Il luogo di lavoro non è strutturato, gli strumenti social lo unificano

Adam Pisoni, general manager di Microsoft per Yammer.
Tutti i componenti di un'organizzazione, a partire dall'ufficio del CEO fino a quello della posta, dispongono di informazioni preziose, ha affermato Adam Pisoni, general manager di Microsoft per Yammer. La sfida che le aziende devono affrontare riguarda come sfruttare queste conoscenze attraverso aree geografiche, reparti e posizioni. Mentre la natura del lavoro si evolve e diventa sempre più globale, le interazioni quotidiane avvengono in genere con le stesse persone e le informazioni rimangono bloccate in vari angoli di un'organizzazione.
Secondo un nuovo sondaggio pubblicato di recente, dipendenti di ogni livello ritengono di aver trovato la chiave: la tecnologia social.
"Il concetto di social sta trasformandosi da strumento che sarebbe bello avere in una reale necessità nel luogo di lavoro", ha aggiunto Pisoni. "Mentre tutte le aziende si trovano a confrontarsi con un ritmo di cambiamento sempre più veloce, devono poter sfruttare le potenzialità e le conoscenze dei dipendenti più di quanto consentano le attuali tecnologie in uso. Così come l'email ha contribuito ad accelerare i ritmi delle attività aziendali negli anni 90, gli strumenti social favoriscono un flusso di conoscenze e informazioni più rapido all'interno e tra le organizzazioni".
Gli strumenti social aziendali consentono di applicare i principi dei social media al luogo di lavoro, rendendo più facile per le persone condividere file e informazioni con i colleghi e collaborare quindi come team tra reparti e sedi. A differenza dei servizi destinati agli utenti privati, come Facebook, la social enterprise rende fruibili luoghi di lavoro riservati e condivisi che i dipendenti possono condividere all'interno e all'esterno dei confini dell'azienda.
I dipendenti sono ansiosi di poter applicare in ufficio le stesse forme di comunicazione social che trovano efficaci nella vita privata. Oltre il 40% dei lavoratori intervistati ritiene insufficiente la collaborazione nei luoghi di lavoro e crede che gli strumenti social favoriscano un miglior lavoro di squadra. Un terzo ha addirittura dichiarato di essere disposto ad acquistare strumenti social di tasca propria.
Perché? La natura del modo di lavorare sta cambiando, ha affermato Pisoni. Il lavoro viene svolto sempre più spesso da team virtuali e da persone che usano dispositivi mobili. Anche la quantità di lavoro non di routine sta aumentando e ciò significa che dedichiamo più tempo ad attività che non rientrano nei normali processi. Gartner prevede infatti che, entro il 2015, il 40% o più del lavoro di un'organizzazione non sarà di routine, con un aumento rispetto al 25% del 2010.
Questa natura mutevole del lavoro richiede nuovi tipi di strumenti che facilitino il contatto, la condivisione e l'organizzazione tra località, team e dispositivi. Mentre il lavoro diventa meno routinario, i dipendenti devono poter accedere alle conoscenze, alle informazioni e alla visione appropriati da ogni angolo dell'organizzazione, per poter assumere rapidamente decisioni consapevoli.
"I dipendenti tentano di essere efficienti in un mondo in cui le regole e il software di cui dispongono stanno diventando sempre più inadeguati per affrontare le sfide quotidiane", ha aggiunto. "Sanno che, per avere successo in un mondo che cambia rapidamente, devono adottare nuove modalità di lavoro, più collaborative e social. La possibilità di sfruttare le conoscenze e le informazioni all'interno dell'organizzazione rendendole più aperte, conferirà ai dipendenti maggiori potenzialità ed efficienza".
Non è una coincidenza che gli stessi social media siano alla base di queste nuove sfide che gli strumenti social aziendali aiutano ad affrontare, ha continuato Pisoni. Servizi come Facebook, Twitter e Yelp mettono in contatto i clienti e ciò comporta una rapida evoluzione delle loro aspettative in quanto possono scambiarsi informazioni utili.
Non sorprende quindi che un approccio social nel mondo aziendale possa aiutare le aziende a rivedere il modo in cui condividono, apprendono e si organizzano internamente per poter essere più rapidamente reattive alle mutevoli aspettative dei clienti.
Tensione nel luogo di lavoro
L'ufficio non è tuttavia connesso. Mentre i dipendenti sono entusiasti e considerano l'approccio social come uno strumento di produttività, alcuni reparti e manager IT continuano ad essere diffidenti, ha affermato Pisoni. Paradossalmente le aziende si preoccupano che gli strumenti social incidano sulla produttività, mentre sono esattamente questi tipi di strumenti che i dipendenti chiedono a gran voce per essere più produttivi.
Ne consegue che più di un terzo dei lavoratori intervistati ritiene che la propria azienda sottovaluti i vantaggi della tecnologia social. Quasi la metà afferma che la propria organizzazione dissente in generale riguardo gli strumenti social.
La sfida legata all'introduzione di strumenti social è più di una sfida tecnica, ha aggiunto Pisoni. Per avere successo è necessario anche un cambiamento culturale. Ciò è dovuto al fatto che il concetto di social non è semplicemente una nuova tecnologia, ma qualcosa che consente di lavorare in modo diverso.
Alcune aziende si sono in realtà confrontate con la social enterprise, ha ammesso Pisoni. "Non si può semplicemente applicarla e aspettarsi una trasformazione culturale. È un percorso di reinvenzione che richiede una strategia e l'impegno dei dirigenti, oltre al loro supporto".
Per essere efficienti è necessario lo strumento giusto, ma anche una strategia specifica per gli obiettivi aziendali, le sfide e la cultura della propria organizzazione.
Pisoni ritiene che per essere efficienti, gli strumenti social aziendali non possano essere una semplice destinazione. Il concetto di social deve far parte delle app che i dipendenti usano ogni giorno per poter unire persone, informazioni e dati applicativi in modo tale da favorire una maggiore efficacia, nonché prestazioni e agilità superiori.
Pisoni ha inoltre proposto alcuni punti chiave per una strategia social efficace. Prima di tutto le aziende devono valutare le attuali priorità, le sfide e la cultura aziendali e riallineare la propria visione in funzione dell'Enterprise Social. Il supporto degli strumenti social da parte dei dirigenti è importante, ma l'esperienza dimostra che la semplice imposizione del loro uso sia inefficace. Le iniziative per una social enterprise di successo richiedono l'adozione dal basso verso l'alto da parte dei dipendenti, unitamente al supporto dall'alto verso il basso dei dirigenti per legittimare lo strumento, nonché l'impegno ad apprendere e apportare modifiche in corso d'opera.
Le iniziative di successo cominciano in genere con team di piccole dimensioni che affrontano problemi specifici e misurabili (ad esempio, aumento dei ricavi e riduzione dei costi). Una volta che questi test case avranno dimostrato il valore degli strumenti social, sarà più facile estenderne l'adozione.
Pisoni ha inoltre ribadito che il concetto di social è un percorso per chiunque, anche per Microsoft. Con il tempo, Microsoft intende fornire esperienze che consentano di connettere tutte le applicazioni usate nella tua azienda, ha aggiunto. Dopo tutto, la maggior parte della collaborazione oggi avviene tramite strumenti come Office, Lync, Exchange e Dynamics CRM.
"Più di ogni altra società saremo in grado di raggiungere il più vasto pubblico di lavoratori possibile perché già utilizza le applicazioni Microsoft. Introducendo la tecnologia social in questi strumenti, metteremo a disposizione dei dipendenti questo nuovo modo di lavorare".
La promessa della social enterprise (ovvero come ottenere un burger migliore)
Implementata nel modo giusto, una social enterprise può introdurre un valore aziendale significativo grazie al miglioramento del modo in cui i dipendenti rimangono in contatto, condividono le informazioni e collaborano tra team e aree geografiche e, all'esterno del firewall, con clienti, fornitori e altre relazioni importanti.
Si consideri il caso di Red Robin. Lo scorso anno la catena di ristoranti ha distribuito Yammer a 2.500 dipendenti, tra manager e personale nell'ufficio aziendale. Quando la società ha introdotto un nuovo burger nel proprio menu, i manager hanno usato la rete social aziendale per fornire i commenti e suggerimenti dei clienti direttamente dai ristoranti. In questo modo è stato possibile ritoccare la ricetta in un mese, una frazione del tempo che sarebbe stato necessario in passato, ha dichiarato il CIO Chris Laping.
Di recente, Red Robin voleva trovare un modo per coinvolgere la propria ampia forza lavoro che collabora a ore, composta per l'87% dai cosiddetti Millenial.
"L'apprendimento in modalità analogica non fa per loro e non è il modo giusto per coinvolgerli", ha affermato Laping. "Dobbiamo raggiungerli al loro livello, che significa mobile e social".
L'azienda ha quindi introdotto quella che definisce "Yummerversity" a integrazione di un nuovo programma di formazione interattivo. I nuovi assunti possono usare Yammer per porre domande e fornire commenti e suggerimenti. Una volta che iniziano a lavorare, possono caricare video di nuove procedure, che potranno essere incorporate dall'ufficio aziendale nei futuri percorsi di formazione.
Secondo Laping il social networking offre un enorme valore a una società come Red Robin, che ha dipendenti distribuiti in tutto il paese. Consente infatti a lui e ad altri dirigenti di confrontarsi con le persone sul campo e ricevere da loro informazioni quotidianamente.
Oltre agli impegni come CIO, Laping ci occupa anche delle principali trasformazioni aziendali di Red Robin. Quando il suo ruolo venne esteso alcuni anni fa, sapeva che per avere successo avrebbe dovuto coinvolgere tutti i membri dei team dell'organizzazione.
"Come si ottiene rapidamente il coinvolgimento? Il vecchio modello di distribuire un promemoria, spiegare il proprio pensiero e sperare che i dipendenti lo seguano non funziona. Ora è necessaria una maggiore interattività ed è per questo che inizialmente avevo pensato a Yammer. Alla fine ho capito che ne avevo bisogno più di chiunque altro, in quanto ero io incaricato di favorire il cambiamento".