Der Arbeitsplatz ist flach: Social Tools vereinheitlichen den Arbeitsplatz

Adam Pisoni, General Manager von Microsoft bei Yammer.
Jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen – vom CEO-Büro bis zur Poststelle – besitzt wertvolle Informationen, so Adam Pisoni, General Manager von Microsoft bei Yammer. Die Herausforderung, der sich Unternehmen gegenübersehen, besteht darin, über geografische Entfernungen, Abteilungen und Gehaltsstufen hinweg Wissen abzugreifen. Während sich die Eigenschaften am Arbeitsplatz herausbilden und zunehmend globaler werden, sind typischerweise dieselben Gesichter in das tägliche Wechselspiel eingebunden. Die Informationen verbleiben jedoch an verschiedenen Stellen im Unternehmen.
Nach einer heute veröffentlichten Befragung glauben Mitarbeiter auf allen Ebenen, dass sie den Schlüssel gefunden haben: Social Technology.
"Social wird von einem gewünschten, aber nicht notwendigen Tool zu einer Notwendigkeit am Arbeitsplatz", so Pisoni. "Da sich alle Unternehmen einem wachsenden Tempo bei Veränderungen gegenüber sehen, müssen sie die Fähigkeit und das Wissen der Mitarbeiter stärker beeinflussen, als es ihre aktuellen Technologien zulassen. Genau wie die E-Mail die Geschäfte in den 90ern beschleunigt hat, treiben die Social Tools den Wissens- und Informationsfluss in einem Unternehmen und unternehmensübergreifend voran."
Die Tools von Enterprise Social gelten für die am Arbeitsplatz geltenden Mediengrundsätze. So wird es für die Menschen einfacher, Dateien und Informationen mit den Mitarbeitern zu teilen und als Teams abteilungs- und standortübergreifend zusammenzuarbeiten. Anders als bei Verbraucherdiensten wie Facebook bietet Enterprise Social den Mitarbeitern private, geteilte Arbeitsplätze, die sie innerhalb und außerhalb der Unternehmen teilen können.
Die Mitarbeiter würden gerne im Büro auf die gleiche Art und Weise kommunizieren, wie sie es in ihrem Privatleben für effektiv halten. Mehr als 40 Prozent der befragten Mitarbeiter glauben, dass es an ihren Arbeitsplätzen nicht genügend Zusammenarbeit gibt und dass die Social Tools Teamwork besser fördern können. Ein Drittel sagt, dass es bereit sei, eigenes Geld für Social Tools auszugeben.
Warum? Die Art und Weise, wie wir arbeiten, ändert sich gerade, so Pisoni. Die Arbeit wird zunehmend von virtuellen Teams und von Mitarbeitern ausgeführt, die mobile Geräte nutzen. Zudem fallen immer mehr nicht routinemäßige Arbeiten an. Das bedeutet, dass wir mehr Zeit mit Dingen zubringen, die nicht zum normalen Ablauf gehören. Gartner sagt voraus, dass 2015 in der Tat 40 Prozent oder mehr der Arbeit in einem Unternehmen "keine Routine" mehr sein werden. 2010 waren es noch 25 Prozent.
Diese sich ändernden Eigenschaften der Arbeit erfordern neue Arten von Tools, die es leichter machen, standort-, team- und geräteübergreifend miteinander in Kontakt zu treten, zu teilen und zu organisieren. Da die Arbeit immer weniger Routine ist, müssen Mitarbeiter einfacher auf das richtige Wissen, die richtigen Informationen zugreifen und überall im Unternehmen einsehen können, um schnell, fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Er sagt: "Die Mitarbeiter versuchen, in einer Welt effektiv zu arbeiten, in der die Regeln und die Software, die ihnen zur Verfügung stehen, für die alltäglichen Herausforderungen, denen sie gegenüber stehen, zunehmend ungeeignet sind." "Sie erkennen, dass sie neue Arbeitsweisen annehmen müssen, die die Zusammenarbeit und den gesellschaftlichen Aspekt stärker fördern, um in einer sich schnell ändernden Welt erfolgreich zu sein. Die Freigabe von Wissen und Informationen in Unternehmen, indem der Zugang zu ihnen erleichtert wird, hilft unseren Mitarbeitern, leistungsfähiger zu werden und effektiver zu arbeiten."
Nicht ganz zufällig sind es die sozialen Medien selbst, die viele dieser Herausforderungen steuern und bei deren Lösung Enterprise Social hilft, fügt er hinzu. Dienste wie Facebook, Twitter und Yelp bringen Kunden miteinander in Kontakt, was zu schnell steigenden Erwartungen führt, da die Kunden voneinander lernen.
Es ist also nicht überraschend, das Social im Unternehmen dabei helfen kann, die Art und Weise zu überdenken, wie sie teilen, lernen und sich intern organisieren, damit sie auf die sich schnell ändernden Erwartungen der Kunden besser reagieren können.
Spannung am Arbeitsplatz
Noch besteht im Büro keine Verbindung. Während die Mitarbeiter übereifrig sind und Enterprise Social als ein Tool für Leistungsfähigkeit ansehen, bleiben IT-Abteilungen und Führungskräfte skeptisch, so Pisoni. Die Unternehmen machen sich ironischerweise Sorgen darüber, dass die Leistungsfähigkeit durch die Social Tools verloren geht. Es sind jedoch genau diese Art von Tools, nach der die Mitarbeiter verlangen, um ihre Leistungsfähigkeit zu steigern.
Als Ergebnis glaubt mehr als ein Drittel der befragten Mitarbeiter, dass ihr Unternehmen die Vorteile der Social Technology unterschätzt. Fast die Hälfte sagt, dass ihr Unternehmen Social Tools im Allgemeinen skeptisch gegenübersteht.
Die Herausforderung der Einführung von Social Tools ist mehr als nur eine technische Herausforderung, so Pisoni. Eine Kulturveränderung ist für den Erfolg ebenso notwendig. Der Grund dafür ist, das Enterprise Social nicht nur eine andere Technologie ist, sondern neue Arbeitsweisen ermöglicht.
Einige Unternehmen haben mit Enterprise Social zu kämpfen, gibt Pisoni zu. "Sie können es nicht einfach einführen und eine kulturelle Veränderung erwarten. Es ist eine Reise der Neuerfindung, die eine Strategie, eine Verpflichtung der Führungskräfte und Unterstützung erfordert."
Um effektiv zu sein, benötigen Sie das richtige Tool, aber auch eine für die Geschäftsziele, die Herausforderungen und die Kultur ihres Unternehmens spezifische Strategie.
Damit Social Tools effektiv sind, so glaubt Pisoni, können sie nicht bloss ein Ziel sein; Enterprise Social muss in die Apps eingebunden sein, die die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag nutzen, damit Menschen, Informationen und Anwendungsdaten in einer Art und Weise zusammengebracht werden, die eine grössere Effektivität, Leistung und Beweglichkeit fördert.
Pisoni hat auch einige Schlüssel für eine effektive Sozialstrategie vorgeschlagen. Zunächst müssen die Unternehmen ihre derzeitigen Geschäftsprioritäten, Herausforderungen und Kultur beurteilen und dann ihre Vision für Enterprise Social ausarbeiten. Die Unterstützung der Social Tools durch die Führungskräfte ist wichtig. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass es nicht effektiv ist, die Nutzung lediglich in Auftrag zugeben. Erfolgreiche Enterprise Social-Initiativen erfordern eine Übernahme durch die Mitarbeiter von der untersten Hierarchieebene bis zu höchsten, gemeinsam mit der Unterstützung durch die Führungskräfte von der höchsten Hierarchieebene bis zur untersten, um das Tool und die Bereitschaft zu bewerten, auf diesem Weg zu lernen und zu übernehmen.
Erfolgreiche Initiativen beginnen typischerweise mit kleinen Teams, die spezifische, messbare Probleme lösen (Denken Sie an Gewinnsteigerung, Kostensenkung). Hat sich bei diesen Tests der Wert der Social Tools herausgestellt, ist es einfacher die Übernahme auszuweiten.
Er hat auch wiederholt, dass Enterprise Social für jeden eine Reise ist – Microsoft inbegriffen. Microsoft möchte im Laufe der Zeit mit allen Anwendungen verknüpfte Umgebungen in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stellen, sagt er. Schließlich wird heute in Tools wie Office, Lync, Exchange und Dynamics CRM zusammengearbeitet.
"Mehr als jedes andere Unternehmen werden wir das grösstmögliche Publikum von Arbeitern erreichen können, da sie bereits Microsoft-Anwendungen nutzen. Da wir Enterprise Social in diese Tools einbringen, werden wir diese neue Arbeitsweise diesen Mitarbeitern näherbringen."
Das Versprechen von Enterprise Social (oder wie Sie einen besseren Burger machen)
Enterprise Social kann, richtig angewendet, den Geschäftswert erheblich steigern, indem die Art und Weise, wie die Mitarbeiter miteinander in Kontakt treten, Informationen miteinander teilen und team- und standortübergreifend sowie über die Firewall hinweg mit Kunden, Anbietern und anderen wichtigen Geschäftspartnern zusammenarbeiten, verbessert wird.
Nehmen Sie Red Robin. Im vergangenen Jahr hat die Restaurantkette 2.500 Managern und Mitarbeitern im Büro Yammer zur Verfügung gestellt. Als das Unternehmen einen neuen Burger in seine Speisekarte aufgenommen hat, nutzten die Manager das Enterprise Social-Netzwerk, um Kundenfeedback direkt aus den Restaurants zu erhalten. Dies hat ihnen geholfen, in einem Monat das Rezept zu verfeinern – einem Bruchteil der Zeit, die in der Vergangenheit dafür notwendig gewesen wäre, so CIO Chris Laping.
Vor kurzem wollte Red Robin einen Weg finden, um die grosse, auf Stundenbasis arbeitende Belegschaft einzubinden. Davon waren 87 Prozent Millennials.
"Analog zu lernen ist nicht ihre Art zu lernen, und es ist nicht die Art, sie im Unternehmen einzubinden," so Laping. "Wir müssen sie dort erreichen, wo sie sich gerade aufhalten, und das bedeutet Handy und Enterprise Social."
Deshalb hat das Unternehmen das eingeführt, was es "Yammerversity" nennt, um das neue interaktive Schulungsprogramm zu ergänzen. Neueinstellungen können in Yammer Fragen stellen und Feedback geben. Wenn sie ihre Arbeit aufgenommen haben, können sie Videos über neue Praktiken hochladen. Das ermöglicht es dem Unternehmensbüro, diese Praktiken bei einer zukünftigen Schulung zu berücksichtigen.
Laping sagt, dass Social Networking für ein Unternehmen wie Red Robin mit Mitarbeitern überall im Land einen hohen Wert bietet. Es hilft ihm und anderen Führungskräften, auf diese Mitarbeiter einzugehen und täglich von ihnen zu lernen.
Über seine Aufgaben als CIO hinaus hat Laping auch die Leitung der strategischen Neuausrichtung bei Red Robin übernommen. Als seine Rolle vor ein paar Jahren größer wurde, wusste er, dass er alle Mitarbeiter des Unternehmens einbinden musste, um erfolgreich zu sein.
"Wie binden Sie jemanden schnell ein? Das alte Modell eines Memos, des Erklärens Ihres Denkens und des Vertrauens darauf, dass die Mitarbeiter dem folgen, funktioniert nicht. Jetzt benötigen Sie viel mehr Interaktivität. Deshalb liegt mir so viel an Yammer. Letztendlich habe ich erkannt, dass ich es mehr als irgendjemanden brauche, weil ich den Auftrag hatte, Veränderung zu fördern."