GSU Melakukan Penghematan Sebesar $1 Juta Dengan Office 365

GSU Melakukan Penghematan Sebesar $1 Juta Dengan Office 365
GSU (Georgia State University) adalah salah satu lembaga penelitian kota terkemuka di wilayah Tenggara. Seperti pada organisasi besar lainnya, dosen dan staf GSU memerlukan teknologi komunikasi dan kolaborasi bertaraf perusahaan yang penting untuk menyelesaikan tugas mereka, dan sejak lama, GSU telah mengandalkan Novell GroupWise untuk mendukungnya.
Saat versi GroupWise yang digunakan GSU telah mencapai akhir masa berlakunya, pihak universitas menyadari bahwa pembaruan sederhana akan memerlukan biaya yang sangat besar dan tidak dapat memberikan peningkatan fungsi yang diperlukan. Sedangkan, GSU ingin dapat menyediakan dukungan menyeluruh bagi 6.500 dosen dan stafnya di berbagai platform dan perangkat, mulai dari desktop dan Mac hingga tablet dan smartphone, sekaligus menambah kapasitas penyimpanan kotak pesan dalam jumlah besar. Dengan kondisi ini, GSU berupaya mencari solusi berbasis cloud yang akan memenuhi kebutuhan manajemen, penyimpanan, dan interoperabilitas TI-nya secara lebih baik dengan tetap meminimalkan biaya TI.
GSU mulai mengevaluasi solusi online, termasuk Google Apps untuk Bisnis dan Google Mail secara khusus. Namun langkah tersebut tidak mampu memenuhi kebutuhan universitas. “Ada beberapa masalah yang muncul dengan Google Mail,” ujar Albert. “Selain pembatasan fungsi, Google Mail memiliki masalah hukum yang membuat kami tidak dapat membatasi serta menyimpan data di wilayah Amerika Serikat sebagaimana diwajibkan berdasarkan kebijakan yang berlaku. Kami juga menginginkan dukungan untuk kebijakan penyimpanan dan e-discovery yang seringkali ditawarkan oleh solusi bertaraf perusahaan, namun Google bahkan tidak bersedia membahasnya dengan kami.”
Fitur canggih dan tanpa biaya pemeliharaan infrastruktur yang terdapat pada Office 365 adalah alasan utama dari keputusan yang diambil universitas ini. Mahasiswa dan dosen universitas juga akan memperoleh penyimpanan email sebesar 25 gigabyte, padahal pengguna sebelumnya seringkali mendapati kotak pesan berkapasitas 300 megabyte milik mereka terisi penuh dengan cepat.
Peralihan terakhir dari GroupWise ke Office 365 berlangsung selama liburan akhir pekan Hari Kemerdekaan, tepat setelah peluncuran resmi oleh Microsoft. “Kami menyelesaikan upaya terakhir hanya dalam waktu satu minggu,” ucap Keith Campbell, Direktur Rekayasa Teknologi di Georgia State University. “Menurut saya proses ini berlangsung sangat mudah sama seperti migrasi email besar lainnya.”
GSU menambahkan, “Bila melihat perbandingan biaya kepemilikan total antara GroupWise dan Office 365, kami memperkirakan bahwa kami dapat dengan mudah menghemat sekitar [US] $1 juta dalam waktu lima tahun pertama.” Penghematan ini akan benar-benar mengimbangi investasi awal universitas dalam menerapkan Office 365, tidak termasuk penghematan atas depresiasi perangkat keras.
Pada akhirnya, pengguna GSU jauh dapat memanfaatkan dukungan perangkat bergerak yang fleksibel dalam Office 365. Lingkungan GroupWise sebelumnya mendukung sinkronisasi dengan perangkat Blackberry, namun menurut Campbell, tidak banyak lagi yang lainnya: “Sekarang selain pengguna Blackberry, pengguna iPhone, Android, dan Windows Phone kami juga dapat merasa puas. Ini merupakan salah satu nilai tambah karena karyawan kami menjadi lebih produktif menggunakan perangkat bergerak apa pun yang mereka pilih.”
Albert menyimpulkan, “Office 365 telah memberikan kami alat bantu berkualitas profesional dan bernilai tambah, keandalan dan keamanan yang canggih, serta platform yang dapat diintegrasikan secara luas dengan menambahkan layanan komunikasi dan kolaborasi seiring perkembangan kebutuhan universitas. Berdasarkan semua manfaat tersebut, saya berpendapat bahwa migrasi Office 365 adalah salah satu proyek terbaik yang pernah dijalankan organisasi ini.”