Williams & Partner řídí nábor a poradenství v oblasti lidských zdrojů s pomocí Microsoft Dynamics CRM 4.0

Pro personální společnost Williams & Partner je velmi důležitá kvalitní práce s informacemi. Z tohoto důvodu využívá novou verzi Microsoft Dynamics CRM 4.0 pro řízení obchodních procesů v oblasti náboru zaměstnanců a při poradenství týkající se lidských zdrojů. Převod z předchozí verze 3.0 provedla společnost GEMMA Systems – implementátor řešení. Vyhledávání kandidátů na pracovní pozice dnes ve společnosti Williams & Partner probíhá rychleji a s ještě větší precizností.

Situace

Jako společnost zabývající se poskytováním profesionálních služeb v oblasti personálního poradenství je společnost Williams & Partner velmi závislá na kvalitě informací o svých zákaznících a zejména o potenciálních uchazečích o zaměstnání. Aktuálnost dat, jejich sdílení, snadná dostupnost a jejich vzájemné vazby jsou spolu s rychlostí procesu vyhledávání klíčovým faktorem obchodního úspěchu. Proto se společnost Williams & Partner v roce 2006 rozhodovala o kompletní výměně systému pro podporu svého podnikání.

*
*Široké možnosti přizpůsobení nám umožnili vytvořit unikátní řešení, které nejen plně podporuje naše obchodní procesy, ale navíc je rozvíjí a zlepšuje.*
Joerg Keplinger
Managing Director Williams & Partners, s.r.o.
*
Základem rozhodování byla odpověď na otázku - koupit existující řešení nebo vytvořit vlastní?

Při zvažování nákupu hotového řešení bylo nutné zohlednit, že existují snad stovky řešení pro podporu personálních agentur. Převážná většina těch lepších je však dostupná pouze v západní Evropě nebo v USA. Jako u každého řešení je třeba počítat s jeho modifikací na lokální podmínky a specifické prostředí. To znamená závislost na dodavateli popř. implementátorovi včetně jeho cestovních nákladů. A také značné počáteční investice (včetně poplatků za údržbu), které by byly ekonomicky neadekvátní pro společnost velikosti Williams & Partner.

Na druhou stranu se nabízela možnost vytvořit si vlastní řešení. Představovalo by to navržení vlastního systému na míru, kde by bylo v podstatě zapotřebí od nuly popsat design celého řešení včetně podpory obchodních procesů. Takový projekt by byl především časově velmi náročný nejen pro programátory, ale i pro samotné konzultanty společnosti Williams & Partner.

Rozhodnutí využít Microsoft Dynamics CRM jako výchozí platformu nového řešení bylo na pomezí obou zvažovaných variant – mezi převzetím hotového řešení a vytvořením nového na klíč. Nebylo nutné začínat od nuly, ale stačilo vhodně modifikovat existující modulární CRM systém. Lokální podporu včetně zákaznického vývoje zabezpečovala společnost GEMMA Systems. Takovým způsobem se ekonomicky efektivně zabezpečily lokální úpravy a vývoj včetně následné podpory.

Obchodní cíle

Na počátku projektu si společnost Williams & Partner stanovila několik cílů:

  • Integrace základních datových entit (Candidates, Consultants, Clients, Job Orders) a procesů v jeden ucelený systém, plně využívající Outlook a on-line telefonu VoIP.
  • Redukce manuálních a administrativních činností jako např. správa úložiště životopisů kandidátů, ruční pořizování údajů nebo reporting. Tyto činnosti by měly být vhodně automatizovány.
  • Jednoduché a výkonné vyhledávání – systém musí podporovat snadné a rychlé vyhledávání vhodných kandidátů na právě otevřené obchodní příležitosti včetně vyhledávání v externích zdrojích.
  • Zlepšení obchodních a zákaznických služeb strukturováním obchodních procesů.
  • Správa a přehlednost klíčových informací o obchodních příležitostech napříč jednotlivými obchodními týmy.
  • Systém musí podporovat obchodní příležitosti od jejich vzniku a upozorňovat konzultanty na nadcházející aktivity, a tak jim umožnit efektivněji pracovat na více obchodních příležitostech současně.

Řešení

Standardní produkt Microsoft Dynamics CRM byl modifikován tak, aby naplnil požadavky firmy Williams & Partner. Došlo k úpravě stávajících oblastí (zákazníci, kontakty a obchodní příležitosti) a přidány nové například pro evidenci kandidátů a jejich umisťování na probíhajících obchodních příležitostech. Tyto základní části byly plně propojeny a zautomatizovány pomocí workflow a obchodních procesů.

Životopisy kandidátů jsou nyní automaticky zpracovávány a přenášeny do Microsoft Office SharePoint Serveru 2007, kde se provádí strukturované vyhledávání podle klíčových vlastností.

Jako klíčový komunikační nástroj využívá společnost Williams & Partner Microsoft Outlook (včetně Microsoft Exchange Serveru), který zároveň slouží jako klient CRM. Telefonní komunikace přes internet je plně integrována s Microsoft Dynamics CRM pomocí nadstavbového modulu.

Williams & Partner CRM systém používá ve více zemích, takže podpora práce s více měnami a jazyky byla jedním z důvodů k migraci na novou verzi 4.0. Společnost nyní může využívat i další přednosti nové verze, jako je snadnější reporting, nové možnosti importů externích dat, nové možnosti sledování průběhu procesů a mnoho dalších.

Převážná většina klíčových procesů byla zprovozněna v relativně krátkém časovém období tří měsíců.

Přínosy

Půl roku po spuštění první verze má Williams & Partner:

  • Efektivní sdílení klíčových informací o obchodních příležitostech a vhodných kandidátech napříč obchodními týmy.
  • Strukturovaný přístup k aktuálním datům kandidátů, včetně jejich komunikace a historie.
  • Data jsou lehce k nalezení pomocí strukturovaného vyhledávání.
  • Přihlašování nových zájemců o zprostředkování zaměstnání je automatizováno.
  • Informace o zákaznících a jejich kontraktech je plně integrována do systému.
  • Získávání nových klientů je mimo jiné podporováno nástroji marketingových kampaní a obchodními procesy.
  • Správa obchodních příležitostí je standardizována napříč jednotlivými odděleními a plně podporuje jejich spolupráci.

Implementace Microsoft Dynamics CRM otevřela společností Williams & Partner nové možnosti a již dnes je jisté, že i nové obzory, které se dříve zdály nereálné.


This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.
Customer Size: NA
Industry: Other Services
Country or Region: Czech Republic
Solutions:
  • Microsoft Dynamics CRM 4.0
Organization Profile: Williams & Partner je společnost zabývající se náborem zaměstnanců a poradenstvím v oblasti lidských zdrojů. Společnost poskytuje komplexní poradenské služby ve všech oblastech lidských zdrojů, tedy nábor pracovníků na hlavní pracovní poměr, vyhledávání top manažerů a úzce specializovaných odborníků, vzdělávání a rozvoj zaměstnanců, systémy odměňování a benefitů a hledání pracovního uplatnění pro bývalé zaměstnance, tzv. outplacement.