Die Kommunikation per E-Mail hat zwar unsere Fähigkeit zum Austausch von Informationen in hohem Maße verbessert, birgt jedoch auch das Risiko einer versehentlichen Weitergabe von vertraulichen Mitteilungen und Daten bzw. des nicht autorisierten Zugriffs darauf. Dieses Problem hat sich besonders angesichts des wachsenden Umfangs an Vorschriften zum Schutz der persönlichen Daten von Kunden und Mitarbeitern verschärft. Für eine bessere Kontrolle über die per E-Mail weitergegebenen Informationen baut Exchange 2010 auf einer bereits umfassenden Reihe von Funktionen zum Schutz und zur Kontrolle von Informationen auf, um ein effektiveres Abfangen, Moderieren, Verschlüsseln und Blockieren von E-Mails zu ermöglichen. Zusammen bieten diese Funktionen Administratoren eine breitere Palette von Kontrolloptionen, ganz gleich, ob Sie den E-Mail-Verkehr präventiv durch automatische Richtlinien steuern oder Benutzern Warnmeldungen und Hilfsmittel bereitstellen möchten, um diese bei einer besseren Handhabung ihrer eigenen Methoden zum Informationsschutz zu unterstützen.
Funktionsbeschreibungen
Regeln für den Transportschutz: Mithilfe von Transportschutzregeln, die in Verbindung mit Active Directory-Rechteverwaltungsdiensten (Active Directory Rights Management Services, AD RMS) eingesetzt werden, können Administratoren eine E-Mail (einschließlich Office- und XPS-Anhänge) durch die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) schützen, nachdem eine Nachricht gesendet wurde. Dadurch wird die Datei unabhängig vom Empfänger mit einem beständigen Schutz versehen, und ein Weiterleiten, Kopieren oder Drucken wird abhängig von den AD RMS-Richtlinienvorlagen verhindert, die in der AD RMS-Bereitstellung verfügbar sind. Voicemail kann ebenfalls geschützt werden, um eine Weiterleitung an nicht autorisierte Personen zu verhindern.
Unterstützung von IRM in Outlook Web Access (OWA): Ermöglicht Benutzern das Erstellen von durch IRM geschützten Nachrichten direkt im System, genau wie in Outlook. Auf durch IRM geschützte Nachrichten in OWA kann über Internet Explorer, Firefox und Safari (kein Plug-In erforderlich) zugegriffen werden. Sie unterstützen Volltextsuche, Unterhaltungsansicht und Vorschaubereich.
Outlook-Schutzregeln: Veranlassen automatisch, dass Outlook vor dem Senden der Nachricht basierend auf den Identitäten der Absender und Empfänger eine RMS-Vorlage zuweist. Da die Nachrichten bereits vor der Weitergabe an Exchange auf dem Desktop mit einem Schutz versehen werden, kann ein Unternehmen so verhindern, dass externe Dienstanbieter oder Exchange-Administratoren vor Ort Einblick in vertrauliche Inhalte erhalten, die zwischen Mitarbeitern ausgetauscht werden.
Transportentschlüsselung: Ermöglicht, dass Transport-Agents auf durch IRM geschützte Nachrichten zugreifen können, um bestimmte Aktionen durchzuführen, z. B. Inhaltsfilterung, Zuweisung von Signaturen mithilfe von Transportregeln sowie Spam- und Virenprüfungen. Die Transportentschlüsselung kann auch in Verbindung mit Journalfunktionen eingesetzt werden. So kann sichergestellt werden, dass Journalberichte an Journalpostfächer gesendet werden oder dass Archivierungsprodukte anderer Anbieter eine entschlüsselte (Klartext-) Kopie von durch IRM geschützten Nachrichten enthalten, einschließlich eventueller Office- und XPS-Anhänge. Dies ermöglicht das Indizieren und Durchsuchen von durch IRM geschützten Nachrichten für Maßnahmen im Rahmen der gesetzlichen Offenlegungspflicht sowie für regulatorische Zwecke.
Erweiterte Transportregelbedingungen: Geben Ihnen die Möglichkeit, E-Mails zu moderieren, mit IRM zu verschlüsseln, zu signieren und zu blockieren. Dies geschieht anhand genau definierter Kriterien, z. B. dem tatsächlichen Inhalt eines Office-Anhangs, den Active Directory-Attributen eines Benutzers (Abteilung, Land, Vorgesetztenstatus usw.) sowie den verschiedenen Nachrichtentypen (z. B. automatische Antworten oder Kalenderfunktionen).
E-Mail-Infos: Weisen den Absender einer E-Mail auf bestimmte Umstände hin, die zu einem Verstoß gegen Richtlinien oder zur unbeabsichtigten Übermittlung führen könnten. Beispielsweise erzeugen die E-Mail-Infos eine Warnmeldung in einer E-Mail, wenn der Absender im Begriff ist, an alle zu antworten oder eine Nachricht an eine große Gruppe bzw. an externe Empfänger zu senden. Die E-Mail-Info-Funktion ist sowohl in OWA als auch in Outlook 14 verfügbar.
Moderation: Leitet Nachrichten an einen Manager oder vertrauenswürdigen Moderator zur Prüfung um. Der Prüfer kann die Nachricht dann genehmigen oder blockieren und im Falle einer Blockierung eine Erklärung zurück an den Absender senden.
Dynamische Signaturen: Fügen am Ende einer E-Mail automatisch eine Signatur basierend auf den Active Directory-Attributen des Absenders ein. Diese Funktion kann auch für das Hinzufügen von Rich HTML-Signaturen mit bestimmten Schriftarten, Firmenlogos usw. konfiguriert werden.
