Microsoft IT îşi face cunoscută abordarea privind adoptarea mobilităţii

Microsoft IT îşi face cunoscută abordarea privind adoptarea mobilităţii
În iulie 2013, Microsoft IT a publicat raportul anual care cuprinde tendinţele majore cu care se confruntă firma noastră în prezent. În acest extras din raportul anual, cadrele de conducere din domeniul IT şi managerii vor afla cum a dedicat Microsoft IT resurse semnificative pentru îmbunătăţirea mobilităţii în 2012. Aceste eforturi au avut un rol important în accelerarea capacităţii companiei de a crea produse şi servicii şi în îmbunătăţirea capacităţii de a reacţiona în ceea ce priveşte necesităţile globale ale angajaţilor, partenerilor externi şi clienţilor.
Temele cheie:
  • crearea unei forţe mobile de lucru;
  • strategia Bring your own device;
  • designul site-urilor web bazate pe servicii;
  • conducerea echipelor distribuite;
  • competiţia globală a talentelor;
  • productivitatea şi colaborarea în echipă.
Acceleraţi organizaţia
Lumea în care trăim devine o lume digitală, interconectată şi dependentă de accesul uşor la informaţii. În vreme ce anumite companii se străduiesc să înţeleagă modul în care trebuie să reacţioneze la aceste tendinţe, mulţi dintre CIO care stabilesc şi conduc iniţiative interorganizaţionale pentru adoptarea tehnologiilor şi proceselor mobile adaugă valoare firmelor lor.
Aşadar, adoptarea mobilităţii nu este atât de simplă pe cât pare. CIO pot începe prin schimbarea politicilor Bring Your Own Device (BYOD) sau prin modificarea sistemelor de autentificare şi acces pentru a conecta angajaţii de pe dispozitivele mobile la informaţii critice pentru firmă. Aceste acţiuni reprezintă primii paşi importanţi. Cu toate acestea, adoptarea mobilităţii în firmă implică, de asemenea, construirea unor unităţi care permit o forţă de lucru mobilă sau, poate cea mai dificilă provocare, schimbarea culturii corporatiste în organizaţii prin promovarea unor noi practici de conducere care permit funcţionarea echipelor de la distanţă.
Merită efortul? Microsoft consideră că adoptarea mobilităţii în firmă este un factor important pentru menţinerea competitivităţii. Vă încurajăm să citiţi următoarele exemple de zone importante de investiţii din Microsoft pentru a afla cum ajută Microsoft IT companiile să adopte mobilitatea la nivelul tehnologiilor, unităţilor şi managementului.
O nouă lume de lucru
Programul Microsoft O nouă lume de lucru combină eforturile echipelor IT, de afaceri imobiliare sau din cadrul unităţilor să-şi îmbunătăţească mediul de lucru. În special, compania regândeşte modul de construire a unităţilor pentru satisfacerea necesităţilor echipelor şi angajaţilor mobili.
Parteneriat între IT şi unităţi
Prin combinarea unui design inteligent al birourilor cu tehnologiile importante Microsoft, programul O nouă lume de lucru a permis angajaţilor să fie mai mobili şi mai productivi, dar şi să reducă cheltuielile. Această abordare permite angajaţilor cu diverse stiluri de lucru să coexiste şi să fie productivi atât în birou, cât şi când lucrează de la distanţă.
De la demarare, programul O nouă lume de lucru a deschis numeroase unităţi în întreaga lume, inclusiv birourile din Amsterdam, Singapore şi, cel mai recent, biroul din Guangzhou, China.
Creat special pentru forţa de lucru mobilă, noul birou din Guangzhou este foarte important pentru susţinerea dezvoltării firmei în sudul Chinei şi cuprinde 160 de staţii de lucru individuale, dulapuri pentru depozitarea obiectelor personale, 6 săli de şedinţă care pot fi rezervate şi 33 de săli mici pentru şedinţe sau întâlniri ad-hoc.
Birou mic şi dinamic
Capacităţile de partajare şi colaborare sunt extrem de importante pentru forţa de lucru mobilă, aşadar, alături de conectivitatea la reţea cu fir sau wireless pentru laptopuri sau dispozitive mobile, unitatea oferă, de asemenea, ecrane mari pentru conferinţe care pot găzdui întâlniri online live prin Microsoft Lync.
Pentru a asigura o experienţă pozitivă pentru angajaţii noi din unitate, Microsoft IT a format o echipă de ambasadori IT pentru a ajuta noii angajaţi să se familiarizeze cu unităţile şi pentru a oferi asistenţă tehnică în orice problemă care poate apărea (cum ar fi conectarea unui dispozitiv mobil la imprimanta corespunzătoare sau rezervarea unei săli de şedinţă). Personalul din unităţi a organizat, de asemenea, un seminar IT privind prima zi ca utilizator nou pentru a se asigura că angajaţii vor fi productivi chiar din prima zi de lucru în noul birou deschis.
Găsirea membrilor echipei, colegilor şi chiar a birourilor disponibile în clădiri cu un procent mare de locuri neocupate este adesea o problemă pentru forţa de lucru mobilă. Microsoft IT a rezolvat această problemă prin crearea unei aplicaţii pentru Windows Phone care utilizează servicii bazate pe locaţie (LBS) pentru identificarea spaţiilor de lucru disponibile şi localizarea persoanelor.
Microsoft IT a uniformizat, de asemenea, spaţiul disponibil din birouri prin utilizarea unui hub USB de reţea/de afişare integrat cu un ecran de 27 de inchi care necesită un singur cablu pentru a conecta orice de la monitor şi reţea, până la mouse-ul şi tastatura wireless Microsoft Desktop 2000.
Rezultatul a fost un birou mai mic şi mai dinamic corespunzător pentru o forţă de lucru foarte mobilă. Microsoft preconizează că astfel se vor reduce costurile de funcţionare cu 24% în cinci ani, ceea ce va fi semnificativ mai bine decât scăderea de 14% a costurilor în celelalte unităţi care au demarat proiecte similare.
Reproiectarea site-urilor web pentru dispozitive mobile
Site-urile web corporatiste din prezent sunt instrumente de afaceri foarte importante care ţin frecvent locul primei experienţe de vânzări, marketing şi asistenţă a clientului sau a partenerului. De asemenea, modul în care oamenii accesează internetul s-a schimbat radical în ultimii doi ani. În prezent, există o probabilitate egală ca pentru accesarea internetului oamenii să apeleze la un dispozitiv mobil sau la laptopul sau computerul desktop clasic.
În calitate de CIO, ştiţi că site-ul web al corporaţiei dvs. este un bun preţios care reprezintă adesea primul contact cu firma dvs. Cum determinaţi clienţii să apeleze în mod repetat la serviciile dvs.? Investiţi în dezvoltarea şi întreţinerea unei versiuni mobile a site-ului dvs. web? Cât de departe mergeţi cu suportul în paralel pentru proprietăţile web ale site-urilor tradiţionale şi mobile?
Asemenea altor companii, Microsoft pune la dispoziţie, vinde şi oferă asistenţă pentru produsele şi serviciile sale de pe site-ul web principal, www.microsoft.com. Microsoft.com este unul dintre cele mai aglomerate site-uri web din lume şi atrage peste 228 milioane de vizitatori unici pe zi. Clienţii cu diferite necesităţi, de la clienţi care caută informaţii despre Xbox sau Surface, firme mici sau mijlocii care se înscriu la Office 365, la corporaţii mari care doresc să afle cum să-şi îmbunătăţească procesele de afaceri încorporând tehnologiile Microsoft, cu toţii apelează la site-ul web Microsoft.
Odată cu lansarea Windows 8 şi Microsoft Surface, Microsoft IT a observat o oportunitate în a ajuta firmele îmbunătăţind site-ul Microsoft.com pentru a oferi o experienţă mai bună utilizatorilor de dispozitive mobile şi sisteme desktop.
Prin parteneriatul cu grupul de marketing Microsoft, Microsoft IT a demarat un proiect de 10 săptămâni pentru reproiectarea paginii de pornire Microsoft.com cu următoarele obiective:
  • Simplitate şi claritate
    Feedbackul utilizatorilor şi în urma cercetărilor privind designul vechii pagini a arătat că utilizatorii preferă o pagină simplificată, cu aspect mai curat. Noul design a remediat această problemă prin:
    • Implementarea unei navigări simplificate pentru a putea identifica uşor butoanele de descărcare, asistenţa, securitatea şi achiziţionarea, reducând numărul de elemente de nivel superior din bara de instrumente de la nouă la cinci opţiuni.
    • Implementarea unei pagini curate din punct de vedere vizual în care partea de sus a paginii conţine numai câteva elemente, dar cu posibilitatea de a vizualiza progresiv conţinut mai detaliat pe măsură ce utilizatorul derulează în jos.
  • Prezentarea unei experienţe excepţionale pe orice dispozitiv
    Microsoft IT a implementat funcţii progresive, conţinut flexibil şi un aspect interactiv pentru a se asigura că imaginile şi conţinutul se rearanjează, se redimensionează şi se trunchiază automat în funcţie de dimensiunea ecranului dispozitivului. Această redare flexibilă asigură o afişare corespunzătoare a imaginilor şi posibilitatea de a face clic sau de a atinge cu uşurinţă linkurile fără a necesita mărirea paginii.
  • Alinierea stilului cu aspectul modern
    Microsoft IT a dorit să ajute firmele să îşi prezinte cele mai recente produse prin încorporarea stilului modern din Windows 8, Microsoft Surface şi noul Windows Phone. Clienţii au acum parte de o experienţă Microsoft uniformă şi uşor de recunoscut pe pagina de pornire, în Magazinul online Microsoft, în Centrul de descărcare şi în sistemul de asistenţă.
  • Reducerea eforturilor de gestionare, redundanţelor şi costurilor
    Microsoft IT a observat o oportunitate de reducere a costurilor privind programarea, întreţinerea şi hardware-ul prin implementarea unui singur site web pentru orice dispozitiv al vizitatorilor, fie că este vorba despre un computer desktop, o tabletă sau un dispozitiv mobil.
Rezultatul reproiectării este o nouă pagină de pornire care prezintă produsele Microsoft cu un scop. Microsoft IT a furnizat o experienţă privind site-urile web între dispozitive care se aliniază la strategia companiei în ceea ce priveşte produsele şi care oferă utilizatorilor o experienţă emoţională puternică.
Noul site web influenţează şi rezultatele finale, ajutând Microsoft IT să economisească 250.000 USD în anul 2012 şi reducând costurile privind numărul programatorilor care lucrează la site-ul web cu 50%. În plus, această platformă unică reduce necesitatea ca Microsoft IT să adauge mai multe servere mobile sau să echilibreze serverele web pentru computere desktop şi dispozitive mobile în viitor.
„Acum ne aflăm în situaţia ciudată în care Microsoft oferă un design mult mai modern decât Apple!”

Anthony Wing Kosner/Forbes.com
Dezvoltare de oriunde
Pentru a susţine activităţile de afaceri din întreaga lume, organizaţiile IT trebuie să adopte soluţii şi procese care permit angajaţilor să aibă succes oricând şi de oriunde lucrează. Deşi serviciile bazate pe cloud, ca Microsoft Office 365, oferă mijloacele tehnologice pentru ca angajaţii să lucreze, să comunice şi să colaboreze online, instrumentele reprezintă doar o parte din ansamblu. Un CIO trebuie să se asigure că organizaţia sa adoptă o cultură corporatistă în care echipele distribuite geografic pot fi la fel de productive ca echipele aflate în aceeaşi locaţie.
Fiind una dintre cele mai mari companii, cu 94.000 de angajaţi în 112 ţări, Microsoft are un număr mare de echipe distribuite geografic. Aceste echipe sunt extrem de importante pentru amprenta globală Microsoft şi ajută compania să satisfacă necesităţile clienţilor regionali. Următoarea listă reprezintă un set de practici bune privind gestionarea echipelor la distanţă oferite de Bev Hess, manager general Microsoft IT, care conduce echipele globale de la distanţă de mulţi ani şi care, în prezent, supraveghează 150 de angajaţi din 32 de ţări.
  • Utilizaţi Microsoft Lync pentru a comunica instantaneu cu echipa dvs.
    Aici sunt incluse şi discuţiile dificile de management prin Microsoft Lync, atunci când sunt necesare. Nu aşteptaţi să purtaţi o discuţie faţă în faţă cândva în viitor. Bev afirmă că Lync o ajută să poarte discuţii şi când echipa se deplasează pe hol.
  • Fiţi un bun ascultător
    Conferinţele video nu sunt foarte utile când un număr mare de persoane se alătură întâlnirii. În schimb, ascultaţi cu atenţie ce spun oamenii, sunetul este mult mai important decât aspectul vizual.
  • Acceptaţi diversitatea culturală a echipei
    Adaptaţi-vă modul de lucru la diferenţele culturale dintre membrii echipei dvs. Aici este inclusă susţinerea timpului liber pentru diverse sărbători religioase şi străvechi, programarea apelurilor la ore corespunzătoare pentru diferite fusuri orare şi încorporarea feedbackului regional în activităţile IT pentru crearea unor procese operaţionale şi produse mai bune pentru diferite regiuni.
  • Asociaţi membri ai echipei din diferite fusuri orare
    În cazul în care aveţi întâlniri legate de proiecte în special în timpul orelor de lucru din S.U.A., încurajaţi membrii echipei din diferite fusuri orare să colaboreze. Aceştia trebuie să desfăşoare întâlniri privind procesele de predare-primire şi trebuie să se asigure că rămân conectaţi fără a fi necesar să lucreze în fiecare noapte. În cazul în care este necesar, managerii trebuie să aibă posibilitatea să propună ore alternative favorabile de întâlnire membrilor echipei de la distanţă. Echipa lui Bev utilizează Yammer pentru discuţiile între diverse fusuri orare, care permite membrilor să îşi aducă contribuţia şi să dezvolte conversaţii şi să recunoască meritele muncii fiecăruia.
  • Oferiţi infrastructura corespunzătoare
    Facilitaţi tranziţia angajaţilor la lucrul la distanţă. Ce fel de suport oferiţi noilor membri ai echipei care părăsesc mediul clasic de lucru în birou? Iniţial, aceştia se pot simţi izolaţi când încep să lucreze de acasă şi nu de la birou, aşadar, gândiţi-vă să creaţi un program de instruire în care să asociaţi un nou membru al echipei cu un angajat cu experienţă în lucrul la distanţă.
  • Promovaţi echilibrul în viaţă
    Oferiţi angajaţilor flexibilitate în ceea ce priveşte orele de lucru şi permiteţi-le să îşi gestioneze singuri timpul. Pentru echipele globale de la distanţă, concentraţi-vă asupra rezultatelor şi permiteţi angajaţilor să lucreze atunci când trebuie să-şi facă treaba.
„Întâlnirile faţă în faţă nu sunt neapărat echivalentul unui management de calitate. Aveţi în continuare nevoie de manageri cu aptitudini, iar aceştia trebuie să nu aibă probleme în a purta conversaţii dificile.”

„Pot angaja cel mai mare talent de oriunde s-ar afla, dar rareori poate face faţă. Căutăm cel mai bun talent acolo unde ne este necesar şi îl angajăm în acest sens.”

Bev Hess, Director General/Microsoft
Încercaţi versiunea extinsă, multimedia şi interactivă a acestui conţinut pe: aka.ms/ITmobility
Puteţi citi întregul raport anual Microsoft IT aici