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Establecimiento de las opciones de libreta de direcciones en CRM para Outlook

Con Microsoft Dynamics CRM para Outlook, cuando redacta un mensaje de correo electrónico o configura una reunión, puede buscar un contacto de CRM directamente desde el campo Para del mensaje de correo electrónico o la cita. De forma predeterminada, sólo los contactos que se sincronizan con CRM para Outlook y otros tipos de registros que posee (como cuentas y clientes potenciales) aparecen en la libreta de direcciones. Use este proceso si desea sincronizar todos los contactos de CRM, incluidos los contactos que no posee, o sincronizar tipos de registro adicionales que no posee.


Nota

La libreta de direcciones se sincroniza con CRM de forma automática cuando inicia CRM para Outlook y, después, cada 24 horas.


  1. En CRM para Outlook, elija Archivo y, a continuación elija CRM > Opciones.

  2. En el cuadro de diálogo Definir opciones personales, elija la pestaña Libreta de direcciones.


    Nota

    Esta pestaña no está disponible en la aplicación web de CRM.


  3. Para Contactos, seleccione una de las siguientes opciones:

    • Buscar coincidencias sólo con los contactos sincronizados con Microsoft Dynamics CRM. Esta opción se encuentra seleccionada de forma predeterminada. Déjelo como está si sólo desea poder acceder a los contactos que se sincronizan gracias a los filtros de sincronización en línea. Más información: Seleccione los registros que desea sincronizar entre CRM y Outlook o Exchange

    • Buscar coincidencias con todos los contactos en Microsoft Dynamics CRM. Seleccione esta opción si desea que todos los contactos de CRM estén disponibles en la libreta de direcciones.

  4. Para Otros tipos de registros, seleccione uno de los siguientes:

    • No coincide. Seleccione esta opción si no desea sincronizar otros tipos de registros, como cuentas o clientes potenciales.

    • Buscar coincidencias sólo con los elementos que yo poseo. Ésta es la opción predeterminada. Déjela como está si no desea sincronizar tipos de registro adicionales que no posea.

    • Buscar coincidencias con todos los elementos de Microsoft Dynamics CRM. Seleccione esta opción si desea sincronizar todos los tipos de registros, incluidos los tipos de registro que no posea.

  5. Si su libreta de direcciones es lenta o si hay tipos de registro que desea excluir de la libreta de direcciones, en Cambiar los tipos de registros que se sincronizarán con la libreta de direcciones, seleccione el botón Seleccione o cambie los valores de este campo.

  6. Agregue o quite tipos de registro y, a continuación, elija Aceptar.

  7. Para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo, elija Aceptar.

Aviso sobre privacidad

Para usar CRM para Outlook, debe iniciar sesión con sus credenciales (dirección de correo electrónico y contraseña). Puede elegir guardar esta información localmente para que no se le vuelva a solicitar cada vez que abra Outlook. Si elige guardar esta información, CRM para Outlook se conectará de forma automática a Microsoft Dynamics CRM cada vez que abra Microsoft Outlook.

Una vez que inicie sesión y use CRM para Outlook por primera vez, la conexión entre su equipo y CRM siempre estará abierta mientras tenga acceso a Internet. Puede configurar una opción si desea cerrar la conexión entre su equipo y CRM. Si cierra la conexión, CRM para Outlook puede mostrar una disminución del rendimiento.

Si usa CRM para Outlook para realizar un seguimiento de los correos electrónicos, el hilo de correo electrónico será visible para los usuarios de la organización que tengan permiso para verlo.

Por cada correo electrónico que reciba, CRM para Outlook enviará a CRM la dirección de correo electrónico del remitente y del destinatario, y la línea de asunto del mensaje. Esto permite al servicio CRM validar si debe o no almacenar cada mensaje de correo. Cuando realiza el seguimiento de un elemento, el servicio CRM mantiene una copia del mismo y será visible para los demás usuarios de su organización que tengan los permisos adecuados. Si detiene el seguimiento de un elemento, esa copia se elimina automáticamente del servicio CRM solo si es el propietario del elemento.

 
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