MIX Electronics zwiększa swoją konkurencyjność rynkową dzięki wdrożeniu Microsoft Dynamics AX

*
*Od samego rana do centrali firmy na bieżąco spływają dane o sprzedaży hurtowej i internetowej, a na koniec każdego dnia – o sprzedaży detalicznej. Gromadzone w bazie systemu informacje dokładnie obrazują m.in. dynamikę popytu, sprzedaż produktów, poziom zatowarowania czy ewentualne zwroty*

Witold Kruszewski
członek zarządu Mix Electronics

*

Wprowadzenie
Mix Electronics to jedna z największych polskich sieci handlowych oferujących sprzęt RTV, AGD i GSM. Firma posiada kilkaset sklepów firmowych i dysponuje scentralizowaną logistyką. Mix Electronics prowadzi sprzedaż w trzech kanałach: detalicznym, hurtowym i internetowym.
Mimo niskiej dynamiki popytu na rynku i niewygórowanych marż, firma szybko się rozwija, poszerzając sukcesywnie swoje udziały w rynku, skutecznie radząc sobie w trudnych warunkach biznesowych.
Mix Electronics od wielu lat jest notowana w rankingach największych polskich firm. Od 1997 roku jest obecna na giełdzie. Tego typu wyróżnienia zobowiązują. Mix Electronics dba nie tylko o umacnianie swojej pozycji rynkowej, ale również o zaspokajanie potrzeb Klientów, tak by byli zadowoleni z zakupu towarów i usług firmy. Motto Mix Electronics brzmi: „Sprzedajemy zadowolenie”, które odzwierciedla podejście firmy do sprzedaży.

Wyzwanie
Rywalizacja na rynku elektroniki użytkowej i urządzeń AGD jest bardzo duża. Firmy dystrybucyjne i sieci handlowe muszą liczyć się z konkurencją prowadzącą działalność w Internecie, która może pozwolić sobie na niższe marże. W takich warunkach liderami zostają te firmy, które przy wsparciu systemów informatycznych potrafią nie tylko efektywnie zarządzać kosztami i zasobami firmy, ale też wnikliwie analizować podaż i popyt poszczególnych produktów, umacniając swoją pozycję rynkową poprzez prowadzenie skutecznej polityki cenowej.
Mix Electronics potrzebował narzędzia, które kompleksowo wsparłoby kluczowe procesy zachodzące w firmie, m.in w obszarze finansów, środków trwałych, zapasów, zakupów czy kontroli należności, a także umożliwiłoby skuteczne i rentowne działanie.

Rozwiązanie
Firma zdecydowała się na wdrożenie systemu Microsoft Dynamics AX. Oprócz standardowych funkcjonalności wspierających główne obszary działania firmy, w Mix Electronics wdrożono też moduły branżowe, odpowiadające szczególnym potrzebom firmy.
„Uznaliśmy, iż większość aplikacji powinna być wdrożona w standardowej wersji, a modyfikacje dokonane tylko tam, gdzie było to konieczne i niezbędne do funkcjonowania firmy, np. w obszarze zarządzania magazynem i rezerwowania towarów przez sklepy, hurtownie i klientów internetowych.” – mówi Mikołaj Donimirski, project manager, Columbus IT.

W procesie implementacji aktywnie uczestniczyli pracownicy działów, których pracę miał wspierać system. Dzięki temu, specjaliści z Columbus IT, będącej certyfikowanym partnerem wdrożeniowym Microsoft Dynamics, mogli dogłębnie poznać potrzeby swojego klienta i specyfikę działania przedsiębiorstwa. W efekcie zaprojektowano rozwiązanie odpowiadające jego szczególnym potrzebom, wspierające najbardziej newralgiczne obszary funkcjonowania firmy.

„Każdy projekt wdrożeniowy wymaga bowiem zaangażowania nie tylko konsultantów firmy wdrożeniowej, ale także kluczowych użytkowników rozwiązania. To oni wiedzą, w jakim kierunku rozwija się firma i jakie procesy biznesowe wymagają w związku z tym usprawnienia. Tego typu świadomość i zaangażowanie klienta przekłada się na wysoką jakość wdrożenia. Tak też było w firmie Mix Electronics, która do projektu zaangażowała nie tylko dział IT, ale też dyrektora działu finansów i kierownictwo logistyki.” – wyjaśnia Mikołaj Donimirski, Columbus IT.

Jak to działa?

Sprzedaż
Zaimplementowane narzędzie przede wszystkim powinno wspierać firmę w jej głównej działalności – skutecznej sprzedaży. Przed wdrożeniem Microsoft Dynamics AX kluczowi menedżerowie firmy korzystali już z rozwiązań informatycznych, wspomagających zarządzanie sprzedażą detaliczną i hurtową, e-commerce czy WMS, ale oprogramowanie to nie było zintegrowane. Każdy manager miał do dyspozycji tylko część danych, ponieważ w firmie brakowało narzędzia umożliwiającego całościowy wgląd w informacje. Ponadto, dostęp do dużej części danych był utrudniony i zajmował znacznie więcej czasu, gdyż poszczególne informacje trzeba było wyszukiwać ręcznie z kliku różnych systemów. Microsoft Dynamics AX, zintegrowany z pozostałymi aplikacjami wykorzystywanymi w Mix Electronics, objął swoim zasięgiem całą firmę, stając się rdzeniem infrastruktury IT.

„Dzięki temu uzyskaliśmy pełny i rzeczywisty podgląd tego, co dzieje się w naszej firmie.” – przekonuje Witold Kruszewski, członek zarządu Mix Electronics.

Dysponując kompleksową wiedzą i danymi sprzedażowymi aktualizowanymi w czasie rzeczywistym, menedżerowie Mix Electronics mogą równie dokładnie tworzyć, śledzić, planować zapotrzebowanie i obrót towarami na poziomie centralnym oraz dla każdej placówki sprzedażowej. Pozwala to usprawnić zarządzanie relacją podaży i popytu oraz zwiększać zyski.

„Od samego rana do centrali firmy na bieżąco spływają dane o sprzedaży hurtowej i internetowej, a na koniec każdego dnia –
o sprzedaży detalicznej. Gromadzone w bazie sytemu informacje dokładnie obrazują m.in. dynamikę popytu, sprzedaż produktów, poziom zatowarowania czy ewentualne zwroty.”
– dodaje Witold Kruszewski, Mix Electronics.

Integracja z kasami
Integracja systemu z oprogramowaniem obsługującym kasy to rozwiązanie, które dostarcza menedżerom cennych i aktualnych danych. Dzięki temu możliwa jest natychmiastowa reakcja na wahania popytu, np. zmianę cen, lub przekierowanie danego towaru do placówki, w której popyt jest większy. Dzięki takim informacjom możliwe jest także bardziej racjonalne składanie zamówień u producentów. Dysponując wiedzą na temat najczęściej i najrzadziej sprzedawanych towarów, menedżerowie mogą składać zamówienia proporcjonalne do popytu.
W efekcie firma może uniknąć niepotrzebnego zamrożenia kapitału w postaci niechcianego towaru zajmującego cenne miejsce
w magazynie. Ponadto braki w produktach, na które jest duży popyt, mogą oznaczać utratę klientów, którzy zwrócą się do konkurencji. Możliwości analityczne systemu wykorzystywane w procesie składania zamówień są nieocenione w sezonie podwyższonego popytu, np. w okresie przedświątecznym.

*
*Wszystkie kluczowe procesy zachodzące w firmie są zautomatyzowane. Wiemy, co aktualnie dzieje się
w naszym otoczeniu biznesowym. Dzięki temu możemy szybko reagować na zdarzenia i poruszać się po rynku równie sprawnie, co mniejsze organizacje. To nasz duży atut.
*

Witold Kruszewski
członek zarządu Mix Electronics

*
Łańcuch dostaw
W firmach działających w branży handlowej, sukces działania w ogromnej mierze zależy od dobrze zaplanowanego łańcucha dostaw. Wdrożony w firmie system musiał podołać wyzwaniu obsłużenia ponad 200 salonów sprzedaży i hurtowni na terenie całego kraju, dlatego od Microsoft Dynamics AX oczekiwano gruntownego odwzorowania całego łańcucha dostaw – począwszy od zaopatrzenia
i magazynowania, przez dystrybucję, sprzedaż detaliczną i hurtową, aż po procesy księgowe. Wierne odwzorowanie procesów logistycznych w systemie gwarantuje, że żadne działania nie zostaną pominięte, co zapewni firmie ciągłość dostaw i wysoką dostępność towarów, gwarantującą wysoką satysfakcję klientów.

Automatyzacja procesów
System pobierając dane z różnych aplikacji pozwala na stałe zautomatyzowanie licznych procesów i obserwację zjawisk zachodzących w firmie. Oprogramowanie pozwala ustalić aktualne stany na magazynach, co i w jakim tempie jest sprzedawane, w jaki sposób zmieniają się koszty operacyjne, czy też na jakim etapie znajduje się realizacja zamówienia, oraz wiele innych kwestii.

„Podobnych pytań, które każdego dnia pojawiają się w naszej pracy, jest więcej. Ale nie musimy zagłębiać się w masie papierowych dokumentów, aby poznać odpowiedzi. Wszystkie informacje dostarczane są przez Microsoft Dynamics AX w prosty, szybki i przejrzysty sposób.” – dodaje Witold Kruszewski, Mix Electronics.

Zaawansowane rozliczenia
Przy tak skomplikowanej strukturze, rozproszeniu placówek i współpracy z ogromną liczbą kontrahentów, standardowe rozwiązania obsługujące rozliczenia okazały się niewystarczające. Dlatego też Columbus IT zaprojektował kilka rozwiązań specjalnie z myślą o Mix Electronics. Moduły te pozwalają rejestrować zapłaty, realizowane przez klientów detalicznych z uwzględnieniem różnych metod płatności, a także zarządzać limitami kredytowymi, co pozwala na weryfikację zamówień składanych przez klientów hurtowych. Po złożeniu przez takiego klienta zamówienia, Microsoft Dynamics AX sprawdza, czy zaległości hurtowni przekroczyły limit. Jeśli okaże się, że klient nie uregulował płatności na czas, współpracujący z nim menedżer dostaje odpowiednią informację, a system automatycznie blokuje możliwość realizacji zamówienia.

Innym przydatnym rozwiązaniem jest również zintegrowanie Microsoft Dynamics AX z zewnętrznymi systemami bankowymi. Dzięki temu w systemie widoczne są wszystkie operacje dokonane na kontach firmy. Możliwość podglądu salda przedsiębiorstwa pozwala na stałą kontrolę kondycji finansowej firmy, co zapewnia jej większe bezpieczeństwo ekonomiczne, a także znacznie ułatwia planowanie wydatków. Ponadto, dzięki takiemu rozwiązaniu można także zlecać przelewy dla kontrahentów i producentów sprzętu na podstawie przygotowanych wcześniej i automatycznie wygenerowanych dokumentów. Takie rozwiązanie gwarantuje, że przelewy będą wychodziły z firmy o czasie, co pozytywnie wpływa na relacje firmy z podwykonawcami i dostawcami sprzętu, którym handluje firma Mix Electronics.

Współpraca biznesowa
Dla Mix Electronics szczególnie ważnymi klientami są hurtownie. Ich siła nabywcza gwarantuje firmie stały zbyt, dlatego poszukiwano narzędzia, które usprawniłoby współpracę z klientami biznesowymi i przyczyniło się do zwiększenia ich satysfakcji ze współpracy z Mix Electronics, a w efekcie pozwoliło na zacieśnienie więzi biznesowych oraz wzrost lojalności.

Przed implementacją Microsoft Dynamics AX cały proces rezerwacji przeprowadzany był ręcznie. Niestety skutkowało to niekiedy pomyłkami i błędami, obniżającymi satysfakcję klientów. Teraz każde zamówienie, w tym pochodzące z portalu internetowego Mix Electronics, jest automatycznie kolejkowane co do minuty, według momentu zgłoszenia zakupu. Zapewnia to właściwy porządek realizacji zleceń i pozwala na ich śledzenie, dzięki czemu w każdej chwili można sprawdzić na jakim etapie znajduje się dane zamówienie i poinformować klienta o dacie dostarczenia towaru lub uprzedzić go o ewentualnym opóźnieniu.

Aplikacje oparte na Microsoft Dynamics AX pozwalają menedżerom na prowadzenie efektywnych działań marketingowych, takich jak naliczanie rabatów czy rozliczanie programów lojalnościowych, w postaci modułu zarządzania korektami zakupu.
Co ważne, Microsoft Dynamics AX ułatwia też korekty faktur, co przynosi widoczne korzyści w przypadku rozliczania uczestnictwa
w programach lojalnościowych. Producenci sprzętu oferują sieciom handlowym, takim jak Mix Electronics, specjalne zniżki, które przysługują po zrealizowaniu planu sprzedażowego w określonym terminie. Rozwiązanie oferowane przez Microsoft Dynamics uwalnia menedżerów od podwójnej pracy. Dawniej musieli oni najpierw dokonać ewidencji sprzedaży towarów po pierwotnie ustalonych cenach, a w przypadku zrealizowania planu – nanieść poprawki na fakturach. Teraz procesy te odbywają się automatycznie, co pozwala oszczędzić czas i gwarantuje poprawność faktur.

Korzyści biznesowe
Dzięki wdrożeniu Microsoft Dynamics AX, firma Mix Electronics zyskała wymierne korzyści:
  • System umożliwił automatyzację licznych procesów oraz bieżące ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń, dzięki czemu zarząd firmy i menedżerowie zyskują aktualne dane na temat kondycji firmy.
  • Microsoft Dynamics AX, zintegrowany z oprogramowaniem kasowym, dostarcza danych z rynku i informacji na temat popytu na dane produkty, co znacznie ułatwia prowadzenie polityki cenowej.
  • Firma zyskała skuteczne narzędzia do zarządzania należnościami i kontroli przepływu środków pieniężnych oraz rejestracji wydania towarów.
  • Dzięki narzędziom wspierającym łańcuch dostaw, można z łatwością harmonogramować dostawy towaru, a dzięki aplikacjom analitycznym zamawiać takie ilości towarów, które odpowiadają na aktualny popyt.
  • Dzięki możliwości korekty faktur oraz zintegrowaniu systemu z zewnętrznymi systemami bankowymi, finanse firmy znajdują się pod ściślejszą kontrolą.
  • System zapewnił ponadto sprawniejszą obsługę zamówień pochodzących od klientów biznesowych, dzięki zastosowaniu kolejkowania zamówień.
Referencje
„Niezależnie od koniunktury, jednym z największych wyzwań w naszej branży jest efektywne zarządzanie stanami magazynowymi i ciągle zmieniającymi się marżami. Przy dużych wolumenach jest to jeszcze trudniejsze i łatwiej o kosztowną pomyłkę. Tego typu ryzyko chcieliśmy zredukować do minimum, wdrażając zintegrowany system Microsoft Dynamics AX.” – wyjaśnia Witold Kruszewski, Mix Electronics.

„Wszystkie kluczowe procesy zachodzące w firmie są zautomatyzowane. Wiemy, co aktualnie dzieje się w naszym otoczeniu biznesowym. Dzięki temu możemy szybko reagować na zdarzenia i poruszać się po rynku równie sprawnie, co mniejsze organizacje. To nasz duży atut.” – dodaje Witold Kruszewski, Mix Electronics.
„Kierując się wyborem zespołu wdrożeniowego, uwagę zwracaliśmy nie tylko na cechy proponowanego systemu ERP (elastyczność, duża wydajność, intuicyjność), ale też na doświadczenie menedżerów i konsultantów, którzy mieli być zaangażowani w projekt. Columbus IT, posiadający bogate doświadczenie zdobyte przy podobnych projektach w handlu detalicznym i dystrybucji, spełnił wszystkie nasze kryteria i oczekiwania.” – podsumowuje Witold Kruszewski, Mix Electronics.

Microsoft Dynamics
Dynamics jest integralną częścią Microsoft, oferującą szeroki zakres zintegrowanych rozwiązań biznesowych dla rynku dużych
i średnich przedsiębiorstw. Oferta firmy w tym zakresie obejmuje systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem (ERP) oraz systemy wspomagające zarządzanie relacjami z klientami (CRM). Rozwiązania te pomagają dużym i średnim przedsiębiorstwom
w tworzeniu i ulepszaniu łączności z klientami, pracownikami, partnerami i dostawcami.

Głównymi produktami Microsoft Dynamics oferowanymi na rynku polskim są: Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV oraz Microsoft Dynamics CRM.

Aplikacje Microsoft Dynamics optymalizują strategiczne procesy biznesowe w organizacji, tj.: zarządzanie finansami, zasobami ludzkimi, łańcuchem dostaw i usługami, projektami, relacjami z klientami oraz e-handel, analitykę i produkcję.

Rozwiązania Microsoft Dynamics są sprzedawane przez sieć firm współpracujących – Partnerów, którzy posiadają wyspecjalizowane zespoły wdrożeniowe, szkoleniowe i serwisowe. Obecnie do sieci Partnerów Microsoft Dynamics na świecie należy ponad 4500 resellerów (VAR), integratorów systemowych, konsultantów, niezależnych dostawców oprogramowania (ISV), firm doradczych oraz dostawców zintegrowanych rozwiązań biznesowych i usług.

Ponad 305 000 firm i organizacji na całym świecie używa rozwiązań Microsoft Dynamics.
Więcej informacji na temat systemu Microsoft Dynamics: http://www.microsoft.com/poland/dynamics/
Customer Size: NA
Industry: Professional Services; Retail and Consumer Goods
Country or Region: Poland
Solutions:
  • Microsoft Dynamics AX
Organization Profile: Sprzedaż detaliczna i hurtowa urządzeń AGD, RTV i GSM.
Business Situation: Mix Electronics to jedna z największych sieci handlujących sprzętem AGD, RTV i GSM w Polsce. Firma dysponuje ponad 220 sklepami na terenie całego kraju. Prowadzi też sprzedaż internetową zarówno dla klientów hurtowych, jak i detalicznych.
Benefits: Integracja z oprogramowaniem kasowym umożliwia gromadzenie danych w jednym miejscu, pozwalając na skuteczne wsparcie procesów sprzedaży.Zaawansowane funkcje rozliczeniowe automatyzują procesy księgowe. System kolejkowania zamówień pozwala na sprawną obsługę dużych zamówień składanych przez klientów biznesowych.Narzędzia analityczne umożliwiają sprawne kierowanie polityką cenową. Moduły odpowiedzialne za koordynację łańcucha dostaw zapewniają terminowe dostawy.
Downloadable ResourcesWord Document