Le volume de messages électroniques étant en constante augmentation au sein des organisations, la nécessité d'archiver systématiquement ces informations est devenue une priorité croissante. L'archivage peut offrir aux utilisateurs une utilisation optimisée de la messagerie électronique en libérant de l'espace dans leurs boîtes aux lettres afin d'améliorer les performances. L'archivage permet également aux organisations de répondre aux exigences en termes de conformité et de découverte électronique légale en simplifiant la gestion et la recherche des messages électroniques. Pour répondre à ces besoins, Exchange Server 2010 offre désormais des capacités d'archivage combinées à d'autres fonctions de gestion de boîtes aux lettres améliorées, notamment des fonctions avancées de recherche sur des boîtes aux lettres multiples, des stratégies de rétention granulaire et de conservation légale afin de fournir une solution complète.
Description des fonctionnalités
Archive personnelle : Une boîte aux lettres supplémentaire associée à votre boîte aux lettres principale. Elle s'affiche à côté des dossiers de la boîte aux lettres principale dans Outlook. Les utilisateurs peuvent accéder à leurs messages dans l'archive de la même manière qu'ils le feraient pour leur boîte aux lettres principale. Les utilisateurs peuvent glisser-déplacer les fichiers PST dans l'archive personnelle pour un accès en ligne simplifié, et pour une plus grande efficacité des découvertes de l'organisation. Les utilisateurs peuvent également déplacer automatiquement les éléments de courrier depuis l'archive principale vers l'archive personnelle, à l'aide de stratégies de rétention, afin de réduire la taille de la boîte aux lettres principale et d'en améliorer les performances. En outre, ils peuvent effectuer des recherches simultanées sur leur archive personnelle et leur boîte aux lettre principale à l'aide d'Outlook.
Stratégies de rétention : Ces stratégies appliquent des paramètres de rétention à des éléments ou des dossiers spécifiques dans une boîte aux lettres. Elles sont configurées par l'administrateur d'Exchange et sont affichées dans chaque message électronique, avec un en-tête qui indique la stratégie appliquée et la date de suppression. Ces en-têtes permettent aux utilisateurs d'identifier aisément la date à laquelle un message électronique est défini pour expirer et d'appliquer une nouvelle stratégie d'expiration si le message concerné doit être conservé pour une période plus longue. Les administrateurs peuvent également définir une stratégie par défaut pour déplacer automatiquement les messages de la boîte aux lettres principale vers l'archive.
Recherche sur des boîtes aux lettres multiples : Recherche d'éléments dans des boîtes aux lettres multiples, notamment des messages électroniques, des pièces jointes, des éléments de calendrier, des tâches et des contacts, ainsi que des fichiers protégés par IRM (Gestion des droits relatifs à l'information). La recherche sur des boîtes aux lettres multiples porte simultanément sur la boîte aux lettres principale et l'archive personnelle ; elle se contrôle à l'aide d'un panneau de commande simple d'utilisation. Cela permet aux utilisateurs des services RH et juridiques par exemple d'effectuer des recherches sans dépendre du personnel informatique. Le courrier localisé via une recherche peut être copié et déplacé vers une boîte aux lettres spécifique ou une zone de stockage externe, tel que défini par l'administrateur, à des fins de découverte légale, pour une analyse approfondie. Les filtres avancés sont les suivants, entre autres : expéditeur, destinataire, date d'expiration, taille du message, date d'envoi/de réception, cc/cci et expressions régulières.
Conservation légale : Préservation immédiate des éléments de boîte aux lettres (messages électroniques, rendez-vous, tâches, etc.) supprimés et modifiés des utilisateurs provenant à la fois de leur boîte aux lettres et de leur archive personnelle. La fonction de conservation pour litiges peut être définie sur une boîte aux lettres individuelle ou sur l'ensemble de l'entreprise ; elle comporte une option permettant d'avertir automatiquement les utilisateurs qu'une conservation a été appliquée sur leur boîte aux lettres.
