Microsoft Dynamics AX přinesl HB Reavis Group pevný základ pro další růst

HB Reavis Group je lídrem slovenského trhu s nemovitostmi. Koncem roku 2006 otevřela kanceláře v Česku a Maďarsku, dále v Polsku (2008) a v roce 2010 i v Chorvatsku. Díky svému rychlému růstu proto v roce 2008 začala hledat mezinárodní komplexní informační systém, který by jí pomohl vyřešit nejen stávající problémy se sdílením a zpracováním informací, ale také podpořil její další růst. Nakonec si firma vybrala Microsoft Dynamics AX. Ten pokryl všechny její potřeby a zároveň nabídl vysokou flexibilitu i přizpůsobení konkrétním potřebám firmy.

Situace

Na začátku byl konec podpory předchozího systému

HB Reavis Group byla založena v roce 1993 jako realitní kancelář. Do developerského byznysu vstoupila v polovině 90. let minulého století, když postavila první kancelářský komplex na Slovensku – Bratislava Business Center I (BBC I). Na konci roku 2001 HB Reavis Group otevřela také své první nákupní středisko Aupark Bratislava a v roce 2005 se firma začala věnovat i oblasti logistiky, když dokončila první etapu Logistického centra Bratislava – Rača. I přesto, že firma přicházela s novými oblastmi podnikání, stále dlouhou dobu využívala původní IT nástroje pro řízení a vedení účetnictví. Ty pokrývaly jen základní procesy, využívaly se jen v omezené míře a jejich integrace byla minimální. Účetnictví jednotlivých součástí rychle se rozšiřující skupiny bylo vedeno prostřednictvím lokálních účetních programů a pro plánování i reporting se využívaly Excelovské tabulky. Management tak měl k údajům potřebným k rozhodování jen poměrně komplikovaný a zdlouhavý přístup. Účetní uzávěrka celé skupiny byla k dispozici až 6 měsíců po skončení hospodářského roku. Stejně tak bylo náročné i samotné finanční řízení developerských projektů, které zasahovaly obvykle do více nákladových středisek, která si mezi sebou data vyměňovala pouze v Excelu. Díky tomuto systému výměny informací se také stávalo, že různé subjekty pracovaly s různými verzemi stejných dat. Když pak firma v roce 2008 expandovala ze Slovenska do zahraničí, rozhodla se přejít na komplexní mezinárodní podnikový informační systém, který by dokázal pokrýt všechny oblasti jejího podnikání – od ekonomiky, přes CRM až po náročnou administrativu související s pronájmem ploch v kancelářských budovách i nákupních a logistických centrech.

Řešení

Firma zvolila Microsoft Dynamics AX kvůli větší flexibilitě

HB Reavis Group na začátku vybírala celkem z devíti nabídek. Následně se její výběr zúžil na Microsoft Dynamics AX a konkurenční nadnárodní řešení. Právě požadavek na mezinárodní řešení byl přitom pro firmu klíčový, protože jednak čerstvě expandovala do Česka a Polska a jednak plánovala do budoucna i další rozšiřování. Nový systém proto musel umět účtovat jak v jednotlivých národních legislativách, tak podle IFRS standardu, ve kterém se účtují finanční výsledky za celou skupinu. Firma však od systému také vyžadovala vysokou míru flexibility pro případné budoucí úpravy, pokročilé řešení pro Business Intelligence a také podporu jednoho ze svých předmětů podnikání – Facility Managementu. Pro něj vyžadovala specializovaná řešení schopná úpravy pro její individuální potřeby. A právě díky tomuto požadavku a existujícím vertikálním řešením pro Microsoft Dynamics AX si nakonec firma zvolila tento produkt.

Implementace probíhala v několika fázích

Pro implementaci systému si HB Reavis Group zvolila společnost Accenture, která nejprve provedla detailní procesní analýzu a posléze se stala projektovým manažerem celé implementace. Na té se nakonec podílelo i několik dalších společností. Figurovala zde například Avanade – joint-venture společností Accenture a Microsoft, která například implementovala Microsoft Dynamics AX v Hitachi Asia nebo pomáhala portálu eBay s migrací jeho části na platformu Windows Azure – a Alstanet, která dodala své specializované řešení pro Facility Management umožňující mimo jiné také vizualizaci všech 487 990 m2 pronajímatelných ploch, kterými HB Reavis Group v jednotlivých zemích disponuje.

Přínosy

Jeden systém pokryl všechny činnosti

Samotná implementace začala v květnu 2009 fází analýzy a definice cílového konceptu, kdy bylo rozhodnuto, jak přesně bude celý systém vypadat. Accenture nakonec doporučil spojení hned několika technologií od společnosti Microsoft. Jádrem se stal systém Microsoft Dynamics AX doplněný o specializované vertikální řešení Real Estate Management, které bylo ze 40 % ještě upraveno přesně na míru potřebám firmy. Pro řízení vztahů se zákazníky, zejména v oblasti pronájmu ploch, byl zvolen samostatný Microsoft Dynamics CRM Pro přímou evidenci a vizualizaci pronajímaných ploch byl zvolen specializovaný systém Alstanet Facility Managemet (AFM), postavený na technologiích společnosti Microsoft, který se přímo propojil s dalšími součástmi celého řešení. Pro správu všech elektronických dokumentů firma nasadila Microsoft SharePoint Server. Ten se ve firmě stará kromě samotného ukládání všech smluv a technické dokumentace také třeba o elektronické workflow faktur, které při zhruba 1 500 fakturách měsíčně pomáhá výrazně šetřit čas potřebný pro jejich schvalování. Samotná integrace Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics CRM a AFM je provedena nad Microsoft SQL Serverem v roli datového skladu. SQL Server se přitom stará i o řešení pro Business Intelligence nad daty z Microsoft Dynamics AX i CRM. Firma pro Business Intelligence navíc využívá i bezplatně dostupný nástroj Microsoft PowerPivot for Excel 2010. Kvůli rozsáhlosti celého řešení a jeho nasazení v několika dceřiných společnostech a zemích byla celá implementace rozdělena do několika fází. Od 1. ledna 2010 byl uveden do provozu Microsoft Dynamics AX v SR a ČR, následoval Document Management Systém na platformě SharePoint Server a od června 2010 také systém pro fakturace.

Všechny pronajímané plochy a smlouvy jsou na jednom místě

Systém Alstanet Facility Management nabídl firmě jedinečný přístup k informacím o všech pronajímaných plochách prostřednictvím intuitivního grafického rozhraní. To jako podklad využívá stavební výkresy budov vytvořené v CAD aplikaci a splňující příslušné standardy, ze kterých získává informace nejen o pronajímaných plochách, ale také o technologiích jednotlivých budov. Systém tak dokáže u každé z několika desítek budov o celkové pronajímatelné ploše 487 990 m2, které HB Reavis Group vlastní, zobrazit u každé plochy, kdo je pronajímatel, včetně kontaktních údajů z AX a zobrazí zde také detaily nájemní smlouvy integrované z MS Dynamics AX. Dále je pak možné zobrazit přehled nabídek pro zvolenou plochu ze systému CRM, s aktivním překlikem na detail nabídky přímo do CRM, kde lze také snadno zobrazit půdorysy jednotlivých ploch.-. Systém AFM v HB Reavis Group také slouží ke sledování energií – sběr odečtů a jejich integrace do systému AX, kde probíhá následná fakturace jednotlivým nájemcům. Implementaci uzavírá oblast controllingu, pro plánování všech provozních nákladů, ta obsahuje téměř 40 000 naplánovaných položek. Tyto položky jsou následně přenášeny do BI reportů, kde probíhá porovnání plánu se skutečností.

Projektové plánování funguje napříč firmami ve skupině

Výrazných pozitivních změn se také dočkalo projektové plánování. HB Reavis Group v současné chvíli pracuje na přípravě projektů v SR a ČR v celkové hodnotě 2 miliardy eur. Každý z těchto projektů přitom vyžaduje zapojení hned několika dceřiných společností z celé skupiny. Díky Microsoft Dynamics AX lze však nyní provádět rozpočtování projektů v reálném čase, včetně rozpadu celkových nákladů na jednotlivé dceřiné firmy a nákladová střediska, a zároveň lze v reálném čase dohlížet na plnění a čerpání naplánovaných finančních prostředků. To, co dříve vyžadovalo pravidelnou výměnu a náročné slučování Excelovských dokumentů je tak nyní prováděno zcela automaticky a vždy s aktuální verzí dat, která se přebírají přímo z příslušných součástí podnikového informačního systému.

Management získal okamžitý přístup k informacím o dění ve firmě

Právě okamžitý přístup k jakýmkoliv informacím z libovolné země, dceřiné společnosti i její součásti je tím největším pozitivem, které nasazení Microsoft Dynamics AX a souvisejících nástrojů HB Reavis Group přineslo. Management firmy má díky Business Intelligence řešení nad Microsoft SQL Server okamžitý přehled o stavu všech klíčových ukazatelů, v Microsoft SharePoint Serveru má přístup ke všem smlouvám i fakturám v aktuálních verzích, v Microsoft Dynamics AX má okamžitý přehled o finanční situaci jednotlivých podniků jak podle národních účetních standardů, tak podle IFRS a v systému AFM lze zase velice rychle dohledat informace ke každé jedné pronajímané ploše napříč budovami i zeměmi. Velkých změn se dočkala i konsolidovaná finanční uzávěrka, jejíž zpracování se díky změnám v procesu v souvislosti s nasazením systému Microsoft Dynamics AX a díky možnosti lépe načasovat jednotlivé aktivity v rámci uzávěrky zkrátilo o 3 měsíce. Firma zároveň ušetřila 1 člověkoměsíc na přímých personálních nákladech a došlo k poklesu i dalších externích nákladů spojených například s finančním auditem. HB Reavis Group přitom už nyní plánuje využít celou platformu i pro další oblasti, což díky vysoké flexibilitě celého řešení i jeho jednotlivých součástí není žádný problém.

Customer Size: Medium Organization
Industry: IT Services
Country or Region: Slovakia
Solutions:
  • Microsoft Dynamics AX
Downloadable ResourcesPDF Document