Kommunikationstechnologien ändern sich rapide. Mehr und mehr Unternehmen bemühen sich darum, ihren mobilen Mitarbeitern effizientere Wege zur Handhabung ihrer Voicemail zu bieten. IT-Administratoren sehen sich immer öfter mit der Aufgabe konfrontiert, Zugang zu Unified Messaging auf eine sichere und vertraute Weise bereitzustellen, um so die Produktivität zu steigern und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Um diesem Bedarf gerecht zu werden und gleichzeitig die Kosten zu senken, bietet Exchange Server 2010 eine beispiellose Flexibilität beim Unified Messaging. Im Vergleich zu herkömmlichen Voicemailsystemen trägt Exchange Server 2010 zu einer Steigerung der täglichen Produktivität bei, indem es E-Mail und Voicemail in einem einzigen Postfach zusammenlegt. Zudem erhalten Benutzer mit Unified Messaging einzigartige und leistungsstarke neue Möglichkeiten, um auf ihre Informationen per Telefon, Computer oder mobilem Gerät zuzugreifen.
Funktionsbeschreibungen
Voicemailvorschau: Exchange Server 2010 erleichtert die Navigation durch Sprachnachrichten. Mit der Sprache-zu-Text-Übersetzungsfunktion von Exchange Server 2010 kann ein Benutzer den Inhalt der Audioaufzeichnung genauso lesen wie eine E-Mail. Wenn Sprachnachrichten darüber hinaus mit Microsoft Office Outlook 2010 geöffnet werden, erleichtert der Text der Voicemailvorschau das Ergreifen entsprechender Maßnahmen. Erkannte Namen, Kontakte und Telefonnummern werden durch Symbole gekennzeichnet, die der Benutzer auswählen kann, um Kontakte hinzuzufügen, Anrufe mithilfe von Office Communicator zu tätigen oder eine E-Mail zu senden. Um eine Navigation im Audioinhalt zu ermöglichen, kann ein Wort im Text markiert werden, damit die Wiedergabe der Voicemail an der entsprechenden Stelle gestartet wird.
Geschützte Voicemail: Exchange Server 2010 beseitigt das Problem einer nicht autorisierten Verteilung von Nachrichten, indem festgelegt wird, welche Benutzer auf den jeweiligen Inhalt zugreifen und welche Vorgänge sie dafür ausführen dürfen. Auf diese Weise wird der Nachrichteninhalt abgesichert. Mithilfe der Active Directory-Rechteverwaltungsdienste werden Sprachnachrichten Berechtigungen vom Typ „Nicht weiterleiten“ zugewiesen, wenn dies so vom Absender (durch Markieren der Nachricht als „privat“) oder durch administrative Richtlinien vorgesehen ist. Dadurch wird verhindert, dass geschützte Voicemails in einem abspielbaren Format an nicht autorisierte Personen weitergeleitet werden, unabhängig vom jeweiligen Mailclient.
Anzeige für wartende Nachrichten: Unified Messaging verständigt Benutzer von neuen oder ungelesenen Voicemails, indem auf dem unterstützten Telefon ein Licht aufleuchtet und die entsprechende Anzahl angegeben wird. Darüber hinaus können Benutzer ihr Benachrichtigungskonto für Textnachrichten so konfigurieren, dass der Anfang der Voicemail in einer Vorschau im SMS angezeigt werden kann.
Automatische Telefonzentrale: Oftmals suchen Benutzer nach einer bestimmten Person im Unternehmen, sind sich aber nicht der Nebenstelle oder genauen Telefonnummer sicher. Mithilfe der automatischen Telefonzentrale von Exchange Unified Messaging können Benutzer die gewünschte Person durch Telefontastatur- oder Spracheingaben suchen, um in der Menüstruktur zu navigieren, einen Anruf an einen Benutzer anzumelden oder einen Benutzer zu lokalisieren und dann einen Anruf an diesen anzumelden. Mit einer automatischen Telefonzentrale haben Sie folgende Möglichkeiten:
Erstellen einer anpassbaren Gruppe von Menüs für Anrufer
Einstellen informativer Begrüßungen, Begrüßungen während der Geschäftszeiten, Begrüßungen außerhalb der Geschäftszeiten, Bekanntgabe von Urlaubs- und Feiertagszeiten
Beschreiben, wie das Verzeichnis eines Unternehmens durchsucht wird und wie eine Verbindung zur Nebenstelle eines Benutzers hergestellt wird
Zulassen, dass externe Benutzer die Vermittlung anrufen
Regeln zur Anrufbeantwortung: Unified Messaging gewährt Benutzern Kontrolle über den Fluss ihrer Anrufe. So könnte ein Vertriebsmitarbeiter beispielsweise einen wichtigen Anruf an sein Mobiltelefon leiten anstatt an seine Voicemail. Regeln zur Anrufbeantwortung präsentieren den Anrufern benutzerdefinierte Begrüßungen, die Möglichkeit, den Teilnehmer zu suchen, Optionen zur Anrufweiterleitung sowie die Möglichkeit, eine Voicemailnachricht zu hinterlassen. Diesen Regeln können Bedingungen vorangestellt werden (z. B. Anrufer-IDs, Tageszeit oder Exchange-Frei-/Belegt-Status). So erhalten Endbenutzer mehr Kontrolle darüber, wie sie telefonisch erreichbar sein möchten.
Outlook Voice Access: Mit Outlook Voice Access können Benutzer ihre Posteingänge jetzt mithilfe einer Telefontastatur oder durch Spracheingabe steuern. So können Benutzer von überall aus auf ihr Postfach zugreifen, auch wenn sie sich nicht an einem Computer oder einem mit dem Internet verbundenen Gerät befinden. Sie müssen sich nun keine Sorgen mehr darüber machen, zu spät zu einem Termin zu kommen oder unterwegs nicht in Verbindung bleiben zu können; sie haben sofortigen Zugang zu ihrem Postfach und können ihre Termine, Kontakte und E-Mails verwalten.
Sprachunterstützung: Benutzer können mit ihren E-Mail- oder Voicemailsystemen in ihrer Muttersprache bzw. ihrem lokalen Dialekt kommunizieren. Exchange Server 2010 bietet umfangreiche Sprachunterstützung. Es werden 16 Sprachen unterstützt, darunter drei Varianten von Englisch, plus Mandarin, Kantonesisch, europäische und nordamerikanische Versionen von Spanisch und Französisch sowie verschiedene andere europäische Sprachen.
