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Trabajar sin conexión con CRM para Outlook

Si instala CRM para Outlook, puede trabajar sin conexión con los registros de Microsoft Dynamics CRM de su propiedad. Cuando trabaje sin conexión, puede especificar nueva información y editar los registros y actividades existentes. Para ver un ejemplo de cómo puede trabajar sin conexión, consulte De viaje con Microsoft Dynamics CRM para Outlook con acceso sin conexión.


Importante

La primera vez que se desconecta, la sincronización de sus datos locales con el servidor de Microsoft Dynamics CRM puede prolongarse. Por ejemplo, en situaciones de servicio de atención al cliente donde un caso primario puede tener miles de casos secundarios, la sincronización sin conexión podría tarde mucho más. Mientras CRM para Outlook se esté sincronizando, Microsoft Dynamics CRM no estará disponible. Puede reducir el tiempo mediante el uso de filtros (véase más abajo) para limitar la cantidad de datos que se sincronizan.

Cualquier usuario que inicie sesión localmente en un equipo que tenga instalado Microsoft Dynamics CRM para Outlook puede acceder potencialmente a datos de Microsoft Dynamics CRM que se almacenan en la base de datos sin conexión. No es compatible el uso compartido de un equipo que ejecuta CRM para Outlook.


Cómo saber si está sin conexión

  • La barra de herramientas de Microsoft Dynamics CRM muestra el botón Conectarse.

  • La barra de menús de Microsoft Dynamics CRM muestra la opción Conectarse.

  • Si ha instalado Outlook 2010 o Outlook 2013, la pestaña CRM muestra el botón Conectarse.

Disponibilidad sin conexión

La siguiente lista muestra las características que no están disponibles cuando se está sin conexión.

No disponible sin conexión

  • Asignación de registros (excepto actividades y casos)

  • Conversión de ofertas en pedidos de ventas

  • Conversión de pedidos de ventas en facturas

  • Administración del sistema

  • Actualización de la configuración del sistema

  • Administración de actividades de servicio

  • Administración de servicios

  • Uso del calendario de servicios y del calendario del área de trabajo

  • Edición de artículos

  • Edición o administración de documentación de ventas

  • Cambio de organizaciones

  • Uso compartido de registros

  • Detección de registros duplicados

  • Administración de trabajos del sistema

  • Ejecución de algunas pruebas de diagnóstico

  • Ejecución de reglas de flujo de trabajo

  • Creación de una campaña exprés y actividades relacionadas desde una Combinación de correspondencia

Disponibilidad limitada

  • Creación o visualización de informes (basados en grupos de datos locales y datos sin conexión)

  • Ejecución de alguna automatización de procesos de negocios personalizados (complementos)

Se puede ver, pero no editar sin conexión

  • Artículos

  • Documentación de ventas

  • Plantillas de combinación de correspondencia

Microsoft Dynamics CRM aplica todas las adiciones y cambios en el servidor de Microsoft Dynamics CRM en el mismo orden en que los ha especificado o actualizado. Si realiza un cambio en un registro cuando está sin conexión y otro usuario cambia el mismo registro en ese momento, al conectarse, su cambio sobrescribirá el cambio realizado por el otro usuario cuando estaba sin conexión.

Flujos de trabajo

Mientras trabaja sin conexión, no se generan notificaciones de flujo de trabajo hasta que vuelve a conectarse.

Además, si los cambios realizados en cuentas desconectadas están configurados para desencadenar un proceso de flujo de trabajo automatizado o un trabajo del sistema, el proceso se desencadenará automáticamente cuando vuelva a conectarse.

Detección de duplicados

No hay detección de duplicados cuando se encuentra desconectado. La detección de duplicados se desencadena automáticamente cuando se vuelve a conectar o realiza la sincronización. Puede configurar una opción personal para determinar si se crean o no duplicados cuando éstos se identifican.

Permisos de seguridad sin conexión

Al trabajar sin conexión, los permisos de seguridad son los mismos que cuando está en línea.

Utilizando filtros

Antes de desconectarse, use filtros para seleccionar un subconjunto de datos de Microsoft Dynamics CRM para que esté disponible en su equipo local. Los cambios que realice en estos datos cuando trabaje sin conexión se guardarán en la copia local de los datos.

Puede restablecer estos filtros cada vez que se desconecte, por lo que tiene flexibilidad para descargar solo los datos que necesite. Si decide quitar grandes cantidades de datos de la copia local, esto puede ocasionar una sincronización más larga.

Use filtros con el fin de definir los datos para desconectarse. Puede editar los filtros para adaptarlos a las necesidades de su negocio.

  1. Esta tarea requiere permisos que se encuentran en todos los roles de seguridad predeterminados.

  2. Si tiene instalado Outlook 2013 o Outlook 2010, haga clic o pulse en Archivo. Haga clic o pulse en la pestaña CRM. Haga clic o pulse en Desconectarse y, a continuación, en Filtros sin conexión.

    Si tiene instalado Outlook 2007, en el menú CRM, haga clic o pulse en Filtros sin conexión.

    Los Filtros de sincronización sin conexión se muestran de manera predeterminada.

  3. En la pestaña Filtros de usuarios, haga clic o pulse en el filtro que desee editar. Para crear un filtro nuevo, en la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Nuevo.

    En el cuadro de diálogo Nuevo filtro aparecen el nombre y los criterios del filtro. Puede usar este cuadro de diálogo para editar las propiedades del filtro, como el nombre y la descripción, y puede agregar o cambiar los criterios del filtro. Por ejemplo, puede agregar el criterio Propietario Contiene Gabriela.

    Cada fila representa un conjunto de criterios de filtro y contiene tres columnas: el campo que se va a usar en el filtro (por ejemplo, Nombre de cuenta o Ciudad), el operador relacional de consulta (por ejemplo, Es igual a o Contiene) y el valor por el que filtrar (por ejemplo, Abierto).

  4. Cambie los criterios en el cuadro de diálogo Nuevo filtro:

    1. Para editar una fila de criterios de filtro, haga clic o pulse en el campo y seleccione otro campo, o bien haga clic o pulse en el operador relacional de consulta y seleccione otro operador, o haga clic o pulse en el valor y especifique un nuevo valor. Para algunos valores, puede hacer clic o pulsar en el botón Seleccione o cambie los valores de este campo para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar valores y seleccionar el valor que desee.

    2. Para agregar una fila de criterios:

      1. Haga clic o pulse en Seleccionar y especifique el campo por el que se va a filtrar.

      2. Haga clic en el operador relacional de consulta y seleccione un operador.

      3. Haga clic o pulse en Escribir valor y escriba un valor por el que filtrar. Para algunos valores, puede hacer clic o pulsar en el botón Seleccione o cambie los valores de este campo para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar valores y seleccionar el valor que desee.

    3. Para agrupar criterios, debe seleccionar dos o más filas para el mismo tipo de registro. Por ejemplo, Fase de ventas e Ingresos estimados son ambos valores de campo del tipo de registro Oportunidad y se pueden agrupar dos filas que especifiquen criterios de filtro para estos campos. Sin embargo, no se pueden agrupar filas con valores de campo de tipos de registro diferentes, como Cuenta y Oportunidad.

      • Por cada fila que desee agrupar, en el modo detallado, haga clic o pulse en botón del menú Opciones en esa fila y, a continuación, haga clic o pulse en Selec. fila.

      • En la barra de herramientas Filtro, seleccione Agrupar con Y o Agrupar con O.

      • Para quitar una fila de un grupo, haga clic o pulse en el botón del menú Opciones en esa fila y, a continuación, haga clic o pulse en Eliminar.

      • Para seleccionar un grupo, haga clic o pulse en el botón del menú Opciones en ese grupo y, a continuación, haga clic o pulse en Seleccionar grupo.

      • Para agregar una cláusula de criterios a un grupo, haga clic o pulse en el botón menú Opciones correspondiente a ese grupo, haga clic o pulse en Agregar cláusula y, a continuación, seleccione el campo, el operador relacional de consulta y el valor.

      • Para anular la selección de un grupo previamente seleccionado, haga clic o pulse en el botón menú Opciones en ese grupo y, a continuación, haga clic o pulse en Cancelar selección de grupo.

      • Para desagrupar un grupo, haga clic o pulse en el botón menú Opciones en ese grupo y, a continuación, haga clic o pulse en Desagrupar.

      • Para cambiar un grupo Agrupar con Y a un grupo Agrupar con O, o un grupo Agrupar con O a un grupo Agrupar con Y, haga clic o pulse en el botón menú Opcionesen ese grupo y, a continuación, haga clic o pulse en Cambiar a O o Cambiar a Y.


Sugerencia

  • Para borrar todos los criterios y empezar de nuevo, en la barra de herramientas Filtro, haga clic o pulse en Borrar y, a continuación, en confirmar.

  • Para eliminar una fila, haga clic o pulse en el botón menú Opciones de esa fila y, a continuación, haga clic o pulse en Eliminar.

  • Para ocultar una fila en el modo básico, aunque se encuentre en modo detallado, haga clic o pulse en el botón menú Opciones de esa fila y, a continuación, haga clic o pulse en Ocultar en modo básico.

  • Si una fila está oculta mientras ve los criterios de filtro en el modo básico y desea mostrarla otra vez, en el modo detallado, haga clic o pulse en el botón menú Opciones de esa fila y, a continuación, haga clic o pulse en Mostrar vista básica.


Información de privacidad de Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook

Para usar CRM para Outlook, debe iniciar sesión con sus credenciales (dirección de correo electrónico y contraseña). Puede elegir guardar esta información localmente para que no se le vuelva a solicitar cada vez que abra Outlook. Si elige guardar esta información, CRM para Outlook se conectará de forma automática a Microsoft Dynamics CRM cada vez que abra Outlook.

Una vez que inicie sesión y use CRM para Outlook por primera vez, la conexión entre su equipo y CRM siempre estará abierta mientras tenga acceso a Internet. Puede configurar una opción si desea cerrar la conexión entre su equipo y CRM. Si cierra la conexión, CRM para Outlook puede mostrar una disminución del rendimiento.

Si usa CRM para Outlook para realizar un seguimiento de los correos electrónicos, el hilo de correo electrónico será visible para los usuarios de la organización que tengan permiso para verlo.

Por cada correo electrónico que reciba, CRM para Outlook enviará a CRM la dirección de correo electrónico del remitente y del destinatario, y la línea de asunto del mensaje. Esto permite al servicio CRM validar si debe o no almacenar cada mensaje de correo. Cuando realiza el seguimiento de un elemento, el servicio CRM mantiene una copia del mismo y será visible para los demás usuarios de su organización que tengan los permisos adecuados. Si detiene el seguimiento de un elemento, esa copia se elimina automáticamente del servicio CRM solo si es el propietario del elemento.

Se aplica a

CRM Online

CRM 2013 on-prem

 
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