Microsoft IT fait part de son approche en matière de mobilité

Microsoft IT fait part de son approche en matière de mobilité
En juillet 2013, Microsoft IT a publié son rapport annuel qui traite des tendances importantes auxquelles est confrontée notre propre entreprise aujourd'hui. Dans cet extrait du rapport annuel, les leaders des TI et des affaires verront comment Microsoft IT a dédié des ressources à la mobilité en 2012. Ces efforts ont joué un rôle clé pour accélérer l'aptitude de l'entreprise à créer des produits et services, et améliorer sa capacité à répondre aux besoins globaux des employés, partenaires externes et clients.
Thèmes clés :
  • Habiliter une main d'œuvre mobile
  • Prenez vos appareils personnels
  • Conception de site Web de type réactif
  • Gestion d'équipes réparties
  • Concurrence globale en matière de talent
  • Collaboration et productivité de l'équipe
Accélérer l'organisation
Notre domaine est de plus en plus numérisé, interconnecté et dépendant d'un accès facile à l'information. Tandis que certaines entreprises peinent à aborder ces tendances, les responsables des TI qui définissent et poussent les initiatives interorganisationnelles afin d'adopter les technologies et processus axés sur la mobilité créent une valeur ajoutée pour l'entreprise.
Cela dit, la voie de la mobilité n'est pas nécessairement simple. Les responsables des TI peuvent débuter en révisant leurs politiques « Prenez votre appareil personnel (PAP) », ou en modifiant l'authentification et les systèmes d'accès pour relier les employés à l'information à mission vitale à partir d'appareils mobiles; ces actions sont des pas dans la bonne direction. Toutefois, la réalisation de la mobilité en affaires passe également par la conception d'installations pouvant accueillir une main d'œuvre mobile ou – probablement la condition la plus importante – le déclenchement d'un changement de culture au sein des entreprises par la promotion de pratiques de gestion qui aident les équipes à distance.
L'effort vaut-il la peine? Microsoft croit que l'objectif de mobilité en affaires est la clé pour conserver un avantage concurrentiel. Nous vous invitons à lire les exemples suivants de stratégies d'investissement à Microsoft pour voir comment Microsoft IT aide l'entreprise à adopter la mobilité, et ce, aux plans de la technologie, des installations et de la gestion.
Une nouvelle ère de travail
Le programme « Nouvelle ère de travail » de Microsoft combine les efforts des responsables des TI, les actifs et les installations de l'entreprise pour améliorer le milieu de travail. En particulier, l'entreprise est en train de repenser la manière de concevoir les installations pour qu'elles répondent aux besoins des employés et équipes mobiles.
Partenariat entre les responsables des TI et des installations
En combinant les petits bureaux avec les technologies Microsoft de premier plan, le programme « Nouvelle ère de travail » a rendu les employés plus mobiles et plus productifs, tout en réduisant les coûts. Cette approche permet aux employés dont le mode de travail peut différer de coexister et d'être aussi productifs au bureau qu'à distance.
Depuis son lancement, le programme « Nouvelle ère de travail » a débouché sur de nombreuses ouvertures d'installations dans le monde, y compris à Amsterdam, à Singapour et récemment, à Guangzhou, en Chine.
Fait sur mesure pour le travailleur mobile, le nouveau bureau de Guangzhou permet de soutenir les affaires de l'entreprise dans le sud de la Chine. Il comprend 160 postes de travail individuels, des casiers pour les effets personnels, six salles de réunion que l'on peut réserver et 33 salles pour les rencontres ponctuelles.
Bureau petit mais dynamique
Outre les capacités de partage et de collaboration dont a besoin une main d'œuvre mobile, notamment une connectivité réseau filaire et sans fil prenant en charge les appareils portables et mobiles, ce dispositif offre des écrans de grande dimension pour les conférences, y compris les entretiens en direct grâce à Microsoft Lync.
L'équipe des ambassadeurs des TI formée par Microsoft IT peut aider les nouveaux employés à se familiariser avec les installations et leur prodiguer des conseils techniques pour tout problème éventuel (concernant notamment la connexion de l'appareil à l'imprimante appropriée ou la réservation d'une salle de réunion). Le personnel responsable des installations a d'ailleurs accueilli les nouveaux employés en leur fournissant le repas du midi et les autres nécessités pour favoriser leur productivité en ce premier jour au bureau.
Trouver des équipiers, des collègues et même des bureaux disponibles dans les édifices ayant un taux d'occupation élevé peut souvent être un souci pour la main d'œuvre mobile. Microsoft IT a étudié la question et a choisi une application Windows Phone, reposant sur les services de repérage « LBS » (Location-based services), pour déterminer les espaces de travail disponibles et l'emplacement des gens.
Microsoft IT a aussi rationalisé l'espace de bureau disponible en utilisant un concentrateur USB intégré pour les fonctionnalités d'affichage et de réseau, avec un écran de 27 po nécessitant un seul câble pour relier tout le matériel d'affichage et de réseau, ainsi que des souris et claviers sans fil Microsoft Desktop 2000.
Il en résulte un environnement de bureau plus menu et plus dynamique convenant à une main d'œuvre hautement mobile. Microsoft estime que cela réduira les coûts d'exploitation de 24 pour cent sur une période de cinq ans, un effet appréciable par rapport à la diminution de coûts de 14 pour cent en moyenne dans les autres établissements ayant entrepris des projets semblables.
Le Web repensé pour les appareils mobiles
Le site Web d'entreprise, de nos jours, est un outil à mission vitale, notamment lors de la première expérience de vente, de marketing ou de soutien d'un client ou d'un partenaire. La manière dont les gens accèdent au Web a également changé radicalement au cours des deux dernières années. Pour naviguer sur le Web aujourd'hui, les gens peuvent très bien se servir d'un appareil mobile, comme ils le feraient au moyen d'un ordinateur portatif ou de bureau.
En tant que responsable des TI, vous êtes au fait que votre site Web d'entreprise est un précieux élément d'actif, une sorte de vitrine. Alors comment en tirer le meilleur parti possible et vous assurer que les clients reviennent encore et encore? Est-ce que vous investissez dans le développement et la gestion d'une version mobile de votre site Web? Dans quelle mesure assurez-vous le soutien de propriétés Web parallèles pour vos sites traditionnels et mobiles?
Comme d'autres entreprises, Microsoft commercialise, vend et soutient ses produits et services depuis son site Web, www.microsoft.com. Microsoft.com est l'un des sites Web les plus achalandés dans le monde, attirant plus de 228 millions de visiteurs chaque jour. Les clients, aux intérêts différents – qu'il s'agisse de consommateurs qui veulent des détails sur les produits Xbox ou Surface, de petites et moyennes entreprises qui veulent obtenir Office 365, de grandes entreprises qui veulent savoir comment améliorer leurs activités commerciales en incorporant les technologies de Microsoft – tous se rendent au site de Microsoft.
Dans le cadre du lancement de Windows 8 et de Microsoft Surface, Microsoft IT a vu une occasion stratégique d'améliorer le site Microsoft.com afin de maximiser l'expérience du client, qu'il utilise des appareils mobiles ou un ordinateur de bureau.
En partenariat avec le groupe de marketing de Microsoft, Microsoft IT a entrepris un projet de 10 semaines pour réviser la page d'accueil de Microsoft.com en poursuivant les objectifs suivants :
  • Simplifier et désencombrer
    Les études et les commentaires des utilisateurs concernant l'ancienne page indiquent que les utilisateurs préfèrent une page simplifiée, à l'aspect plus dégagé. Le nouvelle conception comprend :
    • Une navigation simplifiée pour mettre en valeur les téléchargements, le soutien, les dispositifs de sécurité et les achats possibles par la réduction du nombre d'éléments de la barre d'outils supérieure, qui passent de neuf choix à cinq choix.
    • Une page visuellement dégagée où la partie supérieure ne contient que quelques éléments, avec un aperçu présentant un contenu progressivement plus détaillé quand l'utilisateur fait défiler la page vers le bas.
  • Une expérience géniale sur tout appareil
    Microsoft a implanté des fonctionnalités progressives, du contenu adaptatif et des mises en page réactives pour assurer une adéquation du contenu et des images aux dimensions de l'écran de l'appareil. Ce côté adaptatif assure l'affichage approprié des images et la convivialité des liens sur lesquels il suffit alors de cliquer ou d'appuyer sans utiliser de zoom.
  • Allier style et aspect moderne
    Microsoft IT voulait aider l'entreprise à mettre en valeur ses plus récents produits en incorporant le style moderne caractérisant Windows 8, Microsoft Surface et le nouveau téléphone Windows. Les clients ont maintenant une expérience plus uniforme et s'y retrouvent plus facilement à la page d'accueil, à la boutique Microsoft en ligne, au centre de téléchargement et à la section du soutien.
  • Réduire les efforts de gestion, les redondances et les coûts
    Microsoft IT a vu une occasion de réduire les coûts pour le matériel, la programmation et la maintenance en mettant en place un seul site Web à la portée de tout appareil de visiteur, qu'il s'agisse d'un ordinateur de bureau, d'une tablette ou d'un appareil mobile.
Il résulte de la nouvelle conception une nouvelle page d'accueil qui met en valeur les produits de Microsoft, avec un objectif. Microsoft IT propose une expérience Web sur les appareils de tout type, conformément à la stratégie de l'entreprise en matière de produits, et les utilisateurs tirent vraiment parti de cette dynamique.
Le nouveau site Web a également un effet sur les résultats de l'entreprise, permettant à Microsoft IT d'économiser 250 000 $US en matériel en 2012 et réduisant les coûts des effectifs de programmation de son site Web de 50 pour cent. De plus, cette plateforme unique libère Microsoft IT de la nécessité d'ajouter des serveurs mobiles ou d'osciller entre les dispositifs Web de bureau et les serveurs Web mobiles à l'avenir.
« Nous nous trouvons dans une drôle de position où Microsoft est en avance sur Apple quant à la conception ».

Anthony Wing Kosner/Forbes.com
La prospérité, partout
Afin de soutenir les activités commerciales dans le monde entier, les entreprises de TI doivent adopter des solutions et des processus qui permettent aux employés de travailler efficacement et tout temps et en tout lieu. Tandis que les services en nuage comme Microsoft Office 365 fournissent aux gens les moyens technologiques pour travailler, communiquer et collaborer en ligne, les outils ne sont que la moitié de l'affaire. Un responsable des TI doit s'assurer que son entreprise véhicule une culture où les équipes géographiquement réparties peuvent être aussi productives que les équipes partageant des locaux.
Constituant l'une des plus grandes entreprises dans le monde, Microsoft compte 94 000 employés dans 112 pays, donc un nombre considérable d'équipes géographiquement réparties. Ces équipes sont vitales pour l'empreinte mondiale de Microsoft et aident l'entreprise à répondre aux besoins des clients régionaux. La liste suivante présente les meilleures pratiques de gestion d'équipes à distance. Elle a été dressée par Bev Hess, directrice générale de Microsoft IT, qui a passé des années à gérer des équipes à distance et qui supervise actuellement 150 personnes dans 32 pays.
  • Utilisez Microsoft Lync pour communiquer instantanément avec votre équipe
    L'application prend en charge la tenue de discussions administratives, au besoin et en temps utile. N'attendez plus d'être en présence de votre interlocuteur. Mme Hess affirme que Lync permet à son équipe de tenir des conversations tout en marchant dans les couloirs.
  • Écoutez attentivement
    Les vidéoconférences ne sont pas aussi utiles quand un grand nombre de personnes participent à une réunion. Écoutez plutôt attentivement ce que les gens disent – l'audio est plus efficace que l'aspect visuel.
  • Valorisez la diversité culturelle de votre équipe
    Tenez compte des différences culturelles des membres de votre équipe dans votre façon de travailler. Cette approche comprend des permissions pour du temps personnel en raison de congés religieux ou séculaires, l'organisation d'appels d'équipe à différentes heures pour des fuseaux horaires multiples, ainsi que l'incorporation des commentaires issus des régions dans le module de TI afin d'établir de meilleurs processus opérationnels et produits pour différentes régions.
  • Appariez au sein d'une équipe des membres de différents fuseaux horaires
    Si vous tenez des réunions concernant des projets principalement pendant les heures d'affaires des États-Unis, invitez les membres de l'équipe des différents fuseaux horaires à s'entraider. Il doit y avoir des réunions de transfert et vous devez vous assurer que les gens restent dans la boucle sans avoir à travailler tous les soirs. Au besoin, les gestionnaires doivent être en mesure de proposer des moments de réunion qui conviennent aux membres des équipes à distance. L'équipe de Mme Hess utilise Yammer pour tenir des discussions à l'échelle des fuseaux horaires, ce qui permet aux membres de contribuer aux discussions et d'en tirer parti; cela permet également de mettre en lumière le travail bien exécuté sur une base individuelle.
  • Fournissez une infrastructure appropriée
    Facilitez la transition des gens vers le travail à distance. Quel type de soutien offrez-vous aux nouveaux membres de l'équipe qui quittent le milieu de travail traditionnel au bureau? Ces gens peuvent se sentir isolés en travaillant de la maison plutôt qu'au bureau, alors envisagez la création d'un programme de mentorat qui apparie les nouveaux membres de l'équipe avec un travailleur à distance d'expérience.
  • Misez sur l'équilibre
    Permettez aux gens d'avoir un horaire de travail flexible et de gérer leur temps. Pour les équipes à distance, concentrez-vous sur la gestion des résultats et laissez les gens travailler en temps opportun pour accomplir leurs tâches.
« Les échanges en personne ne se traduisent pas nécessairement par une gestion de qualité. Il vous faut surtout des gestionnaires talentueux, capables de tenir des discussions sérieuses. »

« Je peux engager les meilleurs talents où qu'ils se trouvent, sans que la dynamique exige des déplacements fréquents de leur part. Nous faisons appel aux meilleurs talents, où leurs services sont requis.

Bev Hess, directrice générale/Microsoft
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Vous pouvez consulter le rapport annuel complet de Microsoft IT Ici