Der Legal Hold ermöglicht die Konservierung von bearbeiteten und gelöschten Postfachelementen (E-Mails, Termine, Aufgaben usw.) eines Benutzers sowohl aus seinem primären Postfach als auch aus seinem persönlichen Archiv. Der Hold kann auf einzelne Postfächer, aber auch auf das gesamte Messagingsystem im Unternehmen gesetzt werden. Zudem lässt er sich für einen bestimmten Zeitraum definieren, z. B. um ein Postfach für 90 Tage „einzufrieren”. Wenn auf das Postfach eines Benutzers ein „Hold“ gesetzt wurde, erhält er in Outlook 2010 automatisch eine Benachrichtigung.
Die postfachübergreifende Suche ermöglicht die Suche nach und in Elementen im Postfach, also E-Mails, Dateianhängen, Kalendereinträgen, Aufgaben und Kontakten. Exchange indiziert eine Liste der Dateianhangstypen sowie der Inhalte, auf die Information Rights Management-Schutz angewendet wird. Die postfachübergreifende Suche kann auf einer einfach zu bedienenden, webbasierten Konsole gleichzeitig über mehrere primäre Postfächer, persönliche Archive und wiederhergestellte Objekte ausgeführt werden. Um den Suchvorgang zu beschleunigen, können Sie auf eine Vorschau mit den Suchergebnissen inklusive einer Schlagwortstatistik zugreifen, bevor Kopien der gefundenen E-Mails zur weiteren Untersuchung in ein vom Administrator angegebenes Postfach verschoben werden können. Zu den leistungsstarken Filteroptionen gehören Absender, Empfänger, Nachrichtentyp, Gesendet-/Erhalten-Datum sowie CC/BCC, unterstützt durch die Advanced Query Syntax (AQS).
In Exchange können Ihre Administratoren anderen Benutzern, wie Buchprüfern, Compliance Officern und Anwälten, bestimmte Rechte für eine postfachübergreifende Suche und andere rollenspezifische Aufgaben einräumen.
