Meeting 2.0

Wer heute von der neuen Welt der Arbeit spricht, denkt dabei vor allem an die neuen Formen und Regeln der „Zusammen-Arbeit“. Weil in wissensbasierten Prozessen gelebte Netzwerke und integrierte Prozesse zählen, statt starre Hierarchien und isolierte Abteilungen.

„Kollaboration“ heißt die Universalzutat für die Innovations- und Wertschöpfungsprozesse im 21. Jahrhundert. Weil alles mit jedem zu tun hat. Und der Mehrwert, von dem alle reden, heute dadurch entsteht, dass Menschen, Dokumente, Prozesse, Ideen miteinander interagieren. Über Medien-, System- und Abteilungsgrenzen hinweg.

Die Zusammenarbeit der Wissensarbeiter entscheidet heute über die Wendigkeit, Produktivität und letztendlich Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Kein Wunder, dass sich immer mehr Spezialisten fragen, wie diese im Business-Alltag gefördert werden kann.

Befehls- und Kontrollstrukturen tun dies nicht, wie Business in the Community (BITC) in ihrer Studie „Tomorrow‘s Workplace“ festhält: “knowledge workers are not motivated by command and control structures, nor do such structures facilitate the collaboration from which innovation springs.“ Dass Geld ebenso wenig ein geeigneter Motivator ist, belegt eindrucksvoll der animierte Vortrag von Dan Pink: „The surprising thruth about what motivates us“.

“The most valuable assets of a 20thcentury company were its production equipment. The most valuable asset of a 21st-century institution, whether business or non-business,will be its knowledge workers and their productivity.” - Peter F. Drucker -

Wissensarbeiter sind auf der Suche nach Sinn und Selbstbestimmung. Sie wissen aus eigener Erfahrung, wo, wann und wie sie am besten arbeiten. Und deshalb wollen sie auch selbst entscheiden, in welchem Arbeitsumfeld sie die anfallenden Aufgaben angepasst an die eigenen Bedürfnisse bestmöglich erledigen können. Selbstverantwortung heißt in diesem Zusammenhang auch, dass sich der Mitarbeiter im Vorhinein überlegt, was er an jedem Tag erreichen will, welche Ressourcen er benötigt und wie er die Interaktionen (Gespräche in und außerhalb von Meetings) mit KollegInnen gestaltet.

Dazu zählt auch die Wahl der Location – weil Wissensarbeiter das Unternehmen nicht mehr als einen Ort verstehen, an dem man seine Arbeitszeit abzusitzen gezwungen wird, sondern vielmehr als kommunikative Drehscheibe, auf die man sich ganz bewusst begibt, um Verbindungen mit Menschen zu pflegen und weiter zu entwickeln.

„Flexible Arbeitswelten verringern die Immobilienkosten, erhöhen die Produktivität, binden Mitarbeiter an das Unternehmen, fördern Diversität und reduzieren den ökologischen Fußabdruck.“ - Rod Newing, Financial Times -

Vor diesem Hintergrund bekommen die Räume, Strukturen und Technologien, die das Unternehmen bereitstellt, um die dynamischen Arbeits- und Kommunikationsweisen ihrer Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen, eine ganz neue Bedeutung. Sie schaffen im besten Fall jene Rahmenbedingungen, in denen Innovation nicht mehr abhängig ist vom Genie und den Geistesblitzen einzelner, sondern als Resultat eines kontinuierlichen und kreativen Austausches von Informationen, der zur Tagesordnung gehört. Wissens- und Innovationsprozesse sind heute nur in ihrer Vernetzung denkbar.

Wo hört Kommunikation auf und wo fängt Kollaboration an?

Die neue Welt der Zusammenarbeit wird begleitet von flachen Hierarchien und einem „sozialen Rauschen“, wie Josh Bernoff von Forrester Research es nennt. Es zeigt sich in einem erhöhten Interaktions- und Abstimmungsbedarf, durch den die Grenzen zwischen Kommunikation und Kollaboration beinahe unkenntlich werden. Zusammenarbeit ist Kommunikation und umgekehrt.

Wenn man durch das neue Microsoft Office am Wienerberg geht, hat man den Eindruck, dass sogar die eher klassischen, im Großraumbürostil gehaltenen, Shared-Desk-Bereiche von diesem neuen Geist angesteckt worden sind. Die auffallende Ruhe in diesem Bereich zeigt, dass Selbstverantwortung sensibler macht – nicht nur für die eigenen Produktivitätsanforderungen, sondern auch für die Bedürfnisse anderer. Wer telefonieren muss, zieht sich in die Call-Boxen zurück, um die anderen Mitarbeiter nicht zu stören. Das soziale Rauschen wird hier als Stille, Rücksichtnahme und Disziplin gelebt.

Auf der anderen Seite sieht man an der Vielfalt der Meeting-Räumlichkeiten, dass die neue Welt der Zusammenarbeit auch neue Differenzierungen schafft, wie Univ. Prof. Markus Peschl, Kommunikationswissenschaftler und Mitbegründer von theLivingCore betont: „Je mehr Möglichkeiten wir haben, umso mehr zeigt sich, dass ein Meeting nicht gleich ein Meeting ist. Es gibt solche, in denen Entscheidungen getroffen werden, es gibt Brainstormings, es gibt Briefings, Abstimmungs- und Arbeitsmeetings oder solche, in denen man etwas zu feiern hat. Diesen Prozess der Neudefinition erleben wir auch auf der anderen Seite. Denn genauso wenig muss kontemplativ immer individuell heißen. Man kann ja auch gemeinsam nachdenken.“

Die produktive und abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit entlang von Prozessen ist heute nur möglich, wenn es im Unternehmen keine Kommunikationssilos mehr gibt; das heißt, wenn alle verfügbaren Technologien, Werkzeuge und Kanäle nahtlos ineinandergreifen. Vor diesem Hintergrund ist der Wert einer integrierten Kommunikationslösung (Stichwort Unified Messaging) leicht zu beschreiben: sie sorgt dafür, dass Wissensarbeiter wirklich zusammenarbeiten und nicht nur parallel über der gleichen Aufgabe brüten, und sie hilft dabei, Informations-Overheads und Doppelgleisigkeiten abzubauen und Benutzeroberflächen zu konsolidieren.

Parallel dazu werden die modernen Formen der Co-Produktion erst über eine zentrale Ablage und die Möglichkeiten der Versionierung möglich, weil die meisten Aufgaben im Unternehmensalltag nur in Teams gelöst werden können. Das folgende Beispiel zeigt den intuitiv richtigen Einsatz dieser Kanäle und belegt, wie Kommunikation und Kollaboration in der Praxis verschwimmen.