先の大震災以降、出張コストの削減やいつでもどこでも仕事ができる環境づくりによる業務効率向上を目指し、ワークスタイル変革に取り組む企業が増えている。かつてユビキタスやユニファイド コミュニケーションといったバズワードとともにたびたび脚光を浴びてきたテーマだが、ここにきて大きな成果を上げる企業が現れている。そのひとつ、日本マイクロソフトでは「フレキシブル ワークスタイル」なるコンセプトを提唱。自社のクラウド サービスやコミュニケーション ツールを駆使し、この数年間で下記のような大きな成果を得ている。
- 2011 年比で、商談単価 - 15% / 社員数 - 3% にも関わらず、成約商談数 + 47% / 受注額 + 27％ を達成
- 組織の健康状態: ワーク バランス スコアが約 13% UP と従業員の満足度が大幅に向上
- それまで男性に比べ高かった女性の離職率が、直近の 3 年間で同率まで改善
両立が難しいとされる「業務効率」と「社員の満足度」の両方の向上を果たしたポイントは何だったのか? コミュニケーション ツール「Lync」の果たした役割とは? などについて、同社エグゼクティブ アドバイザーの小柳津氏にお聞きした。冒頭、語られたのは「私たちも皆さんと同様 "顔を合わせて仕事をする" のが一番だと思っています。」という意外な言葉であった。
「すべての社員がいつでもどこにいても活躍できる会社」を目指して
日本マイクロソフト株式会社
マイクロソフト テクノロジーセンター
エグゼクティブ アドバイザー
小柳津 篤
「フレキシブル ワーク スタイルの取り組みについてご紹介すると、『会社に皆が集まってするのが仕事というもの』と目くじらを立てる方が必ずいますが、実はそうした考えを否定しているワケではないのです。会議にしても一堂に会して開催するのが一番よいに決まっています。でも現実には、地方に出張中、インフルエンザになった、といった事情で参加できない人が出てきます。こうしたロスを、IT を使って少しでも減らしましょう! という "補完的提案" でもあるのです。(小柳津氏)」
現状を "ガラガラポン" するものと思っていただけに、いきなりインタビュー冒頭から拍子抜けしてしまったが、硬直化している "日本的勤務形態" に適度な柔軟性をもたらしマイナスをプラスに変えるアプローチと考えれば、日本企業にとっても安心して聞ける提案だと言える。
↑ トップへ戻る
一部の特別な人のためのものから、すべての社員のためのものに
日本マイクロソフトにおけるワーク スタイル変革の取り組みは、2007 年、対象を育児・介護 (看護) ・自身の傷病に限定した週 2 日までの在宅勤務制度に端を発し、その後主に営業部門におけるリモート ワーク導入などを経て、一貫してその対象と日数条件を拡大し現在に至る。
「テレワークを利用した在宅勤務制度は、妊婦や子育て中の母親など限られた方が対象の "非常時の支援策" として位置づけられてきましたが、私たちは、すべての社員がいつでもどこでも働くことができ (といっても後方支援の補完的な作業だけではなく)、出社している社員と同様に最前線で活躍できる…を理想として実現しようとしています。」
3.11 でもビジネスを止めなかった…その経験が取り組みを加速
その取り組みを一気に加速させることになったのが、2011 年 2 月の品川本社へのオフィス統合 ＆ 移転と、その直後に発生した大震災であった。
「品川本社へのオフィス統合 ＆ 移転では、全約 2,200 名の約 6 割にあたる社員にフリー アドレスを導入し、オフィス空間も大きく変わりました。震災直後には全社員に一週間の自宅待機を通達しましたが、大半の社員は会社に固定席がなくフレキシブル ワークを実践していたこともあり、特に大きな混乱もなく全体の 85 ％にあたる社員が在宅ワークに従事することができ、この間も個々やチームでの業務は止まることがありませんでした。この非常時の経験は、固定席の残る社員にまで「フレキシブル ワーク スタイル」の可能性や価値を体感させることになり、その後全社での取り組みが一気に加速していく契機となりました。」
↑ トップへ戻る
フレキシブル ワーク スタイル実現は「Lync」なしにはあり得なかった!?
もちろん、めざましい成果をもたらしたフレキシブル ワーク スタイルは、社員の意識変革だけで実現したワケではない。社員の意識の変化を受け止めその行動を支援する優れたソリューションによる部分も大きかった。
「弊社では、品川本社へのオフィス統合・移転と同時にコミュニケーション ツール Lync を活用したフレキシブル ワーク スタイルを全社で強化いたしました。Office クライアント製品と比べると歴史も浅いのでご存知ない方も多いかも知れませんが、Lync なしにはこれほどの成果は達成できなかったと思います。」
すべてが統合され、ワンストップ ＆ セキュアに利用できる
コミュニケーション ツール Lync の最大の特長は、音声通話や電子メールはもちろん、チャットや社内 SNS、はたまた多人数でのオンライン会議までが統合的に提供される点だ。
「チャットや SNS にしても、個人向けのフリー ツールが多数提供されている今、何もコストをかけなくても…と思われる方もいるかも知れません。でも、すべてが有機的につながっている Lync なら、イチイチ個別のツールを立ち上げる必要がなくいつでも思い立った瞬間にコミュニケーションを開始できます。また、Active Directory と連携して認証不要で一貫してセキュアに利用できる点もフリー ツールにはない魅力です。」
↑ トップへ戻る
Office 連携で業務効率を最大化
このほか Office と高度に連携・統合され、Word / Excel / PowerPoint などで作成した文書をそのまま他のメンバーと共有したり、画面を共有 ＆ チャットを介してレビューを進めたり…といった一連の作業がきわめてスムーズに流れるようになる点も Lync ならではの魅力だ。Outlook との統合では、Outlook 画面から相手のプレゼンスを確認でき、その時々最適な手段を促してくれるため、メール一辺倒のコミュニケーションによる非効率からの脱却も可能だ。
先進オフィスを見学できる "オフィス ツアー" も!
3.11 を経た社員の意識変化と、Lync の強力なサービス・機能の相乗効果によって、冒頭でご紹介したようなめざましい成果を上げた日本マイクロソフト。ワークスタイル変革を具現化した先進オフィスを見学できる「品川本社オフィス ツアー (無償)」が定期開催されているので、ご希望のお客様はぜひお問い合わせください。
