Meeting 2.0 – ein Beispiel

Jürgen chattet Karl an und fragt:

Der Erstkontakt erfolgt über Instant Message. Der Vorteil: man sieht (über den Präsenzstatus), ob das Gegenüber Zeit hat und darauf antworten kann. Das Telefon könnte Karl nicht abheben, weil er in einem Vortrag sitzt. Wenn Jürgen ein Mail mit der gleichen Frage geschickt hätte, müsste er vielleicht Tage auf eine Antwort warten.

In dem Moment, in dem das Thema zu kompliziert wird, kann ohne Medienbruch auf Voice gewechselt werden.

Nimmt nicht sein Handy, sondern wählt über Lync die Call-Option und ruft ihn am Laptop an. Beide setzen sich ihr Headset auf und sind verbunden.

Karl: „Ja, hallo nochmal, wie geht’s dir?“

Jürgen: „Alles bestens danke. Ziemlich viel Druck zurzeit … aber das ist bei dir wahrscheinlich auch nicht anders. Also – du wolltest mir ein paar Details vom Gespräch mit dem Kunden erzählen.“

Karl: „Ja, wir hatten doch vor einer Woche dieses ziemlich große Meeting, wo wir auch über die weitere Vorgehensweise sprachen. Und damals hat der IT-Leiter des Kunden betont, dass der Vorstand sehr viel Wert darauf legt, besser messen zu können, wo das Unternehmen steht. Ist auch in der Strategie verankert worden unter dem Stichwort: „Überraschungsfreies Unternehmen und BI.“ Das heißt, da sollten wir uns echt bemühen, etwas wirklich Cooles anzubieten.“

Jürgen: „Sollten wir da nicht die Claudia dazu nehmen, die ist ja unsere BI-Expertin.“

Karl: „Hast recht. Ich buche sie gleich dazu, wenn Sie noch frei ist.“

Karl öffnet den Kalender und sieht, dass Claudia nächste Woche auf Urlaub ist. Der gemeinsame Outlook-Kalender erfüllt natürlich nur dann seinen Zweck, wenn er von allen Mitarbeitern aktuell gehalten wird. Das betrifft nicht nur Reisezeiten und Urlaube, sondern jeden einzelnen (nicht privaten) Termin mit Betreff, Dauer und Ort.

Karl: „Sie ist leider auf Urlaub nächste Woche.“

Jürgen: „Wen könnten wir sonst nehmen? Warte mal, ich schaue schnell mal im Intranet, ob wir jemanden in den Außenstellen haben.“

Jürgen öffnet die People Search und sucht nach „BI-Skills“. 10 Sekunden später …

Jürgen: „Da gibt es die Karin in Salzburg, die ist sogar nächste Woche noch frei. Ich schick ihr gleich mal die Einladung und ruf sie nachher mal an.“

Karl: „Perfekt.“

Jürgen: „Kannst du mir vielleicht noch das Besprechungsprotokoll von der Sitzung beim Kunden schicken?“

Das Besprechungsprotokoll wird nicht im Anhang eines E-Mails verschickt, sondern zentral in einem Shared Space im Intranet abgelegt. Mit dem Vorteil, dass das Dokument auch ergänzt werden, jede Änderung nachverfolgt werden kann und alle Interessierten immer auf die neueste Version zugreifen.

Karl: „Das liegt am Share. Dort, wo die Protokolle liegen.“

Solche Protokolle gibt es zu jedem Meeting – meist in Form von OneNote-Notizen, die am SharePoint liegen und sich automatisch mit der lokalen Kopie auf dem Laptop eines jeden Mitarbeiters synchronisieren. Unified Communications erlaubt, dass Meetingeinladungen aus dem Kalender direkt ins OneNote geschickt werden können, damit dort das Grundgerüst für das Protokoll (TeinehmerInnen, die Zeit, den Ort, die Agenda) sofort zur Verfügung steht.

Jürgen: „Ok. Dann siehst du dort auch gleich meine Anmerkungen, wenn mir was auffällt.“

Karl: „Bestens. Wir sehen uns nächste Woche.“

Jürgen: „Freu mich. Bis dann!“