Arbejdspladsen er flad: Sociale værktøjer forener arbejdspladsen

Adam Pisoni, Microsofts administrerende direktør for Yammer.
Alle i en organisation – fra den administrerende direktør til postrummet – har værdifulde oplysninger, siger Adam Pisoni, Microsofts administrerende direktør for Yammer. Den udfordring, som virksomhederne står over for, er, hvordan de kan udnytte den viden på tværs af geografiske områder, afdelinger og løntrin. Mens arbejdets art udvikler sig og bliver mere og mere globalt, involverer de daglige interaktioner de samme ansigter, og oplysningerne forbliver låste i forskellige hjørner i en organisation.
I henhold til en ny undersøgelse, der blev offentliggjort i dag, mener medarbejdere på alle niveauer, at de har fundet nøglen: social teknologi.
"Sociale medier bevæger sig fra at være et værktøj, der er rart at have, til en nødvendighed på arbejdspladsen," siger Pisoni. "Da alle virksomheder står over for ændringer, som finder sted med endnu større hastighed, skal de udnytte den styrke og viden, som medarbejderne besidder – og i højere grad end deres aktuelle teknologi tillader. På samme måde som mail accelererede virksomhedernes fart i 90'erne, driver de sociale værktøjer et hurtigere flow af viden og oplysninger inden for og på tværs af organisationer."
Enterprise Social-værktøjer anvender principperne i de sociale medier på arbejdspladsen, hvilket gør det nemmere for medarbejderne at dele filer og oplysninger med deres kolleger og samarbejde som teams på tværs af afdelinger og områder. Modsat forbrugertjenester, som f.eks. Facebook, leverer Enterprise Social private, delte arbejdsområder til medarbejderne, hvor de kan dele oplysninger inden for og uden for virksomhedens mure.
Medarbejderne er ivrige efter at anvende den samme form for social kommunikation på kontoret, som de finder effektiv i deres privatliv. Mere end 40 % af de adspurgte medarbejdere føler, at der ikke er nok samarbejde på deres arbejdsplads, og at sociale værktøjer kan give bedre teamwork. En tredjedel siger, at de endda er villige til at bruge deres egne penge på at købe dem.
Hvorfor? Den måde, vi arbejder på, ændrer sig, siger Pisoni. Arbejdet udføres i stigende grad af teams og af medarbejdere, som bruger mobile enheder. Mængden af ikke-rutinepræget arbejder stiger også, hvilket betyder, at vi bruger mere af vores tid på noget, som falder uden for de normale processer. Faktisk forudser Gartner, at i 2015 vil 40 % eller mere af en organisations arbejde være "ikke-rutinepræget", hvilket lå på 25 % i 2010.
Denne ændring i arbejdets art kræver nye typer af værktøjer, som gør det nemmere at oprette forbindelse, dele og organisere sig på tværs af områder, teams og enheder. Da arbejdet bliver mindre rutinepræget, har medarbejderne brug for nemmere adgang til den rigtige viden, indsigt og de rigtige oplysninger fra alle hjørner af organisationen for at kunne tage hurtige og kompetente beslutninger.
"Medarbejderne prøver at være effektive i en verden, hvor de regler og den software, de får, er mere og mere utilstrækkelige til de udfordringer, de står over for hver dag," siger han. "De anerkender, at for at kunne få succes i en verden, som ændrer sig hele tiden, skal de finde nye måder at arbejde på, som er mere samarbejdsorienterede og sociale. Ved at låse op for viden og oplysninger i organisationer og gøre dem mere åbne kan vi hjælpe vores medarbejdere til at blive bedre og mere effektive."
Det er ikke tilfældigt, at sociale medier i sig selv er det, som driver mange af disse nye udfordringer, som Enterprise Social hjælper med at løse, tilføjer han. Tjenester som Facebook, Twitter og Yelp forbinder kunderne med hinanden, hvilket fører til hastige ændringer i forventninger, da kunderne lærer fra hinanden.
Det er derfor ikke overraskende, at sociale medier i virksomheden kan hjælpe virksomhederne med at nytænke, hvordan de deler, lærer og organiserer sig internt, så de kan reagere hurtigere på de hastige ændringer i kundernes forventninger.
Spændinger på arbejdspladsen
Endnu er der uoverensstemmelser på kontoret. Mens medarbejderne er ekstremt entusiastiske og betragter sociale medier som et produktivitetsværktøj, så er it-afdelingerne og lederne stadig på vagt, siger Pisoni. Ironisk nok så er virksomhederne bekymrede over, at sociale værktøjer vil dræne produktiviteten, og alligevel er det netop denne type af værktøjer, som medarbejderne hungrer efter for at kunne være mere produktive.
Det betyder, at mere end en tredjedel af de adspurgte medarbejdere mener, at deres virksomhed undervurderer fordelene ved social teknologi. Næsten halvdelen siger, at deres organisation rynker på næsen af sociale værktøjer.
Udfordringen i at introducere sociale værktøjer er mere end en teknologisk udfordring, siger Pisoni. Der kræves også en kulturel ændring. Det skyldes, at sociale medier ikke blot er en anden teknologi, men noget, som muliggør nye måder at arbejde på.
Nogle virksomheder har kæmpet med Enterprise Social, indrømmer Pisoni. "Man kan ikke bare aktivere det og forvente en kulturel transformation. Det er en genopfindelsesrejse, som kræver en strategi og ledelsesinvolvering og -støtte."
Man skal ikke kun bruge det rigtige værktøj for at være effektiv, men også en strategi, der er skræddersyet til organisationens forretningsmål, udfordringer og kultur.
Pisoni mener, at hvis Enterprise Social-værktøjerne skal være effektive, må de ikke kun være et mål i sig selv – de skal også være integrerede i de apps, medarbejderne bruger hver dag, for at kunne forene personer, oplysninger og programdata på en måde, der giver større effektivitet, ydelse og fleksibilitet.
Pisoni nævner også fem nøglepunkter til en effektiv social strategi. For det første skal virksomhederne vurdere deres aktuelle prioriteter, udfordringer og kultur og justere deres vision for Enterprise Social. Lederstøtte til sociale værktøjer er vigtig, men erfaringen viser, at det er ineffektivt blot at give mandat til brugen. Succesfulde Enterprise Social-initiativer kræver, at medarbejderne på gulvet bruger dem sammen med lederstøtte oppe fra og ned, for at man kan validere værktøjet og engagementet og lære at bruge dem hen ad vejen.
Succesfulde initiativer starter typisk med små teams, der tackler specifikke og målbare problemer (såsom øget indtjening, reducerede omkostninger). Når disse testprojekter har bevist værdien af de sociale værktøjer, er det nemmere at udvide brugen.
Han gentog også, at sociale medier er en rejse for alle – inklusive Microsoft. Med tiden ønsker Microsoft at levere forbundne oplevelser på tværs af alle programmerne i din virksomhed, siger han. Når alt kommer til alt, sker det meste samarbejde i dag med værktøjer som f.eks. Office, Lync, Exchange og Dynamics CRM.
"Vi vil i langt højere grad end andre virksomheder kunne nå det bredest mulige publikum af medarbejdere, fordi de allerede bruger Microsofts programmer. Efterhånden som vi leverer sociale medier til disse værktøjer, giver vi denne nye måde at arbejde på til disse medarbejdere."
De sociale mediers løfte (eller Hvordan man laver en bedre burger)
Hvis Enterprise Social bruges korrekt, kan det give væsentlig værdi for virksomheden ved at forbedre den måde, medarbejderne knytter relationer, dele oplysninger og arbejder på på tværs af teams og geografiske afstande, og ud over firmaets firewall til kunder, leverandører og andre nøglerelationer.
Se f.eks. Red Robin. Sidste år udrullede restaurantkæden Yammer til 2.500 ledere og medarbejdere på sit hovedkontor. Da virksomheden introducerede en ny burger på sin menu, brugte lederne Enterprise Social-netværket til at levere kundefeedback direkte fra restauranterne. Det hjalp dem med at optimere opskriften på én måned – en brøkdel af den tid, det tidligere ville have taget, siger den administrerende direktør, Chris Laping.
For nyligt ønskede Red Robin at finde en måde at engagere sin store timelønnede arbejdsstyrke på, hvoraf 87 % tilhører millenniumgenerationen.
“Analog uddannelse er ikke den måde, de lærer på, og det er ikke den måde, de forbliver engagerede på," siger Laping. “bliver nødt til at nå dem, hvor de er, og det er mobilt eller via sociale medier."
Så virksomheden introducerede det, de kalder "Yummerversity", som supplement til et nyt, interaktivt uddannelsesprogram. Nyansatte kan bruge Yammer til at stille spørgsmål og give feedback. Når de starter på arbejdet, kan de uploade videoer med nye praksisser. Det gør det muligt for hovedkontoret at inkorporere disse praksisser i den fremtidige uddannelse.
Laping siger, at sociale netværk giver store værdier for virksomheder som f.eks. Red Robin, hvor medarbejderne er spredt over hele landet. Det hjælper ham og andre ledere med at komme i kontakt med personer i marken og lære fra dem hver dag.
Ud over sine forpligtelser som administrerende direktør har Laping også til opgave at lede virksomhedstransformationen hos Red Robin. Da hans rolle blev udvidet for et par år siden, vidste han, at han var nødt til at engagere alle teammedlemmer på tværs af organisationen for at få succes.
"Hvordan finder man en hurtig vej til engagement? Den gamle model med at udsende et memo, som beskriver det, du mener, og regne med, at medarbejderne følger det, virker ikke. Nu har man brug for meget mere interaktivitet, hvilket er grunden til, at jeg fra starten havde stor tillid til Yammer. Til sidst indså jeg, at jeg havde brug for det mere end andre, fordi min opgave var at få ændringerne til at ske."