A medida que el volumen del correo electrónico continúa creciendo en las empresas, la necesidad de archivar sistemáticamente esta información se ha convertido en una prioridad creciente. El archivado puede proporcionar a los usuarios una mejor experiencia con el correo electrónico al aumentar el espacio en sus buzones, lo cual provoca un rendimiento mejorado. El archivado también ayuda a la empresa a cumplir los requisitos de cumplimiento normativo y descubrimiento legal electrónico al facilitar la administración y búsqueda del correo electrónico. Para tratar estas necesidades, Exchange Server 2010 cuenta ahora con nuevas características de archivado que se combinan con otras características de administración de buzones mejoradas, incluida la búsqueda avanzada en varios buzones, la retención legal y directivas de retención detalladas para proporcionar una solución integral. Fácil de usar e implementar, esta funcionalidad integrada ayuda a las empresas a reducir su dependencia de las soluciones de archivado independientes y a simplificar los procesos legales y de cumplimiento normativo.
Descripciones funcionales
Archivo personal: un buzón adicional asociado al buzón principal del usuario. Aparece junto con las carpetas de buzones principales en Outlook. El usuario obtiene acceso directo al correo electrónico dentro del archivo, al igual que lo que ocurre con el buzón principal. Los usuarios pueden arrastrar y colocar los archivos PST en el archivo personal, para un acceso en línea sencillo y un descubrimiento legal efectivo por parte de la empresa. Los usuarios también pueden mover automáticamente los elementos de correo electrónico desde el archivo principal al archivo personal, mediante directivas de retención, para reducir el tamaño y mejorar el rendimiento del buzón principal. Además, los usuarios pueden buscar en el archivo personal y en el buzón principal de forma simultánea mediante Outlook.
Directivas de retención: éstas aplican configuraciones de retención a elementos específicos o carpetas en un buzón. El administrador de Exchange configura las directivas, que se muestran dentro de cada correo electrónico, con un encabezado que establece la directiva aplicada y la fecha de eliminación. Estos encabezados facilitan a los usuarios finales la identificación de un correo electrónico configurado para caducar y la aplicación de una nueva directiva de caducidad si el correo electrónico debe quedar retenido durante un período más largo. Los administradores también pueden configurar una directiva predeterminada que pueda mover mensajes desde el buzón principal al archivo automáticamente.
Búsqueda en varios buzones: búsquedas de elementos del buzón en varios buzones, incluido los correos electrónicos, los archivos adjuntos, los elementos de calendario, las tareas y los contactos, así como los archivos protegidos por IRM. La búsqueda en varios buzones funciona de forma simultánea tanto en buzones principales como en archivos personales con un panel de control fácil de usar. Esto permite a los departamentos de RR.HH. autorizados, a los usuarios legales y a los usuarios del cumplimiento normativo realizar búsquedas sin depender de TI. Con el fin de favorecer el descubrimiento legal, el correo localizado a través de una búsqueda se puede copiar y mover a un buzón especificado o un almacén externo, tal como defina el administrador, para un análisis posterior. Las capacidades de filtrado avanzadas incluyen: el remitente, el destinatario, la directiva de caducidad, el tamaño del mensaje, la fecha de envío/recepción, cc/bcc y expresiones habituales.
Retención legal: conservación inmediata de los elementos eliminados y modificados del buzón del usuario (correos electrónicos, citas, tareas, etc.) tanto del buzón principal como del archivo personal. La retención judicial se puede configurar en buzones individuales o a lo largo de la empresa e incluye una opción que avisa a los usuarios automáticamente de que se ha establecido una retención en su buzón.
