Gagner en productivité et en souplesse

Ober gagne en productivité et en souplesse avec Dynamics AX

Pour assurer une couverture fonctionnelle la plus complète possible et gagner en souplesse, le spécialiste du panneau décoratif haut de gamme en bois a choisi de renouveler son progiciel de gestion intégré. Un succès total, en grande partie dû à la convivialité et à la flexibilité de Microsoft Dynamics AX.

Comment couvrir avec un progiciel de gestion intégré (PGI) les processus très spécifiques d’une activité telle que la transformation du bois ? Et comment garantir l’adhésion des utilisateurs dans le cadre d’un projet de longue haleine ? Deux questionsauxquelles a dû répondre la PME Ober. Présente dans 50 pays avec 150 collaborateurs, Ober, qui affiche plus de 600 références produits à son catalogue, avait déjà fait l’effort de s’équiper d’un progiciel. Mais la pratique avait rapidement révélé que la couverture fonctionnelle de ce dernier était partielle et, surtout, qu’il s’avérait très difficile – et coûteux – de le faire évoluer pour profiter de nouvelles fonctionnalités.

Le rachat en 2007 de la société Marotte donne à Ober l’occasion de repenser son système d’information. La PME prend en effet la décision d’équiper Marotte d’un PGI qui, à terme, remplacerait aussi le sien. « Marotte n’avait pas de PGI, seulement des logiciels hétérogènes impliquant beaucoup de ressaisies et de pertes de temps, explique Denis Blervaque, Responsable Informatique de la société. Etnous ne souhaitions pas déployer chez eux notre solution actuelle qui se révélait pour nous incomplète et trop peu évolutive ».

Après étude du marché, Ober s’oriente vers Microsoft Dynamics AX. Ce choix ouvre un cycle projet qui durera deux ans. De fait, il ne s’agit pas seulement de déployer un nouveau progiciel mais aussi d’assurer l’adhésion de tous les utilisateurs.

Convivialité, flexibilité et expertise… les atouts de la réussite

« Sur le terrain de la conduite du changement, le défi était important, reconnait Gérard Drouin, Directeur commercial Est France & Luxembourg d’Ad Ultima, le prestataire retenu pour la mise en œuvre de Microsoft Dynamics AX. Nous avons donc été particulièrement précautionneux et avons demandé à nos consultants d’être extrêmement attentifs pour, pas à pas, rassurer et convaincre. Sans la simplicité, la souplesse et la convivialité de Dynamics AX nous n’y serions probablement jamais parvenus ».

Le projet débute en 2007 avec la rédaction d’un cahier des charges. Ober préfère ne pas se laisser influencer par la solution existante et repart donc d’une feuille blanche. Plusieurs facteurs sont intervenus dans la sélection de Dynamics AX, dont notamment sa simplicité, sa flexibilité, la convivialité et l’ergonomie des interfaces ainsi que la couverture fonctionnelle. La filière du bois a en effet des besoins spécifiques qu’aucun PGI générique n’est en mesure de couvrir. Ad Ultima a développé une expertise dans ce domaine qu’elle a formalisée dans un « vertical » pour Dynamics AX. Baptisé UltimAX Wood & Furniture, ce module métier s’appuie sur l’offre de Microsoft afin d’assurer les fonctions nécessaires concernant les sociétés activesdans l’industrie du bois : aussi bien les sociétés convertissant lamatière première en produits semi-finis (planches, placage, panneaux…) que les sociétés produisant des produits finis (meubles).

La mise en œuvre débute en février 2008 et se déroule en trois temps : analyse détaillée, personnalisation de la solution et, enfin, développements spécifiques. Au total, neuf mois seront nécessaires pour ces différentes étapes : « la particularité d’un projet de type PGI est qu’il faut généralement attendre la fin pour être certains que tout fonctionne correctement et que l’application répond aux attentes, explique Gérard Drouin. Ce qui suppose un gros travail de pédagogie à chaque étape et aussi de réassurance quand un dysfonctionnement ou une incohérence survient en cours de projet». Néanmoins, comme le souligne Denis Blervaque, le projet est une réussite : « la relation avec notre prestataire a joué énormément dans ce succès, mais c’est sans aucun doute l’impression d’autonomie regagnée avec Dynamics AX qui a fini par rassurer complètement les équipes».

Autonomie, gains de temps et réactivité

Déployée dans un premier temps chez Marotte, l’application est ensuite adaptée et installée chez Ober en janvier 2010. Dans les deux cas, aucune récupération de l’existant n’a été effectuée, à l’exception des bases clients et fournisseurs : Ober a préféré recodifier ses données pour partir sur de nouvelles bases.

Deux ans plus tard, force est de constater que Dynamics AX et son module UltimAXWood & Furniture sont devenus indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. La quasi-totalité de l’activité des deux sociétés (seules la paie et la maintenance font exception) repose sur eux. La quarantaine d’utilisateurs a très bien accueilli le projet et, pour Denis Blervaque, « cette adoption rapide est en grande partie due à la simplicité des interfaces et surtout à la possibilité pour chacun de personnaliser son outil en fonction de ses besoins ».

Très satisfaite de son projet, Ober a réalisé des gains de temps significatifs, notamment grâce à la rigueur des processus structurés par son PGI et au configurateur d’articles. Ce dernier, une fois enrichi du savoir-faire du groupe, est en effet capable de générer automatiquement des suggestions de produits ou de gammes et la nomenclature associée, épargnant ainsi au bureau d’étude des analyses et des calculs complexes. Les deux entités – Marotte et Oberflex – partageant la même application, le pilotage des activités est aussi devenu plus efficace grâce à la vision globale ainsi acquise, notamment au niveau des achats.

Au passage, Ober a également réduit la circulation du papier, le système de commandes reposant maintenant sur des transmissions d’information sur les écrans des opérateurs. « On est ainsi certain qu’ils ont toujours la bonne information au bon endroit et au bon moment, ce qui n’était pas forcément le cas avec les formulaires papier », conclut Denis Blervaque.

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*La couverture fonctionnelle associée à la convivialité des outils et à la flexibilité de Microsoft Dynamics AX ont été décisifs pour emporter l’adhésion des utilisateurs.*

Denis Blervaque, Responsable Informatique
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[Panorama de la solution]

Mission

Déploiement d’un progiciel de gestion intégré adapté aux spécificités métier du Groupe.

Enjeux du projet

Déployer un nouveau progiciel de gestion intégré pour gagner en couverture fonctionnelle et en évolutivité tout en assurant l’adhésion des utilisateurs à la solution.

Technologies utilisées

Microsoft Dynamics AX, UltimAX Wood & Furniture intégrant le configurateur Allegro

Bénéfices

Gains de temps grâce à la gestion automatisée des processus

Vision globale favorisant un meilleur pilotage des activités

Meilleure gestion de l’information

Efficacité du bureau d’étude grâce au configurateur d’articles

Fiabilité des données

Partenaire

Ad Ultima

Depuis 1999, Ad Ultima implémente des logiciels de gestion sectorielle pour les PME / PMI et filiales de Grands Comptes. La société met un point d’honneur à réaliser des projets qui apportent à ses clients de réels avantages concurrentiels. Labellisé Microsoft Gold Certified Partner, spécialisé dans les compétences Microsoft Business Solutions (ERP), Data Management Solutions (Business Intelligence) et Information Worker (Collaboration Software), Ad Ultima a encadré, défini et réalisé plus de 100 projets Dynamics AX depuis sa création.

www.adultima.fr

This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.

Customer Size: NA
Industry: General Merchandise
Country or Region: France
Solutions:
  • Microsoft Dynamics AX 2009
Organization Profile: Le Groupe Ober est spécialisé dans la création, la fabrication et la commercialisation de panneaux décoratifs haut de gamme en bois. Fort d’un savoir-faire centenaire et d’une étroite relation avec le monde du design et de la création, le groupe propose, sous les gammes Oberflex, Stramiflex et Marotte, des panneaux destinés à l'agencement des magasins, des bureaux, des hôtels, ainsi qu'à la décoration des maisons particulières. Le Groupe a réalisé en 2010 un CA consolidé de 41,3 M€.
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