모바일 오피스에 대한 오해와 진실

필자는 종종 시장 트렌드를 파악하는 요소 중 하나로 요청이 들어오는 세미나 주제를 분류해보곤 한다. 2010년 상반기부터 시작된 클라우드, 중반에 걸쳐 솔솔 불어오던 SNS와 스마트폰 열풍, 그리고 최근에는 또 다른 주제가 각광을 받고 있다.
스마트워크'이다. 모바일 장치 대중화에 따라 기업들이 앞다퉈 스마트워크, 그리고 모바일 오피스에 눈을 돌리고 있다. 똑똑하게 일하기, 언제 어디서나 쉽고 빠르게 일하기란 슬로건이 붙은 스마트워크, 모바일 오피스를 검토할 때, 꼭 생각해봐야 할 점은 무엇일까?
모바일 오피스는 크게 3가지를 고려해야 한다. 사람, 장소, 기술이다. 기술은 말 그대로 생산적인 협업을 본인이 필요할 경우, 언제 어디서나, 쉽고 빠르게 처리할 수 있도록 뒷받침해주는 것을 의미한다. 우리가 잘 알고 있는 메일, 메신저, 전화, 포털 등이 여기에 해당된다. IT 엔지니어들은 이런 인프라들이 잘 운영될 수 있도록 항상 고민하고 있다.
장소에 대한 이야기는 장치에 대한 이야기로 이어진다. 집, 회사, 그리고 이동 중에 제각각 용도에 따라 적절한 장치를 사용할 수 있어야 한다. 해당 장치는 네트워크에 연결 가능해야 한다는 것도 잘 알고 있는 사실이다. 집, 회사, 이동 중이라는 3가지 측면에서 모두다 만족할 수 있는 장치가 바로 스마트폰이다. 그런 만큼, 스마트폰 확산이 새로운 형태의 오피스를 꿈꾸게 한 것은 당연한 일이다.
그렇다면 사람에 대한 측면은 어떻게 봐야 할까? 오늘은 IT와 조금 관련이 없어 보이는 얘기를 좀 해보자.
현재 몸담고 있는 마이크로소프트에서 재미있는 조사를 한 적이 있다. 국내 자료는 아니지만, 눈 여겨서 살펴볼만한 내용이었는데, 세대별 소통 및 일하는 방식에 대한 조사였다. 먼저 연령에 따라 3가지 세대로 구분하고 이에 따른 취향, 업무, 소통 방식을 조사했다.
조사 결과 베이비 붐 세대의 일하는 방식은 오랫동안 열심히 일하는 것을 최대의 가치로 느끼고 있었고, 전자 메일이나 전화와 같은 소통 방식을, X 세대의 경우 업무 시간 중 가치 있는 결과, 그리고 자기 업무 시간에 대한 적절한 조절을 가치로 느끼고, 메신저, 전자 메일, 웹 컨퍼런싱과 같은 소통 방식, 마지막으로 Y 세대의 경우에는 개인의 선호도 또는 판단에 따라 업무를 판단했다. 전자 메일보다는 SNS/SMS, 스카이프와 같은 인터넷 기반 소셜 네트워크를 선호한다고 한다. 그리고 이러한 방식을 상호 인정할 때, 더 높은 생산성 및 업무 결과가 나온다는 것이다.
이러한 결과를 놓고, 조직 내 관리자 급에서는 한가지 고민을 하게 된다. 이러한 다양성을 획일화시킬 것이냐, 아님 개별적으로 인정을 다 할 것이냐.. 물론 둘을 적절히 조화시키는 것도 방법이지만, 생각보다 쉽지 않다. 사람과의 소통을 중요시하는 SNS에 대해 이야기를 나누다 보면, 기업들이 SNS 도입하는 것을 트렌드적으로는 맞다고 생각하지만, 문화적인 측면에서 걱정하고 있는 분들이 많다.
사원이 사장님에게 직접 말할 수 있다는 것에 대해 말이 안된다고 생각하는 부분도 여기에 해당된다. 한 예로, 필자의 지인이 다니는 회사의 경우 SNS를 도입한 후, 한 사원이 직접 사장님에게 메시지를 보내 건의를 직설적으로 한 경우가 있었다. 많은 중간 관리자들은 해당 사원의 건의로 인해 사장님이 불편해할 것이라고 걱정하였지만, 다음 날 해당 의견에 대한 긍정적 평가와 검토 지시를 하신 적이 있다고 한다.
항상 잘될 것이라는 믿음보다, 무언가 제어하고 관리하지 않으면 잘 되지 않을 것이라는 생각이 열린 소통을 방해하는 큰 장벽이다. 얘기를 하다 보면 조직원들은 기업 문화에 맞춰 성숙해있고, 철없던 시절처럼 일단 지르고 보자라는 식의 행동은 찾아보기 힘들다. 조직원들의 생각을 서로 믿어보는 것은 어떨까?
모바일 오피스 도입은 책상에서 앉아 있는 시간을 절대적으로 줄여준다. 필자의 경우에도 지금 회사 책상이 아닌, 다른 곳에서 이 글을 작성하고 있다. 사실, 회사 밖에서 아이디어가 번뜩 떠오르는 경우가 얼마나 많은가?
무심결에 다른 장소나 이동 중에 아이디어가 떠오르는 경우도 마찬가지다. 이렇게 떠오른 아이디어를 잊어버리고 있진 않을까? 물론 업종과 업무에 따라 틀리다. 고객을 상대하거나, 정시에 무엇인가를 반복적으로 진행해야 하는 경우가 이에 해당된다.
그렇지만 모바일 오피스라는 개념이 '언제 어디서나' 단어가 들어가 있기에, 꼭 회사 책상이 아니더라도, 업무 처리가 가능하다. 그리고 이를 뒷받침하는 기술은 너무너무 많고 이미 이런 환경을 갖춘 회사들도 많다. 그렇다면 책상에 앉아 있는 시간만이 업무 시간이라고 생각할 수 없다.
조직원들은 업무 처리에 대한 자율성이 보장되는 모바일 오피스 문화를 자유라고 느끼는 것보단 자신에게 더 많은 책임이 부여된 것이라고 봐야 한다. 조직원들 간에는 상호 신뢰 문화가 필요하다. "왜 쟤는 늦게 나오고, 일찍 들어갔지 난 뭐야?"라는 불평과 일상화된 야근을 당연하게 받아들이는 것이 아니라, 적절한 자기 업무 처리 스타일에 따라 업무를 진행하고 있다는 신뢰가 필요하다는 것이다.
가장 중요한 위치인 관리자의 경우 직원들에 대한 정확한 업무 평가 기준, 그리고 업무 처리에 대한 신뢰가 필수적이다. 꼭 자리에 있지 않더라도, 그 사람은 현재 적절한 업무를 수행 중일 것이며, 이 업무는 차후 상호 합의한 방식에 의거해 평가 받을 수 있도록 해야 한다. 그리고 이러한 평가는 사적인 감정이 개입되지 않게 공정해야 한다.
모바일 오피스는 업무 시간을 줄여주는 마법의 도구가 아니다. 어떠한 장벽에 구애 받지 않고 스마트하게 일할 수 있는(워킹) 도구다. 혹자는 모바일 오피스 보급은 자연스레 업무 시간의 상승을 초래할 것이라고 내다보기도 한다. 항상 업무와 연결되어 있는 삶을 우려하기 때문이다. 하루 24시간의 시간을 모두 업무 책상에서 보내는 것도 아까운 현실이며, 그렇다고 모든 시간을 개인에게 투자할 수 있는 것도 아니지 않는가?
이를 적절하게 조화시킬 수 있는 몫이 모바일 오피스와 함께 개인에게 다가오고 있다. 이를 통해 스마트하게 일하는 것도 이제 우리가 누릴 수 있는 기술의 가치라고 생각한다.
출처: ZDNet 전문가 칼럼 모바일 오피스에 대한 오해와 진실