Microsoft IT deler sin positive tilnærming til mobilitet

Microsoft IT deler sin positive tilnærming til mobilitet
I juli 2013 publiserte Microsoft IT årsrapporten som omhandler de viktigste tendensene som preger bransjen i dag. I dette utdraget fra årsrapporten kan IT- og bedriftsledere lese om hvordan Microsoft IT brukte betydelige ressurser på å forbedre mobiliteten i 2012. Denne innsatsen har spilt en viktig rolle i å øke Microsofts mulighet til å skape produkter og tjenester, og forbedret muligheten til å dekke behovene til ansatte, eksterne partnere og kunder over hele verden.
Hovedtemaer:
  • Gi ansatte mulighet til å være mobile
  • BYOD (bring your own device)
  • Responsiv nettstedsdesign
  • Administrasjon av team fordelt på flere steder
  • Global konkurranse om talentene
  • Samarbeid og produktivitet i team
Effektiviser organisasjonen
Verden blir mer og mer digitalisert, og i økende grad tilkoblet og mer avhengig av enkel tilgang til informasjon. Noen bedrifter sliter med å finne en god tilnærming til disse trendene, men informasjonssjefer som definerer og er pådriver for interorganisatoriske initiativer for å utnytte mobilteknologi og mobile prosesser, tilfører bedriften mer verdi.
Når det er sagt, er det ikke så enkelt som det høres ut som å utnytte mobilitetsløsninger. Informasjonssjefer kan begynne med å gå gjennom BYOD-programmene sine eller endre systemene for autentisering og tilgang slik at de ansatte kan få tilgang til viktig bedriftsinformasjon fra mobile enheter. Dette er gode eksempler på ting man kan gjøre for å komme i gang. Men å gi bedriften bedre mobilitet innebærer også å utvikle kontorer som gjør at de ansatte enklere kan være på farten, eller – muligens den største utfordringen – å innføre endringer i bedriftskulturen ved å oppmuntre til nye administrasjonsmåter som støtter eksterne team.
Er det verdt innsatsen? Microsoft mener at mobilitet for bedriften er avgjørende for å bevare bedriftens konkurransefortrinn. Vi anbefaler at du leser følgende eksempler på viktige investeringsområder hos Microsoft for å se hvordan Microsoft IT hjelper bedriften med å innføre bedre mobilitet på teknologi-, ressurs- og administrasjonsnivå.
New World of Work
Microsofts New World of Work-program kombinerer innsatsen fra bedrifters IT-avdeling, eiendomsavdeling og ressursavdeling for å forbedre arbeidsmiljøet. Bedriften prioriterer spesielt å tenke nytt når det gjelder design av bygninger for å dekke behovene til mobile ansatte og team.
Samarbeid mellom IT- og ressursavdelingen
New World of Work-programmet kombinerer smart kontordesign med viktig Microsoft-teknologi, og dette har ført til at ansatte har blitt mer mobile og mer produktive samtidig som kostnadene er redusert. Denne tilnærmingen gjør at ansatte med ulike arbeidsmåter kan fungere side om side, og være like produktive på kontoret som når de jobber eksternt.
Siden det ble igangsatt, har New World of Work-programmet åpnet en rekke kontorer over hele verden, blant annet i Amsterdam, Singapore og nylig i Guangzhou i Kina.
Det nye kontoret i Guangzhou er bygd spesielt for mobile ansatte, og det er en avgjørende del av bedriftens vekst i sør-Kina. Det har 160 arbeidsstasjoner, skap der personlige ting kan lagres, seks møterom som kan reserveres og 33 små fokusrom for spontane møter.
Lite, dynamisk kontor
Muligheter for å dele og samarbeide er avgjørende for en mobil arbeidsstyrke. I tillegg til både kablet og trådløs nettverkstilkobling for bærbare PCer og mobile enheter, har kontoret også store konferanseskjermer der man kan holde onlinemøter via Microsoft Lync.
For å sikre en positiv opplevelse for personer som er nye på kontoret, satte Microsoft sammen et IT-ambassadørteam som skulle hjelpe nye ansatte med å bli kjent på kontoret og tilby teknisk assistanse for eventuelle problemer som oppstod (for eksempel når de skulle koble den mobile enheten til den riktige skriveren, eller reservere et møterom). Ressursavdelingen holdt også en informasjonslunsj den første dagen kontoret var åpent for å sikre at de ansatte kunne være produktive fra dag én.
Det er ofte et problem for en mobil arbeidsstyrke å finne teammedlemmer, kollegaer og ledige arbeidspulter på kontorer som ikke har faste plasser. Microsoft IT løste dette problemet ved å tilby et Windows Phone-program som bruker stedsbaserte tjenester for å identifisere tilgjengelige arbeidsstasjoner og finne personer.
Microsoft IT effektiviserte også de tilgjengelige arbeidsplassene ved å bruke et USB-integrert nettverks-/skjermsenter med en 27" skjerm som bruker en enkelt kabel for å koble sammen alt fra skjermen til nettverket, til Microsoft Desktop 2000 trådløs mus og tastatur.
Resultatet var et mindre og mer dynamisk kontormiljø som dekket behovene til en svært mobil arbeidsstyrke. Microsoft har beregnet at dette reduserer driftskostnadene med 24 % over en femårsperiode. Dette er svært bra sammenlignet med den gjennomsnittlige kostnadsreduksjonen på 14 % som har vært gjeldende for andre bedrifter som har gjennomført lignende prosjekter.
Nettet redesignet for mobile enheter
Dagens bedriftsnettsteder er et bedriftskritisk verktøy som ofte ofte er kunders eller partneres første salgs-, markedsførings- og støtteopplevelse av bedriften. Måten personer bruker Internett på har også forandret seg mye de siste to årene. Når folk skal surfe på nettet i dag, er det like sannsynlig at de bruker en mobil enhet som at de bruker en vanlig bærbar eller stasjonær PC.
Som informasjonssjef vet du at bedriftens nettsted er en viktig ressurs som ofte fungerer som inngangsdør til bedriften. Hvordan skaper du den spontane tiltrekningen som gjør at kundene kommer tilbake? Investerer du i utvikling og vedlikehold av en mobilversjon av nettstedet? Hvor langt går du i å tilby parallelle opplevelser for det vanlige nettstedet og mobilnettstedet?
I likhet med andre bedrifter driver Microsoft med markedsføring, salg og støtte for sine produkter og tjenester fra hovednettstedet www.microsoft.com. Microsoft.com er et av verdens mest besøkte nettsteder, med over 228 millioner unike brukere hver dag. Kunder med svært ulike interesser besøker Microsofts nettsted – fra forbrukere som ser etter produktdetaljer for Xbox og Surface-produkter, til små og mellomstore bedrifter som vil registrere seg for Office 365 og store bedriftskunder som vil finne ut mer om hvordan de kan forbedre driften ved å begynne å bruke Microsoft-teknologi.
Med lanseringen av Windows 8 og Microsoft Surface så Microsoft en mulighet til å øke tjenesteomfanget. Microsoft.com ble utvidet til å forbedre brukeropplevelsen både for mobile enheter og stasjonære systemer.
Microsoft IT slo seg sammen med Microsofts markedsføringsgruppe og startet et ti ukers prosjekt for å redesigne Microsoft.com-startsiden med følgende mål:
  • Forenkle og organisere
    Forskning og tilbakemeldinger fra brukerne på den gamle designen antydet at brukerne foretrakk en enklere side med et renere uttrykk. Den nye designen løste dette ved å implementere følgende:
    • Enklere navigering for å gjøre nedlastinger, støttefunksjoner, sikkerhet og kjøp lettere å finne ved å redusere antallet verktøylinjeelementer på øverste nivå fra ni til fem.
    • En visuelt ryddig side der øverste del av siden har få elementer, og innholdet blir mer og mer detaljert ettersom brukeren ruller nedover for å se mer.
  • En god brukeropplevelse på alle enheter
    Microsoft IT implementerte progressive funksjoner, adaptivt innhold og responsiv layout for å sikre at dynamisk tilpasning, skalering og beskjæring av innhold skjer automatisk basert på enhetens skjermstørrelse. Denne adaptive gjengivelsen sikrer at bilder vises som de skal og at koblinger er enkle å trykke eller klikke uten at det er nødvendig å zoome.
  • Et utseende som står i stil med den moderne utformingen
    Microsoft IT ville hjelpe bedriften med å vise de nyeste produktene ved å bruke den moderne designen du finner i Windows 8, Microsoft Surface og den nye Windows Phone. Kundene får nå en mer konsekvent og gjenkjennelig Microsoft-opplevelse på nettstedet, Microsoft Store på Internett, nedlastingssenteret og kundestøtten.
  • En reduksjon av oppsigelser, kostnader og belastningen på administrasjonen
    Microsoft IT så en mulighet til å redusere kostnadene forbundet med programmering, vedlikehold og maskinvare ved å implementere et enkelt nettsted som fungerer på alle enheter – stasjonære PCer, nettbrett eller mobiltelefoner.
Resultatet av den nye designen er et nytt nettsted som viser Microsoft-produktene med en klar retning. Microsoft IT har skapt en nettstedopplevelse for alle enheter som har sammenheng med bedriftens produktstrategi, og som gir en god opplevelse for brukerne.
Det nye nettstedet bidrar også til å forbedre bunnlinjen, siden det sparte Microsoft IT USA for maskinvareutgifter tilsvarende USD250 000 i 2012 og reduserer kostnadene forbundet med programmering av nettstedet med 50 %. I tillegg frigjør denne plattformen Microsoft IT fra å trenge flere mobilservere eller balansere mellom webservere for stasjonære PCer og mobile enheter i fremtiden.
"Nå befinner vi oss faktisk i den snodige posisjonen der Microsoft faktisk har bedre design enn Apple!"

Anthony Wing Kosner / Forbes.com
Gjør det bra uansett hvor du er
For å støtte forretningsdrift i hele verden må IT-organisasjoner begynne å bruke løsninger og prosesser som gjør at ansatte kan være produktive uansett når og hvor de jobber. Selv om skybaserte tjenester som Microsoft Office 365 gir folk teknologien de trenger for å jobbe, kommunisere og samarbeide via Internett, er verktøyene bare halve historien. En informasjonssjef må også sikre at organisasjonen støtter en bedriftskultur der geografisk spredte team kan være like produktive som samlokaliserte team.
Microsoft er ett av verdens største selskaper med 94 000 ansatte i 112 land, og har mange team der medlemmene jobber på ulike kontorer. Disse teamene har innvirkning på miljøaspektet og bidrar til at Microsoft kan dekke behovene til regionale kunder. Følgende liste over gode fremgangsmåter for adminstrasjon av eksterne team er satt opp av Bev Hess, som er Microsoft General Manager i Microsoft IT. Hun har årelang erfaring med å administrere eksterne team over hele verden, og har for tiden ansvaret for 150 mennesker i 32 land.
  • Bruk Microsoft Lync til å kommunisere med teamet
    Dette innebærer også at de vanskelige samtalene en leder noen ganger må ta, gjennomføres via Lync så snart det er behov for en. Ikke vent til dere møtes ansikt til ansikt en gang i fremtiden. Bev sier at Lync også fungerer som en uformell samtale på vei ned en korridor.
  • Vær en god lytter
    Videokonferanser er ikke like nyttige når det er mange personer med på et møte. I stedet bør du lytte til hva folk sier. Lyden er viktigere enn det visuelle.
  • Ta hensyn til teamets kulturelle forskjeller
    Ta teammedlemmenes kulturelle forskjeller med i betraktning når du jobber. Dette innebærer at du planlegger fridager for ulike religiøse og nasjonale fridager, setter opp telefonkonferanser på tider som tar hensyn til ulike tidssoner og innlemmer tilbakemeldinger fra ulike deler av verden i IT for å skape bedre driftsprosesser og produkter for ulike regioner.
  • Sett sammen teammedlemmer fra ulike tidssoner
    Hvis du hovedsakelig har prosjektmøter i amerikansk arbeidstid, kan du oppmuntre teammedlemmer i ulike tidssoner til å slå seg sammen. De kan ha oppstartsmøter og sikre at de holder kontakten uten at de trenger å jobbe hver kveld. Hvis det trengs, må lederen foreslå alternative møtetidspunkter som passer bedre for de eksterne teammedlemmene. Bevs team bruker Yammer for å ha samtaler på tvers av tidssoner. Dette gjør at medlemmene kan bidra og bygge på samtaler som er i gang, og anerkjenne den enkeltes arbeid.
  • Tilby en god infrastruktur
    Forenkle overgangen til å jobbe eksternt. Hvilke støttefunksjoner tilbyr du nye teammedlemmer som er på vei vekk fra det tradisjonelle kontormiljøet? I begynnelsen føler de seg kanskje mer isolert når de jobber hjemmefra i stedet for fra kontoret. Du kan vurdere om det er hensiktsmessig med et mentorprogram som setter de nye teammedlemmene i kontakt med en som har erfaring med å jobbe eksternt.
  • Oppmuntre til et balansert liv
    Gi de ansatte muligheten til å ha fleksible arbeidstider, og la dem styre det selv. For eksterne team som spenner over hele verden, bør du prioritere å administrere resultatene av arbeidet. La de ansatte jobbe når de vil for å få jobben gjort på best mulig måte.
"Ansikt til ansikt er ikke nødvendigvis det samme som kvalitetsledelse. Du trenger dyktige ledere uansett, og de må også takle å ta de vanskelige samtalene."

"Jeg kan ansette de største talentene uansett hvor de er. De trenger sjelden flytte. Vi ser etter den beste ansatte for stillingen, og ansetter basert på de aktuelle kriteriene."

Bev Hess, General Manager / Microsoft
Opplev den utvidede, interaktive multimedieversjonen av dette innholdet på: aka.ms/ITmobility
Du kan lese hele årsrapporten for Microsoft IT her