CASOS DE ÉXITO: DIST-PLEX MODUART

Situación
Como lo explica José Alirio Yepes, (Gerente Técnico ERP): “Anteriormente contábamos con una aplicación que no controlaba todo; debido a la necesidad de tener todo integrado en tiempo real, (producción, ventas, mercadeo etc.) pensamos en poder tener una herramienta de planeación y de esta manera, poder ver a futuro las necesidades de nuestros clientes”. Ésta fue una de las motivaciones que les llevó a pensar en utilizar una ERP, la herramienta que permite integrar todos los recursos de cada área, haciendo posible las consultas en tiempo real.

Hoy en día, no dependen de llamar a una persona directamente o contactarla por mail, si no por el contrario, gracias al sistema pueden consultar en tiempo real cualquier clase de dato. Ésta es una herramienta rápida para la toma de decisiones en tiempo real, disponible en cualquier momento del día. “Nos ayuda a minimizar los procesos de trabajo y minimiza los errores de datos que anteriormente se cometían cuando se manejaba todo en Excel. Cuando se migraban los datos, se agrupaban en distintos archivos y luego al final del ejercicio existían 10 bases de datos que eran de clientes, pedidos, contactos y ninguna estaba actualizada”.

Ahora cuentan con una información que está centralizada. Gracias a esta herramienta, no sólo todo se encuentra centralizado si no que la información también está actualizada y todo en tiempo real, sin errores en pedidos o errores contables.

“Nosotros sabemos que detrás de Microsoft hay una fuerza humana y una infraestructura tecnológica muy potente, en donde creemos que el dinero que se paga por las licencias es muy bien utilizado. Esto lo sentimos gracias al excelente soporte técnico y la calidad en su plataforma de productos”, concluye José Alirio Yepes, (Gerente Técnico ERP).

Solución
Inicialmente se contó con SALESFORCE.com sólo para servicio al cliente; sin embargo, una vez se implementó el ERP de Microsoft Dynamics AX, la empresa decidió contar con su propio CRM, esto fue posible gracias al constante apoyo de Team Solutions SAS. Tras analizar detenidamente las necesidades de la compañía y evaluar diferentes alternativas, optaron por el CRM de Microsoft Dynamics, un producto completo, que funciona en un ambiente web y que permite a su vez, utilizar una serie de herramientas fácilmente personalizables. Ofrece una interface sencilla y amigable, y su administración y funcionalidad son más sencillas. Hoy en día, esta empresa cuenta con una plataforma 100% Microsoft, tanto a nivel de Back Office como a nivel de servidores ERP y CRM.

Todo el seguimiento en general, es ahora manejado en Microsoft Dynamics CRM. El departamento Comercial, junto con el cliente, ingresan la información inicial, allí también es posible ver datos como por ejemplo: historial de las visitas realizadas, las cantidades que el cliente desea comprar, fechas, etc. Una vez concluida la transacción, toda la información comienza a fluir dentro del ERP y allí es donde se ingresa el pedido, donde se genera la orden de producción, y también donde se puede consultar información que le es útil al departamento de compras (pedidos en curso, necesidad de reposición de inventarios, tiempos de entrega). Igualmente, el Departamento de Producción obtiene así información sobre tiempos y cantidades a producir para lograr un balance en los inventarios, con el fin de asegurarle al cliente plena satisfacción en el tiempo de respuesta, calidad y servicio.

Beneficios
Dist-plex Moduart ha crecido como una empresa sólida, organizada y orientada al cliente. Para ellos, además de la calidad de los productos es primordial la calidad del elemento humano. “Escogimos los productos Microsoft por el respaldo de la empresa como tal, pero más aún por el respaldo de todo un equipo de personas profesionales prestadoras de un buen servicio con gente que labora día y noche para mejorar sus productos” dice José Alirio Yepes, (Gerente Técnico ERP) al explicar por qué se decidieron por esta opción.

Como muchos otros empresarios, Diego Fernando Piedrahita (Gerente Comercial) enfrentó dudas al momento de implementar cambios en la operación diaria de su personal. “Otro de los beneficios que encontramos al contar con Microsoft, es lo fácil que es administrar esta herramienta. Es muy sencillo, gracias a su interface amigable, como por ejemplo en Office que es nuestra herramienta diaria de trabajo, podemos aprovechar y entender cómo manejar a fondo Word o Excel. Además de amigable, no es complicado para los nuevos usuarios”.

Dado el extenso territorio que conforma el mercado actual de Distplex Moduart, para Diego Fernando Piedrahita (Gerente Comercial) era de gran importancia contar con una herramienta que se adaptara fácilmente al carácter global de su operación. “Mi información se encuentra desde cualquier lugar del mundo gracias a la plataforma, esto es una gran ventaja, cada día le sacamos mayor provecho a la aplicación. El cambio fue un éxito gracias a la cantidad de herramientas que trae que son beneficiosas para nuestra empresa. A mí como gerente, me beneficia porque con un sólo clic, puedo ver cómo se encuentra la compañía, no tengo que esperar a hacer una llamada, ni a tener ninguna reunión, simplemente utilizo la herramienta y puedo tener un control detallado de la empresa”.

En este momento el gerente puede estar en cualquier parte del mundo y puede consultar cualquier clase de reporte financiero, reporte de ventas, etc. Esto permite tomar decisiones importantes desde cualquier lugar del mundo ya que se cuenta con información disponible en tiempo real.

Microsoft Dynamics
Microsoft Dynamics es una línea de soluciones ERP (planificación de recursos empresariales) y CRM (administración de relaciones con el cliente) familiares y adaptables, diseñadas para satisfacer prácticamente cualquier necesidad de las empresas y ayudar a sus empleados a tomar decisiones empresariales importantes con mayor confianza. Microsoft Dynamics trabaja como el conocido software de Microsoft y también conjuntamente con él, lo que facilita la adopción y reduce los riesgos que conlleva la implementación de una nueva solución. Estas soluciones automatizan y racionalizan los procesos financieros, la administración de la cadena de suministro y las relaciones con el cliente de un modo que puede ayudar a impulsar el éxito empresarial.


Customer Size: Medium Organization
Industry: Architecture, Engineering & Construction
Country or Region: Colombia
Solutions:
  • Microsoft Dynamics CRM 2011
  • Microsoft Dynamics AX 2009
Organization Profile: En 1983 Dist-plex Moduart comenzó como una distribuidora de melanina de la empresa Pizano. Posteriormente fue ampliando sus actividades, e inició la fabricación de closets. Con el tiempo, el negocio fue evolucionando y se amplió el portafolio con la línea de muebles RTA. Caracterizándose siempre por una excelente calidad y gran atención de servicio al cliente, Dist-plex Moduart logra iniciar la distribución de sus productos a nivel nacional e internacional.
Business Situation: Dist-plex Moduart es una compañía 100% colombiana, dedicada a la fabricación y exportación de muebles RTA. Creada en 1983 como distribuidora de láminas Pizano, hoy en día produce sus propias láminas melamínicas para la elaboración de sus productos.
Benefits:
  • Centralización de la información. Validación de la información desde cualquier lugar del mundo.
  • Realización de consultas utilizando cualquier dispositivo móvil.
  • Consultar información del CRM de cualquier cliente con datos específicos.
  • Consultar datos del ERP en tiempo real.