Microsoft IT partage son approche vis-à-vis de la mobilité

Microsoft IT partage son approche vis-à-vis de la mobilité
En juillet 2013, Microsoft IT a publié son rapport annuel faisant état des principales tendances auxquelles notre propre entreprise est aujourd'hui confrontée. Dans cet extrait du rapport annuel, les responsables IT et les chefs d'entreprise en apprendront davantage sur la manière dont Microsoft IT a consacré d'importantes ressources à l'amélioration de la mobilité en 2012. Ces efforts ont considérablement amélioré la capacité de l'entreprise à créer des produits et services et à répondre à l'ensemble des besoins de ses employés, partenaires externes et clients.
Thèmes clés :
  • Donnez aux employés les moyens d'accroître leur mobilité
  • Bring your own device (BYOD)
  • Conception de site Web axée sur le service
  • Gestion des équipes à distance
  • Concurrence mondiale pour le talent
  • Productivité et collaboration entre équipes
Une organisation plus rapide
Notre monde est de plus en plus numérisé, interconnecté et dépendant de la facilité d'accès aux informations. Alors que certaines sociétés s'efforcent de comprendre comment réagir face à ces tendances, les directeurs des systèmes d'information qui définissent et favorisent les initiatives interorganisationnelles visant à adopter les processus et technologies mobiles offrent une plus-value à l'entreprise.
Cela étant dit, adopter la mobilité n'est pas aussi simple qu'il y paraît. Les directeurs des systèmes d'information peuvent commencer par revoir leurs politiques BYOD ou par modifier l'authentification et les systèmes d'accès afin de permettre aux employés de consulter des informations professionnelles essentielles depuis des appareils mobiles. Il s'agit là de bonnes actions à effectuer en premier lieu. Cependant, parvenir à la mobilité professionnelle implique également la conception d'une infrastructure capable d'accueillir une main-d'œuvre mobile ou la mise en œuvre du changement au niveau de la culture d'entreprise des différentes sociétés en promouvant de nouvelles pratiques de gestion qui permettent aux équipes de travailler à distance (cette démarche est probablement la plus périlleuse).
Ces efforts en valent-ils la peine ? Microsoft pense que parvenir à la mobilité professionnelle est essentiel pour garder un avantage concurrentiel. Nous vous invitons à lire les exemples suivants relatifs à de grands domaines d'investissement chez Microsoft afin de découvrir comment Microsoft IT aide l'entreprise à adopter la mobilité au niveau des technologies, de l'infrastructure et de la gestion.
Programme « New World of Work »
Le programme « New World of Work » de Microsoft regroupe les efforts des équipes de la société en charge de l'IT, de l'immobilier et de l'infrastructure afin d'améliorer l'environnement professionnel. La société réévalue notamment la conception de son infrastructure afin de répondre aux besoins des équipes et employés mobiles.
Association de l'IT et de l'infrastructure
En associant des conceptions de bureaux intelligentes aux principales technologies Microsoft, le programme « New World of Work » a permis aux employés d'accroître leur mobilité et leur productivité tout en réduisant les coûts. Cette approche permet aux employés ayant différentes méthodes de travail de collaborer et d'être tout autant productifs au bureau comme à distance.
Depuis son lancement, le programme « New World of Work » a permis l'inauguration de plusieurs bureaux dans le monde entier, notamment à Amsterdam, à Singapour et, plus récemment, à Canton, en Chine.
Construit spécifiquement pour les employés mobiles et comportant 160 stations de travail individuelles, 6 salles de réunion disponibles sur réservation, 33 petites salles de discussion destinées aux réunions de ce type et des casiers de rangement pour les effets personnels, le nouveau bureau de Canton est indispensable à la croissance des activités de l'entreprise dans le sud de la Chine.
Un bureau petit et dynamique
Les possibilités de partage et de collaboration sont indispensables à une main-d'œuvre mobile. En conséquence, outre la connectivité réseau avec et sans fil pour la prise en charge des ordinateurs portables et appareils mobiles, le bureau est également doté de grands écrans de conférence qui permettent d'assister à des réunions en direct par le biais de Microsoft Lync.
Afin de garantir une expérience positive pour les derniers arrivants, Microsoft IT a formé une équipe de représentants IT pour aider les nouveaux employés à se familiariser avec l'infrastructure et proposer une assistance technique pour tout problème potentiel (tel que la connexion d'un appareil mobile à la bonne imprimante ou la réservation d'une salle de réunion). Le personnel a également organisé un déjeuner-conférence « First day user move-in IT » pour veiller à ce que les utilisateurs soient productifs dès le tout premier jour d'ouverture du bureau.
Trouver les membres de son équipe, ses collègues et même des bureaux disponibles dans des bâtiments qui disposent de nombreux sièges non attitrés constitue souvent un véritable problème pour la main-d'œuvre mobile. Microsoft IT a réagi en fournissant une application Windows Phone qui utilise des services basés sur la localisation (LBS) afin d'identifier des postes de travail inoccupés et de localiser les individus.
Microsoft IT a également simplifié la gestion des postes de travail disponibles à l'aide d'un concentrateur USB réseau/d'affichage intégré et d'un écran 27" utilisant un seul câble pour toute connexion depuis le moniteur et le réseau vers le clavier et la souris sans fil Microsoft Desktop 2000.
Il en a résulté un bureau plus petit et plus dynamique capable d'accueillir une main-d'œuvre fortement mobile. Microsoft table sur une réduction des coûts d'exploitation de 24 % en cinq ans grâce à cette initiative. Il s'agit là d'un chiffre remarquable en comparaison avec la diminution de 14 % sur les autres sites pour lesquels des projets similaires ont été entrepris.
Nouvelle conception du Web pour les appareils mobiles
À l'heure actuelle, les sites Web professionnels sont des outils indispensables qui constituent souvent la première expérience commerciale, marketing et de support des clients ou partenaires. L'accès au Web a également changé de manière radicale au cours des deux dernières années. Pour naviguer sur Internet aujourd'hui, les utilisateurs ont aussi bien recours à des appareils mobiles qu'à des ordinateurs portables ou de bureau traditionnels.
En tant que Directeur des systèmes d'information, vous n'êtes pas sans savoir que le site Web de votre entreprise est un outil précieux qui influe directement sur vos affaires. Comment devez-vous donc vous y prendre pour susciter en continu l'intérêt des clients ? Investissez-vous dans le développement et la gestion d'une version de votre site Web pour les appareils mobiles ? Entreprenez-vous suffisamment d'actions pour rendre vos sites Web pour appareils mobiles et traditionnels attrayants ?
Comme d'autres sociétés, Microsoft commercialise, vend et prend en charge ses produits et services depuis son site Web principal www.microsoft.com. Avec ses 228 millions de visiteurs chaque jour, Microsoft.com est l'un des sites Web les plus consultés au monde. Qu'il s'agisse de clients à la recherche d'informations sur des produits Xbox et Surface, de PME qui souhaitent s'abonner à Office 365 ou encore de clients de grandes entreprises désireux d'en savoir plus sur l'amélioration de leurs activités professionnelles grâce à l'intégration des technologies Microsoft, tous se rendent sur le site Web de Microsoft, quels que soient leurs intérêts.
Lors du lancement de Windows 8 et de Microsoft Surface, Microsoft IT a décelé une occasion de favoriser les activités en rendant le site Microsoft.com plus attrayant, dans le but d'améliorer l'expérience utilisateur tant sur les appareils mobiles que sur les ordinateurs de bureau.
Travaillant en collaboration avec le groupe marketing de Microsoft, Microsoft IT s'est engagé dans un projet de 10 semaines visant à remanier la page d'accueil du site Microsoft.com avec pour objectifs :
  • la simplification et la clarté.
    Selon une enquête sur la conception de l'ancienne page d'accueil et les avis des internautes à ce sujet, les utilisateurs ont indiqué leur préférence pour une mise en page simplifiée et claire. La nouvelle page d'accueil répond à cette demande et offre désormais :
    • Une navigation simplifiée afin d'augmenter l'accessibilité aux fonctions de téléchargement, d'assistance, de sécurité et d'achat en faisant passer de neuf à cinq le nombre d'éléments disponibles dans la barre d'outils supérieure.
    • Une page visuellement claire et contenant peu d'éléments dans la partie supérieure, avec la possibilité pour l'utilisateur de consulter du contenu plus détaillé à mesure qu'il fait défiler la page.
  • Vivez une expérience formidable depuis n'importe quel appareil
    Microsoft IT a mis en œuvre des fonctionnalités avancées, du contenu adaptatif et des agencements réactifs afin d'assurer le défilement, le redimensionnement et le recadrage automatiques du contenu et des images en fonction de la taille de l'écran de l'appareil. Cette disposition ajustable garantit un affichage correct des images et la facilité d'accès aux liens en un clic sans devoir zoomer.
  • Harmonisation du style et de l'apparence moderne
    Microsoft IT souhaitait aider l'entreprise à mettre en évidence ses derniers produits en intégrant le style moderne de Windows 8, de Microsoft Surface et du nouveau Windows Phone. La page d'accueil, le Microsoft Store en ligne, le Centre de téléchargement et le Support offrent désormais une expérience client Microsoft plus harmonieuse et plus reconnaissable.
  • Moins d'efforts de gestion, de redondances et de coûts
    Microsoft IT a saisi l'opportunité de réduire les coûts liés à la programmation, à la maintenance et au matériel en créant un seul site Web qui s'adapte à tous les appareils des utilisateurs, qu'il s'agisse d'un ordinateur de bureau, d'une tablette ou d'un appareil mobile.
La redéfinition de l'aspect de ce site Web a mené à une page d'accueil qui met délibérément en valeur les produits Microsoft. Microsoft IT a mis au point un site Web pour tous les appareils qui s'adapte à la stratégie produit de l'entreprise et qui offre une expérience émotionnellement forte à tous les utilisateurs.
En outre, le nouveau site Web permet d'alléger le budget grâce aux 250 000 USD d'économies sur les dépenses matérielles de Microsoft IT et à la diminution de 50 % des coûts de programmation du site Web. En outre, grâce à cette plateforme unique, Microsoft IT ne devra plus ajouter de serveurs mobiles ni trouver un équilibre entre les serveurs Web de bureau et mobiles à l'avenir.
« Étrangement, Microsoft est aujourd'hui plus axée sur la conception qu'Apple ! »

Anthony Wing Kosner/Forbes.com
La réussite omniprésente
Afin de soutenir les activités professionnelles dans le monde entier, les organisations IT se doivent d'adopter des solutions et des processus qui permettent aux employés de mener leurs tâches à bien, partout et en permanence. Bien que les services dans le Cloud tels que Microsoft Office 365 offrent les moyens technologiques qui permettent aux individus de travailler, de communiquer et de collaborer en ligne, ils ne font pas tout. Un Directeur des systèmes d'information doit veiller à ce que son organisation favorise une culture d'entreprise grâce à laquelle les équipes peuvent être tout aussi productives à distance que sur place.
En tant que l'une des plus grandes entreprises du monde avec 94 000 employés répartis dans 112 pays, Microsoft compte de nombreuses équipes aux quatre coins du globe. Ces équipes sont essentielles pour l'identité de Microsoft à l'échelle internationale ; elles aident la société à répondre aux besoins des clients locaux. La liste suivante répertorie les meilleures pratiques en matière de gestion à distance des équipes élaborées par Bev Hess, Directrice générale chez Microsoft IT, qui a géré des équipes à distance pendant de nombreuses années et qui supervise actuellement 150 collaborateurs dans 32 pays différents.
  • Utilisation de Microsoft Lync pour une communication instantanée avec l'équipe
    Cette démarche implique la tenue de conversations difficiles au sujet de la gestion via Microsoft Lync dès que l'une d'entre elles est fixée. N'attendez pas les prochaines conversations face à face. Selon Bev, Lync permet à son équipe de communiquer, même lorsque cette dernière est en plein mouvement.
  • Soyez à l'écoute
    Les vidéoconférences ne sont pas de la plus grande utilité lorsque beaucoup de personnes participent à une réunion. Au contraire, il est préférable d'écouter attentivement ce que les individus disent. En effet, cet aspect prime sur le visuel.
  • Favorisez la diversité culturelle de votre équipe
    Tenez compte des différences culturelles des membres de votre équipe dans votre méthode de travail. Cette approche implique l'octroi de temps libre pour les fêtes religieuses et laïques, la planification de conférences à différents moments afin d'être en phase avec plusieurs fuseaux horaires, et la prise en compte des commentaires émis à l'échelle régionale pour les systèmes informatiques afin de mettre sur pied de meilleurs produits et processus opérationnels pour les différentes régions.
  • Établissez une collaboration entre les équipes de différents fuseaux horaires
    Si vos réunions de projet ont principalement lieu pendant les heures ouvrables aux États-Unis, encouragez la collaboration entre les membres de l'équipe répartis sur différents fuseaux horaires. Des réunions de relais doivent être organisées, et les collaborateurs doivent veiller à rester connectés sans devoir travailler toutes les nuits. Au besoin, les responsables doivent être en mesure de proposer d'autres horaires de réunions qui conviennent mieux aux membres des équipes à distance. L'équipe de Bev utilise Yammer pour discuter avec des collaborateurs répartis sur plusieurs fuseaux horaires, ce qui leur permet de prendre part à des conversations en cours et d'en tirer profit, ainsi que de saluer l'excellent travail de chacun.
  • Proposez une infrastructure appropriée
    Facilitez la transition vers le travail à distance. Quel type de support fournissez-vous aux nouveaux employés qui viennent de quitter leur environnement de travail traditionnel ? Ils risquent, en premier lieu, de se sentir davantage isolés du fait qu'ils travaillent à domicile et non plus au bureau. Nous vous recommandons donc de mettre sur pied un programme de mentorat qui établit un partenariat entre les nouveaux employés et un collaborateur à distance expérimenté.
  • Favorisez l'équilibre de vie
    Prévoyez des horaires de travail flexibles pour vos employés et donnez-leur l'opportunité de les gérer eux-mêmes. En ce qui concerne les équipes distantes réparties dans le monde, concentrez-vous sur la gestion des résultats et laissez vos employés travailler quand ils le doivent afin qu'ils puissent mener leurs tâches à bien.
« La discussion face à face n'est pas nécessairement synonyme de gestion de qualité. Quoi qu'il en soit, vous avez besoin de responsables expérimentés qui doivent être habitués aux conversations éprouvantes. »

« Je peux engager la personne la plus talentueuse, peu importe l'endroit où elle se trouve et en ne la faisant se déplacer que rarement. Nous recherchons l'employé le plus compétent en fonction de nos besoins et nous l'engageons à cette fin. »

Bev Hess, Directrice général / Microsoft
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Vous pouvez consulter le rapport annuel de Microsoft IT dans son intégralité Ici