Řízení projektů s Microsoft Project 2007 ve společnosti Unicontrols a.s.

Společnost Unicontrols a.s. je klíčovým hráčem na českém i světovém trhu v oblasti řídicích systémů pro výrobní a dopravní průmysl. Ročně realizuje desítky rozsáhlých projektů v oblasti vývoje komplexních SW a HW řešení. Platforma MS Project 2007 jí pomáhá tyto projekty kvalitně řídit a vyhodnocovat.

Výchozí stav

Společnost UniControls a. s. byla založena v roce 1991. V současné době má více jak 100 zaměstnanců, z nichž více než polovinu tvoří techničtí a vývojoví pracovníci. Cílevědomě buduje vlastní vývojové, výrobní a zkušební kapacity, orientuje se na dodávky nejmodernějších systémových řešení splňujících mezinárodní standardy a dodržuje systém jakosti ISO 9001. Firma je aktivní na mnoha trzích v Evropě, Asii a Americe. Spolupracuje s globálními společnostmi, jakými jsou Alstom a Siemens.

UniControls zajišťuje dodávky řídicích systémů „na klíč“, zabývá se výzkumnou a vývojovou činností, systémovou integrací elektronických, komunikačních, řídicích, informačních a diagnostických systémů pro kolejovou dopravu, procesním řízením v průmyslu (plynárenství, energetika, vodárenství, výrobní linky) a zákaznickým vývojem.

Společnost Unicontrols a.s. pro podporu řízení zakázek a projektů využívala informační systém Microsoft GP s využitím integrovaných řešení třetích stran a v krátkém čase MS Project Server 2003. Toto řešení se vzhledem k nárůstu počtu projektů stalo nevyhovujícím, a to jak z hlediska procesního fungování, tak i z hlediska architektury informačního systému významně expandujícího podniku. Prvním krokem pro zefektivnění systémové podpory oblasti řízení zakázek a řízení projektů byla úspěšná migrace na ERP systém Microsoft Dynamics NAV. Po úspěšném zavedení ERP systémů došlo ke sjednocení postupů v řízení projektů, a to jak interního vývoje produktů, tak u komplexních dodávek řešení zákazníků. Hlavní změny se týkaly procesu plánování projektů z hlediska času, lidských zdrojů, finanční stránky a následného vyhodnocování výsledků projektů a zakázek.

Cíle projektu

Cílem projektu bylo vybudování efektivní SW platformy pro řízení projektů a zakázek s využitím moderních informačních technologií a podpořit zejména tyto oblasti:

  • centralizace projektových harmonogramů do jednoho prostředí
  • jednotný přístup k plánování času na projektech
  • sdílení podnikových zdrojů mezi projekty na základě znalostí, zkušeností a certifikací pracovníků
  • aktualizace průběhu projektů na základě odpracované práce
  • sjednocení podpory pro výkazy prací a jejich zasílání

Technologické požadavky a specifika zákazníka
Společnost Unicontrols a.s. vyžadovala po dodavateli vybudování celé architektury řešení nad technologií společnosti Microsoft a integraci řešení do stávajícího ICT prostředí. Klíčových požadavkem byla integrace procesů a dat mezi řešení MS Project 2007 a podnikových ERP systémem Dynamic NAV. Dalšími požadavky byla migrace stávajících dat o projektech s minimálním dopadem na uživatele, zejména v manažerských rolí, automatizace zasílání výkazů do docházkového systému a nastavení všech podpůrných procesů systému jako je zálohování, monitoring a další.

Řešení

Řešení pro podporu řízení projektů a zakázek je postaveno na produktech Microsoft Office Project Server 2007 a Windows SharePoint Services a integraci na informační systém Microsoft Dynamics NAV. Poté, co je zakázka zanesena do firemního ERP systému, jsou její základní data (rozpočet, základní seznam činností, požadované lidské a materiálové zdroje) automaticky přenášena do MS Project Server s využitím integrační vrstvy PSI (Project Server Interface). Projektový manažer nebo manažer zakázky provádí, se standardním využitím funkcí pro tvorbu harmonogramu v MS Project, detailní rozklad činností do WBS projektu a zasílá časové plány jednotlivých úkolů týmům projektů nebo konkrétním pracovníků. Průběh projektu je vyhodnocován na týdenní bázi. S využitím aplikace Project Web Access získává projektový manažer podklady od pracovníků a tyto podklady slouží pro aktualizaci průběhu projektu. Významnou funkcionalitou systému jsou výkazy práce. Do výkazů práce zaznamenávají všichni pracovníci aktuální provedenou práci a zaznamenané údaje jsou zasílány ředitelům organizačních jednotek ke schvalování a následně slouží jako podklad pro hodnocení výkonů pracovníků. Pro větší komfort uživatelů je do prostředí výkazů práce integrovaná i celopodniková docházka. Součástí práce se systémem je i využití služeb Sharepoint. Ke každému projektu je připraven pracovní prostor projektů, který je využíván pro ukládání, sdílení archivaci důležitých projektových dokumentů. Struktura, obsah a pracovní postupy (workflow) pro práci s dokumenty jsou připraveny tak, aby splňovaly náročné požadavky interních směrnic a certifikací společnosti (ISO,certifikace Úřadu civilního letectví, IRIS atd.)

Měření a vyhodnocování projektů
Součástí architektury řešení je využití služeb Analyses Services a Reporting Services systému SQL. S využitím datových kostek, které byly připraveny na základě požadavků zákazníků, mají pracovníci Unicontrols možnost získávat různé přehledy stavu projektů, zakázek, celého projektového portfolia, včetně pohledů na plánovanou práci, finance atd. Data pro vyhodnocování projektů jsou také zasílána do informačního systému ERP a systému pro zpracování mezd. Pro vizuální reporty a exporty jsou využívány služby Reporting Services a Reporting Pack, které jsou součástí Project Server 2007.

Přínosy

Hlavní přínosy, které identifikoval zákazník po 6 měsících rutinního provozu, jsou následující:

  • sjednocení přístupu pří řízení projektů
  • přehled vytížení pracovníků
  • efektivní sdílení dokumentace a zkvalitnění pracovních postupů
  • kvalitní controlling projektů a zakázek
  • získání exaktních informací pro rozhodování o projektech a dalších zakázkách
  • stabilita řešení
*
*S řešením řady Microsoft Project 2007 jsme velmi spokojeni. Umožňuje nám kvalitnější plánování projektů a přináší informace o jejich průběhu, které nám poskytují požadovanou zpětnou vazbu a výrazným způsobem napomáhají v řízení projektů v naší společnosti.*

Ing. Richard Klik
Vedoucí odboru informačních systému

*
Customer Size: Medium Organization
Industry: Other Services; IT Services
Country or Region: Czech Republic
Solutions:
  • Microsoft Office Project Server 2007
  • Microsoft Dynamics NAV
  • Microsoft Office 2007 Suites
  • Microsoft SQL Server 2005
  • Microsoft Office Project Professional 2007
  • Microsoft Project Online
Downloadable ResourcesPDF Document