Durch den kontinuierlichen Anstieg des E-Mail-Volumens in Unternehmen ist die Notwenigkeit einer systematischen Archivierung zu einer immer höheren Priorität geworden. Archivierung kann die Arbeit mit E-Mails erleichtern, indem sie mehr Platz im Postfach des Benutzers schafft und so zu einer gesteigerten Leistung führen kann. Da E-Mail-Systeme dank Archivierung leichter zu verwalten und zu durchsuchen sind, hilft sie Unternehmen darüber hinaus, ihren Anforderungen bezüglich der Einhaltung von Vorschriften und der Offenlegung elektronischer Dokumente bei Rechtsfällen nachzukommen. Zu diesem Zweck bietet Exchange Server 2010 jetzt neue Archivierungsfunktionen in Verbindung mit weiteren verbesserten Postfachfunktionen, einschließlich einer erweiterten, postfachübergreifenden Suche, dem Einfrieren von Postfachelementen (Legal Hold) sowie präzisen Aufbewahrungsrichtlinien, die eine umfassende Lösung bieten. Da diese integrierten Funktionen leicht zu nutzen und bereitzustellen sind, sind Unternehmen weniger von separaten Archivierungslösungen abhängig und können Prozesse im Zusammenhang mit Rechtsverfahren und Compliance vereinfachen.
Funktionsbeschreibungen
Persönliches Archiv: Ein zusätzliches Postfach, das mit dem primären Postfach eines Benutzers verknüpft ist. Es wird neben den Ordnern des primären Postfachs in Outlook angezeigt. Der Benutzer kann auf E-Mails in diesem Archiv genauso zugreifen wie auf die in seinem primären Postfach. Benutzer können PST-Dateien in das persönliche Archiv ziehen und dort ablegen. So ist müheloser Onlinezugriff möglich sowie auch ein effizientes Auffinden von Dokumenten seitens des Unternehmens im Rahmen der Offenlegungspflicht (Discovery). Mithilfe von Aufbewahrungsrichtlinien haben Benutzer zudem die Möglichkeit, E-Mails automatisch aus dem primären Postfach in das persönliche Archiv zu verschieben, um so den Umfang ihres primären Postfachs zu reduzieren und dessen Leistung zu verbessern. Darüber hinaus können Benutzer das persönliche Archiv und das primäre Postfach mithilfe von Outlook gleichzeitig durchsuchen.
Aufbewahrungsrichtlinien: Damit werden bestimmten Elementen oder Ordnern in einem Postfach Einstellungen für die Aufbewahrung zugewiesen. Richtlinien werden vom Exchange-Administrator konfiguriert und in jeder E-Mail in einer Kopfzeile angezeigt, in der die zugewiesene Richtlinie und das Löschdatum angegeben sind. Auf diese Weise können Endbenutzer leichter erkennen, welches Ablaufdatum für eine E-Mail eingestellt ist, und gegebenenfalls eine neue Ablaufrichtlinie zuweisen, falls die E-Mail für einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden soll. Administratoren können außerdem eine Standardrichtlinie festlegen, anhand derer Nachrichten automatisch aus dem primären Postfach in das Archiv verschoben werden.
Postfachübergreifende Suche: Eine mehrere Postfächer umspannende Suche nach Postfachelementen, einschließlich E-Mails, Anhänge, Kalenderelemente, Aufgaben und Kontakte sowie durch IRM geschützte Dateien. Die postfachübergreifende Suche lässt sich mithilfe einer benutzerfreundlichen Steuerung simultan für primäre Postfächer und persönliche Archive ausführen. Auf diese Weise können Mitarbeiter der Personal- oder Rechtsabteilung sowie Compliancebeauftragte ohne Inanspruchnahme der IT-Abteilung Suchen durchführen. Zu Zwecken der gesetzlichen Offenlegungspflicht können Nachrichten, die im Rahmen einer Suche aufgefunden wurden, für eine weitere Untersuchung kopiert und in ein spezielles Postfach bzw. einen externen Speicher verschoben werden, je nachdem, was vom Administrator festgelegt wurde. Erweiterte Filterfunktionen: Es kann nach Absender, Empfänger, Ablaufrichtlinie, Nachrichtengröße, Sende- und Empfangsdatum, Cc/Bcc und regulären Ausdrücken gefiltert werden.
Legal Hold: Das sofortige „Einfrieren“ der gelöschten und bearbeiteten Postfachelemente eines Benutzers (E-Mails, Termine, Aufgaben usw.) sowohl aus dem primären Postfach als auch dem persönlichen Archiv. „Litigation Hold“ kann für einzelne Postfächer oder auch unternehmensweit eingestellt werden und beinhaltet eine Option, mit der Benutzer darüber verständigt werden, dass ihr Postfach eingefroren wurde.
