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Configurar otra organización para usar con CRM para Outlook

Si es miembro de más de una organización de Microsoft Dynamics CRM y usa Microsoft Dynamics CRM 2015 para Outlook o posterior, puede usar este procedimiento para configurar cada organización.

  1. Cierre Outlook.

  2. Realice una de las acciones siguientes:

    • En Windows 8 o Windows 10, elija Inicio, busque Asistente para configuración y, después presione Entrar.

    • En versiones anteriores de Windows, elija Inicio, elija Todos los programas, elija Microsoft Dynamics CRM 2015 o Microsoft Dynamics CRM 2016> Asistente para configuración.

  3. En el cuadro de diálogo Asistente para configuración de Microsoft Dynamics CRM 2015 para Outlook o Asistente para configuración de Microsoft Dynamics CRM 2016 para Outlook, elija el botón Agregar para agregar una nueva organización.

    Verá el siguiente cuadro de diálogo (o similar):

  4. Realice una de las acciones siguientes:

    • Si usa CRM Online, seleccione CRM Online de la lista.

    • Si usa CRM 2015 local o una versión posterior, abra un explorador, inicie sesión en el sitio web de la organización de CRM, copie la dirección URL (copie toda la dirección) de la barra de direcciones y, a continuación péguela en el cuadro de diálogo Agregar una organización de Microsoft Dynamics CRM.

  5. Elija Conectar.

  6. Si se le solicita, especifique sus credenciales.

  7. Repita los pasos 2 a 5 para cada organización que desee agregar.

  8. Si desea cambiar la organización que sincroniza los mensajes de correo electrónico, citas, contactos y tareas, seleccione la fila de la organización y luego elija Sincronizar.

    Cuando se le pregunte si desea cambiar su organización primaria o de sincronización, elija Aceptar.


    Nota

    La información solo puede sincronizarse con una organización. Puede conectarse o trabajar con más de una organización. Si se conecta a más de una organización, ambas aparecen en el panel de navegación de Dynamics CRM para Outlook.


  9. Elija Aceptar.

  10. En el asistente, elija Cerrar.

Notas sobre privacidad

Para usar Microsoft Dynamics CRM para Outlook, debe iniciar sesión con sus credenciales (una dirección de correo electrónico y una contraseña). Puede elegir guardar esta información localmente para que no se le vuelva a solicitar cada vez que abra Outlook. Si elige guardar esta información localmente, CRM para Outlook se conectará de forma automática a Microsoft Dynamics CRM Online cada vez que abra Outlook.

Una vez que inicie sesión y use CRM para Outlook por primera vez, la conexión entre su equipo y CRM Online siempre estará abierta mientras tenga acceso a Internet. Solo puede desconectar la conexión entre el equipo y CRM usando una opción de configuración, pero si se desconecta la conexión, CRM para Outlook puede presentar un rendimiento menor.

Si usa CRM para Outlook para realizar un seguimiento del correo electrónico, el hilo de correo electrónico será visible para los usuarios de la organización que tengan permiso para verlo.

Por cada correo electrónico que reciba, CRM para Outlook enviará a CRM Online la dirección de correo electrónico del remitente y del destinatario, y la línea de asunto del mensaje. Esto permite a CRM Online validar si el servicio de CRM Online debe o no almacenar un mensaje de correo específico. Cuando realiza el seguimiento de un elemento, el servicio CRM mantiene una copia del mismo y será visible para los demás usuarios de su organización que tengan los permisos adecuados. Si detiene el seguimiento de un elemento, esa copia se elimina automáticamente del servicio CRM Online solo si es el propietario del elemento.

Si usa Microsoft Dynamics CRM Online, cuando usa la característica de Sincronización con Outlook, los datos de CRM que sincroniza se "exportan" a Outlook. Se mantiene un vínculo entre la información de Outlook y la información de CRM Online para asegurarse de que la información permanece actual entre los dos. Sincronizar con Outlook descarga solo los identificadores de registros de CRM relevantes para usar cuando un usuario intenta realizar el seguimiento y establecer referente a un elemento de Outlook. Los datos de la empresa no se almacenan en el dispositivo.

Un administrador determina si los usuarios de su organización tienen permiso para sincronizar los datos de CRM a Outlook utilizando roles de seguridad.

 
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