La GSU risparmia un milione di dollari con Office 365

La GSU risparmia un milione di dollari con Office 365
La Georgia State University (GSU) è uno dei più importanti istituti di ricerca degli Stati Uniti d'America sud-orientali. Come in tutte le organizzazioni di grandi dimensioni, il personale docente e non docente della GSU ha un cruciale bisogno di tecnologie di comunicazione e collaborazione di livello enterprise per svolgere le proprie attività; a questo scopo per anni l'istituto ha fatto affidamento su Novell GroupWise.
Con l'approssimarsi della fine del ciclo di vita supportato della versione di GroupWise in uso, la GSU ha stabilito che un semplice aggiornamento sarebbe risultato troppo costoso e comunque insufficiente nell'offerta di funzionalità migliorate. La GSU desiderava invece fornire ai 6.500 utenti interni, tra docenti e personale amministrativo, un sistema in grado di supportare più piattaforme e dispositivi, quali PC desktop e Mac, tablet e smartphone, e al contempo di espandere notevolmente la capacità di archiviazione delle casette postali. In base a queste considerazioni, la GSU ha cercato una soluzione cloud che potesse soddisfare al meglio le esigenze di gestione informatica, di archiviazione e di interoperabilità e al tempo stesso riducesse al minimo i costi IT.
La GSU ha valutato diverse soluzioni online, incluse Google Apps for Business e Gmail, che però sono risultate non rispondenti alle esigenze dell'università. "Sono emerse diverse questioni rispetto a Gmail", afferma Albert. "Oltre ai limiti nelle funzionalità, Gmail presentava problemi di carattere legale che ci impedivano di limitare e archiviare i dati negli Stati Uniti, come richiesto dalla politica in vigore. Inoltre desideravamo un sistema che supportasse i criteri di conservazione ed e-discovery, funzionalità spesso inclusa nelle soluzioni di livello enterprise, ma Google non ne ha nemmeno voluto discutere".
Le affidabili funzionalità e l'assenza di costi di manutenzione dell'infrastruttura sono stati i fattori chiave che hanno portato l'istituto a scegliere Office 365. Inoltre, gli studenti e i docenti avrebbero ottenuto 25 gigabyte di spazio di archiviazione della posta, a differenza delle precedenti cassette postali da 300 megabyte che tendevano a riempirsi piuttosto velocemente.
Il passaggio finale da GroupWise a Office 365 ha avuto luogo nel fine settimana della festività del 4 luglio, subito dopo il rilascio ufficiale da parte di Microsoft. "Abbiamo completato l'ultima parte del trasferimento in appena un fine settimana", ha detto Keith Campbell, Direttore del dipartimento di Ingegneria Tecnologica presso la Georgia State University. "Considerando che si trattava della migrazione di un sistema di posta elettronica di grandi dimensioni, penso che le cose non potessero andare meglio di così".
In GSU aggiungono: "Se confrontiamo il costo totale di proprietà di GroupWise e Office 365, possiamo facilmente stimare un risparmio di circa un milione di dollari nei primi cinque anni". Un importo che compensa completamente l'investimento iniziale che l'università ha sostenuto per la distribuzione di Office 365, senza tenere conto del risparmio realizzato sull'ammortamento dell'hardware.
Infine, gli utenti remoti della GSU possono beneficiare del flessibile supporto per dispositivi mobili offerto da Office 365. L'ambiente GroupWise precedente supportava la sincronizzazione con i dispositivi Blackberry, ma, secondo Campbell, non molto altro: "Ora sono soddisfatti non solo gli utenti Blackberry, ma anche gli utenti iPhone, Android e Windows Phone. Questo è un fattore determinante che migliora la produttività del personale indipendentemente dal dispositivo mobile utilizzato".
Albert conclude: "Office 365 ci fornisce strumenti di qualità professionale a un prezzo conveniente, sicurezza e affidabilità elevate, oltre a una piattaforma estendibile a cui possiamo aggiungere servizi di comunicazione e collaborazione man mano che l'università cresce. Dati tutti questi vantaggi, penso che la migrazione a Office 365 sia stata uno dei migliori progetti mai intrapresi da questo istituto".