EFEP dinamiza negócio de formação com Microsoft Dynamics CRM Online

A EFEP, que integra um grupo orientado para a formação, atravessa um período de reestruturação. Com o fim da actividade de formação financiada, definiu um plano para dinamizar a actividade comercial. Um contexto desafiante como o actual, a nível económico e de negócio, exigia melhorias drásticas no acesso e gestão da informação, na sua uniformização, bem como na gestão comercial e de marketing. Se a orientação ao cliente era a palavra de ordem, a flexibilidade era basilar. O Microsoft Dynamics CRM Online veio dar resposta aos desafios.

Situação

Dezenas de cursos, definidos em catálogo ou desenhados à medida da necessidade dos clientes. Milhares de clientes, particulares ou empresariais. Formadores externos, para dar a melhor resposta à procura.

Milhares de clientes, particulares ou empresariais. Formadores externos, para dar a melhor resposta à procura. Estrutura interna pequena e orientada sobretudo às actividades comerciais e de back-office. Estes elementos caracterizam, em parte, a EFEP, empresa que, em conjunto com a YourExit, constitui um grupo dedicado em exclusivo a formação e já com 15 anos de actividade.

Num negócio dinâmico e muito sujeito a flutuações, como este, é importante que a estrutura de custos seja muito adaptável às necessidades e às variações da procura. Esta é uma das razões pelas quais a EFEP não possui formadores internos, mas um conjunto de formadores externos com os quais trabalha para dar resposta às centenas de cursos que já ministrou.

Solução

“O CRM surgiu da necessidade que tínhamos de apostar na vertente comercial e no acompanhamento dos clientes, num contexto em que se tornou imperativo rever a estratégia da empresa”, especifica Pedro Mota.

Analisados os modelos de disponibilização do CRM oferecidos pela Microsoft, a EFEP optou pelo Microsoft Dynamics CRM Online por conseguir aí reunir as funcionalidades que pretendia e a possibilidade de ter mais flexibilidade (crescendo o número de utilizadores consoante as necessidades de negócio), com menores custos. “Como não queríamos aumentar os custos de estrutura, o modelo tradicional de aquisição de licenças e investimento interno em servidores não era o mais adequado”, esclarece. Na verdade, o investimento numa solução na cloud, como o Microsoft CRM Online, não exige investimento inicial e possibilita o pagamento consoante a utilização, sem prejuízo de adaptação do software ao negócio. Os responsáveis da EFEP referem que preferiram não proceder a customizações numa fase inicial pois a empresa necessita primeiro de aprender a maximizar as vantagens já existentes no CRM.

A Arquiconsult apoiou a EFEP nas várias etapas, incluindo na formação dos colaboradores com conhecimento da solução e utilização continuada. “Diria que, de forma muito rápida, em apenas uma semana, deixámos a idade da pedra e passámos para o século XXI. Ainda não usamos todas as potencialidades do CRM mas o nosso objectivo era começar por criar as bases mínimas de utilização, perceber como conseguíamos cumprir os requisitos definidos e entrar depois numa segunda fase do projecto”, esclarece Ricardo Gonçalves.

A EFEP utiliza o Microsoft Dynamics CRM Online para gestão da vertente comercial, incluindo acompanhamento de pipeline e de propostas, mas também para campanhas de marketing. O maior leque de informação que vai tendo sobre os clientes e a maior capacidade de gestão são essenciais.

Benefícios

Pedro Mota destaca também uma vantagem que se prende com a elasticidade obtida com o acesso a uma solução deste tipo. “Como há uma grande rotatividade de pessoal, é crucial para mim saber que a informação relevante não se perde e que está disponível para a organização”, afirma. E acrescenta: “Na actual conjuntura ter uma solução que permite gerir e manter os clientes, promovendo novas ofertas de formação de acordo com o seu perfil é uma enorme mais-valia”.

Customer Size: NA
Industry: Higher Education
Country or Region: Portugal
Solutions:
  • Microsoft Dynamics CRM Online
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