Pracovisko je ploché: Sociálne nástroje zjednocujú pracovisko

Adam Pisoni, generálny manažér siete Yammer spoločnosti Microsoft
Všetci v organizácii, od kancelárie výkonného riaditeľa až po podateľňu, majú cenné informácie, hovorí Adam Pisoni, generálny manažér siete Yammer spoločnosti Microsoft. Problém, ktorému spoločnosti čelia, je, ako využiť tieto vedomosti naprieč rôznymi miestami, oddeleniami a platovými zaradeniami. Hoci sa podstata práce vyvíja a stáva sa čoraz viac globálnou, každodenné interakcie sa zvyčajne týkajú rovnakých tvárí a informácie zostávajú zamknuté v rôznych kútoch organizácie.
Podľa nového prieskumu uverejneného dnes, zamestnanci na všetkých úrovniach si myslia, že našli kľúč: sociálne technológie.
„Sociálne nástroje sa menia z niečoho, čo je dobré mať, na nevyhnutnosť na pracovisku,“ hovorí Pisoni. „Keď všetky spoločnosti čelia zrýchľujúcemu sa tempu zmeny, musia využiť energiu a vedomosti zamestnancov viac, než ich súčasné technológie dovoľujú. Rovnako ako e-mail zrýchlil tempo podnikania v deväťdesiatych rokoch, sociálne nástroje povzbudzujú rýchlejší tok vedomostí a informácií v rámci organizácií a naprieč nimi.“
Podnikové sociálne nástroje aplikujú princípy sociálnych médií na pracovisku, čo ľuďom zjednodušuje zdieľanie súborov a informácií so spolupracovníkmi a spoluprácu v tímoch naprieč oddeleniami a miestami. Na rozdiel od spotrebiteľských služieb ako Facebook, podnikové sociálne nástroje poskytujú súkromné zdieľané pracovné priestory pre zamestnancov, aby mohli zdieľať vo vnútri aj mimo múrov spoločnosti.
Zamestnanci túžia používať rovnaké formy sociálnej komunikácie v kancelárii, ktoré považujú za efektívne vo svojich osobných životoch. Viac ako 40 percent oslovených pracovníkov má pocit, že na ich pracovisku sa nespolupracuje dostatočne a že sociálne nástroje môžu podporiť lepšiu tímovú prácu. Tretina hovorí, že sú dokonca ochotní minúť vlastné peniaze a kúpiť ich.
Prečo? Charakter našej práce sa mení, hovorí Pisoni. Prácu čoraz častejšie robia virtuálne tímy a pracovníci, ktorí používajú mobilné zariadenia. Tiež sa zvyšuje množstvo nerutinnej práce, čo znamená, že trávime viac svojho času vecami, ktoré nepatria do normálnych procesov. V skutočnosti spoločnosť Gartner predpovedá, že do roku 2015 bude 40 percent alebo viac práce v organizácii „nerutinnej“, čo je nárast z 25 percent v roku 2010.
Táto meniaca sa povaha práce si vyžaduje nové typy nástrojov, ktoré zjednodušujú pripojenie, zdieľanie a organizáciu naprieč miestami, tímami a zariadeniami. Ako sa práca stáva menej rutinnou, zamestnanci potrebujú jednoduchší prístup k správnym vedomostiam, informáciám a porozumeniu zo všetkých častí organizácie, aby mohli robiť rýchle, informované rozhodnutia.
„Zamestnanci sa snažia byť efektívni vo svete, kde pravidlá a softvér, ktorý dostali, sú čoraz menej vhodné pre výzvy, ktorým čelia každý deň,“ hovorí. „Uvedomujú si, že na to, aby boli úspešní v rýchlo sa meniacom svete, potrebujú prijať nové spôsoby práce, ktoré sú zamerané viac na spoluprácu a sociálne nástroje. Uvoľnenie vedomostí a informácií v organizáciách tak, že budú viac otvorené, pomôže našim zamestnancom mať viac možností a byť efektívnejšími.“
Nie je náhodou, že sociálne médiá samé o sebe posilňujú mnohé z týchto nových problémov, ktoré podnikové sociálne nástroje pomáhajú riešiť, dodáva. Služby ako Facebook, Twitter a Yelp spájajú zákazníkov navzájom, čo vedie k rýchlo sa vyvíjajúcim očakávaniam, pretože zákazníci si môžu navzájom vymieňať informácie.
Potom nie je prekvapujúce, že sociálne nástroje v podniku môžu pomôcť spoločnostiam zmeniť interný spôsob zdieľania, učenia sa a organizácie, aby mohli lepšie reagovať na rýchlo sa meniace očakávania zákazníkov.
Napätie na pracovisku
V kanceláriách však existuje rozpor. Kým zamestnanci sú plní nadšenia a vidia sociálne služby ako nástroj produktivity, niektoré IT oddelenia a riadiaci pracovníci zostávajú opatrní, hovorí Pisoni. Paradoxne, podniky sa obávajú, že sociálne nástroje odčerpajú produktivitu. Sú to však presne tieto typy nástrojov, ktorých sa zamestnanci dožadujú, aby sa mohli stať produktívnejšími.
Výsledkom je to, že viac ako tretina opýtaných pracovníkov si myslí, že ich spoločnosť podceňuje výhody sociálnej technológie. Takmer polovica hovorí, že ich organizácie vo všeobecnosti nevítajú sociálne nástroje.
Problém zavedenia sociálnych nástrojov je viac, než iba technický problém, hovorí Pisoni. Na dosiahnutie úspechu je potrebná aj kultúrna zmena. Preto sociálne nástroje nie sú iba ďalšou technológiou, ale niečím, čo umožňuje nové spôsoby práce.
Niektoré spoločnosti zápasia s podnikovými sociálnymi nástrojmi, pripúšťa Pisoni. „Nestačí ich iba zapnúť a očakávať kultúrnu zmenu. Je to cesta znovuobjavovania, ktorá si vyžaduje stratégiu a angažovanosť a podporu vedenia.“
Ak chcete byť efektívni, potrebujete správny nástroj, ale aj stratégiu konkrétne pre obchodné ciele, problémy a kultúru svojej organizácie.
Pisoni verí, že ak podnikové sociálne nástroje majú byť účinné, nesmú byť iba cieľom. Sociálne nástroje musia byť pretkané aplikáciami, ktoré zamestnanci používajú každý deň, aby spájali ľudí, informácie a údaje aplikácií spôsobom, ktorý napomáha vyššej efektivite, výkonnosti a agilnosti.
Pisoni tiež ponúkol niekoľko kľúčových bodov pre efektívnu sociálnu stratégiu. V prvom rade spoločnosti musia vyhodnotiť svoje aktuálne podnikateľské priority, problémy a kultúru a usporiadať si svoju víziu podnikových sociálnych nástrojov. Podpora sociálnych nástrojov zo strany vedenia je dôležitá, ale skúsenosti ukazujú, že je neefektívne iba nariadiť používanie. Úspešné iniciatívy súvisiace s podnikovými sociálnymi nástrojmi si vyžadujú prijatie zamestnancami smerujúce zdola nahor a súčasne podporu zo strany vedenia smerujúcu zhora nadol na potvrdenie príslušného nástroja a záväzku učiť sa a prispôsobovať sa počas tohto procesu.
Úspešné iniciatívy zvyčajne začínajú malými tímami, ktoré riešia konkrétne merateľné problémy (napríklad zvýšenie výnosu, zníženie nákladov). Keď tieto skúšobné prípady dokážu hodnotu sociálnych nástrojov, rozšíriť implementáciu je jednoduchšie.
Tiež znova zopakoval, že sociálne nástroje sú cestou pre všetkých vrátane spoločnosti Microsoft. V priebehu času chce spoločnosť Microsoft poskytovať prepojené funkcie vo všetkých aplikáciách vo vašej spoločnosti, hovorí. Koniec koncov, spolupráca, ktorá sa odohráva dnes, sa uskutočňuje v nástrojoch ako Office, Lync, Exchange a Dynamics CRM.
„Viac ako ktorákoľvek iná spoločnosť budeme môcť dosiahnuť najširšie možné publikum pracovníkov, pretože už používajú aplikácie spoločnosti Microsoft. Keď prinesieme sociálne nástroje do týchto nástrojov, prinesieme tento nový spôsob práce týmto zamestnancom.“
Prísľub sociálnych nástrojov (alebo ako urobiť lepší hamburger)
Ak sa to urobí správne, podnikové sociálne nástroje môžu prinášať významnú obchodnú hodnotu zlepšením toho, ako sú zamestnanci spojení, zdieľajú informácie a pracujú naprieč tímami a miestami a za bránou firewall smerom k zákazníkom, dodávateľom a iným kľúčovým partnerom.
Zvážte prípad spoločnosti Red Robin. V minulom roku tento reťazec reštaurácií nasadil sieť Yammer pre 2 500 manažérov a zamestnancov vo svojom sídle. Keď spoločnosť pridala na svoje menu nový hamburger, manažéri použili podnikovú sociálnu sieť na doručenie pripomienok zákazníkov priamo zo svojich reštaurácií. To im pomohlo za mesiac zdokonaliť recept, čo je iba zlomok času, ktorý by potrebovali v minulosti, hovorí riaditeľ pre informačné technológie, Chris Laping.
Nedávno chcela spoločnosť Red Robin nájsť spôsob, ako zaujať obrovské množstvo svojich zamestnancov odmeňovaných hodinovou mzdou, z ktorých 87 percent je z generácie millennials.
„Analógové učenie nie je spôsob, akým sa učia, a nie je to spôsob, ako si udržia záujem,“ hovorí Laping. „Musíme ich dosiahnuť tam, kde sú, a to znamená mobilne a cez sociálne nástroje.“
Preto spoločnosť zaviedla niečo, čomu hovorí „Yummerversity“, na doplnenie nového interaktívneho školiaceho programu. Noví zamestnanci môžu využiť sieť Yammer a klásť otázky a poskytovať pripomienky. Keď začnú pracovať, môžu odovzdávať videá nových postupov. To umožňuje vedeniu zahrnúť tieto postupy do budúcich školení.
Laping hovorí, že sociálne siete ponúkajú obrovskú hodnotu pre spoločnosť ako Red Robin, ktorá má zamestnancov roztrúsených po celej krajine. Pomáha mu to a ďalším riadiacim pracovníkom byť v kontakte s ľuďmi v prvej línii a denne od nich získavať informácie.
Okrem jeho povinností riaditeľa pre informačné technológie má Laping aj úlohu viesť obchodnú transformáciu v spoločnosti Red Robin. Keď sa jeho úloha pred niekoľkými rokmi rozšírila, vedel, že musí zaujať všetkých členov tímu v celej organizácii, aby uspel.
„Ako niekoho rýchlo zaujmete? Starý model, keď ste vydali interné oznámenie, vysvetlili svoje myslenie a dôverovali ste svojim zamestnancom, že vás budú nasledovať, nefunguje. Teraz potrebujete omnoho viac interaktivity, a preto som bol od začiatku veľmi naklonený sieti Yammer. Nakoniec som si uvedomil, že ju potrebujem viac ako ktokoľvek iný, pretože ja som mal úlohu viesť zmenu.“