Trio Line Polska usprawnia procesy biznesowe w oparciu o Microsoft Dynamics NAV

„Naszym priorytetem jest wzorowa komunikacja z klientami, zewnętrznymi projektantami i podwykonawcami. Taka bliska współpraca owocuje wprowadzaniem na rynek nowatorskich rozwiązań designerskich oraz rozwijaniem już istniejących. Tworzymy meble, wykorzystując różnorodne materiały, tkaniny i skórę. Staramy się zaspokoić nawet najbardziej specyficzne wymagania klienta. Zależy nam, aby wykorzystywane przez nas rozwiązania informatyczne nadążały za dynamicznym rozwojem naszej firmy i pomagały w lepszej komunikacji z otoczeniem. Zdecydowaliśmy się na rozwiązanie zaproponowane przez IT Vision, certyfikowanego partnera Microsoft”.

                                                                          - Katarzyna Mrug, CFO, Proxy, Trio Line Polska Sp. z o.o.

                                         Wprowadzenie

*
*"Naszym celem jest tworzenie rozwiązań funkcjonalnych, solidnych i pięknych. Staramy się, aby nasze meble były nie tylko ciekawie zaprojektowane, ale także wygodne, umożliwiając odpoczynek nawet po bardzo ciężkim dniu pełnym wyzwań. Jesteśmy na bieżąco z aktualnymi trendami i designerskimi nowinkami, choć w naszej ofercie nie brak również rozwiązań klasycznych i sprawdzonych. Staramy się zaspokoić gusta nawet najbardziej wymagających klientów.

Rozbudowa oprogramowania Microsoft Dynamics NAV daje nam lepszy wgląd w aktualny stan zleceń i pozwala nadzorować rzeczywiste zasoby, przez co jeszcze lepiej możemy obsługiwać naszych klientów”.
*

Agnieszka Sadowska
Główna księgowa,
Trio Line Polska
Sp. z o.o.

*
Trio Line została założona w 1984 r. jako firma rodzinna, szybko stając się jednym z największych skandynawskich producentów mebli wysokiej jakości. Realizuje również usługi tapicerskie dla największych duńskich i austriackich firm meblarskich. W związku z dużą dynamiką rynku oraz brakiem odpowiedniej kadry specjalistów w Danii, firma Trio Line zdecydowała się w 2003 r. przenieść część produkcji do filii w Polsce, usytuowanej w Stęszewie, niedaleko Poznania.

W firmie Trio Line Polska Sp. z o.o. wykorzystywano kilka systemów wspierających codzienną działalność. Zarząd podjął decyzję o rozbudowie istniejącego rozwiązania Microsoft Dynamics NAV, aby podnieść jakość procesów zachodzących w firmie (m.in. w obszarze księgowości, finansów, sprzedaży, produkcji oraz controllingu). Przede wszystkim systemem Microsoft Dynamics NAV należało objąć obszar księgowości, a także usprawnić funkcjonowanie działu zaopatrzenia i logistyki. Nowo wdrożone moduły miały zostać zintegrowane z działem sprzedaży, produkcji, magazynu itd. Komunikacja w trakcie szkoleń oraz dokumentacja projektowa wymagana była w języku angielskim.

Specjaliści firmy IT Vision przeprowadzili analizę przedwdrożeniową, która pozwoliła nie tylko określić aktualną sytuację Trio Line Polska Sp. z o.o. i jej potrzeby w zakresie usprawnienia codziennych czynności, ale także wychwycić pojawiające się możliwości rozwoju.

Cele projektu

• Objęcie większości procesów w przedsiębiorstwie jednym zintegrowanym narzędziem
• Łatwiejszy dostęp do danych (raportowanie, planowanie, controlling)
• Zapewnienie zgodności z polskimi standardami rachunkowości z jednoczesnym uwzględnieniem wymogów raportowania w ramach grupy kapitałowej
• Automatyzacja działań w obszarze księgowości
• Usprawnienie procesu zatwierdzania dokumentów
• Większa kontrola kosztów i dokumentów księgowych
• Lepszy nadzór nad procesem dostaw, skrócenie terminów realizacji i redukcja zalegania materiałów
• Dokładne informacje na temat rzeczywistych stanów magazynowych
• Rozliczenie produkcji i kalkulacja marży na poziomie danego zlecenia na podstawie rzeczywistych danych
• Automatyzacja wymiany danych z systemami partnerów biznesowych

Wdrożenie

Wyzwanie: Potrzeba unowocześnienia i usprawnienia obszaru zaopatrzenia

Po przeprowadzeniu gruntownej analizy potrzeb w tym zakresie, popartej opiniami decydentów oraz pracowników firmy Trio Line Polska Sp. z o.o., specjaliści IT Vision zrealizowali projekt wdrożeniowy mający na celu poprawę planowania zaopatrzenia.

Wdrożony system pozwala zoptymalizować poziom zaopatrzenia i zminimalizować stany magazynowe. Zamawianie materiałów na zlecenie może odbywać się w sposób automatyczny.

System usprawnia pracę działu zaopatrzeniowego. Pozwala prowadzić racjonalną gospodarkę magazynową i planować zasoby w oparciu o rzeczywiste potrzeby. Dzięki temu firma Trio Line Polska Sp. z o.o. może uniknąć niepotrzebnych nadwyżek w magazynie.

Wyzwanie: Potrzeba integracji z systemami partnerów

Firma IT Vision stworzyła dedykowane rozszerzenia umożliwiające elektroniczną wymianę danych i dokumentów pomiędzy firmą Trio Line Polska Sp. z o.o. i jej głównymi kontrahentami. Dedykowany system B2B umożliwia wymianę plików XML w zakresie zamówień zakupu, ich potwierdzeń, a także faktur sprzedaży.

Komunikacja pomiędzy firmą Trio Line Polska Sp. z o.o. oraz jej partnerami została znacząco usprawniona. Wymiana dokumentów – zamówień, potwierdzeń, faktur – stała się szybsza i bardziej efektywna.

Korzyści biznesowe

Usprawnienia w dziale księgowości

Raportowanie. Tworzenie raportów dla kadry zarządzającej oraz pracowników działu księgowego (m.in. informacja o przychodach w walucie polskiej i obcej, analizy obrotu, raporty sprzedaży z podziałem na klientów, płatności przeterminowane, możliwość filtrowania wyników, możliwość tworzenia raportów okresowych).

Procedury księgowe. Uporządkowanie procedur księgowych w obszarach rozliczania kosztów, sprzedaży, zakupów, magazynu i produkcji (podział na koszty pośrednie i bezpośrednie, koszty pośrednie w rozbiciu na poszczególne działy etc.). Implementacja schematów księgowania w celu redukcji ryzyka wystąpienia błędów oraz zwiększenia efektywności. Wgląd w aktualne wielkości zasobów dzięki księgowaniu zakupów bezpośrednio na kontach magazynowych. Wartość prac w toku obliczana automatycznie przez system (nakład pracy i materiałów).

*
*"Specyfika naszej działalności wymusza śledzenie nowych trendów na rynku meblarskim i designerskim. Bardzo ważna jest dobra komunikacja ze sprawdzonymi dostawcami i kontrahentami. Rozwiązania zaproponowane przez specjalistów IT Vision, a zwłaszcza elektroniczna platforma B2B pozwalają na skuteczniejszą i szybszą wymianę kluczowych informacji i dokumentów z naszymi partnerami"*

Cezary Szarapanowski
IT Department Manager / Dynamics NAV, Trio Line Polska Sp. z o.o.

*
Usprawnienia w dziale finansów

Procedury rachunkowe. Wdrożony system księgowy respektuje przepisy polskiego prawa podatkowego i zapewnia zgodność z polskimi standardami księgowości. W ramach wdrożenia przeprowadzono skomplikowaną i niestandardową procedurę zmiany metody wyceny oraz przeszacowania magazynów, nie powodując przy tym jakichkolwiek przerw w działalności bieżącej i rejestracji dokumentów.

Klienci i sprzedawcy. Wprowadzono pełną funkcjonalność systemu w obszarze należności i płatności, dzięki czemu usprawniono pracę działu. Dużym udogodnieniem jest także możliwość raportowania kompletnych rozliczeń z klientami i sprzedawcami. Istnieje możliwość rozbudowy funkcjonalności w przyszłości, w miarę pojawiających się potrzeb.

Personel. System zapewnia prowadzenie rozliczeń pomiędzy firmą a pracownikami (rozliczanie kosztów podróży służbowych, zakupów dokonywanych przez pracowników na potrzeby firmy, i in.). Istnieje możliwość raportowania całkowitej wysokości rozliczeń z pracownikami.

Środki trwałe. Ewidencjonowanie środków trwałych, podział inwentarza na grupy, możliwość prostego planowania konserwacji, napraw, utrzymania środków trwałych.

Usprawnienia w innych działach

Wycena produktów. Możliwość tworzenia wycen w oparciu o nakład pracy i materiałów, a także różnicowania cen w zależności od wielkości zakupów i klienta.

Customer Size: Medium Organization
Industry: Consumer Goods
Country or Region: Poland
Solutions:
  • Microsoft Dynamics NAV 2009
Business Situation: Firma potrzebowała systemu do zarządzania procesami zachodzącymi w obszarze księgowości, finansów, sprzedaży, produkcji oraz controllingu.
Benefits: Możliwość tworzenia zaawansowanych raportów w łatwy i szybki sposób, większa kontrola kosztów i automatyzacja działań księgowych, ulepszenie komunikacji z partnerami biznesowymi.
Downloadable ResourcesWord Document