Microsoft IT comparte su enfoque para adoptar la movilidad

Microsoft IT comparte su enfoque para adoptar la movilidad
En julio de 2013, Microsoft IT publicó su informe anual que cubre las mayores tendencias que nuestro negocio enfrenta actualmente. En este extracto del informe anual, los líderes empresariales y de TI podrán informarse sobre los importantes recursos que Microsoft IT dedicó a mejorar la movilidad en el año 2012. Estas iniciativas jugaron un papel clave en la capacidad acelerada de la empresa de crear productos y servicios, y de mejorar su capacidad de respuesta frente a las necesidades globales de los empleados, asociados externos y clientes.
Temas clave:
  • Habilitar una fuerza de trabajo móvil
  • Traiga su propio dispositivo
  • Diseño de sitios web que respondan al servicio
  • Administración de equipos distribuidos
  • Competencia global para el talento
  • Productividad y colaboración de equipo
Acelerar la organización
Nuestro mundo se vuelve más digitalizado, más interconectado y más dependiente en un fácil acceso a la información. A pesar de que algunas empresa tienen dificultades para comprender cómo responder frente a estas tendencias, los Gerentes de informática que definen e impulsan iniciativas interorganizacionales para adoptar tecnologías y procesos móviles le agregan valor a la empresa.
Dicho eso, adoptar la movilidad puede no ser tan fácil como suena. Los Gerentes de informática comienzan revisando sus políticas de "Traiga su propio dispositivo" (BYOD) o modificando los sistemas de autenticación y acceso para conectar a los empleados con la información crítica para el negocio desde dispositivos móviles; estas acciones son buenos primeros pasos. Sin embargo, lograr una movilidad empresarial también involucra diseñar instalaciones que faciliten una fuerza de trabajo móvil o, posiblemente lo más desafiante, impulsar el cambio en la cultura corporativa de las organizaciones promoviendo nuevas prácticas de administración que permitan equipos remotos.
¿Vale la pena el esfuerzo? Microsoft piensa que lograr una movilidad empresarial es clave para mantener la ventaja competitiva. Te recomendamos leer los siguientes ejemplos de áreas clave de inversión en Microsoft para ver cómo Microsoft IT ayuda a la empresa a impulsar la adopción de la movilidad en los niveles de tecnología, instalaciones y administración.
New World of Work
El programa New World of Work de Microsoft combina los esfuerzos de los equipos de TI, del sector inmobiliario y de instalaciones para mejorar el entorno en el lugar de trabajo. En especial, la empresa está reconsiderando la forma de diseñar instalaciones para satisfacer las necesidades de los empleados y equipos móviles.
Asociación de TI e instalaciones
Al combinar los diseños de oficina inteligente con tecnologías clave Microsoft, el programa New World of Work permite a los empleados ser más móviles y productivos, a la vez que se reducen los costos. Este enfoque le permite a los empleados con estilos de trabajo diversos coexistir y ser igualmente productivos en entornos de oficina y cuando trabajan de forma remota.
Desde su origen, el programa New World of Work ha abierto varias instalaciones en todo el mundo, incluidas oficinas en Amsterdam, Singapur y, más recientemente, en Guangzhou, China.
Construida con el trabajador móvil en mente, la nueva oficina de Guangzhou es clave para apoyar los crecientes negocios de la empresa en el sur de China, proporcionando 160 estaciones de trabajo individuales, casilleros para almacenar artículos personales, 6 salas de reuniones reservables y 33 salas pequeñas para reuniones momentáneas.
Oficina dinámica pequeña
Las capacidades de uso compartido y colaboración son esenciales para una fuerza de trabajo móvil, de modo que junto con una conectividad de red con cables e inalámbrica para admitir portátiles y dispositivos móviles, la instalación también proporciona grandes pantallas para conferencias que se pueden usar en reuniones en línea mediante Microsoft Lync.
Para garantizar una experiencia positiva para las personas nuevas en la instalación, Microsoft IT formó un equipo de Embajadores de TI para ayudar a los nuevos trabajadores a familiarizarse con las instalaciones y ofrecer asistencia técnica para cualquier problema que surja (como la conexión de un dispositivo móvil a la impresora correspondiente, o reservar una sala de reuniones). Además, el primer día de la mudanza de TI, el personal de las instalaciones llevó su propio almuerzo para asegurar así que los usuarios pudieran ser productivos el mismo día de la inauguración de la oficina.
Encontrar integrantes del equipo, colegas e incluso escritorios disponibles en edificios con un alto porcentaje de asientos no asignados frecuentemente es un problema para una fuerza de trabajo móvil. Microsoft IT apuntó a esta necesidad al proporcionar una aplicación de Windows Phone que usa servicios basados en ubicación (LBS) para identificar espacios de trabajo disponibles y ubicar personas.
Microsoft IT también simplificó el espacio de escritorios disponibles usando una red integrada con USB/centro de visualización con una pantalla de 27" que usa un solo cable para conectar todo, desde el monitor y la red, hasta el mouse y teclado inalámbricos de Microsoft Desktop 2000.
El resultado fue un entorno de oficina más pequeño y dinámico pensado para una fuerza de trabajo altamente móvil. Microsoft proyecta que esto reducirá los costos operativos en un 24% en un periodo de cinco años, en comparación con la disminución promedio de un 14% en costos en otros sitios que se han propuesto proyectos similares.
Rediseño web para dispositivos móviles
Los sitios web corporativos actuales son una herramienta crítica para el negocio que frecuentemente funciona como la primera experiencia de ventas, marketing o soporte técnico del cliente o asociado. La forma en que las personas obtienen acceso a la Web también ha cambiado de forma radical en los dos últimos años. Actualmente es tan posible que las personas naveguen la Web desde un dispositivo móvil como desde un equipo portátil o de escritorio.
Como Gerente de informática, reconoces que tu sitio web corporativo es un activo valioso que frecuentemente actúa como la puerta principal de tu empresa. Entonces, ¿cómo generas un atractivo que haga que los clientes sigan volviendo? ¿Inviertes en desarrollar y mantener una versión móvil de tu sitio web? ¿Qué tan lejos llegas en el camino de mantener propiedades web paralelas para tus sitios tradicionales y móviles?
De manera similar a lo que ocurra en otras empresas, Microsoft comercializa, vende y brinda soporte técnico a sus productos y servicios desde su sitio web, www.microsoft.com. Microsoft.com es uno de los sitios web más utilizados del mundo y atrae más de 228 millones de visitantes únicos todos los días. Todos clientes con intereses diferentes, desde clientes que buscan detalles de productos de Xbox y Surface a pequeñas y medianas empresas que se registran en Office 365, hasta clientes de grandes empresas que desean aprender a mejorar sus operaciones empresariales al incorporar tecnologías Microsoft, vienen al sitio web de Microsoft.
Con el lanzamiento de Windows 8 y Microsoft Surface, Microsoft IT vio una oportunidad para ayudar a las empresas mejorando el sitio Microsoft.com para mejorar así la experiencia del usuario, tanto para los dispositivos móviles como los sistemas de escritorio.
Microsoft IT se embarcó, junto con su asociado, el grupo de marketing de Microsoft, en un proyecto de 10 semanas para rediseñar la página Microsoft.com con los siguientes objetivos.
  • Simplificar y despejar
    La investigación y los comentarios de los usuarios sobre el antiguo diseño de la página indicaba que los usuarios prefieren una página simplificada con una apariencia más limpia. El nuevo diseño apunta a esto al implementar:
    • Una navegación simplificada para ayudar a descubrir fácilmente las descargas, el soporte técnico, la seguridad y las compras mediante la reducción de los elementos en la barra de herramientas superior, de nueve a cinco opciones.
    • Una página despejada donde la parte superior tiene pocos elementos, con pistas para mostrar contenidos progresivamente más detallados a medida que el usuario desciende para ver más.
  • Presentar una gran experiencia en cualquier dispositivo
    Microsoft IT implementó características progresivas, contenido adaptivo y diseños receptivos para asegurar que el contenido y las imágenes fluyan, cambien de tamaño y se recorten automáticamente según el tamaño de la pantalla del dispositivo. Esta representación adaptiva asegura que las imágenes se visualicen adecuadamente y se pueda hacer clic o tocar los vínculos sin la necesidad de hacer zoom.
  • Alinear el estilo con la apariencia moderna
    Microsoft TI deseaba ayudar a las empresas a mostrar sus productos más recientes a través de los estilos modernos que se encuentran en Windows 8, Microsoft Surface y el nuevo Windows Phone. Los clientes ahora tienen una experiencia Microsoft más coherente y reconocible en la página principal, la tienda Microsoft Store en línea, el Centro de descarga y Soporte técnico.
  • Reducir costos, redundancias y esfuerzos de administración
    Microsoft IT vio una oportunidad de reducir los costos de programación, mantenimiento y hardware al implementar un solo sitio web que apunte a cualquier dispositivo visitante, sea un equipo de escritorio, una tableta o dispositivo móvil.
El resultado del rediseño es una nueva página principal que muestra productos de Microsoft con un propósito. Microsoft IT entregó una experiencia de sitio web transversal de dispositivos que se alinea con la estrategia de productos de la empresa y brinda una potente experiencia para los usuarios.
El nuevo sitio web también ayuda a las ganancias finales, permitiendo a Microsoft IT ahorrar US$250.000 en hardware en 2012 y reducir los costos relacionados con el personal de programación del sitio web en un 50%. Es más, esta plataforma por sí sola libera a Microsoft IT de la necesidad de agregar más servidores móviles o equilibrar los servidores web de escritorio y los servidores web móviles en el futuro.
"Nos encontramos en esta extraña posición en la que Microsoft es más innovador en diseño que Apple".

Anthony Wing Kosner / Forbes.com
Triunfar en cualquier lugar
Para poder admitir operaciones empresariales en todo el mundo, las organizaciones TI necesitan adoptar soluciones y procesos que permiten que los empleados tengan éxito donde sea y cuando sea que trabajen. Aunque los servicios basados en la nube como Microsoft Office 365 brindan los medios tecnológicos para que las personas trabajen, se comuniquen y colaboren en línea, las herramientas son solo la mitad de la historia. Un Gerente de informática también debe asegurarse de que su organización fomente una cultura corporativa donde los equipos dispersos geográficamente pueden ser tan productivos como los equipos en una sola ubicación.
Como una de las empresas más grandes del mundo, con 94.000 empleados en 112 países, Microsoft tiene una gran cantidad de equipos dispersos geográficamente. Estos equipos son esenciales para la presencia global de Microsoft y ayudan a la empresa a satisfacer las necesidades de los clientes regionales. La siguiente lista es un conjunto de procedimientos recomendados para la administración de equipos remotos de Bev Hess, Gerente general de Microsoft en Microsoft IT, que ha pasado años dirigiendo equipos remotos globales y que actualmente supervisa a 150 personas en 32 países.
  • Usar Microsoft Lync para comunicarte con tu equipo de manera instantánea
    Esto incluye tener conversaciones para la administración de casos difíciles a través de Microsoft Lync tan pronto como sea necesario. No esperes una reunión cara a cara en el futuro. Bev dice que para su equipo, Lync es como caminar por el pasillo para poder hablar.
  • Saber escuchar
    Las videoconferencias no son tan útiles cuando una gran cantidad de personas se une a la reunión. En vez de eso, escucha atentamente lo que dicen las personas; el audio es mucho más valioso que el aspecto visual.
  • Adoptar la diversidad cultural de tu equipo
    Relaciónate con las diferencias culturales de tu equipo en el modo en el que trabajas. Esto incluye apoyar el tiempo personal para los diferentes días festivos religiosos y seculares, programar llamadas de equipo a distintas horas para acomodar las diversas zonas horarias e incorporar comentarios regionales en la TI para elaborar mejores procesos de operaciones y productos para distintas regiones.
  • Juntar integrantes del equipo de diferentes zonas horarias
    Si tienes reuniones de proyecto que se realizan principalmente durante los horarios laborales de los EE. UU., alienta a los integrantes del equipo de diferentes zonas horarias a que trabajen en conjunto. Deben tener reuniones de entrega y asegurar que se mantengan conectados sin tener que trabajar todas las noches. De ser necesario, los administradores deben ser capaces de proponer horas de reuniones alternativas que sean más convenientes para los integrantes del equipo remoto. El equipo de Bev usa Yammer para tener conversaciones en distintas zonas horarias, lo que les permite a los integrantes contribuir y aportar a conversaciones en curso y reconocer el gran trabajo individual.
  • Proporcionar la infraestructura adecuada
    Facilita la transición de las personas para que trabajen de manera remota. ¿Qué tipo de apoyo le ofreces a los nuevos integrantes de los equipos que acaban de dejar los entornos de trabajo de oficina tradicionales? Es posible que, inicialmente, se sientan más aislados trabajando desde su hogar que desde la oficina, de modo que debes considerar crear un programa de mentores que agrupe a los nuevos integrantes del equipo con trabajadores remotos experimentados.
  • Promover una vida equilibrada
    Dale a las personas flexibilidad en sus horas de trabajo y permíteles administrarlas por sí mismos. Para equipos globales remotos, enfócate en administrar los resultados y permitir a las personas trabajar cuando necesitan hacerlo para lograr los objetivos.
“Cara a cara no necesariamente significa una administración de calidad. De todos modos se necesitan administradores hábiles y deben sentirse cómodos con las conversaciones difíciles”.

“Puedo contratar a los mejores talentos donde sea que estén, frecuentemente sin necesidad de hacer que se muden. Buscamos los mejores talentos donde los necesitamos, y los contratamos para eso”.

Bev Hess, Gerente general / Microsoft
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Puedes ver el informe anual de Microsoft IT aquí