GSU tiết kiệm 1 triệu USD với Office 365

GSU tiết kiệm 1 triệu USD với Office 365
Đại học bang Georgia (GSU) là một trong những cơ quan nghiên cứu đô thị hàng đầu của vùng Đông Nam. Như với bất kỳ tổ chức lớn nào, các khoa và nhân viên của GSU cần có công nghệ then chốt về truyền thông doanh nghiệp và hợp tác để hoàn thành công việc của họ, và trong nhiều năm GSU đã dựa vào Novell GroupWise để cung cấp nó.
Khi phiên bản GroupWise mà GSU đang sử dụng đến hạn cuối của chu kỳ sống được hỗ trợ, trường đại học kết luận rằng một bản cập nhật đơn giản sẽ là quá tốn kém và không cung cấp đầy đủ chức năng cải tiến. Thay vào đó, GSU muốn cung cấp cho 6.500 giảng viên và nhân viên của mình một sự hỗ trợ toàn diện trên nhiều nền tảng và thiết bị, từ máy tính để bàn và các máy Mac tới máy tính bảng và điện thoại thông minh, trong khi mở rộng mạnh mẽ dung lượng lưu trữ hộp thư Với thông tin này trong tay, GSU tìm kiếm một giải pháp dựa trên đám mây mà sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu quản lý CNTT, lưu trữ, và khả năng tương tác, tất cả trong khi giảm thiểu chi phí CNTT.
GSU bắt đầu đánh giá các giải pháp trực tuyến, bao gồm Google Apps for Business và Google Mail nói riêng. Nhưng tùy chọn đó không đáp ứng được các nhu cầu của trường đại học. "Có một số vấn đề với Google Mail," Albert nói. "Ngoài những hạn chế về chức năng, Google Mail đã có những vấn đề pháp lý mà không thể cho phép chúng ta hạn chế và lưu trữ dữ liệu bên trong nước Mỹ, như chính sách đòi hỏi chúng ta. Chúng tôi cũng muốn hỗ trợ các chính sách sở hữu và khám phá điện tử mà các giải pháp cấp doanh nghiệp thường đưa ra nhưng Google thậm chí còn không muốn nói chuyện với chúng tôi về việc đó."
Các tính năng mạnh mẽ và không chi phí bảo trì cơ sở hạ tầng của Office 365 là những lý do chính cho quyết định của trường đại học. Thêm vào đó, sinh viên và giảng viên của trường đại học sẽ nhận được 25 GB để lưu trữ mail, trong khi trước đó, người dùng sẽ bị đầy hộp thư có dung lượng 300 megabyte khá nhanh chóng.
Bước ngoặt chuyển đổi cuối cùng từ GroupWise sang Office 365 xảy ra trong kỳ nghỉ cuối tuần dịp lễ 04 tháng bảy, ngay sau khi Microsoft phát hành chính thức. "Chúng tôi đã hoàn thành cú hích cuối cùng chỉ trong hai ngày cuối tuần," Keith Campbell, Giám đốc Kỹ thuật Công nghệ tại Đại học bang Georgia nói. "Tôi nghĩ rằng việc này được thực hiện dễ dàng như bất kỳ cuộc di chuyển email lớn nào có thể tiến hành."
GSU cho biết thêm, "Khi chúng tôi nhìn vào tổng chi phí sở hữu của GroupWise của chúng tôi so với Office 365, chúng tôi ước tính chúng tôi sẽ dễ dàng tiết kiệm khoảng 1.000.000 USD trong năm năm đầu tiên." Khoản tiết kiệm này hoàn toàn bù đắp được đầu tư ban đầu của nhà trường để triển khai Office 365, không bao gồm các khoản tiết kiệm về khấu hao phần cứng.
Cuối cùng, những người dùng từ xa của GSU được hưởng lợi từ hỗ trợ thiết bị di động linh hoạt trong Office 365. Môi trường GroupWise trước đó hỗ trợ đồng bộ hóa với các thiết bị Blackberry, nhưng, theo Campbell, không có gì khác nữa: "Bây giờ, cùng với những người dùng Blackberry, những người dùng iPhone, Android và Windows của chúng tôi cũng được vui sướng. Đây là một điểm cộng để làm nhân viên của chúng tôi hiệu quả hơn bằng cách sử dụng bất cứ thiết bị di động nào mà họ lựa chọn."
Albert kết luận: "Office 365 đã cho chúng ta những công cụ chất lượng chuyên nghiệp rất giá trị, độ tin cậy và bảo mật mạnh mẽ, và một nền tảng mở rộng mà chúng ta thêm các dịch vụ thông tin liên lạc và hợp tác khi các nhu cầu của trường đại học tăng lên. Với tất cả những lợi thế này, tôi nghĩ rằng việc di chuyển sang Office 365 là một trong những dự án tốt nhất mà tổ chức này đã từng được thực hiện."