Microsoft IT stellt den eigenen Ansatz für mehr Mobilität vor

Microsoft IT stellt den eigenen Ansatz für mehr Mobilität vor
Im Juli 2013 wurde der Jahresbericht der Microsoft IT veröffentlicht, der sich mit wichtigen Trends befasst, denen unser eigenes Unternehmen heute gegenübersteht. In diesem Ausschnitt aus dem Jahresbericht können IT- und kaufmännische Entscheider erfahren, wie die Microsoft IT umfassende Ressourcen bereitgestellt hat, um die Mobilität im Jahr 2012 zu verbessern. Dieses Engagement hat eine wesentliche Rolle dabei gespielt, die Fähigkeit des Unternehmens zur Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern sowie die Fähigkeit zu verbessern, auf die globalen Anforderungen von Mitarbeitern, externen Partnern und Kunden zu reagieren.
Wichtige Themen:
  • Vernetzung der Mitarbeiter
  • BYOD – Bring Your Own Device
  • Dienstorientiertes Websitedesign
  • Verwaltung verteilter Teams
  • Globaler Wettbewerb um Talente
  • Teamzusammenarbeit und -produktivität
Neue Anreize für das Unternehmen
Unsere Welt wird zunehmend digitaler, vernetzter und abhängiger von einem einfachen Zugang zu Informationen. Während einige Unternehmen Schwierigkeiten damit haben, zu verstehen, wie sie auf diese Trends reagieren sollen, können CIOs, die organisationsübergreifende Initiativen ins Leben rufen und voranbringen, um mobile Technologien und Prozesse zu übernehmen, den Unternehmenswert steigern.
So gesehen ist der Wechsel zu mehr Mobilität möglicherweise nicht so einfach wie es sich anhört. CIOs können zu Beginn ihre BYOD-Richtlinien (Bring Your Own Device) überprüfen oder Authentifizierungs- und Zugriffssysteme ändern, damit Mitarbeiter über ihre Mobilgeräte Zugriff auf geschäftskritische Informationen erhalten. Diese Maßnahmen sind geeignete erste Schritte. Zum Erreichen einer Unternehmensmobilität ist es jedoch auch erforderlich, Einrichtungen zu gestalten, die auf eine mobile Belegschaft ausgerichtet sind, oder – die wohl größte Herausforderung – organisationsübergreifend eine Veränderung in der Unternehmenskultur zu erreichen, indem neue Managementverfahren Anwendung finden, die die Arbeit in Remoteteams ermöglichen.
Lohnt sich dieser Aufwand? Microsoft ist der Ansicht, dass das Erreichen der Unternehmensmobilität entscheidend ist, um weiterhin eine marktführende Position einzunehmen. Wir empfehlen Ihnen, die folgenden Beispiele aus wichtigen Investitionsbereichen bei Microsoft zu betrachten, um zu erfahren, wie die Microsoft IT das Unternehmen bei der zunehmenden Ausbreitung der Mobilität in den Bereichen Technologie, Einrichtung und Verwaltung unterstützt.
Das neue Arbeiten
Das Microsoft-Programm „Das neue Arbeiten“ kombiniert das Engagement der Teams aus den Bereichen der unternehmenseigenen IT, Immobilien und Einrichtungen hinsichtlich der Verbesserung der Arbeitsumgebung. Insbesondere überdenkt das Unternehmen die Gestaltung der Einrichtungen, um den Anforderungen mobiler Mitarbeiter und Teams zu entsprechen.
Partnerschaft zwischen IT und Einrichtungen
Durch die Kombination von intelligentem Bürodesign mit wichtigen Microsoft-Technologien können im Rahmen des Programms Mitarbeiter deutlich mobiler und produktiver arbeiten – und das bei niedrigeren Kosten. Dieser Ansatz erlaubt es, dass Mitarbeiter mit unterschiedlichen Arbeitsmodellen nebeneinander agieren können und gleichermaßen produktiv sind – im Büro sowie bei der Remote-Arbeit.
Seit der Einführung des Programms "Das neue Arbeiten" wurden verschiedene Einrichtungen weltweit eröffnet, einschließlich Niederlassungen in Amsterdam, Singapur und kürzlich in Guangzhou (China).
Die neue Niederlassung in Guangzhou, die speziell für mobile Mitarbeiter eingerichtet wurde, spielt eine wesentliche Rolle bei der Unterstützung des zunehmenden Geschäftserfolgs in Südchina. Die Niederlassung bietet 160 individuelle Arbeitsstationen, Schränke zur Aufbewahrung persönlicher Wertsachen, 6 buchbare Besprechungsräume und 33 kleine Diskussionsräume für Ad-Hoc-Sitzungen.
Kleines, dynamisches Büro
Die Möglichkeiten zum Austausch und zur Zusammenarbeit sind für eine mobile Belegschaft essentiell. Daher bietet die Einrichtung neben kabelgebundener und drahtloser Netzwerkkonnektivität zur Unterstützung von Laptops und mobilen Geräten außerdem große Konferenzbildschirme, auf denen Live-Online-Besprechungen über Microsoft Lync gehostet werden können.
Um Mitarbeitern, die neu in der Einrichtung sind, ein positives Erlebnis zu vermitteln, wurde von der Microsoft IT ein sogenanntes „IT Ambassador“-Team ins Leben gerufen, das neue Mitarbeiter dabei unterstützt, sich mit der Einrichtung vertraut zu machen und technische Unterstützung für alle eventuell auftretenden Probleme bereitstellt (z. B. Anschließen eines mobilen Geräts an den entsprechenden Drucker oder Reservierung eines Besprechungsraums). Die Mitarbeiter der Einrichtungen veranstalteten außerdem am ersten Tag ein besonderes Einzugs-Essen, den „First Day User Move-in IT Brown Bag-Lunch“, um sicherzustellen, dass die Benutzer bereits am ersten Tag, an dem das Büro eröffnet wurde, produktiv sein können.
Für mobile Mitarbeiter ist es häufig schwierig, Teammitglieder, Kollegen oder einen freien Arbeitsplatz in einem Gebäude zu finden, in dem ein Großteil der Arbeitsplätze nicht fest zugeordnet ist. Die Microsoft IT hat auf dieses Mitarbeiterbedürfnis reagiert und eine Windows Phone-App bereitgestellt, über die mithilfe von standortbezogenen Diensten verfügbare Arbeitsbereiche und Personen gefunden werden.
Außerdem hat die Microsoft IT den verfügbaren Platz am Mitarbeiter-Arbeitsplatz optimiert: Durch die Verwendung eines USB-integrierten Netzwerk-/Display-Hubs mit 27-Zoll-Bildschirm, der ein einzelnes Kabel nutzt, um alle Komponenten – vom Bildschirm bis hin zum Netzwerk – mit der drahtlosen Microsoft Desktop 2000-Maus und -Tastatur zu verbinden.
Das Ergebnis war eine kleinere, aber deutlich dynamischere Büro-Umgebung, die optimal auf eine mobile Belegschaft ausgerichtet ist. Microsoft geht davon aus, dass dieses Modell in einem Zeitraum von fünf Jahren die Betriebskosten um 24 Prozent reduzieren wird. Dies wäre ein guter Vergleichswert gegenüber durchschnittlich 14 Prozent niedrigeren Kosten an anderen Standorten, bei denen ähnliche Projekte durchgeführt wurden.
Neugestaltung des Internets für mobile Geräte
Die Unternehmenswebsite stellt heutzutage ein geschäftskritisches Tool dar, das häufig als erste Vertriebs-, Marketing- und Supporterfahrung für Kunden oder Partner fungiert. Darüber hinaus hat sich in den vergangenen zwei Jahren auch die Art und Weise, wie Benutzer auf das Internet zugreifen, radikal verändert. Heute verwenden die Benutzer für Ihre Suche im Internet nicht mehr nur herkömmliche Laptops oder Desktop-Computer, sondern nutzen mit einer ebenso hohen Wahrscheinlichkeit mobile Geräte.
Als CIO (Chief Information Officer) erkennen Sie, dass Ihre Unternehmenswebsite einen enormen Vermögenswert darstellt und häufig als eine Art „Eingangstür“ zu Ihrem Unternehmen funktioniert. Wie können Sie diese also optimal gestalten, damit Sie Ihre Kunden halten können und diese immer wieder zurückkehren? Investieren Sie in die Entwicklung und Bereitstellung einer mobilen Version Ihrer Website? Wie weit reicht dabei die Unterstützung paralleler Webeigenschaften für Ihre herkömmliche und die mobile Website?
Ähnlich wie andere Unternehmen vermarktet, vertreibt und unterstützt Microsoft seine Produkte und Dienstleistungen über seine Hauptwebsite: www.microsoft.com. Die Website Microsoft.com ist eine der meistbesuchten Websites weltweit, mit über 228 Mio. Unique Users pro Tag. Es kommen Kunden mit unterschiedlichsten Interessen auf die Microsoft-Website – von Verbrauchern, die nach Produktdetails zu Xbox und Surface suchen, über kleine und mittelständische Unternehmen, die sich für Office 365 registrieren, bis hin zu Großkunden, die mehr darüber erfahren möchten, wie sie ihre Geschäftstätigkeit durch die Integration von Microsoft-Technologien optimieren können.
Mit der Einführung von Windows 8 und Microsoft Surface sah die Microsoft IT eine Chance zur Unterstützung des Unternehmens, indem für die Website Microsoft.com das Benutzererlebnis sowohl für mobile Geräte als auch für Desktopsysteme optimiert wurde.
In Zusammenarbeit mit der Marketinggruppe von Microsoft startete die Microsoft IT ein zehnwöchiges Projekt zur Neugestaltung der Homepage Microsoft.com mit folgenden Zielen:
  • Vereinfachen und übersichtlicher organisieren
    Studien und das Feedback der Benutzer zum bisherigen Webseitendesign haben ergeben, dass die Benutzer eine vereinfachte Seite mit einem aufgeräumteren Design bevorzugen. Bei der neuen Gestaltung wurde dies berücksichtigt und zwar durch die Implementierung folgender Elemente:
    • Eine vereinfachte Navigation zur Verbesserung der Auffindbarkeit von Downloads, Support, Sicherheit und Shopping durch eine Verringerung der Anzahl der Top-Level-Elemente in der Symbolleiste von neun auf fünf Auswahlmöglichkeiten
    • Eine visuell aufgeräumte Seite, auf der im oberen Bereich nur wenige Elemente angezeigt werden, mit der Tendenz, schrittweise mehr Inhalte einzublenden, sobald der Benutzer einen Bildlauf nach unten ausführt, um mehr anzuzeigen
  • Herausragende Benutzerfreundlichkeit auf jedem Gerät gewährleisten
    Microsoft IT hat progressive Features, adaptive Inhalte und ansprechende Layouts implementiert, um sicherzustellen, dass Inhalte und Bilder automatisch per dynamisches Umbrechen, Skalieren und Zuschneiden an die Größe des Bildschirms angepasst werden. Dieses adaptive Rendering sorgt dafür, dass Bilder richtig angezeigt sowie bequem und schnell auf Links geklickt oder getippt werden kann, ohne dass ein Zoomen erforderlich ist.
  • Styling an modernes Erscheinungsbild anpassen
    Microsoft IT wollte das Unternehmen dabei unterstützen, seine neuesten Produkte zu präsentieren, indem das moderne Design von Windows 8, Microsoft Surface und Windows Phone eingebunden wird. Kunden erhalten somit eine konsistentere Microsoft-Benutzererfahrung mit einem höheren Wiedererkennungswert – für die Homepage, den Microsoft Online-Store, das Download Center und den Support.
  • Verwaltungsaufwand, Redundanzen und Kosten reduzieren
    Microsoft IT erkannte die Gelegenheit, die Kosten für Programmierung, Wartung und Hardware zu senken, indem eine einzelne Website implementiert wurde, die für beliebige Kundengeräte ausgelegt ist – ganz egal, ob Desktop-Computer, Tablet oder Mobilgerät.
Das Ergebnis der Umgestaltung ist eine neue Homepage, die gezielt Microsoft-Produkte präsentiert. Microsoft IT hat eine geräteübergreifende Websiteerfahrung bereitgestellt, die sich an der Produktstrategie des Unternehmens ausrichtet und eine emotional nachhaltige Benutzererfahrung liefert.
Auch die Unternehmensbilanz profitiert von der neuen Website: Microsoft IT konnte im Bereich Hardware im Jahr 2012 insgesamt 250.000 US-Dollar sparen und die Personalkosten bei der Websiteprogrammierung konnten um 50 Prozent reduziert werden. Durch den Ansatz einer einzelnen Plattform muss die Microsoft IT darüber hinaus keine weiteren mobilen Server ergänzen oder zukünftig für die Balance zwischen Desktop-, Web-und mobilen Webservern sorgen.
„Damit befinden wir uns nun in der ungewöhnlichen Position, in der Microsoft gegenüber Apple wegweisend beim Design ist!“

Anthony Wing Kosner / Forbes.com
Erfolgreich arbeiten – Ganz egal wo
Zur Unterstützung eines globalen Geschäftsbetriebs müssen IT-Organisationen Lösungen und Prozesse implementieren, mit denen ihre Mitarbeiter erfolgreich sein können, unabhängig davon, wo und wann sie arbeiten. Zwar stellen cloudbasierte Dienste wie Microsoft Office 365 die technischen Mittel zur Verfügung, damit Ihre Mitarbeiter online arbeiten, kommunizieren und zusammenarbeiten können, jedoch sind diese technischen Mittel nur die halbe Wahrheit: Ein CIO muss auch sicherstellen, dass seine Organisation eine Unternehmenskultur fördert, in der geografisch verteilte Teams genauso produktiv arbeiten können wie Teams, deren Mitarbeiter am selben Ort tätig sind.
Als eines der weltweit größten Unternehmen, mit 94.000 Mitarbeitern, die auf 112 Länder verteilt sind, verfügt Microsoft über eine große Anzahl an geografisch verteilten Teams. Diese Teams sind entscheidend für die globale Präsenz von Microsoft und unterstützen das Unternehmen dabei, sich auf die Bedürfnisse regionaler Kunden auszurichten. Die folgende Liste enthält eine Reihe von Best Practices zur Verwaltung von Remoteteams. Sie wurde von Bev Hess zusammengestellt, die die Position als Microsoft General Manager in der Microsoft IT inne hat, bereits seit Jahren mit der Verwaltung globaler Remoteteams betraut ist und derzeit für 150 Mitarbeiter in 32 Ländern zuständig ist.
  • Verwenden Sie Microsoft Lync für die sofortige Kommunikation mit Ihrem Team.
    Dazu gehört auch, dass unbequeme Managementgespräche über Microsoft Lync geführt werden müssen, sobald ein solches gerechtfertigt ist. Warten Sie nicht auf den geeigneten Zeitpunkt für ein persönliches, direktes Gespräch irgendwann in der Zukunft. Bev Hess sieht Lync als ihren Ersatz für die sonst üblichen Gespräche in einem Besprechungsraum.
  • Seien Sie ein guter Zuhörer.
    Videokonferenzen sind nur begrenzt nützlich, wenn eine sehr große Zahl an Personen an einem Meeting teilnimmt. Stattdessen empfiehlt es sich, aufmerksam zuhören, was die einzelnen Teilnehmer sagen – die Audiowahrnehmung hat dabei einen viel höheren Stellewert als der visuelle Aspekt.
  • Lernen Sie die kulturelle Vielfalt Ihres Teams zu schätzen.
    Berücksichtigen Sie die kulturellen Unterschiede in der Art und Weise, wie Ihre Teammitglieder arbeiten. Dazu gehört auch die Unterstützung für eine persönliche Zeit der Mitarbeiter für verschiedene religiöse und weltliche Feiertage, Planung von Team-Anrufen zu unterschiedlichen Zeiten, bei denen mehrere Zeitzonen berücksichtigt werden müssen, und die Einbeziehung von regionalem Feedback in die IT, um bessere operative Prozesse und Produkte für verschiedene Regionen zu erreichen.
  • Bringen Sie Teammitglieder aus unterschiedlichen Zeitzonen zusammen.
    Wenn Projektbesprechungen häufig in der normalen US-Geschäftszeit stattfinden, sollten Sie Teammitgliedern in anderen Zeitzonen empfehlen, sich diesen Besprechungen anzuschließen. Es sollte Übergabebesprechungen geben und sichergestellt werden, dass diese Mitarbeiter nicht jede Nacht arbeiten müssen, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Falls erforderlich, sollten Manager in der Lage sein, alternative Besprechungszeiten vorzugeben, die förderlicher für die Remoteteammitglieder sind. Das Team von Bev Hess nutzt Yammer, um Gespräche über unterschiedliche Zeitzonen hinweg zu führen. Auf diese Weise können die Mitarbeiter zu laufenden Gesprächen beitragen, auf deren Inhalten aufbauen und die große individuelle Arbeit schätzen lernen.
  • Stellen Sie die entsprechende Infrastruktur bereit.
    Erleichtern Sie den Mitarbeitern die Umstellung auf die Remotearbeit. Welche Art von Unterstützung bieten Sie den neuen Teammitgliedern, die gerade dabei sind, die traditionelle bürobasierte Arbeitsumgebung zu verlassen? Durch die Arbeit im Home-Office statt im Büro fühlen sie sich möglicherweise zunächst mehr isoliert. Ziehen Sie daher eine Art Mentorenprogramm in Betracht, bei dem Sie ein neues Teammitglied mit einem bereits erfahrenen Remoteteammitglied zusammenbringen.
  • Fördern Sie die Vereinbarkeit von Arbeitsleben und Privatleben.
    Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern Flexibilität bei der Arbeitszeit und erlauben Sie ihnen, die Arbeitszeitverwaltung selbst vorzunehmen. Im Hinblick auf globale Remoteteams bedeutet dies, dass Sie sich auf die Verwaltung der Ergebnisse konzentrieren und es den Mitarbeitern überlassen, wann diese arbeiten, um eine Aufgabe abzuschließen.
„Das persönliche direkte Gespräch ist nicht notwendigerweise gleichzusetzen mit Qualitätsmanagement. Sie brauchen qualifizierte unbekümmerte Führungskräfte, die auch unbequeme Gespräche nicht scheuen.“

„Ich kann die besten Talente einstellen, ganz egal, an welchem Ort diese sich befinden. Nur in seltenen Fällen sind diese zu einem Umzug aus beruflichen Gründen zu bewegen. Wir suchen die besten Talente, dort wo wir sie brauchen, und stellen diese ein.“

Bev Hess, General Manager / Microsoft
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Den vollständigen Jahresbericht der Microsoft IT finden Sie hier(engl.).