Microsoft IT präsentiert ihren Ansatz zu mehr Mobilität

Microsoft IT präsentiert ihren Ansatz zu mehr Mobilität
Im Juli 2013 veröffentlichte Microsoft IT ihren Jahresbericht, der sich mit wichtigen Trends befasst, denen unser eigenes Unternehmen heute gegenübersteht. In diesem Ausschnitt aus dem Jahresbericht können Führungskräfte aus den Bereichen IT und Business erfahren, wie die Microsoft IT umfassende Ressourcen bereitgestellt hat, um die Mobilität im Jahr 2012 zu verbessern. Dieses Engagement hat eine Schlüsselrolle dabei gespielt, die Fähigkeit des Unternehmens zur Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern sowie die Fähigkeit zu verbessern, auf die globalen Anforderungen von Mitarbeitern, externen Partnern und Kunden zu reagieren.
Zentrale Themen:
  • Mobilität der Mitarbeiter ermöglichen
  • Bring Your Own Device (BYOD)
  • Dienstorientiertes Websitedesign
  • Verwalten der verteilt arbeitenden Teams
  • Globaler Wettbewerb um Talente
  • Teamarbeit und -produktivität
Neue Anreize für das Unternehmen
Unsere Welt wird zunehmend digitaler, vernetzter und abhängiger von einem einfachen Zugang zu Informationen. Während einige Unternehmen Schwierigkeiten damit haben, zu verstehen, wie sie auf diese Trends reagieren sollen, können CIOs, die organisationsübergreifende Initiativen ins Leben rufen und voranbringen, um mobile Technologien und Prozesse zu übernehmen, den Unternehmenswert steigern.
So gesehen ist der Weg zu mehr Mobilität vielleicht nicht so einfach, wie es klingt. CIOs können damit beginnen, ihre BYOD-Richtlinien (Bring Your Own Device) zu überprüfen oder Authentifizierungs- und Zugriffssysteme zu ändern, um Mitarbeitern über ihre Mobilgeräte Zugriff auf geschäftskritische Informationen zu geben. Diese Maßnahmen sind geeignete erste Schritte. Zum Erreichen einer Unternehmensmobilität ist es jedoch auch erforderlich, Einrichtungen zu gestalten, die auf eine mobile Belegschaft ausgerichtet sind, oder – die wohl größte Herausforderung – organisationsübergreifend eine Veränderung in der Unternehmenskultur zu erreichen, indem neue Managementverfahren angewendet werden, die die Arbeit in Fern-Teams ermöglichen.
Lohnt sich der Aufwand? Microsoft ist davon überzeugt, dass das Erreichen der Unternehmensmobilität entscheidend ist, um weiterhin eine marktführende Position einzunehmen. Wir empfehlen Ihnen, die folgenden Beispiele aus wichtigen Investitionsbereichen bei Microsoft zu lesen, um zu erfahren, wie die Microsoft IT das Unternehmen bei der zunehmenden Übernahme der Mobilität in den Bereichen Technologie, Einrichtung und auf Managementebenen unterstützt.
Eine neue Welt der Arbeitsumgebung
Das Microsoft-Programm „New World of Work“ kombiniert das Engagement der Teams aus den Bereichen der unternehmenseigenen IT, Immobilien und Einrichtungen, um die Arbeitsumgebung zu verbessern. Das Unternehmen überdenkt insbesondere die Gestaltung der Einrichtungen, um die Anforderungen mobiler Mitarbeiter und Teams zu erfüllen.
Partnerschaft zwischen IT und Einrichtungen
Durch die Kombination von intelligentem Bürodesign mit wichtigen Microsoft-Technologien können im Rahmen des New World of Work-Programms Mitarbeiter deutlich mobiler und produktiver arbeiten, und das bei niedrigeren Kosten. Dieser Ansatz erlaubt es Mitarbeitern mit unterschiedlichen Arbeitsmodellen nebeneinander agieren zu können und gleichermaßen produktiv zu sein, im Büro sowie bei der Fernarbeit.
Seit der Einführung des New World of Work-Programms wurden verschiedene Einrichtungen weltweit eröffnet, einschließlich Niederlassungen in Amsterdam, Singapur und kürzlich in Guangzhou, China.
Die neue Niederlassung in Guangzhou wurde speziell für mobile Mitarbeiter eingerichtet und spielt eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung des zunehmenden Geschäftserfolgs in Südchina. Die Niederlassung bietet 160 individuelle Arbeitsstationen, Schränke zur Aufbewahrung persönlicher Gegenstände, 6 buchbare Besprechungsräume und 33 kleine Diskussionsräume für Ad-hoc-Besprechungen.
Kleines, dynamisches Büro
Die Möglichkeiten zum Austausch und zur Zusammenarbeit sind für eine mobile Belegschaft essentiell. Daher bietet die Einrichtung neben kabelgebundener und drahtloser Netzwerkverbindung zur Unterstützung von Laptops und mobilen Geräten außerdem große Konferenzbildschirme, auf denen Live-Onlinebesprechungen über Microsoft Lync gehostet werden können.
Um neuen Mitarbeitern der Einrichtung ein positives Erlebnis zu vermitteln, wurde von der Microsoft IT ein sogenanntes „IT Ambassador“-Team ins Leben gerufen. Dieses unterstützt neue Mitarbeiter dabei, sich mit der Einrichtung vertraut zu machen, und bietet technische Unterstützung für alle eventuell auftretenden Probleme (z. B. Anschließen eines mobilen Geräts an den entsprechenden Drucker oder Reservierung eines Besprechungsraums). Das Personal der Einrichtungen veranstaltete außerdem am ersten Tag des Büros ein besonderes Einzugs-Essen, den „First Day User Move-in IT Brown Bag-Lunch“, um sicherzustellen, dass die Benutzer bereits vom Eröffnungstag an produktiv sein konnten.
Für mobile Mitarbeiter ist es häufig schwierig, Teammitglieder, Kollegen oder sogar einen freien Arbeitsplatz in einem Gebäude zu finden, wo ein Großteil der Arbeitsplätze nicht fest zugeordnet ist. Die Microsoft IT hat auf dieses Mitarbeiterbedürfnis reagiert und eine Windows Phone-App bereitgestellt, über die mithilfe von standortbezogenen Diensten verfügbare Arbeitsbereiche und Personen gefunden werden.
Außerdem hat die Microsoft IT den verfügbaren Arbeitsplatz optimiert: Durch die Verwendung eines USB-integrierten Netzwerk-/Display-Hubs mit 27-Zoll-Bildschirm, der ein einzelnes Kabel nutzt, um alle Komponenten vom Bildschirm bis hin zum Netzwerk mit der drahtlosen Microsoft Desktop 2000-Maus und -Tastatur zu verbinden.
Das Ergebnis war eine kleinere und deutlich dynamischere Büro-Umgebung, die optimal auf eine mobile Belegschaft ausgerichtet ist. Microsoft geht davon aus, dass dieses Modell in einem Zeitraum von fünf Jahren die Betriebskosten um 24 Prozent reduzieren wird. Dies wäre ein guter Vergleich gegenüber den durchschnittlich 14 Prozent niedrigeren Kosten an anderen Standorten, bei denen ähnliche Projekte durchgeführt wurden.
Neugestaltung des Internets für mobile Geräte
Die Unternehmenswebsite stellt heutzutage ein geschäftskritisches Tool dar, das häufig als erste Vertriebs-, Marketing- und Supporterfahrung für Kunden oder Partner fungiert. Darüber hinaus hat sich in den vergangenen zwei Jahren auch die Art, wie Benutzer auf das Internet zugreifen, stark verändert. Heute verwenden die Benutzer für Ihre Suche im Internet nicht mehr nur herkömmliche Laptops oder Desktop-Computer, sie nutzen mit ebenso hoher Wahrscheinlichkeit mobile Geräte.
Als CIO (Chief Information Officer) erkennen Sie, dass Ihre Unternehmenswebsite ein wertvolles Gut darstellt und häufig als sogenannte „Eingangstür“ zu Ihrem Unternehmen fungiert. Wie können Sie diese also optimal gestalten, damit Ihre Kunden immer wieder zurückkehren? Investieren Sie in die Entwicklung und Bereitstellung einer mobilen Version Ihrer Website? Wie weit reicht dabei die Unterstützung paralleler Webeigenschaften für Ihre herkömmliche und die mobile Website?
Ähnlich wie andere Unternehmen vermarktet, vertreibt und unterstützt Microsoft seine Produkte und Dienstleistungen über seine Hauptwebsite: www.microsoft.com. Die Website Microsoft.com ist eine der meistbesuchten Websites weltweit, mit über 228 Millionen Unique-Users pro Tag. Dabei handelt es sich um Kunden mit unterschiedlichsten Interessen, die die Website von Microsoft besuchen: Von Verbrauchern, die nach Produktdetails zu Xbox und Surface suchen, über kleine und mittelständische Unternehmen, die sich für Office 365 registrieren, bis hin zu Großkunden, die mehr darüber erfahren möchten, wie sie ihre Geschäftstätigkeit durch die Integration von Microsoft-Technologien optimieren können.
Mit der Markteinführung von Windows 8 und Microsoft Surface sah die Microsoft IT eine Chance zur Unterstützung des Unternehmens, indem für die Website Microsoft.com das Benutzererlebnis sowohl für mobile Geräte als auch für Desktopsysteme optimiert wurde.
In Zusammenarbeit mit der Marketinggruppe von Microsoft startete die Microsoft IT ein 10-wöchiges Projekt zur Neugestaltung der Homepage Microsoft.com mit folgenden Zielen:
  • Vereinfachen und übersichtlicher organisieren
    Studien und das Feedback der Benutzer zum bisherigen Websitedesign haben ergeben, dass die Benutzer eine vereinfachte Seite mit einem aufgeräumteren Design bevorzugen. Das neue Design berücksichtigt folgende implementierte Elemente:
    • Eine vereinfachte Navigation zur Verbesserung der Auffindbarkeit von Downloads, Support, Sicherheit und Shopping durch eine Verringerung der Anzahl der Top-Level-Elemente in der Symbolleiste von neun auf fünf Auswahlmöglichkeiten
    • Eine visuell aufgeräumte Seite, auf der im oberen Bereich nur wenige Elemente angezeigt werden, mit der Tendenz, schrittweise mehr Inhalte einzublenden, sobald der Benutzer einen Bildlauf nach unten ausführt, um mehr anzuzeigen
  • Herausragende Benutzerfreundlichkeit auf jedem Gerät gewährleisten
    Microsoft IT hat progressive Features, adaptive Inhalte und ansprechende Layouts implementiert, um sicherzustellen, dass Inhalte und Bilder automatisch per dynamisches Umbrechen, Skalieren und Zuschneiden an die Größe des Bildschirms angepasst werden. Dieses adaptive Rendering sorgt dafür, dass Bilder richtig angezeigt und auf Links bequem geklickt oder getippt werden kann, ohne dass ein Zoomen erforderlich ist.
  • Styling an ein modernes Erscheinungsbild anpassen
    Microsoft IT wollte das Unternehmen dabei unterstützen, seine neuesten Produkte zu präsentieren, indem das moderne Design von Windows 8, Microsoft Surface und Windows Phone eingebunden wird. Kunden erhalten somit eine konsistentere Microsoft-Benutzererfahrung mit einem höheren Wiedererkennungswert – für die Homepage, den Microsoft Online-Store, das Download Center und den Support.
  • Verwaltungsaufwand, Redundanzen und Kosten reduzieren
    Microsoft IT erkannte die Chance, die Kosten für Programmierung, Wartung und Hardware zu senken, indem eine einzelne Website implementiert wurde, die für beliebige Kundengeräte ausgelegt ist – ob Desktop-Computer, Tablet oder Mobilgerät.
Das Ergebnis der Umgestaltung ist eine neue Homepage, die gezielt Microsoft-Produkte präsentiert. Microsoft IT hat eine geräteübergreifende Websiteerfahrung bereitgestellt, die sich an der Produktstrategie des Unternehmens ausrichtet und eine emotional nachhaltige Benutzererfahrung liefert.
Auch die Unternehmensbilanz profitiert von der neuen Website: Microsoft IT konnte im Bereich Hardware im Jahr 2012 insgesamt 250.000 US-Dollar einsparen und die Personalkosten bei der Websiteprogrammierung um 50 Prozent reduzieren. Durch den Einsatz einer einzelnen Plattform muss die Microsoft IT darüber hinaus keine weiteren mobilen Server ergänzen oder zukünftig für die Balance zwischen Desktop- und mobiler Webserver sorgen.
„Wir befinden uns damit nun in der ungewöhnlichen Position, in der Microsoft gegenüber Apple beim Design wegweisend ist!“

Anthony Wing Kosner / Forbes.com
Erfolgreich arbeiten – egal wo
Zur Unterstützung eines globalen Geschäftsbetriebs müssen IT-Organisationen Lösungen und Prozesse implementieren, mit denen ihre Mitarbeiter erfolgreich sein können, unabhängig davon, wo und wann sie arbeiten. Obwohl Cloud-basierte Dienste wie Microsoft Office 365 die technischen Mittel zur Verfügung stellen, damit die Mitarbeiter online arbeiten, kommunizieren und zusammenarbeiten können, sind diese technischen Mittel nur die halbe Wahrheit: Ein CIO muss auch sicherstellen, dass seine oder ihre Organisation eine Unternehmenskultur fördert, in der geografisch verteilte Teams genauso produktiv arbeiten können wie Teams, deren Mitarbeiter am selben Ort tätig sind.
Als eines der weltweit größten Unternehmen mit 94.000 Mitarbeitern, die auf 112 Länder verteilt sind, verfügt Microsoft über eine große Anzahl an geografisch verteilten Teams. Diese Teams sind für die globale Präsenz von Microsoft entscheidend und unterstützen das Unternehmen dabei, sich auf die Bedürfnisse regionaler Kunden auszurichten. Die folgende Liste enthält eine Reihe von bewährten Methoden zur Verwaltung von Fern-Teams, welche von Bev Hess, Microsoft General Manager in der Microsoft IT, zusammengestellt wurde. Bev Hess ist bereits seit Jahren mit der Verwaltung globaler Fern-Teams betraut und für 150 Mitarbeiter in 32 Ländern zuständig.
  • Verwenden Sie Microsoft Lync für die sofortige Kommunikation mit Ihrem Team.
    Dazu gehört auch, dass unbequeme Managementgespräche über Microsoft Lync geführt werden können, sobald ein solches gerechtfertigt ist. Warten Sie nicht auf ein persönliches Gespräch irgendwann einmal in der Zukunft. Bev Hess sieht Lync als ihren Ersatz für die sonst üblichen Gespräche „zwischendurch“.
  • Seien Sie ein guter Zuhörer.
    Videokonferenzen sind nur begrenzt nützlich, wenn eine große Zahl an Personen an einer Besprechung teilnimmt. Stattdessen empfiehlt es sich, aufmerksam zuzuhören, was die einzelnen Teilnehmer sagen – das Gehörte hat dabei einen viel höheren Stellenwert als der visuelle Aspekt.
  • Lernen Sie die kulturelle Vielfalt Ihres Teams zu schätzen.
    Berücksichtigen Sie in der Art, wie Sie arbeiten die kulturellen Unterschiede Ihrer Teammitglieder. Dazu gehört auch die Unterstützung der persönlichen Zeit für Mitarbeiter für verschiedene religiöse und weltliche Feiertage, Planung von Team-Anrufen zu unterschiedlichen Zeiten, bei denen mehrere Zeitzonen berücksichtigt werden müssen, und die Einbeziehung von regionalem Feedback in die IT, um bessere betriebliche Abläufe und Produkte für verschiedene Regionen zu erreichen.
  • Bringen Sie Teammitglieder aus unterschiedlichen Zeitzonen zusammen.
    Falls Projektbesprechungen häufig in der US-amerikanischen Geschäftszeit stattfinden, sollten Sie Teammitgliedern in anderen Zeitzonen empfehlen, sich diesen Besprechungen anzuschließen. Es sollte Übergabebesprechungen geben und sichergestellt werden, dass diese Mitarbeiter nicht jede Nacht arbeiten müssen, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Falls erforderlich, sollten Manager alternative Besprechungszeiten vorgeben, die für die Fern-Teammitglieder förderlicher sind. Das Team von Bev Hess nutzt Yammer, um Besprechungen über unterschiedliche Zeitzonen hinweg zu führen. Auf diese Weise können die Mitglieder zu laufenden Gesprächen beitragen, auf deren Inhalten aufbauen und die großartige individuelle Arbeit schätzen lernen.
  • Stellen Sie die passende Infrastruktur bereit.
    Erleichtern Sie den Mitarbeitern die Umstellung auf Fernarbeit. Welche Art von Unterstützung bieten Sie den neuen Teammitgliedern, die gerade dabei sind, die traditionelle bürobasierte Arbeitsumgebung zu verlassen? Durch die Arbeit im Home-Office statt im Büro fühlen sie sich vielleicht zunächst mehr isoliert. Ziehen Sie daher eine Art Mentorenprogramm in Betracht, bei dem Sie ein neues Teammitglied mit einem bereits erfahrenen Fern-Teammitglied zusammenbringen.
  • Fördern Sie die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben.
    Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern Flexibilität bei der Arbeitszeit und erlauben Sie ihnen, die Arbeitszeitverwaltung selbst vorzunehmen. Im Hinblick auf globale Fern-Teams bedeutet dies, dass Sie sich auf die Verwaltung der Ergebnisse konzentrieren und es den Mitarbeitern überlassen, wann diese arbeiten, um eine Aufgabe abzuschließen.
„Das persönliche Gespräch ist nicht unbedingt gleichzusetzen mit Qualitätsmanagement. Sie brauchen qualifizierte unbekümmerte Führungskräfte, die auch unbequeme Gespräche nicht scheuen.“

„Ich kann die besten Talente einstellen, egal, an welchem Ort diese sich befinden, und nur in seltenen Fällen sind diese zu einem Umzug aus beruflichen Gründen bereit. Wir suchen die besten Talente dort, wo wir sie brauchen, und stellen sie ein.“

Bev Hess, General Manager / Microsoft
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Den vollständigen Jahresbericht der Microsoft IT finden Sie hier.