Auf dem Weg zur neuen Arbeit

Der Weg zur neuen Arbeit ist keine Autobahn. Er verlangt eine gute Karte, viel Gespür und erlaubt keine Abkürzungen.

Es war im Sommer 2011, als im Microsoft Office am Wienerberg die architektonischen Rahmenbedingungen für das neue Arbeiten geschaffen wurden. Bezeichnender Weise als ein Radikalumbau im Inneren, der helfen sollte, klassische Abteilungszuordnungen aufzubrechen, um inspirierende Office-Landschaften und Spielräume für vielfältige Ansprüche zu schaffen.

Der Umstand, dass dabei die äußere Hülle des Gebäudes unangetastet blieb, war nicht nur architektonisch von Belang. Er lieferte auch die Leitmetapher dafür, dass diese Transformation nur als kulturelle und von innen heraus gelingen kann. Mit der „Neuen Arbeitswelt“ wurde bei Microsoft eine Tür geöffnet, kein Ziel in Stein gemeißelt. Sie verlangt von allen Beteiligten erhöhte Achtsamkeit und wird an der Vielfalt der Persönlichkeiten, Arbeitsstile und Szenarien gemessen werden, die sie unterstützt.

Gegenwind? Die Haltung entscheidet!

Das ist umso wichtiger hervorzuheben, als am Horizont bereits erste Gegenströmungen sichtbar werden. Denken Sie nur an das kürzlich ausgesprochene Home-Office-Verbot bei Yahoo, die unterkühlten Betriebstemperaturen bei Facebook oder die Burnout-Thematik, die dieses Thema begleitet. Die andere Seite der Medaille heißt Boreout und ist mindestens ebenso bedrohlich. Laut aktueller Gallup-Umfrage haben 25% der Arbeitskräfte in Deutschland innerlich gekündigt und 61% versehen „Dienst nach Vorschrift“. Das sind erschreckende Zahlen. Zahlen, die zeigen, dass es so nicht weiter gehen kann. Arbeit darf, Arbeit soll wieder Spaß machen. Weil das Unproduktivste, das sich Unternehmen leisten, demotivierte Mitarbeiter sind. Gallup rechnet mit Produktivitätseinbußen von 138 Milliarden Euro.

96% interne Zustimmung für das Projekt „Neue Arbeitswelt“.


Georg Obermeier

Mittlerweile sind knapp eineinhalb Jahre vergangen. Microsoft ist zum dritten Mal hintereinander zum „Besten Arbeitgeber Österreichs“ [1] gewählt worden. Und am Wienerberg ist vieles der neuen Arbeitswelt bereits normal geworden. Zeit für ein Durchatmen, wie wir meinen. Die ersten Daten der Erfolgsmessung [2] sind verfügbar und geben dazu den perfekten Anlass: Wo steht das Microsoft Projekt? Was läuft gut? Wo muss nachgebessert werden? Was muss neu gedacht werden? Und wo wurden die Erwartungen übertroffen? Erwartungen, die Georg Obermeier, CEO von Microsoft Österreich, folgendermaßen kommentiert: „Unser vorrangiges Ziel mit dieser Erhebung war es, den Change-Prozess, den wir mit dem Office-Umbau 2011 eingeleitet und durch unterschiedlichste Maßnahmen flankiert haben, so präzise und einfühlsam wie möglich zu begleiten. Denn wir gehen davon aus, dass es vor allem die Learnings sein werden, die uns auf dieser Reise weiterbringen.“

Vor diesem Hintergrund waren die ersten Ergebnisse kontraproduktiv. Das Problem: die Zahlen waren einfach zu schön, um ernst genommen zu werden – ein Fressen für jede PR-Abteilung, aber kritisch zu hinterfragen, wenn es darum geht, einen Kulturwandel zu begleiten. Statt also die Ergebnisse für bare Münze zu nehmen und hinauszuposaunen, dass die Mitarbeiter nach knapp eineinhalb Jahren neuer Arbeitswelt um 30% zufriedener und um 50% produktiver sind, bei einer um 25% erhöhten Work-Life-Balance, ging man bei Microsoft Österreich in sich, stellte die Zahlen in Frage und lieferte damit indirekt einen mehr als überzeugenden Beweis, dass das Projekt „Neue Arbeitswelt“ tatsächlich kulturverändernd und eben kein Etikettenschwindel ist.


Alexandra Moser

Dazu Alexandra Moser, Business Group Lead, Microsoft Office Division: „Wir sind bei diesen Ergebnissen einfach stutzig geworden und haben uns dann noch einmal genauer angeschaut, wie sie zustande kommen – mit dem Fokus, Zahlen zu erhalten, die in erster Linie nicht nach außen glänzen, sondern für unser Projekt erkenntnisfördernd sind.“

Die neue Welt der Arbeit verlangt den Blick nach innen, einen Blick, der tiefer geht. „Topbox-Auswertungen [3] tun das nicht“, wie Alexandra Moser ergänzt, „weil sie durch die Konzentration auf die Spitzenwerte eigentlich nur jenen Mitarbeitern eine Stimme verleihen, die in diesem Veränderungsprozess voranlaufen. Uns geht es jedoch darum, die ganze Stimmungslage einzuholen und damit auch die Fehltöne und Störgeräusche an den Reibungs- flächen wahrzunehmen. Weil wir der Überzeugung sind, dass dieser Prozess nur dann ein nachhaltiger sein kann.“

12% weniger Miet- und Betriebskosten. 8% weniger Stromkosten.

Ergebnisse und Learnings

Dass die Einführung neuer Arbeitsweisen auch polarisieren kann, weil der Veränderungszug für die einen zu schnell, für die anderen zu langsam fährt, wird gerne übersehen. Wenig überraschend, dass das Thema Work-Life-Balance dabei eine entscheidende Rolle spielt. Mit einem Durchschnittswert von 6,58 auf einer zehnteiligen Skala ist bei der Bewertung der Situation trotz einer Verbesserung von 0,3% noch jede Menge Luft nach oben; wobei an dieser Stelle festzuhalten ist, dass die Gesamtzufriedenheit in der österreichischen Niederlassung mit 8,40 unverändert hoch ist und das Projekt „Neue Arbeitswelt“ mit 96% Zustimmung auf enormen Rückenwind bauen kann. Die MitarbeiterInnen sind stolz, Teil des Projekts zu sein, was in Zeiten des Fachkräftemangels einen besonderen Stellenwert hat. So erfolgen 33% der Job-Bewerbungen bei Microsoft heute bereits über Empfehlungen.

9% weniger Telefonkosten durch den Einsatz von Lync.

Doch zurück zum Thema Work-Life-Balance. Positiv hervorgehoben wird dabei die vermehrt genutzte Zeit im Home Office (Anstieg um 13,7%), die mittlerweile bei 11 Stunden pro Woche liegt und die stark reduzierte Zeit, die MitarbeiterInnen für das Pendeln zwischen Wohnort/Kunde und Microsoft Büro aufwenden. Durchschnittlich verbringen die Befragten 5,41 Stunden pro Woche auf der Straße, was einen starken Rückgang um 15,2% im Vergleich zu 2011 entspricht. Pro Jahr kann damit im Schnitt eine ganze Arbeitswoche durch verringertes Pendeln eingespart werden. Das erklärt auch den hohen Durchschnittswert von 8,62, den die gesteigerte Flexibilität durch den fließenden Übergang von Beruflichem und Privatem erhält.

Dass gerade beim ideologisch aufgeladenen Thema Home Office die abrupten Veränderungen ausblieben, stellt Alexandra Moser mit Zufriedenheit fest: „Die Angst, dass die MitarbeiterInnen die neue Arbeitswelt mit Home Office verwechseln, erwies sich als unbegründet. Wir verbringen heute im Schnitt 3,89 Tage pro Woche im Office, was zwar einem leichten Rückgang von 5,1% entspricht, gleichzeitig jedoch zeigt, dass sich der Wert gut einpendelt.“

Das E-Mail-Aufkommen im Unternehmen hat sich um 20% reduziert.

Entscheidend dabei ist, dass durch den Einsatz moderner Kommunikations- und Kollaborationstools (Instant Messaging, Desktop Sharing, Videoconferencing) die Erreichbarkeit der MitarbeiterInnen nicht gelitten hat, sondern sogar gesteigert werden konnte – um 4,8% von bereits sehr guten 8,48 auf 8,89. Als international agierendes Unternehmen hatte man dabei sicherlich einen gewissen Startvorteil, weil hybride Meetings, in denen bestimmte Leute physisch, andere virtuell anwesend sind, bei Microsoft Österreich schon länger zum Alltag gehören. Kontrastierend dazu suchen 62% der MitarbeiterInnen trotzdem noch jeden Tag den möglichst gleichen Schreibtisch, wenn sie im Büro sind – was Alexandra Moser mit einem Schmunzeln kommentiert: „Natürlich hatten wir da eine größere Beweglichkeit im Hinterkopf, weil wir davon ausgingen, dass wechselnde Arbeitsnachbarschaften zusätzlich inspirierend sind. Auf der anderen Seite zeigt uns dieses Detail, dass Flexibilität und Dynamik ohne stabilisierende Faktoren nicht gedacht werden können. Hier wird die Theorie von der Praxis eines Besseren belehrt – auch das müssen wir ernst nehmen.“

Unterm Strich geht es hier um sehr persönliche Einschätzungen der Rahmenbedingungen für Kreativität, Effizienz und Produktivität. Dass hier die Meinungen zum Teil auseinander gehen, liegt in der Natur der Sache. Ideologisch zementierte Vorgaben bringen hier wenig. Hier zählt der Freiraum bei der individuellen Auslegung und Gestaltung. So sagen 76% der MitarbeiterInnen, dass das neue Büro einen positiven Effekt auf ihre Kreativität im Job hat und 90% sind der Überzeugung, dass das Arbeiten heute mehr Spaß macht. Dabei stieg der Durchschnittswert für die Bewertung des Einflusses des neuen Büros auf die Kreativität um ganze 167%, während der Grad der Arbeitsbelastung erfreulicher Weise um 1,2% sank.

Die Produktivität stieg in der österreichischen Niederlassung um 3,5%. Um 2,1% in der Abteilung. Und individuell ebenfalls von 8,68 auf 8,76.


M. Zimmermann

Ein interessantes Detail ist, dass sich für ManagerInnen ihre Effizienz im Home Office um 2,5% auf 8,62 erhöht hat, während MitarbeiterInnen einen leichten Effizienzrückgang von 0,9% auf immer noch sehr hohe 8,83 verzeichnen. Auch hier liegt der Schluss nahe, dass sich die Werte in dem Maße einpendeln, als die Menschen lernen, sich bei der Arbeit über die eigene Schulter zu schauen. „Arbeitszeit absitzen – das war einmal“, wie Martin Zimmermann, Großkundenvertrieb Business Productivity Solutions, festhält: „Genauso wie ins Büro fahren, und dann einfach einmal schauen, was so anfällt. Dort zu arbeiten, wo ich am Produktivsten bin, heißt eben auch: mir Gedanken machen, was ich heute eigentlich erreichen will.“


Franz Kühmayer

Die Themen Führung und Leistung spielen dabei eine zentrale Rolle. Wie werden Ziele definiert und ihre Einhaltung überprüft? Wie viel Vertrauen ist möglich? Wie wird Feedback gegeben? Wie oft finden physische Mitarbeitergespräche statt? Und wie sichtbar ist die Leistung des Einzelnen in virtuellen Szenarien? Während ManagerInnen zu dem Schluss kommen, dass sich durch die gesteigerte Virtualität die Sichtbarkeit der Leistung (Visibility) ihrer MitarbeiterInnen um 11% auf 8,41 verbessert hat, verspüren MitarbeiterInnen einen Sichtbarkeitsschwund von 4,9% auf 7,43. Ein Grund dafür könnte sein, dass hier zwei verschiedene Aspekte eine Rolle spielen: Zum einen eine gewisse Unsicherheit, ob die neuen Qualitäten beim vorgesetzten Gegenüber auch wirklich angekommen sind. Und zum anderen ist da auch ein gewisses Vakuum spürbar, weil die entsprechende Führungs- und Feedbackkultur, die diese neuen Freiheiten flankieren muss, in manchen Fällen einfach noch nicht voll entwickelt ist. Dazu Franz Kühmayer Geschäftsführer bei KSPM und Experte für neue Arbeitswelten: „Wir stehen am Übergang vom Präsentismus zur Ergebnisorientiertung. In der Zukunft wird Anwesenheitszeit nur noch in wenigen Organisationen der entscheidende Beurteilungsfaktor sein: In Gefängnissen wohl weiterhin, aber in Schulen und Unternehmen wird nicht mehr nach der Zeit beurteilt werden, sondern nach der tatsächlich erbrachten Leistung. Damit verändern sich auch Haltungen und Einstellungen - die mengenorientierten Heldengeschichten ("Ich habe mehr Überstunden", "Ich bekomme mehr eMails") weichen zielorientierten ("Ich habe bessere Ergebnisse"). Und das ist einer der entscheidenden Faktoren am Weg von der Industrie- zur Wissensgesellschaft. Denn es geht um bessere Produkte, nicht um mehr Output."

15% weniger Fahrten zwischen Wohnort/Kunde und Microsoft Büro.

Und manchmal sind es nicht einmal die Ergebnisse, die entscheidend sind, sondern die Art und Weise, wie man sie interpretiert. Das haben weiche Faktoren so an sich. Die Ergebnisse kommen erst in der Interpretation zu sich selbst. Weil der interpretierende Blick wie ein Spiegel ist, der manchmal mehr über das Projekt verrät als alle Fakten zusammen.

Tools & Facts

Abschließend – und nicht zufällig in dieser Reihenfolge – zu den harten Fakten. Das E-Mail bleibt mit 54,9% (noch) das wichtigste Kommunikationsmittel, gefolgt von Telefon und Instant Messaging (IM) mit jeweils knapp 20%. MitarbeiterInnen nutzen die Vorzüge der Chatfunktion (IM) vor allem dann, wenn schnell eine Antwort benötigt wird. In diesem Fall greifen fast 50% darauf zurück, gefolgt vom Telefon mit 45,6%. Hier ist eine massive Verschiebung im Gange, die sich auch dadurch zeigt, dass sich das E-Mail-Aufkommen im Unternehmen um 20% reduziert hat. Gleichzeitig führte die intensive Nutzung der Microsoft SharePoint Kollaborationstools dazu, dass die Zahl der per E-Mail verschickten Attachments um über 20% zurückgegangen ist.

Durch den Einsatz der neuen Lync-Technologien konnten die Telefonkosten um 9% reduziert werden – und das trotz extremen Zuwachses bei den Datenvolumina. Daneben konnten die Betriebs- und Mietkosten um 12% und die Stromkosten um 8% gesenkt werden.

Das sind die harten Fakten, die auf dem Boden der weichen wachsen. Wenn es um die neue Arbeitswelt geht, scheint alles auf den Kopf gestellt. Die harten Fakten sind erst dann leistbar und machen sich bezahlt, wenn die weichen stimmen. Sonst hat man die Rechnung ohne den Wirt gemacht.

Womit der Kreis geschlossen ist.


  • [1] In der Kategorie 250 bis 500 Mitarbeiter. Besonders hervorhebenswert ist der gleichzeitige Gewinn des Zusatzpreises „Bester Arbeitgeber zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie“.
  • [2] Die Erfolgsmessung wurde gemeinsam mit der IMC FH Krems (Michael Bartz und Stefan Schöls) durchgeführt.
  • [3] Obwohl Topbox-Ansätze heute für viele Umfragen (wie Great Place to Work) Standard sind, hat sich Microsoft für einen Average-Ansatz entschieden, bei dem nicht die Spitzenwerte, sondern die Durchschnittswerte die Grundlage für die Auswertung liefern.