, hvornår projekter var afsluttet og fakturaer modtaget fra underleverandører.

SE identificerede derfor et stort behov for at kunne styre processerne omkring budgettering, fakturering og workflow i forbindelse med graveprojekter. Målet var et at kunne afskrive projekter så snart, at de var afsluttet og fakturaen sendt, så projektet var dokumenteret og kunne afsluttes i økonomisystemet. Med andre ord ønskede SE at kunne dække hele Sønderjylland med fiber for færre omkostninger og i et mere kontrolleret miljø.

Et nyt intranet til medarbejdere, leverandører og ledelse samler trådene

SE indledte derfor et samarbejde Itera, der specialiserer sig i kommunikations- og teknologiløsninger, som optimerer virksomhedernes forretningsprocesser. Itera udviklede Entreprenørnet, som er en webbaseret portal, hvor entreprenører kan byde på projekter, indtaste status og fakturere graveprojekter. Entreprenørnettet er baseret på Microsoft SharePoint, der fungerer som dokumenthåndteringsværktøj og holder styr på workflow og arbejdsprocesser. Entreprenørnettet er desuden integreret med Dynamics AX, hvorfra SE styrer økonomi og fakturering.

I praksis oprettes graveprojekter i entreprenørnettet, udbudsprocessen går i gang, en underleverandør vinder projektet, hvorefter kommunen godkender. Fiber bliver derefter lagt på den pågældende vej eller hos kunden, og når sagen er afsluttet, behandler SE fakturaen fra underleverandøren. Denne proces sker nu på under 30 dage - tæt styret af løbende deadlines. Hvis en deadline ikke nås, lyser alarmerne i systemet, og projektet bliver sat tilbage på sporet. Dette var ikke muligt at kontrollere tidligere.

Mange af SE medarbejdere er fordelt på de to kontorer i Sønderborg og Esbjerg samt fra hjemmearbejdspladser. Også underleverandørerne er spredt i regionen og skal kunne tilgå systemerne fra forskellige lokationer på tværs af forskellige pc’er. Dette er muligt med SharePoint-løsningen, da systemet kan tilgås fra alle pc’er, der har adgang til en internetforbindelse. Løsningen er enormt brugervenlig og kan nemt tilgås af alle medarbejdere, da den er let tilgængelig, intuitiv og blot kræver en kort introduktion.

Fordelen ved løsningen er således den store logistiske gevinst i, at forretningsprocesser kan kontrolleres. Så hvor man tidligere ikke kunne afslutte projekter pga. manglende fakturaer fra underleverandører, kan man nu styre processen og afskrive graveprojekter med det samme, de er afsluttet og fakturaen er sendt. Udover bedre styring af projekter og økonomi giver det SEs ledelse bedre mulighed for at skabe overblik over projekter, indbetalinger og lave beregninger på nye gravezoner.

*
*”Vi er rigtig glade for systemet, der giver os stor fleksibilitet i det daglige og langt bedre overblik over projekter og økonomi. Vores mål er at videreudvikle systemet, så vi flytter os i takt med den teknologiske udvikling. Næste skridt for os er derfor at gøre medarbejdere og leverandører mere mobile, så de kan tilgå systemet via tablets og smartphones.”*

Søren Thorsen
Projekt- og planlægningschef
SydEnergi

*
Henrik Sølver, Director Sales- & Business Development for Itera, siger om SEs beslutning:

”Gennem en klar vision, forretningsforståelse og indsigt i værdien af de rette teknologiske værktøjer, kan Sydenergi nu optimere forretningen i forhold til deres mål. Udover de store gevinster inden for projekt- og økonomistyring, giver Entreprenørnettet en enorm stor RoI, hvor dele af systemet allerede er indtjent på en måned.”

Systemet er desuden baseret på en standardplatform, som nemt kan tilgås blandt alle underleverandører. Udover nem adgang, giver det skalerbarhed i anvendelsen i fht. antal brugere og projekter, hvor man nemt kan skrue op og ned for antal brugere og projekter efter behov.

Søren Thorsen, Projekt- og planlægningschef i SE er meget begejstret for systemet:

”Entreprenørnettet har gjort en afgørende forskel for vores forretning, som er blevet meget mere kontrolleret og gennemskuelig. Selve løsningen er skabt på en standardplatform og kan i princippet bruges af alle typer udbydere af graveprojekter. Så uanset, om man tilbyder vand, el, gas eller fiber vil samme system med fordel kunne anvendes.”

Bedre styr på økonomi og logistik samt øget produktivitet

SE ville ikke kunne nå sin vision om total fiberdækning i 2016 uden et system til kontrol af workflow, forretningsprocesser og fakturering. Den store økonomiske gevinst består i, at investeringen forventes tilbagebetalt på 1,5 år. Den bedre styring af projekt- og økonomi resulterer desuden i, at SE kan afskrive på projekter i det øjeblik, de er færdige. Det betyder, at de kan sikre tidsmæssig fakturering og samtidig undgå dobbeltfakturering, som tidligere kostede virksomheden et anseeligt beløb på årsbasis. Dette giver SE en stor forretningsmæssig værdi ift. tidligere.

De logistiske gevinster er i forbedrede arbejdsgange, da manuelt arbejde er skåret væk. Bedre administration og overblik betyder, at SE nu kan prissætte nye graveprojekter optimalt, da de kan sammenligne entreprenører, priser og deres tidligere projekter. Alene i dette år forventer SE at have sparet millioner af kroner på bedre prissætning af kontrakter ved at sætte projekter i udbud.

Blandt medarbejderne kan der høstes store produktivitetsforbedringer, og SE vurderer, at effektiviseringsgevinsten ligger på omkring 15 % forbedring i forhold til tider med manuelle processer.

Dertil kommer øget kundetilfredshed og højere serviceniveau, da man kan reagere hurtigere på kundernes forespørgsel og bedre holde dem opdateret på igangværende graveprojekter.

Fremtiden er mobil

Fremtidsperspektivet for SE ligger i at kunne bygge videre på løsningen, så den bliver mobil. Underleverandører skal kunne benytte tablets i marken til at notere direkte fra et projekt samt tage billeder og video til dokumentation før og efter projektet. Dette er et lovmæssigt krav i dag. Fordelen ved at kunne tage billeder af en sag direkte og indtaste i systemet er enorm, og det vil igen optimere forretningen og minimere fejl. En mobil løsning vil ligeledes optimere produktiviteten blandt medarbejdere, der nemt kan arbejde på farten og tilgå systemet fra både pc’er, tablets og smartphones. SE er i gang med et pilotprojekt for tablets baseret på Windows 8.1, så medarbejdere ud i marken kan tilgå systemet.

Søren Thorsen, projektchef i SE er meget begejstret for systemet:

”Vi er rigtig glade for systemet, der skaber stor forretningsværdi og i det hele taget giver os stor fleksibilitet i det daglige og langt bedre overblik over projekter og økonomi. Vores mål er at videreudvikle systemet, så vi flytter os i takt med den teknologiske udvikling. Næste skridt for os er derfor at gøre medarbejdere og leverandører mere mobile, så de kan tilgå systemet via tablets og smartphones.”

Customer Size: Small Organization
Industry: Power & Utilities
Country or Region: Denmark
Solutions: