Ab jetzt wird jeder Cent umgedreht

Die Geschichte der hessischen Kleinstadt Dillenburg ist eng mit dem niederländischen Königshaus Oranien verbunden. Die Niederländer hatten ihren Stammsitz ab dem 13. Jahrhundert auf dem heutigen Schlossberg. Noch im 16. Jahrhundert gehörten einige niederländische Provinzen zu Dillenburg. Und es war ein Dillenburger, der die Niederlande im Freiheitskampf gegen Spanien führte: Wilhelm von Oranien ist der wohl berühmteste Sohn der Stadt. Das Residenzschloss gibt es längst nicht mehr, doch im Geschichtsbewusstsein der rund 24 000 Einwohner spielen die Oranier noch heute eine große Rolle. So prägen Kultur und Tourismus die Stadt. Attraktionen wie der Wanderweg Rothaarsteig, die „Kasematten“ – Europas zweitgrößte unterirdische Verteidigungsanlage – oder die Dillenburger Hengstparade sind weit über die Grenzen der Region bekannt. Politisch gehört die ehemalige Kreisstadt zum Lahn-Dill-Kreis. Unternehmen wie E.ON oder ThyssenKrupp zeigen vor Ort mit Niederlassungen Flagge und prägen das moderne Bild von Dillenburg.

Doppik als Gemeinschaftsprojekt

Seit 2005 weist die Gemeindeordnung die hessischen Kommunen an, von der einfachen Kameralistik auf die erweiterte Kameralistik oder auf die Doppik zu wechseln. Die Stadt Dillenburg entschied sich für Letzteres. Spätestens der Haushalt für das Jahr 2009 sollte auf Basis der neuen Rechnungslegung entstehen. Trotz des Zeitdrucks beschloss die Stadt Dillenburg, den Umstieg gemeinsam mit sechs Nachbargemeinden anzugehen.

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*Die ,Budget-Auskunft‘ lässt sich so einfach bedienen,
dass unsere Mitarbeiter ohne Schulung sofort
ihre Budgets überwachen konnten. Entsprechend
hoch ist die Akzeptanz.
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Reiner Pulfrich
als stellvertretender Ressortleiter Finanzen verantwortlich
für die Einführung der Doppik bei der Stadt Dillenburg
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Ferner zog man ein externes Beraterteam der Stadt Uelzen hinzu, die den Wechsel bereits vollzogen hatte. Das Team sollte die Projektpartner bei Softwareauswahl, Systemwechsel und Einarbeitung unterstützen. „Die Konstellation hat sich als goldrichtig erwiesen“, blickt Reiner Pulfrich zurück, als stellvertretender Ressortleiter Finanzen verantwortlich für die Einführung der Doppik bei der Stadt Dillenburg. „So konnten wir von der Erfahrung der Stadt Uelzen profitieren und zudem unvermeidliche Fixkosten – etwa für externe Beratung, Schulungen oder Projektleitung – auf mehrere ‚Schultern‘ verteilen.“

In Sachen Software zog man eine Migration der bisher genutzten Anwendung ebenso in Erwägung wie einen Systemwechsel. Fünf der sieben Projektpartner waren Kunden der ekom21 GmbH, des IT-Dienstleisters der hessischen Verwaltung. Das Unternehmen empfiehlt die Verwaltungssoftware newssystem kommunal von INFOMA, die auf dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV basiert. „Beim Umstieg auf newssystem kommunal konnten wir quasi auf vorhandene Ressourcen zurückgreifen. Das brachte Sicherheit ins Projekt und erleichterte uns die Entscheidung“, begründet Pulfrich die Wahl. Der Zuschlag für die Implementierung ging an den Microsoft-Partner INFOMA Software Consulting GmbH.

Herausforderung Systemwechsel

Vor dem Softwarewechsel 2006 wollte man die Verwaltungsprozesse umfassend optimieren: Strukturen wurden gestrafft, Doppelarbeiten eliminiert und neue Produkte gebildet. Ein Ziel dabei war, die Gebühren von Dienstleistungen künftig exakt kalkulieren zu können. Dazu musste es möglich sein, die Arbeitszeit auf verschiedene Kostenträger und Kostenstellen zu buchen. Eine Dienstvereinbarung mit den Mitarbeitern ebnete den Weg für die Einführung dieser Leistungserfassung. „Heute sind wir in der Lage, Gebührensätze – zum Beispiel für die Grabstätten der Friedhöfe – exakt zu kalkulieren“, erklärt Pulfrich.

Für die Anlagenverwaltung musste man das kommunale Vermögen bewerten – eine der Herausforderungen des Projekts. Daher wurde eigens eine Projektgruppe eingerichtet, die einen einheitlichen Bewertungsleitfaden für alle sieben Gemeinden entwickelte. Immerhin ließ sich der Aufwand für die Eingabe der Daten begrenzen, hier halfen Schnittstellen zu vorhandenen Verwaltungsverfahren. So lag für Pulfrich der Knackpunkt eher auf der menschlichen als auf der technischen Seite: „newssystem kommunal ist eine ausgereifte Verwaltungssoftware, die alle benötigten Funktionen bereitstellt. Erwähnenswerte Anpassungen gab es daher nicht.“ Ein wichtiges Element des Projekts sei es gewesen, die Mitarbeiter dauerhaft für die neue Methodik zu gewinnen. „Hat man noch nie etwas mit kaufmännischer Buchhaltung zu tun gehabt, ist der Wechsel auf die Doppik ein erheblicher Einschnitt“, zeigt Pulfrich Verständnis. „Kommen dann noch eine neue Software, neue Buchungsvorschriften und jede Menge geänderte Verwaltungsabläufe hinzu, ist das viel Stoff auf einmal.“ Ausführliche Schulungen und die intensive fachliche Unterstützung während der Umstellung halfen den Mitarbeitern durch die „kritische Phase“.

Der Umstieg erfolgte in mehreren Schritten: 2006 entstand der letzte kameralistische Abschluss auf Basis von newssystem kommunal, 2007 wurde parallel nach beiden Verfahren gebucht, wobei der Abschluss kameral erfolgte. Seit 2008 arbeitet die Stadt Dillenburg ausschließlich nach den Regeln der Doppik.

Budgets transparent machen

Zu den Zielen des Systemwechsels gehörte es, das Kostenbewusstsein der Verwaltung zu stärken, um Ressourcen optimal zuteilen zu können. Dazu wollte man die Eigenverantwortung in den verschiedenen Verwaltungsbereichenfördern. „Um Verantwortung für das Budget übernehmen zu können, müssen die Mitarbeiter allerdings genau die finanzielle Situation ihres Zuständigkeitsbereichs kennen“, gibt Pulfrich zu bedenken. Doch auf eine schnelle, dezentrale Budgetauskunft war newssystem kommunal bis dato nicht ausgerichtet. Das Standardberichtswesen war hierfür zu umständlich und die Business-Intelligence-Komponente zu komplex.

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*Das Rollenkonzept von
Dynamics NAV erlaubte
uns, Struktur und Aufbau
der Arbeitsplätze auf die
Anforderungen einzelner
Mitarbeiter zuzuschneiden.
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Reiner Pulfrich
als stellvertretender
Ressortleiter Finanzen verantwortlich
für die Einführung der Doppik bei der
Stadt Dillenburg
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Den Bedarf an einem einfachen Auskunftssystem teilten die Dillenburger mit dem INFOMA/ekom21-Anwenderkreis – einem usammenschluss von 36 Gemeinden und Landkreisen sowie einem Abwasserzweckverband. Gemeinsam reichte die Interessengruppe einen entsprechenden Verbesserungsvorschlag ein, den die Experten von INFOMA schnell aufgriffen. Heute können die Mitarbeiter der Stadt Dillenburg per Mausklick die aktuelle Budgetsituation abrufen. Benutzerrechte sorgen dafür, dass lediglich diejenigen Budgets, Buchungenund Kostenstellen angezeigt werden, die zum Verantwortungsbereich passen.

Die Bedienung der „Budget-Auskunft“ ist intuitiv: Per „Drill-down“ lassen sich die Gesamtsummen bis auf die Ebene einzelner Buchungen herunterbrechen. Zusätzlich können die Vorgänge chronologisch verfolgt werden. Da der Status offener Rechnungen sofort zu erkennen ist, kann die Verwaltung schnell reagieren, was der Kommune Liquiditätsvorteile beschert. „Die Budget-Auskunft lässt sich so einfach bedienen, dass unsere Mitarbeiter ohne Schulung sofort ihre Budgets überwachen konnten. Entsprechend hoch ist die Akzeptanz“, betont Ressortleiter Pulfrich.

Die unterschiedlichen Anforderungen an die jeweiligen Arbeitsplätze ließen sich mithilfe des Role Tailored Client in Microsoft Dynamics NAV komfortabel umsetzen. Überflüssige  Befehle und Funktionen wurden so weit entfernt, dass nun jene Informationen im Vordergrund stehen, die für die tägliche Arbeit wichtig sind. „Das Rollenkonzept erlaubte uns, Struktur und Aufbau der Arbeitsplätze auf die Anforderungen einzelner Mitarbeiter zuzuschneiden“, erklärt Pulfrich. „Dadurch stieg die Akzeptanz von Dynamics NAV, während die Schulungskosten sanken. Abgesehen davon geht die Arbeit schneller von der Hand, wenn Prozesse schlank gestaltet sind.“

Effizientere Verwaltung

Die Einführung von newssystem kommunal und der Wechsel auf die Doppik haben die Arbeitsweise der Stadtverwaltung und den Umgang mit den kommunalen Finanzen verändert. „Der Buchungsaufwand ist deutlich höher als früher, doch dafür haben wir mehr Einblick in unsere finanzielle Situation. Viele Bereiche arbeiten spürbar effizienter“, resümiert Pulfrich. Die Verlagerung der Verantwortung in die Verwaltung habe zu praxisnahen, sachgerechten Entscheidungen geführt. Gleichzeitig dächten immer mehr Mitarbeiter wirtschaftlich. „Verwaltungskrankheiten wie das ‚Dezemberfieber‘ verlaufen bei uns inzwischen eher glimpflich“, stellt der Ressortleiter augenzwinkernd fest.

Auch auf politischer Ebene entfaltet die Doppik ihre Wirkung: Die Belastung des Haushalts durch Abschreibungen und Rückstellung zwingt die Politik, nachhaltiger zu wirtschaften. „Das stößt nicht überall auf Begeisterung, doch die Transparenz wird geschätzt“, ergänzt Pulfrich. Daher wurde beschlossen, das System kontinuierlich auszubauen: Beim Controlling kommen beispielsweise laufend neue Kennzahlen und Auswertungen hinzu. Ebenfalls in Planung ist der Einstieg in das Dokumentenmanagement.


This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.
Customer Size: Medium Organization
Industry: Public Administration; Government; Local Government Agencies; State and Regional Government Agencies
Country or Region: Germany
Solutions:
  • Microsoft Dynamics NAV 2009
  • Microsoft SQL Server 2008 Enterprise
  • Microsoft Dynamics NAV
Organization Profile: Die hessische Kleinstadt Dillenburg mit 24 000 Einwohnern gehört zum Lahn-Dill-Kreis. Wirtschaftlich spielen die Niederlassungen einiger Konzerne und der Tourismus eine zentrale Rolle.
Business Situation: Die hessischen Kommunen mussten bis 2009 auf die erweiterte Kameralistik oder auf Doppik umsteigen. Die Stadt Dillenburg entschied sich für Letzteres und setzte das Projekt gemeinsam mit sechs Nachbarkommunen um.
Benefits: Seit 2008 plant Dillenburg seinen Haushalt auf Basis der Doppik; newssystem kommunalsorgt für einen transparenten Einblick in die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit.