สถานที่ทำงานแบบแนวราบ การหลอมรวมสถานที่ทำงานให้เป็นหนึ่งเดียวด้วยเครื่องมือทางสังคม

Adam Pisoni ผู้จัดการทั่วไปของ Yammer แห่ง Microsoft
Adam Pisoni ผู้จัดการทั่วไปของ Yammer แห่ง Microsoft กล่าวว่าทุกๆ คนในองค์กร ตั้งแต่ห้องประธานเจ้าหน้าที่บริหารไปจนถึงห้องจดหมาย ล้วนแต่มีข้อมูลที่มีค่า ความท้าทายที่บริษัทต่างๆ กำลังเผชิญคือ วิธีการใช้ประโยชน์จากความรู้ดังกล่าวโดยไม่มีข้อจำกัดของพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ ฝ่ายงาน และลำดับขั้นเงินเดือน แม้ว่าลักษณะของงานจะมีการพัฒนาและมีความครอบคลุมในระดับสากลเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ แต่ตามปกติแล้ว การปฏิสัมพันธ์ในแต่ละวันมักเกี่ยวข้องกับผู้คนหน้าเดิมๆ และข้อมูลก็ยังคงถูกปิดล็อกอยู่ตามมุมต่างๆ ขององค์กร
ตามผลการสำรวจใหม่ที่เผยแพร่ในปัจจุบัน พนักงานในทุกระดับมีความเห็นว่าพวกเขาพบกุญแจสำคัญแล้ว นั่นคือ เทคโนโลยีสังคม
“เครือข่ายสังคมกำลังแปรเปลี่ยนจากเครื่องมือที่น่าเป็นเจ้าของไปสู่สิ่งที่จำเป็นในสถานที่ทำงาน” Pisoni กล่าว "เมื่อทุกบริษัทเผชิญกับความเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ บริษัทจึงจำเป็นต้องใช้ประโยชน์จากความสามารถและความรู้ของพนักงานให้มากกว่าที่เทคโนโลยีปัจจุบันของบริษัทสามารถทำได้ เครื่องมือทางสังคมก็กำลังผลักดันให้มีการหลั่งไหลของความรู้และข้อมูลภายในและระหว่างองค์กรรวดเร็วยิ่งขึ้น เช่นเดียวกันกับที่อีเมลช่วยเร่งการเติบโตของธุรกิจในช่วงทศวรรษ 1990”
เครือข่ายสังคมสำหรับองค์กรเป็นการนำหลักการของสื่อสังคมมาประยุกต์ใช้กับสถานที่ทำงาน ซึ่งช่วยให้พนักงานสามารถใช้แฟ้มและข้อมูลร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้ และทำงานร่วมกันเป็นทีมในระหว่างฝ่ายงานและสถานที่ตั้งต่างๆ เครือข่ายสังคมสำหรับองค์กรจะแตกต่างจากบริการสำหรับผู้ใช้ทั่วไปอย่าง Facebook แต่เป็นการจัดให้มีสถานที่ทำงานส่วนตัวที่พนักงานสามารถใช้งานร่วมกันเพื่อแบ่งปันข้อมูลกันได้ ไม่ว่าจะอยู่ภายในหรือภายนอกบริษัท
พนักงานปรารถนาที่จะใช้การสื่อสารทางสังคมในรูปแบบเดียวกันกับที่พวกเขาเห็นว่ามีประสิทธิภาพสำหรับการใช้งานในชีวิตส่วนตัวในที่ทำงาน พนักงานที่เข้าร่วมการสำรวจมากกว่า 40 เปอร์เซ็นต์รู้สึกว่าการทำงานร่วมกันในสถานที่ทำงานของพวกเขายังมีไม่มากพอ และเครื่องมือทางสังคมสามารถช่วยสนับสนุนการทำงานเป็นทีมให้ดียิ่งขึ้นได้ พนักงานเศษหนึ่งส่วนสามกล่าวว่า พวกเขายินดีจะใช้จ่ายเงินของตนเองในการซื้อหาเครื่องมือทางสังคม
ทำไมน่ะหรือ ก็เพราะลักษณะการทำงานของเรากำลังเปลี่ยนไป Pisoni กล่าว ทีมงานระบบเสมือนและพนักงานที่ใช้อุปกรณ์มือถือสามารถทำงานให้สำเร็จลุล่วงได้มากขึ้นเรื่อยๆ นอกจากนี้ งานที่ไม่ใช่งานประจำก็มีจำนวนเพิ่มขึ้น ซึ่งหมายความว่า เราจะต้องใช้เวลามากขึ้นสำหรับสิ่งต่างๆ ที่อยู่นอกเหนือกระบวนการตามปกติ อันที่จริงแล้ว Gartner คาดว่าภายในปี 2015 งานขององค์กรตั้งแต่ 40 เปอร์เซ็นต์ขึ้นไปจะ "ไม่ใช่งานประจำ" ซึ่งเพิ่มขึ้นจากระดับ 25 เปอร์เซ็นต์ในปี 2010
ลักษณะของงานที่เปลี่ยนแปลงไปนี้จำเป็นต้องพึ่งพาเครื่องมือประเภทใหม่ๆ ที่ช่วยทำให้สามารถเชื่อมต่อ แบ่งปัน และจัดการงานระหว่างสถานที่ตั้ง ทีม และอุปกรณ์ได้ง่ายยิ่งขึ้น เมื่องานมีลักษณะเป็นงานประจำน้อยลง พนักงานจึงจำเป็นต้องเข้าถึงองค์ความรู้ ข้อมูล และรายละเอียดเชิงลึกที่เหมาะสมได้จากทั่วทุกส่วนขององค์กร เพื่อให้สามารถตัดสินใจได้อย่างรอบคอบและรวดเร็ว
“พนักงานกำลังพยายามที่จะสร้างประสิทธิภาพในโลกที่กฎเกณฑ์และซอฟต์แวร์ที่ได้มาไม่เพียงพอสำหรับใช้รับมือกับความท้าทายต่างๆ ที่พวกเขาเผชิญในแต่ละวันมากขึ้นเรื่อยๆ” เขากล่าว “พวกเขาทราบดีว่าการที่จะประสบความสำเร็จในโลกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วนั้น พวกเขาจำเป็นต้องใช้วิธีการทำงานแบบใหม่ๆ ที่สามารถทำงานร่วมกันและมีลักษณะเป็นเครือข่ายสังคมมากขึ้น การปลดล็อกองค์ความรู้และข้อมูลภายในองค์กรโดยการทำให้ข้อมูลเหล่านั้นเปิดกว้างมากขึ้นจะช่วยให้พนักงานของเรามีความพร้อมและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น”
เขายังเสริมว่า ไม่ใช่เรื่องบังเอิญที่สื่อสังคมเองเป็นสิ่งที่ผลักดันให้เกิดความท้าทายใหม่ๆ มากมายเหล่านี้ และเครือข่ายสังคมสำหรับองค์กรก็เป็นสิ่งช่วยรับมือได้ บริการต่างๆ เช่น Facebook, Twitter และ Yelp ช่วยเชื่อมต่อลูกค้าเข้าด้วยกัน และส่งผลให้เกิดการพัฒนาความคาดหมายอย่างรวดเร็วเมื่อลูกค้าเรียนรู้จากกันและกัน
ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจเลยที่เครือข่ายสังคมในองค์กรจะสามารถช่วยให้บริษัทต่างๆ ดำเนินการปรับปรุงรูปแบบการแบ่งปัน เรียนรู้ และการจัดการภายในองค์กรใหม่ เพื่อให้สามารถตอบสนองต่อความคาดหมายของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วได้ดียิ่งขึ้น
ความตึงเครียดในสถานที่ทำงาน
แต่ในสำนักงานก็ยังมีความเห็นที่แตกต่าง Pisoni กล่าวว่าแม้พนักงานมีความกระตือรือร้นและมองว่าเครือข่ายสังคมเป็นเครื่องมือที่เสริมประสิทธิภาพการทำงาน แต่ก็มีฝ่ายไอทีและผู้นำบางส่วนที่ยังคงไม่มั่นใจ ดูช่างขัดแย้งกันเมื่อธุรกิจต่างๆ กังวลว่าเครื่องมือทางสังคมจะเป็นตัวทำลายประสิทธิการทำงาน แต่ขณะเดียวกันเครื่องมือประเภทเหล่านี้กลับเป็นสิ่งที่พนักงานเรียกร้อง เพื่อทำให้ตนเองมีประสิทธิภาพในการทำงานที่ดียิ่งขึ้น
ด้วยเหตุนี้ พนักงานมากกว่าเศษหนึ่งส่วนสามที่มีการสำรวจจึงคิดว่าบริษัทของตนไม่เล็งเห็นความสำคัญของประโยชน์จากเทคโนโลยีสังคม เกือบครึ่งหนึ่งระบุว่าองค์กรของตนไม่ยอมรับเครื่องมือทางสังคมโดยทั่วไป
Pisoni กล่าว่า โจทย์ท้าทายของการนำเครื่องมือทางสังคมมาใช้ไม่ได้เป็นแค่เรื่องของปัญหาทางเทคนิคเท่านั้น หากแต่ยังจำเป็นต้องดำเนินการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมเพื่อให้สำเร็จด้วยเช่นกัน ทั้งนี้เพราะเครือข่ายสังคมมิได้เป็นเพียงเทคโนโลยีอีกอย่างหนึ่งเท่านั้น แต่เป็นสิ่งที่ช่วยให้สามารถทำงานในรูปแบบใหม่ได้
Pisoni ยอมรับว่า บางบริษัทต้องดิ้นรนกับการใช้เครือข่ายสังคมสำหรับองค์กร “คุณไม่ใช่เพียงแค่เปิดขึ้นมาและคาดหมายว่าจะเกิดการปฏิรูปทางวัฒนธรรม แต่มันคือการเดินทางรูปแบบใหม่ที่จำเป็นต้องพึ่งพากลยุทธ์ ตลอดจนความมุ่งมั่นและการสนับสนุนจากผู้บริหาร”
การสร้างความมีประสิทธิภาพนั้น คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสม รวมทั้งกลยุทธ์เฉพาะสำหรับจัดการกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ความท้าทาย และวัฒนธรรมขององค์กรของคุณ
Pisoni เชื่อว่า การที่เครื่องมือทางสังคมสำหรับองค์กรจะทำงานได้สัมฤทธิ์ผลนั้น เครื่องมือเหล่านี้ไม่อาจเป็นแค่เพียงจุดหมายปลายทางเท่านั้น แต่จะต้องนำมาผสานเข้าไว้ในโปรแกรมที่พนักงานใช้ในทุกๆ วัน เพื่อที่จะได้เชื่อมโยงบุคลากร ข้อมูล และข้อมูลของโปรแกรมประยุกต์เข้าด้วยกันในลักษณะที่จะช่วยผลักดันให้เกิดความมีประสิทธิผล ประสิทธิภาพ และความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น
เขายังเสนอหลักสำคัญสองสามประการเพื่อสนับสนุนกลยุทธ์เครือข่ายสังคมที่มีประสิทธิภาพ ประการแรกคือ บริษัทจำเป็นต้องประเมินลำดับความสำคัญทางธุรกิจในปัจจุบันของตน รวมทั้งความท้าทายและวัฒนธรรม แล้วจึงสร้างความสอดคล้องให้เกิดขึ้นระหว่างวิสัยทัศน์ขององค์กรกับเครื่องมือทางสังคมขององค์กร สิ่งสำคัญคือ เครื่องมือทางสังคมจะต้องได้รับความสนับสนุนจากผู้บริหาร แต่ประสบการณ์ที่ผ่านมาแสดงให้เห็นแล้วว่า การบังคับใช้งานเพียงอย่างเดียวเป็นวิธีการที่ขาดประสิทธิภาพ ในโครงการริเริ่มเกี่ยวกับเครือข่ายสังคมสำหรับองค์กรที่ประสบความสำเร็จ จำเป็นจะต้องมีการรับมาใช้ตั้งแต่พนักงานระดับล่างจนถึงระดับบน พร้อมๆ กับที่ผู้บริหารในระดับบนจนถึงระดับล่างให้การสนับสนุนเพื่อยืนยันถึงคุณประโยชน์ของเครื่องมือ และจำเป็นจะต้องมีความมุ่งมั่นที่จะเรียนรู้และปรับเปลี่ยนไปเรื่อยๆ
ตามปกติแล้ว โครงการเริ่มเริมที่ประสบความสำเร็จมักเริ่มต้นจากทีมงานเล็กๆ ที่จัดการกับปัญหาเฉพาะที่ส่งผลชัดเจน (ความคิดที่จะเพิ่มรายได้ ลดค่าใช้จ่าย) เมื่อกรณีทดสอบเหล่านั้นพิสูจน์ให้เห็นถึงคุณค่าของเครื่องมือทางสังคม จะเป็นการง่ายยิ่งขึ้นที่จะขยายวงการนำมาใช้ออกไป
เขายังเน้นย้ำอีกด้วยว่า การนำเครือข่ายสังคมมาใช้เป็นเสมือนการเดินทางของทุกๆ คน รวมทั้ง Microsoft ด้วย เมื่อเวลาผ่านไป Microsoft ต้องการที่จะมอบประสบการณ์การเชื่อมต่อระหว่างทุกโปรแกรมประยุกต์ในบริษัทของคุณ ด้วยเหตุนี้ การทำงานร่วมกันส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นในปัจจุบันจึงมักอยู่ในรูปแบบของเครื่องมือต่างๆ เช่น Office, Lync, Exchange และ Dynamics CRM
“เราจะสามารถเข้าถึงกลุ่มพนักงานในวงกว้างมากที่สุด มากเกินกว่าบริษัทอื่นใด เพราะพวกเขาต่างก็ใช้งานโปรแกรมประยุกต์ของ Microsoft อยู่แล้ว เมื่อเรานำเครือข่ายสังคมมาผนวกรวมกับเครื่องมือเหล่านั้น เราจะสามารถมอบรูปแบบการทำงานแบบใหม่ให้แก่พนักงานเหล่านั้นได้”
ศักยภาพความสำเร็จของเครือข่ายสังคม (หรือวิธีการสร้างธุรกิจเบอร์เกอร์ที่ดียิ่งขึ้น)
การนำเครือข่ายสังคมสำหรับองค์กรมาใช้อย่างเหมาะสม จะช่วยผลักดันมูลค่าทางธุรกิจได้อย่างมหาศาล โดยการปรับปรุงรูปแบบการเชื่อมต่อถึงกันของพนักงาน แบ่งปันข้อมูล และทำงานร่วมกันระหว่างทีมและพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ ตลอดจนก้าวข้ามไฟร์วอลล์ไปหาลูกค้า ผู้จำหน่าย และความสัมพันธ์อื่นๆ ที่มีความสำคัญ
ลองมาดูกันที่ Red Robin ในปีที่แล้ว เครือร้านอาหารได้แนะนำ Yammer ให้แก่ผู้จัดการและพนักงานจำนวน 2,500 คน ในสำนักงานของบริษัท เมื่อบริษัทเปิดตัวเบอร์เกอร์แบบใหม่เพิ่มเติมในเมนู บรรดาผู้จัดการได้ใช้เครือข่ายสังคมสำหรับองค์กรเพื่อส่งความคิดเห็นตอบกลับของลูกค้าจากร้านอาหารโดยตรง การดำเนินการนี้ช่วยให้พวกเขาสามารถปรับปรุงส่วนผสมของอาหารได้ในเวลาหนึ่งเดือน ซึ่งถือว่ารวดเร็วมากเมื่อเทียบกับในอดีต นี่คือสิ่งที่ Chris Laping ผู้บริหารฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศระดับสูงเล่า
เมื่อเร็วๆ นี้ Red Robin ต้องการที่จะหาทางส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงานแบบรายชั่วโมงจำนวนมากของบริษัท ซึ่ง 87 เปอร์เซ็นต์ เป็นคนรุ่นมิลเลนเนียลส์ (เกิดในช่วงปี 1980-2000)
“การเรียนรู้ระบบแอนะล็อกไม่ใช่วิธีการเรียนรู้ของพวกเขา และไม่ใช่หนทางที่จะรักษาการมีส่วนร่วมของพวกเขา” Laping กล่าว “เราจำเป็นต้องเข้าถึงในจุดที่พวกเขาอยู่ และนั่นหมายถึงการใช้อุปกรณ์มือถือและเครือข่ายสังคม”
ดังนั้น บริษัทจึงได้แนะนำสิ่งที่เรียกว่า “Yummerversity” เพื่อเสริมความสมบูรณ์แบบให้แก่โปรแกรมการฝึกอบรมเชิงโต้ตอบแบบใหม่ พนักงานใหม่สามารถใช้ Yammer เพื่อถามคำถามและแสดงความเห็นตอบกลับ เมื่อพวกเขาเริ่มทำงาน พวกเขาจะสามารถอัปโหลดวิดีโอเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติงานใหม่ๆ ซึ่งจะช่วยให้สำนักงานของบริษัทสามารถนำแนวทางเหล่านั้นมาผสานรวมไว้ในการฝึกอบรมในอนาคตได้
Laping กล่าวว่า เครือข่ายสังคมมอบคุณค่าที่ยิ่งใหญ่ให้แก่บริษัท อย่าง Red Robin ซึ่งมีพนักงานกระจายอยู่ทั่วประเทศ เพราะช่วยให้ตัวเขาและผู้บริหารคนอื่นๆ ได้มีส่วนร่วมกับพนักงานในพื้นที่ปฏิบัติงานจริงและเรียนรู้จากพวกเขาเหล่านั้นได้ในทุกๆ วัน
นอกจากหน้าที่ของการเป็นผู้บริหารฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศระดับสูงแล้ว Laping ยังได้รับมอบหมายงานให้เป็นผู้นำในการปฏิรูปที่ Red Robin อีกด้วย เมื่อบทบาทของเขาเพิ่มมากขึ้นในช่วงสองสามปีที่แล้ว เขาตระหนักว่าถึงเวลาที่เขาจะต้องผลักดันให้สมาชิกในทีมทั้งหมดขององค์กรมีส่วนร่วมในการสร้างความสำเร็จ
“วิธีไหนที่จะช่วยคุณสร้างการมีส่วนร่วมได้อย่างรวดเร็ว รูปแบบเก่าๆ อย่างการเผยแพร่บันทึก การอธิบายความคิดของคุณ และการไว้วางใจให้พนักงานของคุณเป็นผู้ติดตามงานนั้นใช้ไม่ได้ผล ตอนนี้ คุณจำเป็นต้องมีการปฏิสัมพันธ์ต่อกันเพิ่มขึ้นอย่างมาก นี่เป็นเหตุผลที่ผมรู้สึกถึงความสำคัญของ Yammer อย่างจริงจังเป็นครั้งแรก ในที่สุดแล้ว ผมก็ได้ตระหนักว่าผมต้องการมากกว่าแค่ใครคนใดคนหนึ่ง เพราะงานที่ผมได้รับมอบหมายคือ การผลักดันให้เกิดความเปลี่ยนแปลง"