Microsoft IT informuje o svojom postoji k mobilnej komunikácii

Microsoft IT informuje o svojom postoji k mobilnej komunikácii
V júli 2013 tím Microsoft IT publikoval výročnú správu s informáciami o hlavných trendoch, ktorým dnes čelí firma Microsoft. V tomto výňatku z výročnej správy sa vedúci pracovníci oddelení IT a obchodu dočítajú o tom, ako tím Microsoft IT investoval významné prostriedky na posilnenie mobility v roku 2012. Tento krok mal kľúčový význam, pretože posilnil schopnosť firmy vytvárať produkty a služby a zlepšil aj jej schopnosť reagovať na globálne potreby svojich zamestnancov, externých partnerov a zákazníkov.
Hlavné témy:
  • Vytvorenie mobilnej pracovnej sily
  • Práca na vlastnom zariadení
  • Návrh webovej lokality reagujúcej na potreby služieb
  • Riadenie distribuovaných tímov
  • Globálna súťaž pre talenty
  • Tímová spolupráca a produktivita
Zrýchlenie práce v organizácii
Náš svet je čoraz viac digitalizovaný, viac prepojený a aj viac závislý od jednoduchého prístupu k informáciám. Kým niektoré firmy sa usilujú pochopiť, ako na tieto trendy reagovať, IT riaditelia, ktorí určujú a podporujú medziorganizačné iniciatívy na zavádzanie mobilných technológií a procesov, vnášajú do podnikania pridanú hodnotu.
Zavádzanie mobility teda vôbec nemusí byť také jednoduché, ako sa zdá. IT riaditelia môžu začať tým, že zrevidujú existujúce politiky používania vlastných zariadení (BYOD) alebo upravia overovacie a prístupové systémy, aby mohli prepojiť zamestnancov s kľúčovými obchodnými informáciami prostredníctvom mobilných zariadení. Ide o účinné opatrenia, ktoré môžu byť na začiatok užitočné. Dosiahnutie obchodnej mobility si však vyžaduje aj kancelárske zariadenia, ktoré uspokoja potreby mobilnej pracovnej sily. Ďalšou a asi najťažšou úlohou je podporovať zmenu firemnej politiky v jednotlivých organizáciách zavádzaním nových manažérskych postupov, ktoré umožnia vytváranie vzdialených tímov.
Stojí toto úsilie vôbec za to? Microsoft verí, že obchodná mobilita je kľúčom k zachovaniu konkurencieschopnosti. Odporúčame vám prečítať si o nasledujúcich vzorových kľúčových oblastiach, do ktorý investuje Microsoft. Dozviete sa, ako Microsoft IT pomáha firme pri zavádzaní mobility z hľadiska technológií, vybavenia a riadenia.
Nový svet práce
Cieľom programu Nový svet práce z dielne spoločnosti Microsoft je skvalitniť pracovné prostredie, čo si vyžaduje spoluprácu firemných tímov, ktoré majú na starosti IT agendu, reality a kancelárske zariadenia. Spoločnosť konkrétne zvažuje, ako navrhnúť také kancelárske zariadenia, ktoré budú spĺňať potreby mobilných zamestnancov aj tímov.
IT technológie a kancelárske zariadenia
Kombináciou inteligentných kancelárskych priestorov s kľúčovými technológiami spoločnosti Microsoft v rámci programu Nový svet práce sa podarilo zlepšiť mobilitu aj produktivitu zamestnancov a súčasne znížiť náklady. Vďaka tomuto prístupu môžu vedľa seba existovať aj zamestnanci s rôznymi pracovnými štýlmi a dosahovať pritom rovnomernú produktivitu v kancelárii i mimo nej.
Od spustenia programu Nový svet práce bolo otvorených niekoľko kancelárskych zariadení vo svete vrátane pobočiek v Amsterdame, Singapure a nedávno aj v Guangzhou v Číne.
Nové kancelárske priestory v Guangzhou zriadené pre potreby mobilných pracovníkov majú pre rast podnikania v južnej Číne kľúčový význam. Poskytujú 160 samostatných pracovných staníc, uzamykateľné skrinky na odkladanie osobných vecí, šesť zasadacích miestností, ktoré si možno vopred rezervovať, a 33 menších miestností na účelové stretnutia v menšej zostave.
Malá, dynamická kancelária
Pre mobilnú pracovnú silu je veľmi dôležité nejakým spôsobom zdieľať informácie a spolupracovať s ostatnými. Preto okrem káblového aj bezdrôtového pripojenia prenosných počítačov a mobilných zariadení sú v týchto kancelárskych priestoroch k dispozícii aj veľké konferenčné obrazovky, ktoré sa využívajú na online schôdze organizované cez Microsoft Lync.
Pre ľudí, ktorí takéto kancelárske zariadenie ešte len začínajú používať, tím Microsoft IT zriadil tím s názvom IT Ambassador, ktorý má novým zamestnancom pomôcť oboznámiť sa s priestormi a ponúknuť im technickú pomoc pri prípadných problémoch (napr. s pripojením mobilného zariadenia k správnej tlačiarni alebo s rezervovaním zasadacej miestnosti a pod.). Personál kancelárskeho zariadenia hneď prvý deň v nových priestoroch dokonca zabezpečil pre ľudí občerstvenie, aby sa už od začiatku mohli naplno venovať práci.
V budovách, kde je vysoké percento nepridelených pracovných miest, je pre mobilných pracovníkov často problém nájsť členov svojho tímu, kolegov či dokonca voľné miesta. Tím Microsoft IT tento problém vyriešil pomocou aplikácie Windows Phone, ktorá dokáže vyhľadať voľné pracovné miesta aj ľudí pomocou služieb LBS (z angl. Location Based Services).
Tím Microsoft IT zefektívnil aj dostupný pracovný priestor tak, že použil integrovaný sieťový a obrazový USB rozbočovač v spojení s 27” obrazovkou, takže pomocou jediného kábla možno prepojiť všetko od monitora a siete až po bezdrôtovú myš a klávesnicu Microsoft Desktop 2000.
Vytvorilo sa tak menšie a dynamickejšie pracovné prostredie, ktoré vyhovuje potrebám vysoko mobilnej pracovnej sily. Microsoft očakáva, že vďaka týmto opatreniam v priebehu piatich rokov klesnú ich prevádzkové náklady o 24 %, čo by v porovnaní so 14 % znížením nákladov v iných pobočkách, v ktorých začali podobné projekty, znamenalo naozaj dobrý výsledok.
Nový web pre mobilné zariadenia
Firemná webová lokalita sa v súčasnosti stáva významným obchodným nástrojom, ktorý často funguje ako miesto prvého kontaktu zákazníkov alebo partnerov s firmou, kde vyhľadávajú predajné, marketingové alebo podporné informácie. Za posledné dva roky sa radikálne zmenil aj spôsob, akým ľudia web používajú. Ak budú chcieť ísť na web, je rovnako pravdepodobné, že siahnu po mobilných zariadeniach, ako siahajú po tradičnom prenosnom alebo stolnom počítači.
Ako IT riaditeľ si určite uvedomujete, že firemná webová lokalita je hodnotným nástrojom, ktorý často funguje ako vstupná brána do vašej firmy. Ako si teda zabezpečiť ten pozitívny prvý dojem, ktorý zákazníkov presvedčí, aby sa vrátili? Investujete do vývoja a údržby mobilnej verzie vašej webovej lokality? Nakoľko ste ochotní podporovať ďalšie súvisiace webové komunikačné kanály a prostriedky na vašich tradičných a mobilných webových lokalitách?
Microsoft podobne ako iné firmy ponúka, predáva a podporuje svoje produkty a služby zo svojej hlavnej webovej lokality www.microsoft.com. Ide o jednu z najfrekventovanejších webových lokalít na svete, ktorá priťahuje viac ako 228 miliónov samostatných návštevníkov denne. Zákazníci s rôznymi záujmami – od spotrebiteľov hľadajúcich informácie o produktoch Xbox a Surface cez malé a stredne veľké podniky, ktoré sa chcú zaregistrovať v službe Office 365, až po veľkých podnikových zákazníkov, ktorí chcú vedieť, ako si môžu zlepšiť svoju podnikateľskú činnosť prostredníctvom Microsoft technológií. Všetci títo prichádzajú na stránky spoločnosti Microsoft.
Spustenie systému Windows 8 a produktov Microsoft Surface bolo pre Microsoft IT príležitosťou zdokonaliť lokalitu Microsoft.com a zlepšiť skúsenosť používateľov tak mobilných zariadení, ako aj stolných systémov, čím chceli prispieť k zlepšeniu podnikania firmy.
V spolupráci s marketingovou skupinou spoločnosti Microsoft sa tím Microsoft IT pustil do 10-týždňového projektu prestavby domovskej stránky Microsoft.com, pričom ich cieľom bolo:
  • Zjednodušenie a sprehľadnenie stránky
    Na základe prieskumu a odozvy od používateľov na vzhľad starej stránky sa ukázalo, že používatelia dávajú prednosť jednoduchšiemu formátu s čistejším vzhľadom. Nový návrh tieto požiadavky zohľadnil:
    • použitím jednoduchšej navigácie, ktorá má uľahčiť vyhľadávanie súborov na stiahnutie, podporných a bezpečnostných informácií a aj nakupovanie, čo sa podarilo znížením počtu položiek na hornom paneli s nástrojmi z deväť na päť,
    • vizuálnym sprehľadnením stránky, ktorá má teraz v hornej časti len zopár prvkov s pútačom na postupné zobrazovanie podrobnejšieho obsahu, ako používateľ prechádza do dolnej časti stránky.
  • Výborné zobrazenie stránky na akomkoľvek zariadení
    Tím Microsoft IT zaimplementoval moderné funkcie, dynamický obsah a rozloženie, ktoré majú zabezpečiť, že obsah a obrázky sa automaticky vykreslia, zmenia svoju veľkosť alebo sa orežú podľa obrazovky zariadenia. Toto dynamické vykreslenie je zárukou, že obrázky sa zobrazia správne a že na prepojenia sa bude dať klikať alebo ťukať aj bez priblíženia textu.
  • Prispôsobenie štýlu modernému vzhľadu a funkčnosti
    Tím Microsoft IT chcel na prezentáciu najnovších firemných produktov využiť moderný vzhľad systému Windows 8, radu Microsoft Surface a nového telefónu Windows Phone. Pre zákazníkov to znamená pozitívnu skúsenosť vďaka súvislejšiemu a ľahšie rozpoznateľnému štýlu domovskej stránky spoločnosti Microsoft a stránok Microsoft Obchodu, Centra sťahovania softvéru a podpory.
  • Zníženie objemu riadiacich činností, nadbytočných úkonov a nákladov
    Tím Microsoft IT videl príležitosť znížiť náklady na programovanie, údržbu a hardvér výstavbou jednej webovej lokality, ktorá vyhovie potrebám zákazníkov s akýmkoľvek zariadením, stolným, tabletovým či mobilným.
Výsledkom prestavby je nová domovská stránka, ktorá vystavuje produkty spoločnosti Microsoft s určitým účelom. Tím Microsoft IT vytvoril webovú lokalitu, ktorá sa dá zobraziť na akomkoľvek zariadení a ktorá ide v línii produktovej stratégie firmy, pričom používateľom poskytuje emočne silný zážitok.
Nová webová lokalita navyše zlepšuje aj hospodársky výsledok firmy. Tím Microsoft IT v roku 2012 ušetril 250 tis. USD na hardvéri a o 50 % znížil náklady na jedného programátora webovej lokality. Jedna platforma zároveň šetrí náklady tímu Microsoft IT na ďalšie mobilné servery alebo na zabezpečenie rovnováhy medzi desktopovými a mobilnými webovými servermi v budúcnosti.
„Zdá sa, že sme sa ocitli vo zvláštnej pozícii, pretože v oblasti dizajnu si Microsoft momentálne drží náskok pred Apple."

Anthony Wing Kosner/Forbes.com
Úspech bez hraníc
Ak chcú IT organizácie fungovať na globálnej úrovni, musia si osvojiť také riešenia a postupy, ktoré ich zamestnancom pomôžu dosahovať úspechy kdekoľvek a v akomkoľvek čase. Hoci cloudové služby ako Microsoft Office 365 poskytujú technologické prostriedky, ktoré ľuďom umožňujú pracovať, komunikovať a spolupracovať online, nie je to všetko iba o nástrojoch. IT riaditeľ musí zabezpečiť aj to, aby jeho organizácia rozvíjala firemnú kultúru, v rámci ktorej geograficky rozptýlené tímy môžu dosahovať rovnakú produktivitu ako tímy sústredné na jednom mieste.
Microsoft ako jedna z najväčších svetových firiem s 94 000 zamestnancami v 112 krajinách má najväčší počet geograficky rozptýlených tímov. Tieto majú kľúčový význam pre globálny dosah spoločnosti Microsoft, ktorej pomáhajú starať sa o potreby jej regionálnych zákazníkov. Ponúkame vám zoznam osvedčených praktík na riadenie vzdialených tímov, ktorý vytvorila Bev Hess, generálna riaditeľka spoločnosti Microsoft (Microsoft IT). Bev niekoľko rokov riadila globálne vzdialené tímy a v súčasnosti má na starosti 150 ľudí v 32 krajinách.
  • Na okamžitú komunikáciu s tímom používajte Microsoft Lync
    To platí aj pre náročné diskusie riadiacich pracovníkov prostredníctvom aplikácie Microsoft Lync, hneď ako sa vyskytne potreba. Nečakajte, kým budete mať príležitosť stretnúť sa osobne niekedy v budúcnosti. Bev hovorí, že jej tím používa Lync prakticky na všetku medzinárodnú komunikáciu.
  • Buďte dobrým poslucháčom
    Videokonferencie nie sú až také užitočné, ak sa ich účastní veľké množstvo ľudí. Venujte teda pozornosť hlavne tomu, čo ľudia hovoria, pretože zvuková stránka je oveľa dôležitejšia než vizuálna.
  • Rešpektujte kultúrne rozdiely vo svojom tíme
    Pri organizovaní práce berte ohľad na rozdielne kultúrne zázemie členov tímu. To môže zahŕňať vyhradenie osobného času na rôzne náboženské či iné sviatky, plánovanie hovorov v odlišnom čase s ohľadom na rôzne časové pásma alebo tiež zapracovanie pripomienok ľudí z jednotlivých oblastí do IT agendy kvôli zlepšeniu pracovných procesov a produktov v súlade s potrebami príslušných regiónov.
  • Prepojte členov tímu z rôznych časových pásiem
    Ak väčšinou organizujete projektové schôdzky v americkom pracovnom čase, povzbuďte členov tímu v iných časových pásmach, aby sa pripojili. Mali by si zorganizovať schôdze, na ktorých si odovzdajú dôležité informácie a zaistia tak vzájomnú informovanosť bez toho, aby všetci museli každý deň pracovať do večera. Ak je to potrebné, manažéri by mali byť schopní navrhnúť iný čas konania schôdze, ktorý lepšie vyhovuje vzdialeným členom tímu. Bevin tím využíva na komunikáciu v rôznych časových pásmach službu Yammer, ktorá členom tímu umožňuje prispievať do prebiehajúcich diskusií, nadviazať na ne a oceniť vynikajúcu individuálnu prácu.
  • Zaistite vhodnú infraštruktúru
    Uľahčite ľuďom prechod na prácu z domu. Aký typ podpory ponúkate novým členom tímu, ktorí práve odchádzajú z tradičného kancelárskeho pracovného prostredia? Pri práci z domu sa zo začiatku môžu cítiť viac izolovaní než pri práci v kancelárii. Pouvažujte teda nad vytvorením poradenského programu, v rámci ktorého prepojíte nových členov tímu so zamestnancami, ktorí už s prácou na diaľku majú skúsenosti.
  • Podporujte zdravé vyváženie pracovného a súkromného života
    Poskytnite ľuďom pružný pracovný čas a umožnite im, aby si ho sami organizovali. V prípade vzdialených globálnych tímov sa zamerajte na riadenie výsledkov a nechajte ľudí robiť vtedy, keď potrebujú, tak, aby prácu dokončili.
„Osobná komunikácia ešte nie je zárukou kvalitného riadenia. V každom prípade potrebujete skúsených manažérov, ktorí sa nebránia ani ťažkým diskusiám.“

„Najtalentovanejších ľudí môžem najať kdekoľvek a len zriedka od nich žiadam, aby za prácou cestovali. Tých najtalentovanejších ľudí teda hľadáme v mieste, kde ich práve potrebujeme, a tam ich aj zamestnávame.“

Bev Hess, generálna riaditeľka, spoločnosť Microsoft
Rozšírenú, interaktívnu verziu tohto obsahu pre multimédiá si môžete pozrieť na stránke: aka.ms/ITmobility
Celú výročnú správu tímu Microsoft IT nájdete na tejto stránke.