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Trabajar sin conexión con CRM para Outlook

Puede usar Microsoft Dynamics CRM para Outlook para tener acceso a los datos de Microsoft Dynamics CRM cuando esté de viaje. Por ejemplo, si viaja a la ubicación de un cliente, puede buscar los contactos de CRM, revisar y agregar nuevas notas, etc. sin conexión a Internet.

Cuando se desconecta con Dynamics CRM para Outlook, el software copia un subconjunto de los datos de CRM en el disco duro de su equipo. Los cambios realizados mientras está desconectado se almacenan localmente. Al conectarse al servidor de nuevo, los cambios se sincronizan automáticamente con el servidor de CRM.

En esta página:

Antes de desconectarse

Desconectarse

Volver a conectarse

¿Qué características no están disponibles sin conexión?

Otras aspectos que debe conocer sobre trabajar sin conexión

Antes de desconectarse

Dynamics CRM para Outlook utiliza filtros de sincronización sin conexión para determinar el subconjunto de datos que se copian en su disco duro local cuando se desconecta. Antes de desconectarse, puede editar estos filtros o crear nuevos filtros para sincronizar solo los datos necesarios. También puede eliminar, desactivar, o activar filtros. Más información: Seleccionar registros para trabajar sin conexión en CRM para Outlook


Sugerencia

La primera vez que se desconecta, la sincronización de sus datos locales con el servidor de CRM puede prolongarse si tiene muchos datos. Por ejemplo, en situaciones de servicio de atención al cliente, un caso primario puede tener miles de casos secundarios. CRM no está disponible cuando Dynamics CRM para Outlook está sincronizando. Puede reducir el tiempo mediante el uso de filtros de sincronización sin conexión para limitar la cantidad de datos que se sincronizan.


Desconectarse

  • Cuando esté listo para desconectarse, en Dynamics CRM para Outlook, elija Archivo > CRM > Desconectarse.

    Si elige Desconectarse, Dynamics CRM para Outlook sincroniza los datos en su equipo local mediante los filtros de sincronización sin conexión. Cuando se completa la sincronización, puede desconectar el equipo de la red.


    Sugerencia

    Puede saber si está desconectado utilizando alguno de los indicadores siguientes:

    • La barra de herramientas de CRM muestra el botón Conectarse.

    • El menú de CRM muestra la opción Conectarse.

    • Si está utilizando Outlook 2010 o Outlook 2013, la pestaña CRM muestra el botón Conectarse.


Volver a conectarse

  1. Asegúrese de que está conectado a la red de su organización.

  2. Elija Archivo > CRM > Conectarse.

¿Qué características no están disponibles sin conexión?

No disponible sin conexión

  • Asignando registros...

  • Publicaciones

  • Conversión de ofertas en pedidos de ventas

  • Conversión de pedidos de ventas en facturas

  • Administración del sistema

  • Actualización de la configuración del sistema

  • Administración de actividades de servicio

  • Administración de servicios

  • Uso del calendario de servicios y del calendario del área de trabajo

  • Edición de artículos

  • Edición o administración de documentación de ventas

  • Cambio de organizaciones

  • Uso compartido de registros

  • Detección de registros duplicados

  • Administración de trabajos del sistema

  • Ejecución de algunas pruebas de diagnóstico

  • Ejecución de reglas de flujo de trabajo

  • Creación de una campaña exprés y actividades relacionadas desde una combinación de correspondencia

  • Seguimiento de tareas asignadas

  • Funcionalidad de revisión de ofertas

  • Seguir o dejar de seguir la fuente de actividades

  • Temas personalizados

Disponibilidad limitada sin conexión

  • Creación o visualización de informes (basados en grupos de datos locales y datos sin conexión)

  • Ejecución de algunos procesos de negocio personalizados (complementos)

Se puede ver, pero no editar sin conexión

  • Artículos

  • Documentación de ventas

  • Plantillas de combinación de correspondencia

Otras aspectos que debe conocer sobre trabajar sin conexión

  • Uso compartido de un equipo. Cualquier usuario que inicie sesión localmente un equipo que tenga instalado Dynamics CRM para Outlook puede tener acceso potencialmente a los datos de CRM almacenados en la base de datos sin conexión. No es compatible el uso compartido de un equipo que ejecuta Dynamics CRM para Outlook.

  • Cómo CRM gestiona los cambios de varios usuarios.CRM aplica adiciones y cambios al servidor de CRM en el mismo orden que se introducen. Si realiza un cambio en un registro cuando está sin conexión y otro usuario cambia el mismo registro en ese momento, al conectarse, su cambio sobrescribirá los cambios realizados por el otro usuario cuando estaba sin conexión.

  • Flujos de trabajo. Si trabaja sin conexión, CRM desactiva notificaciones de flujo de trabajo. Si los cambios realizados sin conexión están configurados para desencadenar un proceso de flujo de trabajo automatizado o un trabajo del sistema, el proceso se desencadenará automáticamente cuando vuelva a conectarse.

  • Detección de duplicados.CRM desactiva la detección de duplicados cuando esté sin conexión. La detección de duplicados se habilita de nuevo automáticamente cuando se vuelve a conectar. Puede configurar una opción personal para determinar cómo se controlan los registros duplicados durante la sincronización. Más información:.Definir opciones personales que afectan al seguimiento y la sincronización entre CRM y Outlook o Exchange

  • Mensajes sin entregar. Los mensajes de correo electrónico pueden no entregarse si el servidor de correo no funciona o se pueden bloquear si el destinatario no desea recibir el correo electrónico. Si esto ocurre, Outlook guardará el mensaje de correo electrónico en la carpeta Borradores, pero Microsoft Dynamics CRM creará una actividad cerrada. En Microsoft Dynamics CRM use la vista Correo electrónico pendiente para ver los mensajes no enviados.

    Cuando se trabaja sin conexión, los mensajes de correo electrónico que se envían se guardan en la cola sin conexión de Outlook. Al conectarse, Microsoft Dynamics CRM intenta enviarlos y crear las actividades automáticamente. Si no puede enviarse un mensaje de correo electrónico, Microsoft Dynamics CRM lo guarda como una actividad borrador, pero no aparece en la carpeta Borradores de Outlook.

  • Permisos de seguridad sin conexión. Tiene los mismos permisos de seguridad al trabajar sin conexión que cuando está en línea.

  • Agregar un tipo de registro relacionado utilizando el botón Agregar (+). Si está desconectado, no puede agregar un tipo de registro relacionado con el botón Agregar (+). Agregue el tipo de registro relacionado cuando está en línea, y luego desconéctese.

Notas sobre privacidad

Para usar Microsoft Dynamics CRM para Outlook, debe iniciar sesión con sus credenciales (dirección de correo electrónico y contraseña). Puede elegir guardar esta información localmente para que no se le vuelva a solicitar cada vez que abra Outlook. Si elige guardar esta información localmente, CRM para Outlook se conectará de forma automática a Microsoft Dynamics CRM Online cada vez que abra Outlook.

Una vez que inicie sesión y use CRM para Outlook por primera vez, la conexión entre su equipo y CRM Online siempre estará abierta mientras tenga acceso a Internet. Solo puede desconectar la conexión entre el equipo y CRM usando una opción de configuración, pero si se desconecta la conexión, CRM para Outlook puede presentar un rendimiento menor.

Si usa CRM para Outlook para realizar un seguimiento del correo electrónico, el hilo de correo electrónico será visible para los usuarios de la organización que tengan permiso para verlo.

Por cada correo electrónico que reciba, CRM para Outlook enviará a CRM Online la dirección de correo electrónico del remitente y del destinatario, y la línea de asunto del mensaje. Esto permite a CRM Online validar si el servicio de CRM Online debe o no almacenar un mensaje de correo específico. Cuando realiza el seguimiento de un elemento, el servicio CRM mantiene una copia del mismo y será visible para los demás usuarios de su organización que tengan los permisos adecuados. Si detiene el seguimiento de un elemento, esa copia se elimina automáticamente del servicio CRM Online solo si es el propietario del elemento.

Si utiliza Microsoft Dynamics CRM para Outlook, cuando se desconecta, se crea una copia de los datos con los que está trabajando y se almacenan en su equipo local. Los datos se transfieren de CRM Online al equipo con una conexión SSL segura, y se mantiene un vínculo entre la copia local y CRM Online. La próxima vez que inicie sesión en CRM Online, los datos locales se sincronizarán con CRM Online.

Un administrador determina si los usuarios de una organización tienen permiso para desconectarse con Microsoft Dynamics CRM para Outlook utilizando roles de seguridad.

Los usuarios y los administradores pueden configurar qué entidades se descargan mediante la sincronización sin conexión utilizando la configuración de Filtros de sincronización en el cuadro de diálogo Opciones. Como alternativa, los usuarios y los administradores pueden configurar qué campos se descargan (y cargan) utilizando Opciones avanzadas en el en el cuadro de diálogo Filtros de sincronización.

Si usa Microsoft Dynamics CRM Online, cuando usa la característica de Sincronización con Outlook, los datos de CRM que sincroniza se "exportan" a Outlook. Se mantiene un vínculo entre la información de Outlook y la información de CRM Online para asegurarse de que la información permanece actual entre los dos. Sincronizar con Outlook descarga solo los identificadores de registros de CRM relevantes para usar cuando un usuario intenta realizar el seguimiento y establecer referente a un elemento de Outlook. Los datos de la empresa no se almacenan en el dispositivo.

Un administrador determina si los usuarios de su organización tienen permiso para sincronizar los datos de CRM a Outlook utilizando roles de seguridad.

 
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