Transformarea Microsoft într-o firmă conectată cu ajutorul reţelei Yammer şi a software-ului SharePoint

Acesta este un postare pe blog a unei persoane din exterior, Chris Slemp, manager principal pentru soluţii şi administrator certificat al Yammer, în cadrul organizaţiei pentru servicii strategice de IT la nivel enterprise de la Microsoft. Chris lucrează cu echipa de descoperire şi colaborare, care şi-a concentrat eforturile asupra îmbunătăţirii descoperirii conţinutului şi a persoanelor şi asupra colaborării din interiorul Microsoft.
Dacă aţi citit blogurile mele din aprilie 2012, “Making Microsoft Social” (citiţi partea 1 şi partea a 2-a), atunci ştiţi că, împreună cu colegii mei din IT, ne-am concentrat asupra conectării angajaţilor Microsoft, a previziunilor şi informaţiilor acestora. Am observat că instrumentele de socializare în mediul enterprise au un impact pozitiv. Aşadar, vă puteţi imagina că această preocupare a devenit mai complexă din data de 25 iunie 2012. Cred că această postare de pe Twittter rezumă cel mai bine totul.
Cslemp1
După ce s-a anunţat că Microsoft cumpără Yammer, colegii mei, împreună cu mine, eram în plină demonstrare a posibilităţilor oferite de SharePoint 2013. Nu ştiam că termenul „complicat” va deveni o asemenea călătorie fascinantă, una din acele experienţe de lucru care este o provocare în fiecare săptămână şi o goană nebună în fiecare zi.
Cumpărarea companiei Yammer a influenţat modul în care noi, cei de la departamentul IT, ne gândim la strategia de socializare la nivel enterprise şi la modul în care o executăm. Voi partaja actualizări pe acest blog. De asemenea, trebuie să vă spun că toate cunoştinţele şi experienţele acumulate de la peste 90.000 de utilizatori Microsoft din întreaga lume ajung direct la echipele pentru produs care dezvoltă produsele pe care noi – şi dvs. – le utilizăm pentru socializarea la nivel enterprise.
Strategii de socializare la Microsoft
Procesul de demonstrare a calităţilor propriilor produse, care aparţine Microsoft IT, este mult mai mult decât o acţiune repetitivă de testare, implementare, rulare şi gestionare a produselor noi. Ne-am implicat în faza de concepţie a dezvoltării produsului pentru a ajuta la influenţarea proceselor de proiectare şi utilizare. Puteţi citi despre programul şi viziunea produsului nostru pe blogul echipei SharePoint [aici].
Datorită experienţelor anterioare cu site-urile MY, am învăţat multe despre modul în care angajaţii de la Microsoft doresc să fie conectaţi. Am observat că socializarea a devenit un instrument de comunicare la nivel enterprise, la fel cum e-mailul sau mesageria instant au pătruns în mediul enterprise. Ritmul de inovare a crescut în ultimul deceniu, făcând ca flexibilitatea să devină o caracteristică obligatorie pentru supravieţuirea şi dezvoltarea ca business. Am văzut cum conversaţiile deschise şi conexiunile personale au adus productivitate la nivel personal şi de echipă, precum şi flexibilitate şi loialitate.
Cslemp2
Microsoft IT lucrează cu echipele noastre pentru produs, pentru ca utilizatorii Microsoft să primească experienţele conectate pe care le doresc şi platforma conectată de care are nevoie domeniul IT. În momentul actual există o suprapunere între Yammer şi SharePoint, precum partajarea de fişiere, notele de echipă şi conversaţiile, iar Yammer şi SharePoint dispun de o integrare simplă datorită posibilităţilor oferite de Web Parts şi Open Graph. Lucrăm cu echipele pentru produs pentru a demonstra importanţa unor conexiuni mai profunde care vor implica gestionarea integrată a documentelor şi agregarea reacţiilor, precum şi identitatea unificată.
Scenarii
Poate că vă întrebaţi: „Cum şi de ce angajaţii de la Microsoft utilizează metode de socializare în interiorul companiei? Nu sunt suficient de bune e-mailul, Lync şi partajarea de fişiere pe SharePoint?”
În momentul în care am analizat utilizarea socializării în interiorul firmei şi modul în care colaborau angajaţii de la Yammer şi am comparat notele cu echipele pentru produs şi cu altele din domeniu, am văzut cum se prefigurează scenariile. Am identificat 4 scenarii prin care noi şi alte firme putem oferă valoare socializării în mediul enterprise. Voi rezuma aceste 4 scenarii.
Sporirea implicării angajaţilor. Instrumentele de colaborare şi socializare, precum microblogurile, componentele wiki şi partajarea de videoclipuri, pot să accelereze instruirea angajaţilor şi să completeze cursurile cu prezenţă personală şi conferinţele pentru a-i ajuta pe angajaţi să se familiarizeze rapid cu subiectele pe care trebuie să le stăpânească. Procesul de învăţare a avut întotdeauna o latură de socializare, interacţiunea în timp real a cursantului fiind unul din cele mai valoroase lucruri care rămân după curs dar, deoarece cea mai mare parte a experienţei noastre de învăţare a avut loc pe Yammer, interacţiunea a căpătat astfel o durată de viaţă mai mulgă, fiind disponibilă mult timp după încheierea evenimentului.
Cum realizăm acest lucru? Avem câteva comunităţi de interes pe Yammer, fie grupuri tematice, precum activităţile informatice cu socializare sau cele orientate către produs, precum Windows Phone. Am observat că Yammer serveşte drept forum pentru angajaţi pentru a căuta soluţii prin discuţii şi pentru a găsi alte persoane interesate de aceleaşi subiecte.
De asemenea, utilizăm Yammer din ce în ce mai mult drept canal secundar pentru evenimentele echipei, nu numai pentru şedinţele din cadrul companiei. Indiferent dacă pe Yammer se reuneşte o echipă de vânzări pentru anunţarea rezultatelor financiare ale unui concurent sau dacă angajaţii din locaţii îndepărtate participă online la o întâlnire generală a departamentului, ceea ce înainte ar fi fost simple evenimente între o persoană şi mai multe au devenit acum interacţiuni între mai multe persoane care produc discuţii valoroase.
Îmbunătăţirea colaborării de echipă. Microsoft are sedii în peste 100 de ţări şi centre de cercetare-dezvoltare în întreaga lume- Avem grupe pentru produse care trebuie să fie productive împreună, dar avem şi manageri care administrează echipele răspândite în întreaga lume. Aceste echipe trebuie să colaboreze mai mult decât prin e-mail.
Dorim să oferim prin combinaţia dintre SharePoint Online şi Yammer o serie de opţiuni care variază puţin în ceea ce priveşte complexitatea, în funcţie de necesităţi. Dacă lucrează în principal la produsele care trebuie livrate şi au nevoie numai să le partajeze cu câteva persoane sau pe scară largă, încurajăm angajaţii să abordeze sistemul „partajare printr-o nouă salvare” şi să stocheze documentele în SkyDrive Pro, o funcţie nouă a software-ului SharePoint 2013. Datorită disponibilităţii pe scară largă din octombrie 2012, am putut vedea cum utilizarea SkyDrive Pro a crescut până la 95.000 de site-uri personale.
EPASCtools Angajaţii care trebuie să colaboreze au la dispoziţie două opţiuni: un site SharePoint Online (al căror număr a ajuns de la 18.000 şi este în creştere) sau un grup pe Yammer. Echipele care se bazează în primul rând pe funcţiile de gestionare a documentelor preferă site-urile SharePoint, iar cele axate pe conversaţie înclină către grupurile Yammer. Oferim din ce în ce mai multe posibilităţi de integrare a creaţiilor Yammer în site-urile SharePoint, pentru cei care doresc o combinaţie a celor două opţiuni.
Când le vorbim angajaţilor despre aceste posibilităţi, este util să explicăm că tehnologiile recunoscute nu au dispărut, dar poate vor reprezenta obiectivul unor scenarii mai adecvate pentru mediu. De exemplu, diagrama din partea dreaptă arată că e-mailul este optim pentru o dimensiune redusă a audienţei, pe când fluxul de ştiri este destinat audienţei largi.
Crearea unei organizaţii conectate. În fiecare zi, un angajat de la Microsoft primeşte aproximativ 100 de e-mailuri. Majoritatea acestor e-mailuri ar fi fost mai utile pentru firmă dacă ar fi fost accesibile, ar fi permis căutarea şi ar fi fost disponibile pentru un grup mai mare de persoane. Vedem aproape 3.000 de postări publice noi pe reţeaua Yammer. Aceste postări sunt accesibile, permit căutarea şi sunt disponibile pentru firmă, sporind baza de cunoştinţe.
De exemplu, avem zeci de mii de angajaţi în afara sediilor corporaţiei care se află în competiţie pentru a atrage businessul clienţilor. Au fost formate grupuri pe Yammer pentru abordarea unei zone specifice ale concurenţei, iar membrii acestora sunt de părerea că răspunsurile obţinute din surse multiple sunt mai rapide şi mai eficiente decât strategiile utilizate înainte, fiind totodată mai uşoare şi mai disponibile.
În alte cazuri, am văzut că site-urile comunităţii SharePoint Online servesc mai bine interesele echipei decât Yammer. Cele mai bune exemple pentru această situaţie sunt comunităţile moderate pentru asistenţă. Când sunt necesare reputaţia şi moderarea sau răspunsurile care să prezinte o autoritate, precum în cazul comunităţilor pentru resurse umane sau pentru probleme juridice, site-urile comunităţii SharePoint Online sunt mai eficiente. Echipele pot restrânge comunităţile la angajaţii cu normă întreagă, dacă este necesar, şi pot promova categorii de genul Întrebări şi răspunsuri sau Întrebări frecvente.
Sporirea flexibilităţii de business. Tony Scott, CIO, a discutat despre misiunea Microsoft IT de a face din Microsoft o întreprindere în timp real prin fluidizarea proceselor de afaceri. Socializarea în mediul enterprise va juca un rol, dar numai dacă aceasta permite angajaţilor să înveţe mai rapid, să ia decizii mai rapid şi să ofere mai rapid soluţii pentru clienţi şi parteneri.
În acest sens, întreprindem trei acţiuni.
  • În primul rând, încurajăm angajaţii mobili să utilizeze aplicaţia Yammer pentru Windows Phone 8 pentru a fi la curent cu fluxul principal şi apoi să treacă la urmărirea şi interacţiunea cu grupurile din care fac parte.
  • În al doilea rând, permitem utilizarea altor reţele în afara Yammer pentru ca angajaţii să poată colabora cu persoane din exteriorul reţelei Microsoft Yammer. Microsoft sponsorizează un număr de asemenea reţete pentru a fi utilizate în colaborare cu clienţii şi partenerii.
  • În al treilea rând, avem în plan să activăm partajarea externă prin SharePoint Online, în special pentru echipele care se ocupă cu proiecte cu necesităţi mari de gestionare a documentelor. Obiectivul nostru este acela de echilibrare a colaborării şi controlului IT şi este realizat de SharePoint Online pentru noi. Astfel se reduc riscurile ca angajaţii să posteze materiale cu impact mare şi mediu asupra business-ului, prin intermediul serviciilor online pentru consumatori, ca de exemplu SkyDrive şi DropBox.
Valoare pentru business
Acum, după ce aţi înţeles scenariile pentru utilizatori din cadrul Microsoft, să discutăm pentru valoarea pentru business. După cum am arătat pe blogul de anul trecut, problema de business pentru prima incursiune în domeniul socializării în mediul enterprise a fost focalizată pe reducerea costurilor totale de întreţinere, reducerea timpului pentru obţinerea rezultatelor comerciale şi creşterea implicării angajaţilor. După trecerea de la MY (prima versiune a strategiei interne pentru socializare în mediul enterprise) la Yammer + SharePoint, am observat o creştere şi o implicare continuă.
În interiorul şi în afara companiei, am observat posibilitatea creşterii implicării angajaţilor şi a conectării angajaţilor din cadrul organizaţiei prin intermediul colaborării prin socializare. Un studiu Gallup Consulting [raportul din 2008 aici] a arătat că organizaţiile care dispun de angajaţi implicaţi realizează o productivitate mai mare cu 18%, o profitabilitate mai mare cu 16% şi o pierdere a angajaţilor redusă cu 51% faţă de companiile care au angajaţi neimplicaţi. Institutul McKinsey Global indică faptul că „prin implementarea integrală a tehnologiilor de socializare, firmele au posibilitatea de a creşte productivitatea interacţiunii angajaţilor –angajaţi cu cunoştinţe şi abilităţi superioare, inclusiv manageri şi specialişti – cu o cifră cuprinsă între 20 şi 25& [studiul din 2012 aici].
Cslemp3
În plus faţă de rezultatele din domeniu, evaluăm scenariile noastre pentru utilizatori comparativ cu valorile iniţiale ale rezultatelor comerciale: TCO, executarea lucrărilor mai rapid, implicarea angajaţilor. Credem că există mai mulţi factori decât cei trei de mai sus. De asemenea, investigăm elementele care pot aduce valoare din jurul proceselor noastre de afaceri. Care poate socializarea în mediul enterprise să susţină procesele de dezvoltare a produselor realizate între echipe aflate în sedii, ţări şi limbi materne diferite? Deoarece echipele pentru produse dezvoltă dispozitive şi servicii care ajută clienţii să îşi integreze vieţile personale şi profesionale, este posibil ca socializarea în mediul enterprise să susţină realizarea unor soluţii de calitate mai înaltă sau să fluidizeze procesul de tranziţie de la idee la creaţie?
Voi încheia cu un exemplu de la cea mai recentă întâlnire a companiei Microsoft, şi anume întâlnirea internă de la Seattle. Am utilizat acest eveniment pentru a evalua dacă reţeaua Yammer ar putea într-adevăr să conecteze mai bine angajaţii Microsoft din întreaga lume. Nu este nicio surpriză... răspunsul a fost afirmativ. A existat o creştere de 300% a numărului de angajaţi care s-au alăturat reţelei Yammer, a numărului de mesaje postate şi de aplicaţii mobile utilizate în ziua întâlnirii companiei. Am văzut peste 9.000 de postări realizate de 2.700 de persoane în timpul evenimentului de 6 ore. Acest eveniment a ajutat la demararea grupurilor Yammer şi la colaborarea pe reţea. În prezent acum 94.000 de conturi Yammer, cu o medie de 17.000 de utilizatori şi aproximativ 25.000 de mesaje postate pe săptămână. În final, a fost una din cele mai bine evaluate întâlniri din istoria companiei. Un rezultat excelent pentru business, dar care nu este decât o mică parte din ceea ce urmează.