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Einhaltung von Vorschriften zu Dokumenten und Unterlagen

DOKUMENTENVERWALTUNG UND ARCHIVIERUNGSRICHTLINIEN RATIONALISIEREN UND VEREINFACHEN, UM DEN AUFWAND DER MITARBEITENDEN FÜR DIE EINHALTUNG DER VORSCHRIFTEN ZU VERRINGERN
Aufgrund der heutigen gesetzlichen Anforderungen müssen die Unternehmen den unstrukturierten geschäftlichen Informationen und Unterlagen mehr Aufmerksamkeit widmen. Diese werden im Allgemeinen als elektronisch gespeicherte Informationen bezeichnet. Dazu zählen E-Mails, Dokumente, Tabellenkalkulationen, Fotos, Aufzeichnungen von Telefongesprächen und Instant-Messaging-Nachrichten. Das operative Risikomanagement, die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und die einfache Suche mithilfe rollenbasierter Berechtigungen sind mittlerweile sehr wichtige geschäftliche Voraussetzungen.

Die schwierige Handhabung unstrukturierter Daten, die Überfrachtung mit Informationen und der unkontrollierte Zuwachs an Daten im Alltagsgeschäft sowie unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Papierdokumente, elektronische Daten und Systemdaten sind nur einige der Herausforderungen der Dokumentverwaltung. Durch diese Herausforderungen wächst die Bedeutung, die der Verwaltung von Geschäftsinformationen und der Führung der Geschäftsunterlagen zukommt.

Lösungen zur Einhaltung von Vorschriften zu Dokumenten und Unterlagen ermöglichen es Unternehmen, die Dokumentenverwaltung und die Archivierungsrichtlinien zu rationalisieren und zu vereinfachen, um die daraus erwachsende Belastung des Personals zu verringern.

Enterprise Content Management-Lösungen von Microsoft und dessen Partnerunternehmen leisten hierbei Unterstützung, integrieren sie doch die Anwendungen und Tools, mit denen die Benutzer bereits vertraut sind. Diese Lösungen basieren auf den Produktivitätsprogrammen der Microsoft Office Produktfamilie. Sie lassen sich auf einfache Weise in den Workflow von Unternehmen integrieren und werden von den Benutzern im Rahmen ihrer täglichen Aufgaben bereitwillig angenommen. Dadurch ist ein geringerer Schulungsaufwand für die Benutzer erforderlich. Zudem sinkt die Belastung für die mit der Implementierung betrauten Mitarbeitenden. Das Ergebnis ist ein erweiterbares, flexibles System, das auch in Zukunft neue Inhalte und Medientypen bewältigt und den Anforderungen an die Archivierung und Lagerung sowie an die gesetzlichen Bestimmungen und an Audits gerecht wird.

Die Lösung zur Einhaltung von Vorschriften zu Dokumenten und Unterlagen basiert auf dem System von Microsoft Office. Sie umfasst Produkte, die mit nativen Compliance- und Archivierungsfunktionen, mit einem Repository und Suchfunktionen für die Unterlagen, mit der Bereitstellung verwalteter Ordner, mit Transportrichtlinien und Journalfunktionen ausgestattet sind.