Arbetsplatsen är platt: Sociala verktyg enar arbetsplatsen

Adam Pisoni, General Manager för Yammer på Microsoft.
Alla inom en organisation, från VD-kontoret till postrummet, har värdefull information, säger Adam Pisoni, General Manager för Yammer på Microsoft. Den utmaning företagen står inför är hur sådan kunskap ska spridas mellan länder, avdelningar och lönegrader. Medan själva arbetet utvecklas och blir mer globalt möter man samma ansikten på jobbet varje dag och informationen stannar i olika hörn av organisationen.
Enligt en ny undersökning som offentliggjordes idag tror anställda på alla nivåer att de har hittat lösningen: sociala verktyg.
“Sociala verktyg håller på att omvandlas från bra-att-ha-verktyg till en nödvändighet på arbetsplatsen”, säger Pisoni. "Alla företag står inför allt snabbare förändringar och de måste utnyttja de anställdas vilja och kunskaper mer än vad deras nuvarande teknik tillåter. Precis som e-post drev upp tempot på 90-talet möjliggör sociala verktyg ett snabbare flöde av kunskaper och information inom och mellan organisationer."
Sociala verktyg för företag inför principerna för sociala media på arbetsplatsen, så att det blir lättare för människor att dela filer och information med kollegorna och samarbeta i grupper mellan avdelningar och fysiska platser. Till skillnad från konsumenttjänster som Facebook tillhandahåller de sociala verktygen för företag privata, delade arbetsytor de anställda kan ha gemensamt inom och utanför det egna företagets väggar.
De anställda hungrar efter att använda samma former av social kommunikation på företaget som de finner effektiv i deras personliga liv. Över 40 procent av de anställda i undersökningen tycker att det samarbetas för lite på arbetsplatsen och att sociala verktyg kan leda till bättre gruppsamverkan. En tredjedel säger att de till och med är villiga att spendera egna pengar på att köpa dem.
Varför då? Sättet vi arbetar på förändras, säger Pisoni. Allt mer av arbetet utförs i virtuella grupper och av anställda som använder mobila enheter. Mängden icke rutinmässigt arbete ökar också, vilket innebär att vi spenderar mer tid på saker som ligger utanför de vanliga processerna. Gartner förutspår att 40 procent eller mer av en organisations arbete kommer att vara “icke rutinmässigt” 2015, vilket är 25 procent mer än det var 2010.
Denna förändring av arbetet kräver nya typer av verktyg som gör det lättare att koppla upp sig, dela information och organisera samarbete mellan platser, grupper och enheter. I takt med att arbetet blir mindre rutinmässigt behöver de anställda enklare tillgång till rätt kunskaper, information och insikter från organisationens alla hörn för att ta snabba, välgrundade beslut.
“De anställda försöker att vara effektiva i en värld där de regler och den programvara de förses med blir allt mer otillräckliga för de utmaningar de dagligen står inför”, säger han. “De märker att de måste hitta nya sätt att arbeta på som innebär mer samarbete med sociala verktyg för att lyckas i en snabbt föränderlig värld. När kunskaper och information inom organisationen frigörs och blir mer öppen kan våra anställda stärkas och bli mer effektiva.”
Det är inget sammanträffande att sociala media i sig är det som driver på många av dessa nya utmaningar som sociala verktyg för företag bidrar till att lösa, tillägger han. Tjänster som Facebook, Twitter och Yelp kopplar samman kunderna, vilket leder till snabbt växande förväntningar när kunderna lär från varandra.
Det är då inte förvånande att sociala verktyg kan hjälpa företagen att förändra hur de delar, får och organiserar information internt så att de kan svara snabbare på kundernas snabbt föränderliga förväntningar.
Spänningar på arbetsplatsen
Ändå finns det meningsskiljaktigheter på kontoren. Även om de anställda är otåliga och ser sociala verktyg som produktivitetshöjande förblir IT-avdelningarna och cheferna försiktiga, säger Pisoni. Ironiskt nog oroar sig företagen för att sociala verktyg skulle försämra produktiviteten trots att det är exakt den typen av verktyg som de anställda ropar efter för att bli mer produktiva.
Det är anledningen till att över en tredjedel av de anställda i undersökningen ansåg att företaget underskattar fördelarna med sociala verktyg. Nästan hälften säger att deras organisation ser med ogillande på sociala verktyg i allmänhet.
Det är en utmaning att införa sociala verktyg, inte bara tekniskt, säger Pisoni. Det krävs också en ändring av kulturen för att man ska lyckas. Detta eftersom sociala verktyg inte bara är en teknologi, utan någonting som möjliggör nya sätt att arbeta.
En del företag har fått kämpa vid införandet av sociala verktyg, medger Pisoni. “Du kan inte bara slå på en strömbrytare och förvänta dig en kulturell omvandling. Det är en förändringsresa som kräver en strategi samt engagemang och stöd från ledningen.”
För att det ska fungera behövs rätt verktyg, men också en strategi som är specifik för din organisations affärsmål, utmaningar och kultur.
Pisoni anser att om sociala verktyg för företag ska fungera får de inte bara vara en destination. De sociala verktygen måste vävas in i de program som de anställda använder dagligen om de ska förena människor, information och programdata på ett sätt som ger större effektivitet, bättre resultat och ökad flexibilitet.
Pisoni avslöjar också några viktiga punkter för en effektiv strategi för sociala verktyg. För det första måste företagen bedöma nuvarande affärsprioriteringar, utmaningar och kultur och utifrån detta bestämma visionen för sociala verktyg i verksamheten. Att ledningen ger sitt stöd för sociala verktyg är viktigt, men erfarenheterna visar att det är ineffektivt att bara beordra användning. Lyckade initiativ för sociala verktyg för företag kräver acceptans nedifrån och upp bland de anställda, ledningsstöd uppifrån och ned för att validera verktygen samt en vilja att lära sig och anpassa arbetet utefter vägen.
Lyckade initiativ börjar normalt med att små grupper tar sig an specifika, mätbara problem (tänk ökade intäkter, lägre kostnader). Så snart dessa testfall har visat värdet med sociala verktyg blir det lättare att utöka användningen.
Han upprepade också att sociala verktyg är en resa för alla, även för Microsoft. Med tiden vill Microsoft tillhandahålla samordnade upplevelser mellan alla programmen i ett företag, säger han. Det mesta samarbetet idag sker trots allt i program som Office, Lync, Exchange och Dynamics CRM.
“Mer än något annat företag kommer vi att kunna nå den bredaste publiken eftersom de flesta anställda redan använder Microsoft-program. I takt med att vi inför sociala verktyg i de programmen inför vi också nya sätt att arbeta för dessa personer.”
Vad sociala verktyg kan ge (eller hur du gör en bättre burgare)
Om de används på rätt sätt kan sociala verktyg för företag ge betydande affärsvärde genom att förbättra hur de anställda kopplar upp sig, delar information och samverkar mellan grupper och länder samt även utanför brandväggar med kunder, leverantörer och andra viktiga relationer.
Tänk på Red Robin. Restaurangkedjan distribuerade förra året Yammer till 2 500 chefer och arbetare på huvudkontoret. När företaget introducerade en ny burgare på menyn använde cheferna företagets sociala nätverk för att leverera kundernas feedback direkt från restaurangerna. På så sätt kunde de förfina receptet på en månad, vilket är en bråkdel av den tid det brukar ta, säger CIO Chris Laping.
Nyligen ville Red Robin hitta ett sätt att engagera sin stora timanställda arbetsstyrka, där 87 procent tillhör generation Y.
“De lär sig inte saker analogt och det är inte så de förblir engagerade”, säger Laping. “Vi måste nå dem på deras sätt, och det innebär mobiler och sociala nätverk.”
Så företaget introducerade det de kallar “Yummerversitetet” som komplement till ett nytt interaktivt utbildningsprogram. Nyanställda kan använda Yammer för att ställa frågor och ge feedback. Så snart de börjar arbeta kan de ladda upp videofilmer om nya rutiner. På så sätt kan huvudkontoret lägga in rutinerna i framtida utbildningar.
Laping säger att sociala nätverk är mycket värdefulla för ett företag som Red Robin, där de anställda är utspridda över landet. Det hjälper honom och andra i ledningen att ha kontakt med folket på fältet och få information från dem dagligen.
Förutom att han är CIO har Laping också i uppdrag att leda en omvandling av verksamheten inom Red Robin. När hans roll utökades för några år sedan visste han att han måste engagera alla anställda inom organisationen för att lyckas.
“Hur engagerar du människor snabbt? Den gamla modellen att distribuera ett meddelande där du förklarar hur du tänker och sedan tro att de anställda kommer att följa efter fungerar inte. Numera behövs mycket mer interaktivitet, och det är därför jag känner så starkt för Yammer. Jag insåg till slut att jag behöver det mer än någon annan eftersom jag har i uppdrag att driva på förändringarna.”