Avanzo: ahorro de costes de hasta el 50% con Microsoft Exchange Online

Desde 2004, Avanzo tenía todo su correo externalizado en un proveedor español que, sin embargo, no satisfacía sus expectativas. El alto coste de los buzones de correo y su baja capacidad, motivaron que los responsables de la compañía decidieran migrar el correo a la solución de Microsoft Exchange Online, mucho más asequible y con una capacidad muy superior.

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Situación

Aunque Avanzo tenía su correo electrónico externalizado desde hacía más de seis años, los responsables de la compañía no estaban del todo satisfechos con la solución por tres motivos: alto coste, bajo rendimiento y escasa capacidad de los buzones, lo cual obligaba al equipo de informática a dedicar más tiempo del deseable a tareas de gestión y mantenimiento, como las copias de backup de los pst’s.

Ante esta situación, decidieron estudiar diversas alternativas de cambio y barajaron, entre otras, la posibilidad de migrar el correo a la solución online de Microsoft Exchange.

Avanzo: ahorro de costes de hasta el 50% con Microsoft Exchange Online

Solución

Tras un minucioso análisis, Avanzo se decidió por Microsoft Exchange Online por la robustez de la solución y sobre todo por precio y capacidad. “El altísimo coste de los buzones de correo en el proveedor antiguo, más de 10 €/usuario-mes para buzones de sólo 300 MB, frente al bajo coste de la solución Online ofrecida por Microsoft, de menos de 5 € /usuario-mes para buzones de 25 GB fue sin duda determinante”, afirma Francisco García de Sola, director de Tecnología y Sistemas de Avanzo.

Una vez tomada la decisión, el proceso de cambio fue muy sencillo. En poco tiempo, los especialistas de ODM, Cloud Accelerate Partner de Microsoft que se encargó del proyecto, realizaron el proceso de traspaso de cuentas desde el proveedor antiguo a Microsoft Exchange Online, asumiendo todas las tareas propias de la migración: configuración del portal y de las cuentas, y formación para que el equipo de informática de Avanzo pudiera darlas de alta.

En este sentido, García de Sola afirma que el papel de ODM ha sido muy importante: “En un primer momento fueron los prescriptores de la solución y después contratamos sus servicios para apoyarnos en la planificación y en la ejecución de la migración”.

Así las cosas, Avanzo cuenta ahora con un sistema de correo externalizado por completo en Microsoft Exchange Online Standard y dispone de un total de 163 buzones de correo, cada uno de ellos con una capacidad de 25 GB, con el que han aumentado hasta 83 veces el espacio en los buzones de sus usuarios (de 300 MB a 25 GB). Pero no sólo eso: “Hemos ahorrado casi 10.000 euros al año en el correo electrónico de la empresa, cuyo coste ha bajado a un 50% del anterior, y hemos conseguido seguir la política de no dedicar nuestros recursos técnicos a mantener servicios que otros pueden mantener mucho mejor que nosotros”, señala.

Asimismo, el director de Tecnología y Sistemas de Avanzo afirma que no han necesitado formar a los empleados, puesto que ya usaban un correo similar anteriormente, basado en Microsoft Exchange 2007 más Microsoft Outlook, con lo cual, no ha habido costes asociados a formación.

“Una de las cosas por las que elegimos la solución de Microsoft fue, precisamente, porque el impacto para los usuarios iba a ser menor, al estar ya utilizando un sistema de correo basado en software de Microsoft. Antes de contratar, pensábamos que el hecho de que Microsoft fuera el proveedor de la solución que llevábamos utilizando seis años suponía una ventaja competitiva. Después de contratar, hemos visto que otra ventaja competitiva es que ofrecen con un servicio de soporte técnico excelente”, añade.

El responsable tecnológico de Avanzo, asegura que antes de saltar a la nube o de contratar un servicio online, toda empresa debería considerar lo que le cuesta mantener en sus instalaciones los servicios que podría contratar en la nube. “La nube es un concepto muy interesante para las pymes que no pueden permitirse tener personal especializado dedicado al mantenimiento de servicios básicos, como el del correo electrónico, y que tampoco pueden permitirse la inversión en servidores, software y actualizaciones que requiere tener estos sistemas bien administrados en sus propias instalaciones”, asegura.

En cuanto a las ventajas de contratar un servicio online, García de Sola señala que de esta forma las empresas pueden mensualizar sus costes, eliminando grandes inversiones puntuales. “Normalmente, la empresa proveedora, debido a los volúmenes que maneja, puede ofrecer costes mensuales muy bajos de los que se beneficia la empresa contratante, que además, puede despreocuparse por completo de la capacidad -el sistema en la nube siempre tendrá capacidad suficiente-, así como de mantener el sistema actualizado, lo cual suele ser una fuente de costes”, indica.

En este sentido, García de Sola afirma que la empresa contratante puede dedicar los recursos técnicos internos a aportar valor al negocio, en vez de a administrar sistemas básicos, ya que el proveedor dispone de técnicos altamente cualificados en su servicio de soporte técnico, incluido en el coste del servicio. En las soluciones tradicionales, por el contrario, suele llevar aparejado un coste extra.

Por último, García de Sola destaca la importancia de la seguridad: “La empresa proveedora pone en juego estándares de seguridad muy exigentes, por lo que la empresa contratante puede estar casi segura de que el sistema es tanto o más seguro que si ella misma lo administrase”.


Beneficios
  • Ahorro de costes: “Hemos ahorrado casi 10.000 euros al año en correo electrónico, cuyo coste ha bajado a un 50% del anterior”.
  • Gestión más eficiente: “Hemos conseguido seguir la política de no dedicar nuestros recursos técnicos a mantener servicios que otros pueden mantener mucho mejor que nosotros”.
  • Control de costes: “Ahora podemos mensualizar nuestros costes”.
  • Ausencia de costes de información: “No hemos necesitado formar a los empleados, ya que usaban un correo similar anteriormente”.


Web de interés:

Microsoft Exchange Online