Microsoft Dynamics NAV pomáhá Grafton Recruitment s finančním řízením i vyšší efektivitou

Společnost Grafton Recruitment působí v 17 zemích světa a je jednou z největších nezávislých evropských firem, která vyhledává zaměstnance napříč všemi sektory a pracovními pozicemi. Její česká pobočka patří díky službě Temporary Staffing k jedněm z největších zaměstnavatelů v České republice. S finančním řízením i chodem náročné agendy související s pronájmem pracovníků české pobočce Grafton Recruitment od roku 2008 úspěšně pomáhá Microsoft Dynamics NAV.

Situace

Personálně poradenská firma s tisíci zaměstnanci

Společnost Grafton Recruitment nabízí celkem tři typy služeb. Tou klasickou je tzv. permanent placement, kdy zákazník – firma nebo úřad – osloví společnost Grafton s požadavkem na nalezení vhodného uchazeče pro konkrétní pracovní pozici. Jedná se o klasickou službu personální agentury, která není po stránce finančního řízení nijak zvlášť náročná.

Druhou službou je tzv. Temporary Staffing neboli dočasné obsazení pracovní pozice (typicky např. na brigádě či časově omezeném projektu) zaměstnancem Grafton Recruitment. Firma si u společnosti Grafton objedná službu obsazení dané dočasné pracovní pozice pracovníkem splňujícím určité požadované parametry. To znamená, že Grafton musí zajistit obsazení dané pracovní pozice i bez ohledu na nemoc konkrétního zaměstnance, atd. Musí také zajistit správné proúčtování všech náhrad nákladů spojených s výkonem dané funkce, jako jsou diety, cestovní náhrady, atd. Temporary Staffing tak s sebou nese poměrně náročnou agendu i zvýšené nároky na finanční řízení cashflow, zejména v okamžiku, kdy Grafton Recruitment v rámci Temporary Staffing zaměstnává v České republice okolo 2500 lidí na nejrůznějších pracovních pozicích.

Třetí skupinou služeb jsou pak služby s přidanou hodnotou. Ty zahrnují celou řadu služeb v oblasti personálního managementu, včetně dočasného i trvalého pronájmu vlastních HR specialistů zákazníkům. I zde se tak objevuje obdobně náročná agenda jako u Temporary Staffing. Rozdíl je však v tom, že u služeb s přidanou hodnotou se jedná o pronájem vlastních HR specialistů, zatímco pro Temporary Staffing si firma potřebné pracovníky najímá cíleně jen na dobu trvání konkrétní zakázky.

Obchodní cíle

Důsledné finanční řízení je alfou a omegou

O podporu rozsáhlé agendy související se všemi třemi činnostmi firmy se stará hned několik informačních systémů. Pro řízení obchodních aktivit a péči o stovky zákazníků se stará systém GBase, který si firma sama vyvinula a mzdové účetnictví má na starosti specializovaný program. Jedním z nejkritičtějších systémů pro Grafton Recruitment je však finanční systém, který řeší nejen každodenní účetní agendu a finanční reporty pro vlastníky, stát a také banky, které zajišťují pro firmu cizí zdroje, ale který je hlavně velice důležitý pro řízení cashflow, což u firmy s 2500 dočasnými zaměstnanci a stovkami klientů je velice důležitý úkol.

Od roku 2008 roli finančního systému plní Microsoft Dynamics NAV, který naimplementovala společnost CDL SYSTEM. Firma jím nahradila systém od lokálního dodavatele, protože už ze strategických důvodů nechtěla být závislá na malých lokálních dodavatelích a chtěla systém od silného mezinárodního partnera, u kterého je zřejmé, že systém bude dál podporovat a že neukončí svoji činnost z měsíce na měsíc. Microsoft Dynamics NAV si pak zvolila jak pro jeho obecně známé silné stránky v oblasti finančního řízení, tak i pro jeho schopnost vždy poskytovat auditovatelné účetní výsledky, což je s ohledem na strukturu financování Grafton Recruitment velkou výhodou. Firma také hledala systém s garantovanou dlouhodobou kontinuitou a systém, který je potenciálně schopen fungovat i ve více zemích.

Řešení

Dynamics NAV pomáhá řešit i agendu s pronájmem zaměstnanců

I když Grafton primárně nasadil Microsoft Dynamics NAV jako finanční systém, velice rychle začal zjišťovat, že už ve standardu dokáže podpořit i celou řadu dalších důležitých agend. Nový systém se tak záhy z oblasti financí rozšířil i na správu rozsáhlé agendy spojené s řízením oběhu dokumentů souvisejících zejména se službou Temporary Staffing. Žádanky o dovolenou, potvrzení o pracovní neschopnosti, žádanky o služební cesty, výplatu diet, cestovní náhrady, atd. představují u více jak 2 500 zaměstnanců v rámci Temporary Staffing, ale i u desítek vlastních trvalých zaměstnanců poměrně rozsáhlou, časově náročnou a i pro finanční řízení už nezanedbatelnou agendu.

CDL SYSTEM proto s využitím Microsoft Dynamics NAV vyvinul nástroj, který tuto rozsáhlou agendu plně automatizuje. Náklady na pronajímané zaměstnance schvaluje přímo jeho nadřízený u zákazníka prostřednictvím webového rozhraní a odsud se workflow i příslušné finanční údaje předávají do Graftonu a v blízké budoucnosti i přímo k automatickému zaúčtování do Microsoft Dynamics NAV. Každý typ dokumentu má tedy jasně definované workflow i schvalovací pravomoci na straně zákazníka i na straně Graftonu, a jakmile je schválen, ihned se promítne i do účetnictví a finančních plánů a zároveň dojde také k přefakturování příslušných nákladů na pronajatého zaměstnance koncovému zákazníkovi, což přispívá ke zlepšení cashflow.

Přínosy

Dynamics NAV nasadí i další země

Díky velice pozitivním zkušenostem české pobočky Grafton Recruitment s Microsoft Dynamics NAV se k jeho implementaci chystají i sesterské pobočky v dalších zemích. Momentálně firma chystá implementaci v Polsku a Maďarsku. Tam se prozatím využívají ještě lokální finanční systémy, které skupina cíleně nahrazuje za ty nadnárodní. Obě země přitom převezmou Microsoft Dynamics NAV, včetně nastavení všech procesů, přímo z ČR, čímž dojde zároveň i ke sjednocení procesů v rámci těchto zemí.

Systém pomůže i s detailní analýzou dat

Grafton se také ve spolupráci s implementačním partnerem chystá Microsoft Dynamics NAV rozšířit o Business Intelligence nástroje pro detailní analýzu dat o zákaznících. Grafton tak bude mít neustále k dispozici aktuální informace o výnosnosti jednotlivých zákazníků i o aktuálním saldu pohledávek a jeho obchodníci tak budou moci flexibilně reagovat při přípravě nových cenových nabídek na dodávky dalších služeb, což firmě umožní lépe uplatňovat variabilní cenovou politiku.

Hlavní přínosy řešení:

  • Pokrytí veškeré agendy související s finančním řízením

  • Poskytování auditovatelných účetních výstupů

  • Automatizace agendy související s Temporary Staffing

  • Vylepšení cashflow díky rychlejší přefakturaci externích nákladů na zaměstnance

  • Lepší podpora při tvorbě individuálních cenových nabídek pro jednotlivé zákazníky

  • Rozvojový potenciál pro pokrytí dalších agend ve firmě

Customer Size: Medium Organization
Industry: Other Services
Country or Region: Czech Republic
Solutions:
  • Microsoft Dynamics NAV
Downloadable ResourcesWord Document