Hvor er det nemt

Vi kender alle situationen – en dag, tæt pakket med møder og andre aktiviteter, og pludselig står der en fem-årig og har feber, ondt i ørerne eller noget andet. Skiftet fra familiefar til kollega sættes på pause, og prioriteten bliver den lille pode, der, som hun ligger på sofaen med dynen og blanke øjne, pludselig er meget mere baby’et end normalt.
Traditionelt ville næste skridt være at ringe til chefen og melde barn syg, for derefter at flytte møder og aktiviteter til en anden dag, potentielt med tab af information og/eller viden og betingelsesløst produktivitet til følge.
I Microsoft internt håndterer vi sådanne situationer helt anderledes. Da situationen opstod i morges, var mit første skridt at sætte mig i sofaen sammen med poden, kikke på kalenderen med min tablet og se, hvilke aktiviteter, der var lige på denne dag mens jeg nussede hende i håret.
Dagen i dag
Dagen bestod af et internt afdelingsmøde kl. 9, forberedelse med en kollega kl. 10 til et møde senere på ugen, 1:1 med min chef kl. 11 og frokost med en anden kollega kl. 12. Endelig var der et møde med en kollega hos en kunde kl. 13.30. Derudover havde jeg en lang række opgaver på dagen, bl.a. review af et dokument, forberedelse af en PowerPoint og afslutning af et notat.
Med den unge dame på skødet, tjekkede jeg på min tablet, at afdelingsmødet her om små to timer var et online møde. Så var der ingen problemer, og jeg kunne blot logge på med et relevant device. Jeg tændte min bærbare og satte det trådløse headset til. Mens jeg lavede en kop the med honning, som frøkenen havde bedt om, ringede jeg til kollegaen, jeg havde kundemødet kl. 13.30 med, og drøftede situationen. Vi aftalte, at jeg blot stod til rådighed online.
Jeg ændrede samtidig mødet kl. 10 og 1:1’en med min chef kl. 11 til online møder. Det er nemt. Man klikker blot på ”Lync Online Møde” i Outlook, og Lync indsætter alle relevante data inklusive telefonnummer, så der kan ringes ind. Har man flere lokationer eller internationale nummerserier, står de der også. Har man mange, sætter man typisk et link ind. Systemet virker både internt og eksternt. Outlook sender automatisk en opdatering ud til mødeindkaldelsen så alle ved, at nu er det online i stedet.
Frokosten kl. 12 var lidt svær at lave virtuel, så jeg ombookede den til uge efter.
Nu var der styr på dagen, og jeg kunne levere på dagens aktiviteter til trods for at jeg sad i sofaen derhjemme.
Møderne
Afdelingsmødet kl. 9 startede. Jeg loggede på ved blot at klikke på ”Join Online Meeting” på reminderen, der dukkede op. Mødearrangøren havde sat en RoundTable enhed til, og den stod på midten af mødebordet. Jeg kunne se alle deltagerne, og de kunne se mig. Den, der talte, blev forstørret og jeg kunne se med på PowerPoints når det var relevant. Havde jeg en pointe, sagde jeg det blot – i den anden ende blev min stemme blæst ud i rummet i samme volumen som de øvrige deltagere.
Samarbejde om et dokument
Mødet kl. 10 handlede om et tilbud, vi skulle præsentere for en kunde. Jeg havde lavet et udkast, og det var det udkast, vi skulle arbejde videre med. I mødeindkaldelsen var et link til mit SkyDrive Pro på Office365, hvor dokumentet lå. Min kollega havde allerede lavet et par rettelser til dokumentet, og disse rettelser kunne jeg se, da jeg åbnede det. De var fint markeret. I de ti minutter mellem møderne, hyggede jeg lidt om poden, og vi fik læst en bog. Feberen var steget en lille smule, og hun havde aller mest lyst til et se et afsnit eller to af Phineas & Ferb. Det satte vi på mediecentret, og jeg åbnede mødet og dokumentet. Da kollegaen loggede på, delte jeg min Word med hende, og vi gik sammen dokumentet igennem for de sidste rettelser. Min bedre halvdel skrev kort efter på Lync og spurgte, hvordan det gik, og jeg kunne hutigt svare, mens min kollega skrev en rettelse ind. Kollegaen så ikke den anden kommunikation, for jeg havde valgt ikke at dele hele min desktop, men kun min Word. Mødet tog 25 minutter, og det svarede nogenlunde til to afsnit af P&F.
Bruge tiden og ressourcerne mest effektivt – få gjort mere på en gang
Jeg var derefter far lidt, og vi sad snakkede om skoledagen i går og om, hvorfor hun mon havde fået feber. Vi fandt også en video på nettet, der viste lidt om øret og hvorfor man fik ondt. Det syntes hun var meget interessant, og hun så nogle flere film om emnet på en tablet pc, da min 1:1 med min chef startede. Jeg tog igen mit trådløse headset på, og gik ud og tømte opvaskemaskine og gjorde frokosten klar, men vi snakkede om den forløbne måned og især en konference og et møde på konferencen. Det var ikke en samtale, der krævede, at jeg tog notater eller tilgik informationer, så jeg kunne bruge tiden effektivt til noget praktisk imens. Vi aftalte nogle konkrete opfølgningspunkter, og dem noterede jeg i OneNote i min udviklings-tab, som jeg sendte til ham efterfølgende som opfølgning på mødet.
Jeg lokkede den unge dame ud af sin dyne og hen til spisebordet, og vi spiste frokost. Hun livede lidt mere op, og vi ringede til mor, der arbejder for et andet firma, der også har Lync. Død smart, for så kan man federere og det giver de samme muligheder på tværs af organisationerne, som det gør internt. Så vi lavede et videokald til mor og hun kunne se, at den unge dame var livet lidt mere op og havde fået lidt at spise.
Adgang til netværket og ressourcerne
Mens frøkenen tegnede en tegning af et juletræ og en familie rundt om, arbejdede jeg på en PowerPoint præsentation. Jeg havde brug for nogle produktspecifikke informationer, der lå på vores intranet samt nogle andre informationer, der lå et andet sted i systemet. Samtidig forberedte jeg mig til kundemødet i eftermiddag, hvor jeg skulle bruge nogle historiske oplysninger fra vores ERP-system. Normalt ville dette kræve enten en Citrix- eller terminalserveradgang eller en VPN. Med Windows 8 Enterprise medfølger teknologien Direct Access, som er en VPN-fri krypteret tunnel ind på virrksomhedens netværk. Windows opdager simpelthen selv at PC’en ikke er på firmanettet, og så etablerer den sin egen tunnel ind. Meget praktisk. Har man krav om two factor authenthication, kan man bruge et smart card, en token fra f.eks. RSA eller en SMS fra f.eks. SMS Passcode.
Deltag uden at være fysisk til stede
Kundemødet kl. 13.30 startede, og jeg var kun tilgængelig på standby og ikke med fra starten. Min kollega ping’ede mig på Lync, og spurgte om noget praktisk omkring automatisering af brugeroprettelse i System Center Orchestrator. Han blæste vores samtale op på en projektor og jeg lavede et white board, hvor jeg tegnede et typisk flow. Derpå drøftede vi kundens aktuelle problemstilling, og vi fik hurtigt lavet et grovskitse-flow for netop kunden og hans problemstilling. Kundens problem blev løst, og han kunne komme videre allerede næste dag, hvor han inviterede en Microsoft partner ind for at hjælpe med at få stablet løsningen på benene.
Hvor er det nemt…
Det var alt i alt en god arbejdsdag. Det kunne have været spildt, og mit fravær kunne have betydet meget for andre, men ved hjælp af teknologi, der er tilgængelig for alle allerede i dag, lykkedes det at få en fornuftig dag stablet på benene alligevel. Jeg fik leveret på det, der skulle leveres på, og jeg blev ikke flaskehalsen, der holdt andre tilbage.
Og det bedste af det hele var næsten, at den unge dame fik det bedre. Hun havde også en god dag. Det var lykkedes at balancere arbejde og privatliv på en måde, så det blev godt for alle. Hun havde ikke oplevelsen af at være til besvær (ikke at jeg tror at 5-årige generelt tænker det) – hun fik oplevelsen af, at hendes far havde tid til hende og var der for hende når hun havde brug for det.
Hvad mere kan man bede om ?
Hvis denne artikel inspirerer dig til at opleve nogle af de nævnte værktøjer ”hands on” kan Microsoft tilbyde en workshop i vores demonstrations center i Hellerup, hvor du og feks. medlemmer af din direktion kan opleve de nyeste værktøjer på egen krop. Kontakt din Account Manager for mere info.